Науково-практичний коментар Закону України "Про нотаріат" - Коротюк О. В. - Стаття 33. Перевірка організації нотаріальної діяльності нотаріуса та виконання ним правил нотаріального діловодства

Міністерство юстиції України, Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі здійснюють перевірку організації нотаріальної діяльності нотаріуса та виконання ним правил нотаріального діловодства за певний період. Повторна перевірка з тих питань, які вже були предметом перевірки, не допускається за виключенням перевірки звернень громадян чи юридичних осіб в межах предмета звернення та повноважень Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі щодо перевірок організації нотаріальної діяльності.

Перевірка організації нотаріальної діяльності нотаріуса та виконання ним правил нотаріального діловодства, крім повторних перевірок, передбачених цим Законом, здійснюється не частіше одного разу у два роки виключно у приміщенні, де знаходиться робоче місце (контора) нотаріуса з обов'язковим повідомленням нотаріуса про проведення перевірки.

Нотаріус зобов'язаний надавати посадовим особам, які уповноважені проводити перевірку, відомості і документи щодо організації нотаріальної діяльності та нотаріального діловодства.

У разі виявлення під час перевірки порушень в організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса або неодноразових порушень ним правил нотаріального діловодства Міністерство юстиції України, Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, які проводили перевірку, можуть зупинити або припинити нотаріальну діяльність приватного нотаріуса з підстав, передбачених цим Законом.

Порядок перевірки організації нотаріальної діяльності державних і приватних нотаріусів та виконання ними правил нотаріального діловодства затверджується Міністерством юстиції України.

Здійснення органами юстиції перевірок нотаріальної діяльності покликані забезпечувати належну реалізацію нотаріусами своїх повноважень, недопущення будь-яких порушень з боку нотаріусів. Такі перевірки є відображенням однієї з форм правового зв'язку нотаріуса з державою, яка, надаючи особі відповідний статус, зберігає за собою право здійснювати контроль за належністю реалізації вказаною особою отриманих правомочностей і дотриманням нею вимог закону. З метою недопущення зловживань з боку представників органів юстиції при проведенні перевірок порядок їх проведення чітко регламентований чинним законодавством. Наказом Міністерства юстиції України від 24.12.2008 року № 2260/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 25.12.2008 року за № 1244/15935, затверджено Порядок перевірки організації нотаріальної діяльності державних і приватних нотаріусів та виконання ними правил нотаріального діловодства.

Згідно з п. 1 вказаного Порядку основними завданнями перевірки організації нотаріальної діяльності та виконання правил нотаріального діловодства є:

1.1. Перевірка організації нотаріальної діяльності державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса, у тому числі дотримання вимог до робочого місця приватного нотаріуса, страхування цивільно-правової відповідальності, до організації прийому громадян і режиму роботи контори, архіву, нотаріуса, правильності оформлення трудових відносин з працівниками нотаріуса тощо.

1.2. Перевірка дотримання нотаріусами правил ведення нотаріального діловодства, правильності формування документів у справи, наявність та відповідність вимогам законодавства документів, долучених до примірника нотаріально оформленого документа, а у випадках, передбачених законодавством, копій з документів, які необхідні для вчинення нотаріальних дій, наявність на документах печаток, підписів, номерів тощо, умов зберігання архіву, печаток, штампів, порядку зберігання, витрачання, обігу та звітності спеціальних бланків нотаріальних документів.

1.3. Визначення стану нотаріального обслуговування фізичних та юридичних осіб.

1.4. Визначення професійного рівня нотаріуса (підвищення кваліфікації, наявність публікацій, участь у конференціях і семінарах з питань права тощо).

1.5. Виявлення порушень законодавства, яке регулює організацію нотаріальної діяльності та ведення нотаріального діловодства.

1.6. Надання рекомендацій з усунення причин, унаслідок яких допущено порушення.

1.7. Застосування заходів реагування до нотаріуса в разі виявлення під час перевірки допущених порушень щодо організації нотаріальної діяльності та виконання правил нотаріального діловодства.

1.8. Узагальнення результатів перевірок з метою визначення типових порушень та помилок, що допускаються нотаріусами.

1.9. Розповсюдження позитивного досвіду роботи нотаріусів щодо організації нотаріальної діяльності та виконання ними правил нотаріального діловодства тощо.

