Курс адміністративного процесу - Кузьменко О.В. - § 15. Реєстраційні провадження

Термін реєстрація походить від латинського слова regesta- "список", що в пізньолатинський період трансформувалось у гі£І5і-гайо - "списувати або заносити до списку". Реєстрація означає запис фактів з метою обліку і надання цим фактам законності. 10. М. Козлов визначає реєстрацію як акт офіційного визнання законності відповідних дій і правових актів, які здійснюються (видаються) державними або уповноваженими державою органами¹.

Реєстраційна діяльність - це юридична процедура, що передбачає низку заходів, у результаті яких здійснюється документальне підтвердження правового статусу суб'єкта або наділення новими правовимі ознаками об'єкта.

З огляду на мету та результати здійснення проваджень можна виокремити такі реєстраційні провадження:

- реєстрація юридичних осіб;

- реєстрація політичних партій;

- реєстрація громадських організацій;

- реєстрація релігійних організацій;

- реєстрація актів цивільного стану;

- реєстрація транспортних засобів;

- реєстрація прав на нерухоме майно;

- реєстрація обмежень прав на нерухоме майно тощо.

З метою оптимізації системи центральних органів виконавчої влади у 2010 р. було створено Державну реєстраційну службу України.

Державна реєстраційна служба України є центральним органом виконавчої влади, діяльність якого спрямовується і координується КМУ через Міністра юстиції України та входить до системи органів виконавчої влади.

Даний орган виконавчої влади є головним органом у системі центральних органів виконавчої влади з питань реалізації державної політики у сферах державної реєстрації актів цивільного стану, державної реєстрації речових прав на нерухоме майно, державної реєстрації юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, реєстрації (легалізації) об'єднань громадян, інших громадських формувань, статутів фондів загальнообов'язкового державного соціального страхування, якщо їх реєстрація передбачена законами, статуту територіальної громади міста Києва, друкованих засобів масової інформації та інформаційних агентств як суб'єктів інформаційної діяльності.

Основними завданнями Державної реєстраційної служби України є: надання адміністративних послуг з проставлення апостиля на офіційних документах, виданих Державною реєстраційною службою України та структурними підрозділами головних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, а також районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних управлінь-юстиції, що забезпечують реалізацію повноважень зазначеного органу;

розробка та подання на затвердження Міністру юстиції України:

а) правил проведення державної реєстрації актів цивільного стану, внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання;

б) порядку надання платних послуг відділами державної реєстрації актів цивільного стану;

в) порядку, умов і строків зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану і метричних книг в архівах відділів державної реєстрації актів цивільного стану та порядку передачі цих книг до державного архіву;

здійснення методичного забезпечення діяльності бюро технічної інвентаризації щодо проведення реєстрації прав власності на нерухоме майно;

організація роботи, пов'язаної із забезпеченням діяльності у сфері державної реєстрації речових прав на нерухоме майно;

Будь-яка реєстраційна діяльність реалізується шляхом реєстраційних проваджень.

Виходячи зі змісту норм вітчизняного адміністративно-процесуального законодавства реєстраційне провадження - це регламентована адміністративно-процесуальними нормами діяльність уповноважених органів публічної адміністрації, в ході якої вирішуються питання: офіційного визнання законності правових актів; законності дій юридичних та фізичних осіб; наділення суб'єктів права відповідними правами або обов'язками; а також обліку та фіксації юридичних фактів шляхом закріплення їх у реєстраційних документах.

У структурі кожного окремого провадження можна виокремити стадії відносно відмежовані, виділені в часі, і логічно пов'язані:сукупності процесуальних дій (процедур), які відрізняються колом суб'єктів і закріплюються відповідними процесуальними актами.

Реєстраційні провадження також мають визначену структуру, яка представлена окремими стадіями. А саме:

o порушення та розгляд справи;

o прийняття рішення про реєстрацію або відмову в реєстрації;

o оскарження та опротестування прийнятого рішення;

o виконання прийнятого рішення.

Охарактеризуємо кожну стадію реєстраційних проваджень окремо.

