Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту - Івахненков С.В. - Моделі облікових записів у комп'ютерних облікових програмах

Огляд більше 20 наявних на українському ринку програм для комп'ютеризації бухгалтерського обліку свідчить про те, що в практичній роботі з ведення обліку підприємства використовують комп'ютерні програми, які відрізняються функціональним виконанням, способами налагодження, інтерфейсом, але побудовані за однією моделлю. її суть — уніфікація даних та подача їх у системі подвійного запису. Вона, як правило, ускладнена і доповнена спеціальними допоміжними деталями, необхідними для відображення специфіки операцій різних ділянок обліку. Спеціалісти іноді називають її уніфікованою узагальненою моделлю обліку [14]. Проф. В.П. Завгородній також вважав, що в основі змісту обліково-економічних моделей лежить принцип подвійного запису, що відображає економічну сутність тих або інших явищ. Справді, подвійний запис є універсальним механізмом, за допомогою якого можна адекватно відображати факти господарського життя. Бухгалтерія — головне джерело і головний споживач інформації на підприємстві, тому зберігання даних у єдиному уніфікованому регістрі, побудованому на принципі подвійного запису, має сенс.

Однак в окремих програмних продуктах ("Галактика", "Лок-ОФФИС", Miracle) обробка та накопичення первинної документації спочатку здійснюються шляхом простої реєстрації, а потім виконується формування бухгалтерських проводок.

У цьому разі за умови коректної побудови бази даних первинних документів, яка дає змогу будувати й обробляти міждоку-ментні та міжреквізитні зв'язки, можна не формувати бухгалтерських проводок під час введення документів. До того ж технічно на великих та багатопрофільних підприємствах, які не обмежуються комп'ютеризацією бухгалтерського обліку, а проводять комплексну автоматизацію господарської діяльності, і де дані оперативного (або, іншими словами, первинного) обліку безпосередньо використовуються всіма економічними службами, це може забирати значну частину ресурсів обчислювальних систем. Доцільніше в кінці звітного періоду формувати зведені проводки з синтетичного обліку для складання фінансової звітності, а для потреб управління користуватися спеціальними аналітичними механізмами.

З цього погляду бухгалтерські проводки в комп'ютерній системі є вторинною інформацією, результатом застосування набору специфічних запитів до сукупності первинних документів, які зберігаються в базі даних, і не більше того. Рахунки і проводки, як основна інформаційна компонента бухгалтерського контуру автоматизованої системи управління, можуть бути звільнені від невластивого їм технологічного навантаження, яке існує в системах автоматизації, побудованих на базі домінанти принципу подвійного запису.

Якщо дотримуватись моделі подвійного запису, то слід погодитися з E.H. Воєвудським, що при комп'ютеризації обліку насамперед необхідно формалізувати опис господарського факту, який є предметом подвійного запису. Кожен господарський факт характеризується набором ознак і вимірників, тобто його можна подати у вигляді Ь = {av av ае,ап}, деа19 av ае,ап — ознаки і вимірники господарського факту [2, с. 62]. Ознаки характеризують якісні сторони господарського факту, а вимірники — його кількісну сторону. Записуються вони у вигляді чисел і можуть вимірюватись у натуральній, вартісній формі або у витратах праці. Записуючи господарський факт у комп'ютер, користувач складає "облікову фразу". Облікова фраза складається з таких частин: дата господарської операції, шифри рахунків, що дебетуються та кредитуються (включно з характеристикою в аналітичному розрізі), суми окремих проводок, кількість (натуральні вимірники для операцій із товарно-матеріальними цінностями), сума в іноземній валюті та курс валюти (для операцій з іноземною валютою), сума господарської операції (документа), номер первинного документа; короткий зміст господарської операції. У ряді програм алгоритми, що забезпечують введення облікових фраз, називаються механізмом групових операцій. В обліковій фразі може бути декілька проводок, що відображають господарський факт.