Як бачимо, метою перевірок є не лише виявлення наявних у нотаріуса порушень, але й визначення його знань і загального професійного рівня, надання певних роз'яснень і рекомендацій щодо покращення якості надання нотаріальних послуг тощо.

Необхідно звернути увагу на те, що у ст. 33 Закону України "Про нотаріат" використовується формулювання "перевірка організації нотаріальної діяльності нотаріуса та виконання ним правил нотаріального діловодства". З цього випливає, що перевірка здійснюється у двох напрямах, тобто включає перевірку нотаріальної діяльності, а також перевірку виконання нотаріусом правил діловодства. Як випливає з норм Правил ведення нотаріального діловодства, останнє передбачає заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, ведення інших книг і журналів, складання нотаріальних документів, формування і зберігання архіву, розгляд і реєстрацію кореспонденції тощо. Тому можна зробити висновок, що перевірка виконання правил діловодства означає перевірку дотримання нотаріусом вимог законодавства під час вчинення нотаріальних дій, зберігання посвідчених документів, правильності їх складання тощо. Водночас організацію нотаріальної діяльності можна розуміти як належне облаштування нотаріусом свого робочого місця, відповідності його вимогам закону (див. коментар до ст. 25 Закону України "Про нотаріат"), укладення нотаріусом договору страхування (див. коментар до ст. 28 Закону України "Про нотаріат") тощо.

Згідно з ч. 1 ст. 33 Закону України "Про нотаріат" Міністерство юстиції України, Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі здійснюють перевірку організації нотаріальної діяльності нотаріуса та виконання ним правил нотаріального діловодства за певний період. Повторна перевірка з тих питань, які вже були предметом перевірки, не допускається, за винятком перевірки звернень громадян чи юридичних осіб у межах предмета звернення та повноважень Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі щодо перевірок організації нотаріальної діяльності. Відповідно до п. 2 Порядку перевірки організації нотаріальної діяльності державних і приватних нотаріусів та виконання ними правил нотаріального діловодства перевірка організації нотаріальної діяльності державних і приватних нотаріусів та виконання ними правил ведення нотаріального діловодства може бути плановою комплексною перевіркою за певний період, яка здійснюється не частіше одного разу на два роки, та позаплановою повторною перевіркою за зверненнями фізичних і юридичних осіб. Таким чином, передбачається проведення двох видів перевірок:

- планової комплексної (здійснюється повна перевірка діяльності нотаріуса за конкретний часовий проміжок);

- позапланова повторна (здійснюється перевірка виключно в межах звернення фізичних або юридичних осіб).

Крім того, законодавством передбачена можливість проведення перевірки за бажанням самого нотаріуса, який тільки розпочав нотаріальну діяльність. Згідно з п. 2.3 Порядку на прохання нотаріуса, який розпочав свою нотаріальну діяльність і не має досвіду практичної роботи на посаді нотаріуса, може надаватись методична допомога шляхом перевірки організації нотаріальної діяльності та виконання ним правил ведення нотаріального діловодства. Таким чином, право на ініціювання вказаної перевірки надано нотаріусу, який:

- розпочав нотаріальну діяльність;

- не має попереднього досвіду практичної роботи на посаді нотаріуса.

З огляду на це нотаріус, який має попередній досвід роботи нотаріусом, на проведення перевірки для отримання методичної допомоги права не має. Поряд з цим законодавцем не уточнено, протягом якого часу з моменту початку здійснення нотаріусом нотаріальної діяльності нотаріус вважається таким, що розпочав нотаріальну діяльність.

Відповідно до п. 2.1 Порядку проведення перевірок організації нотаріальної діяльності та виконання правил нотаріального діловодства здійснюються уповноваженими представниками Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, діяльність яких безпосередньо пов'язана з контролем за організацією нотаріату та нотаріальною діяльністю в Україні. Слід зазначити, що стаж роботи на цих посадах більше семи років прирівнюється до проходження стажування у державній нотаріальній конторі або у приватного нотаріуса (див. коментар до ст. 13 Закону України "Про нотаріат"). У цьому ж пункті визначено, що до перевірок залучаються також представники управлінь, відділів нотаріату управління юстиції, працівники державного підприємства "Інформаційний центр" Міністерства юстиції України, а також можуть залучатись нотаріуси, які мають високий професійний рівень та достатній досвід практичної роботи, і працівники нотаріального архіву.