Стадія порушення та розгляд справи починається з подання заяви та документів (перелік яких затверджений нормативно-правовими актами України) зацікавленою фізичною або юридичною особою до компетентного органу публічної адміністрації.

Подання заяви від заінтересованої особи - заявника - є обов'язковою умовою початку провадження в адміністративній справі. Подання заяви є характерною умовою більшості реєстраційних проваджень. Аналогічний початок провадження (порушення справи) у такий спосіб має місце і у провадженнях цивільного, господарського, адміністративного, а також конституційного судочинства.

Способами подання документів до реєстраційного органу можуть слугувати: 1) безпосереднє подання; 2) поштове відправлення.

Безпосереднє подання документів - це передача документів до реєстраційного органу буквально "з рук у руки", від заявника до особи, уповноваженої на прийом заяви. При цьому необов'язково особою, яка подає документи, виступає саме заявник - нею може бути будь-яка фізична особа, котра може діяти за дорученням, виданим заявником (на підставі фідуціарного правочину (від лат. fiducia - "довіра"). Спосіб безпосереднього подання документів на практиці найбільш поширений, тому що характеризується, порівняно з поштовим відправленням, більшою надійністю і швидкістю. Надійність такого способу полягає в тому, що повністю унеможливлюється ймовірність втрати необхідних для реєстрації документів, що може мати місце при поштовому відправленні. Швидкість такого способу обґрунтовується економією часу, необхідного для поштового оброблення повідомлення та його доставки до реєстраційного органу.

Спеціальний порядок обліку заяви врегульовано універсальним нормативним актом, що регулює діловодство в Україні, - Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою КМУ від 17.10.1997 р.№ 1153.

Відповідно до об'єктів реєстрації змінюється перелік документів, які треба подавати до реєстраційних органів.

Наводимо деякі з цих переліків:

документи, які подаються на реєстрацію адвокатського об'єднання:

заява, підписана уповноваженим представником об'єднання; статут адвокатського об'єднання; установчий договір чи протокол зборів адвокатів про створення адвокатського об'єднання; дані про кількісний склад адвокатського об'єднання, наявність у його членів свідоцтв про право на заняття адвокатською діяльністю; документ про внесення плати за реєстрацію¹;

на реєстрацію транспортних засобів надаються документи, що засвідчують правомірність придбання транспортного засобу, оцінку його вартості, відповідність конструкції транспортного засобу встановленим вимогам безпеки дорожнього руху, а також вимогам, які є підставою для внесення змін до реєстраційних документів. Реєстрація придбаних нових транспортних засобів проводиться за умови відповідності конструкції і технічного стану даної марки (моделі) транспортного засобу обов'язковим вимогам норм і стандартів, які діють в Україні, що підтверджується сертифікатом відповідності або свідоцтвом про визнання іноземного сертифіката; також додається висновок за результатами перевірки технічного стану транспортного засобу із застосуванням діагностичного обладнання і контрольно-вимірювальних приладів на відповідність вимогам безпеки дорожнього руху;

для реєстрації пунктів обміну іноземної валюти надаються інформація уповноваженого банку або кредитно-фінансової установи про наявність необхідних технічних засобів для визначення справжності банкнот, сертифікованої комп'ютерної системи або електронного контрольно-касового апарата, сейфа для зберігання валютних цінностей і бланків суворої звітності та довідка про наявність сигналізації або охорони;

документи які надаються для реєстрації фінансової установи у державному реєстрі: заява про внесення інформації до Державного реєстру фінансових установ; реєстраційна картка із загальною інформацією про юридичну особу; у випадках, передбачених нормативно-правовими актами, - інформація про ліцензії та правила надання фінансових послуг, реєстраційна картка з інформацією про відокремлені підрозділи юридичної особи (за наявності); інші документи, перелік і форми яких установлюються відповідними нормативно-правовими актами для окремих видів фінансових установ²;

документи які надаються для реєстрації аудиторських фірм та аудиторів, які одноособово надають аудиторські послуги¹: заява; реєстраційна картка; нотаріально посвідчена копія свідоцтва про державну реєстрацію; нотаріально посвідчені копії установчих документів; копії сертифікатів аудиторів - співзасновників фірми та директора фірми; копія довідки органів статистики; витяг з наказу про призначення керівником фірми сертифікованого аудитора, завірений власною печаткою; відгук РВ АПУ (РВ САУ) на подані документи; документ про оплату за включення до Реєстру;

документи, які надаються для реєстрації символіки об'єднань громадян: заява, яка підписується двома членами центрального статутного органу об'єднання громадян; положення про символіку об'єднання громадян; опис символу і відмітного знака; рішення центрального статутного органу про затвердження положення та опису; зображення символіки; - документ про сплату реєстраційного збору; копії свідоцтва про реєстрацію об'єднання громадян та його статуту тощо.

Усі документи, що надходять до установи, у тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізовано в канцелярії. Усі документи, що надійшли до установи, підлягають обов'язковому попередньому розгляду, який здійснюється керівником канцелярії установи або іншою призначеною для цього особою відповідно до розподілу обов'язків між працівниками.

Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом нанесення на нього умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим зазначенням у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожен документ реєструється в даній установі лише один раз: вхідний - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час; створюваний - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого він повторно не реєструється. При реєстрації документу надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ, видом діяльності, кореспондентами тощо.

Метою цієї стадії є встановлення відповідності вимогам закону документів, які подаються реєстратору на вчинення державної реєстрації.

За проведення державної реєстрації справляється реєстраційний збір. Наприклад, за реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців справляється збір у таких розмірах: десять неоподатковуваних мінімумів доходів громадян - за державну реєстрацію юридичної особи; два неоподатковуваних мінімуми доходів громадян - за державну реєстрацію фізичної особи - підприємця.

Після отримання відповідних документів компетентний орган державної реєстрації здійснює:

- перевірку комплектності документів і повноти відомостей, зазначених у реєстраційній картці або представлених документах;

- перевірку документів, які подаються до компетентного органу публічної адміністрації, на відсутність підстав для відмови у внесенні до Державного реєстру.

Коментуючи російське реєстраційне законодавство, П. В. Крашенініков до стадії перевірки вводить поняття "правова експертиза" - вивчення поданих для державної реєстрації документів з метою встановлення юридичного факту, який є безспірним обґрунтуванням для виникнення, наявності, переходу, припинення або обтяження (обмеження) прав на нерухоме майно¹.

На цій стадії особа, яка здійснює реєстраційне провадження:

- перевіряє дійсність поданих заявником документів;

- перевіряє наявні в Єдиному державному реєстрі прав записи щодо конкретного об'єкта нерухомого майна: про права на останнє, правом] і ми, обмеження (обтяження);

встановлює за наявними в реєстраційній установі документами, чи мало місце накладення на майно арештів та інших заборон, які є перепоною для державної реєстрації права на об'єкт нерухомого майна;

- з'ясовує відповідність поданих на реєстрацію права на нерухоме майно або його обмеження документів законодавству України;

- перевіряє (за наявними в реєстраційному органі документами) дотримання прав і законних інтересів третіх осіб;

встановлює відсутність суперечностей між заявленими та вже зареєстрованими правами на об'єкт нерухомого майна;

- виявляє наявність чи відсутність інших підстав для припинення чи відмови в державній реєстрації речового права на нерухоме майно чи його обмеження.

Наступною стадією є стадія прийняття рішення про реєстрацію або відмову в реєстрації об'єкта державної реєстрації.

У ході реалізації даної стадії компетентна посадова особа заносить відомості про реєстрацію до Держаного реєстру, а також формує реєстраційну справу.

Реєстраційна справа має реєстраційний номер, який присвоюється при внесенні запису про проведення державної реєстрації до Державного реєстру.

Документи, що знаходяться в реєстраційній справі, не підлягають виїмці або розукомплектуванню.

Державний реєстр будь-яких об'єктів державної реєстрації ведеться з метою забезпечення органів державної влади достовірною інформацією про існування об'єктів у системі державного управління.

Державний реєстр ведеться на електронних носіях відповідно до державних стандартів, що забезпечують його сумісність і взаємодію з іншими інформаційними системами та мережами, які складають інформаційний ресурс держави.

До державного реєстру не заносяться відомості, що становлять державну таємницю.