Згідно з п. 2.5 Порядку перевірці підлягає організація нотаріальної діяльності контори, архіву, нотаріуса та виконання ними правил ведення нотаріального діловодства за весь період, що минув з часу проведення попередньої планової комплексної перевірки контори, архіву, нотаріуса. Підставою для проведення позапланової повторної перевірки організації нотаріальної діяльності контори, архіву, нотаріуса та виконання ними правил нотаріального діловодства є надходження звернення фізичної чи юридичної особи. Позапланова повторна перевірка проводиться як за період, що вже підлягав плановій комплексній перевірці, так і за період, що не підлягав такій перевірці, у межах предмета звернення фізичних чи юридичних осіб та повноважень Мін'юсту, управління юстиції (пункти 2.8-2.9 Порядку). Таким чином, планова перевірка передбачає комплексне та усестороннє вивчення нотаріальної діяльності нотаріуса за певний період роботи, а позапланова - має на меті дослідження матеріалів у межах конкретного звернення, незалежно від часу їх посвідчення чи видачі. Позапланова повторна перевірка має свої особливості. Згідно з п. 2.10 Порядку у разі надходження до Мін'юсту інформації про порушення конторою, архівом, нотаріусом законодавства, яке регулює нотаріальну діяльність, за дорученням Міністра юстиції України проводиться позапланова повторна перевірка в окремо визначений строк. Така перевірка проводиться шляхом витребовування від контори, архіву, нотаріуса (особи, яка заміщує тимчасово відсутнього нотаріуса) необхідних документів та відомостей, що стосуються фактів, викладених у такій інформації, та письмових пояснень нотаріуса. За наслідками перевірки комісія складає довідку про результати проведеної перевірки з висновками.

Планова комплексна перевірка має також підготовчий етап. Відповідно до положень п. 2.1 вказаного Порядку перед проведенням перевірки організації нотаріальної діяльності контори, архіву, нотаріуса та виконання ними правил ведення нотаріального діловодства вповноважені Мін'юстом чи управлінням юстиції особи вивчають усі матеріали, які є в Мін'юсті, управлінні юстиції, що стосуються попередніх перевірок, наслідки їх реалізації, скарги щодо контори, архіву, нотаріуса, діяльність яких підлягає перевірці. Це необхідно для формування цілої низки важливих питань, які підлягають дослідженню під час перевірки, складання плану перевірки тощо. Зокрема, у випадку виявлення певних порушень законодавства під час попередньої перевірки нотаріуса важливо звернути увагу на питання вчинення ним подібних порушень у подальшій діяльності.

У пункті 3 Порядку встановлено, що для проведення перевірки утворюється комісія. Персональний склад комісії, її керівник, строки проведення перевірки контори, архіву, нотаріуса затверджуються наказом Мін'юсту чи управління юстиції. Наказ підтверджує повноваження членів комісії на проведення перевірки контори, архіву, нотаріуса у строк, зазначений у наказі.

При здійсненні перевірки члени комісії зобов'язані бути об'єктивними та неупередженими і зберігати в таємниці відомості, які стали їм відомі при проведенні перевірки. Це пов'язано з важливістю відомостей, які становлять предмет нотаріальної таємниці (див. коментар до ст. 8 Закону України "Про нотаріат").

Керівник комісії з перевірки організовує та координує діяльність членів комісії, розподіляє між ними конкретні завдання. За наявності підстав, які унеможливлюють проведення перевірки (хвороба нотаріуса, що підтверджується відповідним документом), керівник комісії порушує перед керівництвом Мін'юсту (управління юстиції) питання про можливість перенесення строків перевірки. Документ, що підтверджує обставини, які унеможливлюють проведення перевірки, надається нотаріусом Мін'юсту або управлінню юстиції. Перенесення строків перевірки здійснюється керівництвом Мін'юсту, управління юстиції, відповідним наказом.