Державний реєстр створюється і ведеться спеціально уповноваженим органом з питань державної реєстрації, який є його розпорядником та адміністратором. Державний реєстр містить чітко визначені нормативно-правовими актами відомості про об'єкт реєстрації, щодо кожного об'єкта існує їх відповідний перелік:

наприклад, у Єдиному державному реєстрі юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців повинні міститися такі відомості щодо фізичної особи - підприємця: ім'я фізичної особи; ідентифікаційний номер фізичної особи - платника податків; місце проживання; основні види діяльності; дата і номер запису про проведення державної реєстрації фізичної особи - підприємця, дати і номери записів про внесення змін до запису; підстави для відмови у проведенні державної реєстрації; серія та номер свідоцтва про державну реєстрацію, дата видачі або заміни свідоцтва про державну реєстрацію; підстави для відмови у державної реєстрації змін до відомостей про фізичну особу - підприємця; дані про дату постановки на облік та дату зняття з обліку в органах статистики, державної податкової служби, Пенсійного фонду України, фондів соціального страхування; дані про перебування фізичної особи - підприємця у процесі припинення підприємницької діяльності; дата і номер запису про державну реєстрацію припинення під приемницької діяльності фізичною особою - підприємцем, а також підстава для його внесення; дата і номер запису про скасування державної реєстрації припинення підприємницької діяльності фізичною особою - підприємцем, а також підстава для його внесення; місце проведення державної реєстрації, а також місце проведення інших реєстраційних дій; місцезнаходження реєстраційної справи; прізвище, ім'я та по батькові посадової особи, яка внесла до Єдиного державного реєстру запис про державну реєстрацію фізичної особи - підприємця, внесла зміни до цього запису або внесла запис про державну реєстрацію припинення підприємницької діяльності фізичною особою - підприємцем; дата передачі реєстраційної справи до державної архівної установи, адреса знаходження останньої;

відомості, які повинні міститися у Державному реєстрі, щодо символіки об'єднань громадян - це назва об'єднання громадян; дата його реєстрації і номер; вид символіки; стислий опис; дата включення до Реєстру;

відомості, які повинні міститися у державному реєстрі адвокатських об'єднань: дата надходження документів; назва адвокатського об'єднання і місце його знаходження; дата затвердження статуту; дата реєстрації об'єднання; відомості про зміни, що сталися в статутних документах; сума внесеної плати;

відомості, які мають міститися у Державному реєстрі персональних даних: прізвище, ім'я та по батькові (за наявності); громадянство; номер, серія паспорта та орган, що його видав; а також для громадян України - реєстраційний номер облікової картки платника податків (не подається фізичними особами, які через свої релігійні переконання відмовилися від присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідні органи державної влади, що підтверджується відміткою в паспорті); місце проживання - для фізичних осіб¹.

Документи в реєстраційній справі розмішуються в порядку їх надходження і мають послідовну нумерацію. У разі накопичення в одній реєстраційній справі великої кількості документів вона може бути поділена на два чи більше томів. У такому випадку на титульному аркуші кожного тому реєстраційної справи зазначається його реєстраційний номер. Кожен том реєстраційної справи має містити опис документів, які містяться у ньому. Вилучення документів із реєстрацінної справи забороняється, крім випадків, передбачених законодавством.

Підставами для відмови у проведенні державної реєстрації є:

- невідповідність відомостей, які вказані в реєстраційній картці на проведення державної реєстрації, відомостям, які зазначені в документах, що подані для проведення державної реєстрації;

- реєстраційна картка підписана особою, яка не має на це права;

- невідповідність установчих документів вимогам нормативно-правових актів, які регламентують реєстрацію відповідних об'єктів;

- інші причини, передбачені нормативно-правовими актами України відповідно до виду об'єкта державної реєстрації.

За наявності підстав для відмови у проведенні державної реєстрації посадова особа зобов'язана не пізніше трьох робочих днів з дати надходження документів для проведення державної реєстрації видати (надіслати рекомендованим листом з описом вкладення) зацікавленим особам повідомлення про відмову в проведенні державної реєстрації із зазначенням підстав для такої відмови та документи, що подавалися для проведення державної реєстрації, відповідно до опису.

Існують також інші строки реєстрації об'єктів або відмова в їх реєстрації.

Наприклад, розгляд заяви і прийняття рішення щодо реєстрації прав власності на нерухоме майно або відмови в реєстрації прав власності на нерухоме майно проводиться у строк, який з дня отримання заяви реєстраційним органом не повинен перевищувати тридцяти календарних днів без урахування терміну проведення інвентаризаційних робіт.

Для юридичних осіб, їх представників термін проведення реєстрації прав власності на нерухоме майно становить шістдесят календарних днів з дня реєстрації заяви, без урахування терміну проведення інвентаризаційних робіт.

У той же час, рішення про відмову в реєстрації адвокатського об'єднання надсилається заявникові у 10-денний строк.

Після усунення причин для відмови у проведенні державної реєстрації відповідного об'єкта зацікавлені особи або уповноважена ними особа можуть повторно подати документи на проведення державної реєстрації.

Стадія оскарження та опротестования рішення у справі Відмову в проведенні державної реєстрації може бути оскаржено в суді.

Порушення строків видачі (направлення рекомендованим листом) зацікавленій особі свідоцтва про державну реєстрацію, повідомлення про відмову в проведенні державної реєстрації або повідомлення про залишення документів без розгляду вважаються відмовою в проведенні державної реєстрації і можуть бути оскаржені до суду.

Стадія виконання винесеного рішення передбачає, що у разі прийняття компетентним органом із здійснення державної реєстрації позитивного рішення компетентний орган видає свідоцтво встановленого зразка або посвідчення встановленого зразка і вносить відповідну інформацію до Державного реєстру не пізніш як за п'ять робочих днів з дня прийняття позитивного рішення.

Відповідно до видів об'єктів державної реєстрації нормативно-правовими актами України передбачено виконання певних умов, які є обов'язковими для здійснення державної реєстрації.

Наприклад, щодо реєстрації юридичної особи та фізичної - підприємця обов'язковим є повідомлення в засобах масової інформації про: проведення державної реєстрації юридичної особи; зміну місцезнаходження юридичної особи; зміну найменування юридичної особи; прийняття засновниками (учасниками) або уповноваженим ними органом або судом рішення про виділ, рішення про припинення юридичної особи; постанову судового рішення щодо припинення юридичної особи, якщо таке рішення не пов'язане з банкрутством юридичної особи; постанову судового рішення щодо порушення провадження у справі про банкрутство юридичної особи; зменшення статутного капіталу юридичної особи; проведення державної реєстрації припинення юридичної особи; втрату або заміну свідоцтва про державну реєстрацію; прийняття фізичною особою рішення щодо припинення підприємницької діяльності; постановлення судового рішення щодо припинення підприємницької діяльності фізичної особи - підприємця, якщо таке рішення не пов'язане з банкрутством фізичної особи - підприємця; постановлення судового рішення щодо порушення провадження у справі про банкрутство фізичної особи - підприємця;

постановлення судового рішення щодо припинення провадження у справі про банкрутство юридичної особи або фізичної особи - підприємця підлягає обов'язковому опублікуванню в спеціалізованому друкованому засобі масової інформації;

при одержанні реєстраційного посвідчення особа, якій вперше надається право займатися нотаріальною діяльністю, в органі юстиції в урочистій обстановці приносить присягу¹;

наукові установи та вищі навчальні заклади, включені до Державного реєстру наукових установ, яким надається підтримка держави, зобов'язані не менш як 50 відсотків доходу від своєї основної діяльності спрямовувати на проведення ініціативних науково-дослідних робіт і розвиток дослідницької матеріально-технічної бази (крім вищих навчальних закладів); забезпечувати не менш як 70 відсотків основної наукової або науково-технічної діяльності у загальному річному обсязі виконаних робіт (крім вищих навчальних закладів III-IV рівнів акредитації)¹;

після реєстрації пункту обміну іноземної валюти в обласному управлінні Національного банку України необхідно зареєструвати сертифіковану комп'ютерну систему в податковій інспекції за місцем знаходження пункту тощо.