Якщо позапланова перевірка може проводитись і без виїзду до робочого місця нотаріуса, то планова здійснюється виключно в приміщенні, де здійснюється нотаріальна діяльність. У пункті 3.4 наведеного Порядку також встановлено обов'язкове проведення перевірки у робочий час. У цьому ж пункті передбачено, що у визначений строк проведення перевірки нотаріус зобов'язаний перебувати на робочому місці відповідно до режиму роботи, створити належні умови для проведення перевірки, надати комісії всі необхідні документи та відомості, а також, у разі потреби, усні та письмові пояснення з питань, що стосуються предмета проведення перевірки. Відсутність нотаріуса на робочому місці на час перевірки без поважних причин, крім пов'язаних зі станом здоров'я, є ухиленням від перевірки. Ухилення нотаріуса від перевірки або відмова від надання необхідних документів на вимогу членів комісії є підставою для застосування заходів реагування, передбачених чинним законодавством. Про ухилення нотаріуса від перевірки або відмову від надання необхідних документів на вимогу членів комісії складається акт, який підписується членами комісії. Відсутність нотаріуса на робочому місці в день проведення перевірки не припиняє проведення перевірки, якщо на період відсутності нотаріуса виконання його обов'язків здійснюється іншим нотаріусом, з яким укладається договір про заміщення.

Отже, під час проведення перевірки на нотаріуса також покладаються певні обов'язки, зокрема, бути особисто присутнім при її проведенні, надавати всі документи, необхідні для проведення перевірки, робити пояснення тощо. Крім того, у зазначених положеннях йдеться про такі поняття, як ухилення від перевірки або відмову надавати документи. Так, поважною причиною відсутності нотаріуса на робочому місці під час перевірки визнається стан здоров'я. При цьому представники органів юстиції, уповноважені на проведення перевірки, мають право проводити її тільки в присутності нотаріуса, за винятком випадків заміщення його іншим нотаріусом. Таким чином, відсутність нотаріуса на робочому місці унеможливлює проведення перевірки.

Згідно з вимогами зазначеного Порядку перевірка організації нотаріальної діяльності передбачає здійснення перевірки (пункти 4.1.4):

- правових підстав зайняття приміщення нотаріуса, умов зберігання спеціальних бланків нотаріальних документів, архіву печаток, штампів, нотаріальних архівів, наявності штату працівників, їх освіти та досвіду роботи, наявності заповнених і вакантних посад, а також додатково залучених працівників, наявності відокремленої від нотаріуса кімнати, пристосованої для роботи технічного персоналу з документами (для контори), належних засобів захисту дверей та вікон, засобів охоронної та пожежної сигналізації, які унеможливлюють несанкціоноване проникнення у приміщення, наявності комп'ютерної та іншої техніки, інформаційно-правового забезпечення діяльності контори, архіву, можливості доступу населення до приміщення, яке вони займають, наявності вивіски тощо;

- правових підстав здійснення нотаріальної діяльності у приміщенні, яке займає нотаріус, наявності акта про сертифікацію робочого місця, яким підтверджено відповідність робочого місця вимогам, установленим чинним законодавством, зокрема: наявності і кількості ізольованих кімнат, які б забезпечували дотримання нотаріальної таємниці та давали можливість кожному нотаріусу одночасно та незалежно від іншого нотаріуса здійснювати нотаріальну діяльність, умов зберігання спеціальних бланків нотаріальних документів, архіву, печатки, штампів, нотаріального архіву, наявності відокремленої від нотаріуса кімнати, пристосованої для роботи технічного персоналу з документами, у разі наявності такого персоналу, належних засобів захисту дверей та вікон, які унеможливлюють несанкціоноване проникнення у приміщення, належних засобів охоронної та пожежної сигналізації, наявності комп'ютерної та іншої техніки, інформаційно-правового забезпечення діяльності нотаріуса, можливості доступу населення до вказаного приміщення тощо;

- своєчасного поновлення нотаріусом договору страхування цивільно-правової відповідальності, відповідності страхової суми встановленому Законом України "Про нотаріат" розміру, дотримання законодавства про заміщення нотаріуса, підстав трудових відносин співробітників з нотаріусом;

- режиму роботи та порядку прийому громадян, вивчення громадської думки щодо організації нотаріальної діяльності контори, архіву, нотаріуса, наявності необхідного обсягу довідково-інформаційних матеріалів для громадян,, обґрунтованості та своєчасності надання конторою, архівом, нотаріусом відповідей на звернення фізичних та юридичних осіб, підвищення професійного рівня нотаріусів шляхом проходження курсів підвищення кваліфікації тощо.

Перевірка нотаріального діловодства передбачає здійснення перевірки (п. 4.5):

- ведення номенклатури справ, затвердженої завідувачем контори, завідувачем архіву, нотаріусом (номенклатури справ за попередні роки мають бути належним чином закриті підсумковими записами; контора, архів, нотаріус мають надати всі справи (наряди), передбачені номенклатурою, та статистичний звіт за попередній рік (роки));

- правильність ведення передбачених номенклатурою реєстрів, алфавітних, інших книг, журналів, нотаріального архіву тощо;

- правильність заведення та реєстрації спадкових справ, а також видачі свідоцтв про право на спадщину;

- дотримання нотаріусами вимог чинного законодавства щодо документів, долучених до примірника правочину, свідоцтва про право на спадщину та ін., а у випадках, передбачених чинним законодавством, копій з них, які необхідні для вчинення нотаріальних дій;

- дотримання конторою, архівом, нотаріусом нотаріальної таємниці, принципу неупередженості та запобігання судовим спорам, а також обмежень у праві вчинення нотаріальних дій;

- додержання конторою, архівом, нотаріусом вимог чинного законодавства щодо порядку витрачання, обігу та звітності спеціальних бланків нотаріальних документів;

- додержання конторою, архівом, нотаріусом вимог чинного законодавства про Єдині та державні реєстри інформаційної системи Мін'юсту.

Особливо важливим є п. 4.6 зазначеного Порядку, де вказано, що у разі виявлення помилок чи порушень, які можливо усунути під час перевірки, конторі, архіву, нотаріусу надається таке право. Це дозволяє нотаріусу усунути виявлені порушення до закінчення строку перевірки, внаслідок чого вони не будуть відображені як виявлені за її результатами.

У пункті 5 Порядку проведення перевірок організації нотаріальної діяльності та виконання правил нотаріального діловодства за наслідками проведеної перевірки роботи контори, архіву, нотаріуса комісія протягом п'яти робочих днів з часу закінчення перевірки складає довідку у двох примірниках про результати проведеної перевірки з викладеними у ній висновками. При цьому нотаріусу надано право висловити свої письмові заперечення щодо висновків комісії, відображених у довідці. За результатами проведеної перевірки контори, архіву, нотаріуса, на підставі висновків комісії Мін'юст (управління юстиції) видає наказ, у якому встановлюється строк для усунення виявлених порушень та помилок. Копія наказу направляється до виконання конторі, архіву, нотаріусу для врахування пропозицій комісії в п'ятиденний строк та долучається до відповідного наряду контори, архіву, нотаріуса, а також до реєстраційної справи нотаріуса. Строк, який надається конторі, архіву, нотаріусу для усунення виявлених під час перевірки порушень та помилок, визначається у кожному випадку окремо, але не більше одного місяця з дня отримання наказу. Після закінчення строку, установленого для усунення порушень та помилок, завідувач контори, завідувач архіву, нотаріус зобов'язані письмово повідомити про заходи, які були вжиті ними для усунення цих порушень і помилок, та надати письмові пояснення, якщо виявлені порушення та помилки усунути неможливо, а також надати пропозиції щодо заходів, які заплановано вжити конторою, архівом, нотаріусом з метою недопущення надалі порушень, поліпшення роботи щодо організації нотаріальної діяльності та дотримання правил ведення нотаріального діловодства. Своєчасність виконання конторою, архівом, нотаріусом висновків за результатами перевірки має перебувати під контролем керівника структурного підрозділу управління юстиції, який здійснює безпосередній контроль за організацією нотаріату і нотаріальною діяльністю. Після закінчення строку, установленого для усунення виявлених під час перевірки порушень та помилок, комісія, що проводила перевірку, повинна встановити, у разі необхідності, з виїздом на місце перевірки (у контору, архів, до нотаріуса), що виявлені порушення та помилки усунуті, про що в п'ятиденний строк після проведення перевірки складається доповідна записка на ім'я начальника управління юстиції. У разі необхідності інформація щодо результатів такої перевірки управлінням юстиції направляється до Мін'юсту. Якщо порушення, виявлені під час проведеної перевірки, не усунуті у наданий для цього строк чи не можуть бути усунуті, або якщо конторою, архівом, нотаріусом ігноруються висновки за результатами перевірки чи не виконуються рішення, прийняті за її наслідками, Мін'юст, управління юстиції приймають рішення про застосування до нотаріусів, працівників контори, архіву заходів реагування, передбачених чинним законодавством (пункти 5.6-5.11 вказаного Порядку).