Моделі і методи прийняття рішень в аналізі та аудиті - Гаркуша Н.М. - Складові формування комплексної програми.

Розробка комплексної програми здійснюється в певній послідовності, причому ступінь деталізації окремих процедур може змінюватися залежно від характеру програми і періоду її здійснення. Загалом, процес формування програми складається з таких процедур (рис. 4.2).

1. Попередній аналіз стану системи, яка програмується.

До проведення всіх необхідних розрахунків програми за статистичними та іншими даними аналізується стан тієї системи, за якою передбачається розробка комплексної програми. На цьому етапі виявляються тенденції, які склалися в розвитку системи, наявність ресурсів, структура самої системи та оточення, яке може впливати на її розвиток. Такий аналіз дає змогу сформулювати проблему, виділити провідні завдання програми. Після того, як була сформульована проблема, можна визначити учасників розробки програми і поставити попередні завдання.

2. Складання прогнозу розвитку системи.

На цьому етапі за даними попереднього аналізу і прогнозів з подібних питань розробляється прогноз розвитку системи. В остаточному деталізованому вигляді науково обґрунтованим прогнозом буде сама програма. Оскільки загальні задачі, що сформульовані на першому етапі, можуть бути розв'язані альтернативними шляхами, то на стадії попереднього прогнозу визначаються так звані програмні траєкторії, які будуть уточнюватися і розвиватися на подальших етапах.

Рис. 4.2. Схема процесу формування комплексної програми

3. Розробка плану формування програми.

Оскільки програма має комплексний характер, для її успішного складання необхідно залучати фахівців різного профілю з різних організацій. У плані формування програми на основі попереднього аналізу і прогнозу розвитку системи визначаються етапи проведення робіт, виконавці, терміни завершення етапів та інформаційне забезпечення виконавців. Цей план доцільно представити у вигляді календарного графіка для уточнення термінів завершення робіт зі складання програми і подальшого контролю координуючою організацією.

4. Інформаційне забезпечення розробників програми.

Для складання будь-якої програми потрібна початкова інформація, бажано, з різних джерел. Значна частина необхідної інформації не існує в готовому вигляді, тому виникає потреба у збиранні інформації, її обробці і групуванні. Оскільки це трудомісткий процес, важливо визначити необхідний мінімум інформації, джерела її надходження і форми подання. Нерідко в таких випадках виникає бажання отримати максимум інформації. Однак зайва інформація не прискорює, а лише ускладнює роботу укладачів програми. Тому важливо визначити оптимальний склад інформації.

5. Визначення цілей програми.

Формулювання цілей програми починається з першого етапу, коли проводиться попередній аналіз функціонування системи. На цьому етапі збільшуються можливості і з'являється потреба у визначенні цілей розвитку системи, які стають основою розробки програми. Ці цілі необхідно узгоджувати з генеральною програмою розвитку об'єкта, програмою економічного і соціального розвитку регіону та певними загальними напрямами розвитку держави. Загальна мета програми поділяється на підцілі і для їх узгодження складається так зване "дерево цілей".

6. Деталізація програми на підпрограми.

Така деталізація необхідна для розподілу роботи між виконавцями. Здійснюється вона на основі плану формування програми і відповідно до "дерева цілей". Разом з тим у процесі деталізації може виявитися, що під час розробки плану не були враховані всі складові мети або після його складання деякі підцілі були виключені. У цьому випадку слід внести відповідні зміни у план формування програми.

Підпрограми, в яких передбачаються заходи для досягнення відповідних цілей, йдуть паралельно від основної програми. Але деякі заходи можуть переплітатися, і їх слід узгоджувати у відповідних підпрограмах. У результаті формується "дерево програми", основою якого буде генеральна мета і загальні заходи програми, а підпрограми (або "гілки") утворять крону цього дерева.

"Дерево програми" характеризується деякими особливостями, які істотно впливають на ефективність діяльності програми. Для повного виконання програми залучаються різні функціональні підрозділи і рівні управління. Тому необхідна координація з боку керівництва програми для загального здійснення заходів. Проведення ізольованих заходів може дати певний ефект, але він може бути значно нижчим, ніж здійснений системно і, крім цього, не виключаються негативні наслідки з інших показників, оскільки локальний захід проводиться без узгодження з іншими.

7. Розробка варіантів досягнення мети.

У процесі деталізації програми визначаються заходи і дії, які забезпечують досягнення кожної підцілі. За більшістю заходів може бути декілька варіантів, кожен з яких забезпечує досягнення підцілі. Вони можуть відрізнятися характером дій, видом ресурсів, що використовуються, нормативами витрат. Щоб досягти мети (або підцілі) з якнайменшими витратами, на цій стадії за кожною підціллю необхідно знайти можливі варіанти дій.

У зв'язку з тим, що сфера дій зі здійснення різних програм практично не обмежена, а за своїм змістом ці дії дуже розрізняються, то чіткого алгоритму генерації варіантів не розроблено. На практиці для цього здійснюється звичайний відбір можливих варіантів. При такому відборі послідовний аналіз кожного варіанта може бути практично нездійсненним. Розгляд декількох варіантів вибірково може призвести до того, що без уваги залишиться кращий. Тому для виявлення найкращих варіантів слід застосовувати спеціальні методи генерації варіантів: метод мозкового штурму або метод "Дельфі".

8. Розрахунок ресурсів і розробка варіантів їх використання.

Здійснення цього етапу ускладнене відсутністю нормативів споживання ресурсів за кожним варіантом заходів програми. Розробники програми стикаються іноді з таким фактом, коли відсутні навіть поточні нормативи споживання ресурсів. У програмі, яка складається на тривалий період, необхідно враховувати ще й динаміку нормативів у зв'язку з досягненнями науково-технічного і соціально-економічного прогресу. Тому виникає потреба у створенні нормативної бази розрахунку ресурсів.

На це питання необхідно звернути особливу увагу, оскільки використання помилкових нормативів може призвести до помилкової економічності збиткового варіанта і навпаки. У такому разі виконання відповідних заходів програми призведе до неминучих втрат. Тому при розробці нормативної бази необхідна ретельна перевірка розрахунків, яка проводиться експертним шляхом. Однак така перевірка не виключає критичного аналізу ступеня обґрунтованості прийнятих до розрахунків нормативів споживання ресурсів з найважливіших складових програми.

9. Системний аналіз варіантів дій і ресурсів.

На цьому етапі формування програми здійснюється комплексне оцінювання варіантів дій і використання ресурсів з погляду досягнення мети за якнайменших витрат. Якщо вдається всі параметри дій програми виразити кількісно, то при аналізі можна використовувати програмну матрицю. У літературі також рекомендується складання матриці дій і матриці споживання ресурсів.

При складанні великих комплексних програм розробка єдиної моделі оптимізації програми практично неможлива. Таке положення визначається наявністю багатьох умов і дій, які не можуть бути виражені кількісно, а також складністю моделі, яка не піддається вирішенню сучасними методами кількісного аналізу. Тому істотну допомогу в досягненні кращого результату може дати системний аналіз.

Вибір методів і прийомів системного аналізу визначається змістом завдань, які були включені у програму. Необхідно лише підкреслити, що на етапі аналізу слід враховувати ітеративний характер процесу, тобто послідовне наближення до мети. Оскільки далеко не всі можливі варіанти підпрограм, цілей, дій і ресурсів можуть бути визначені відразу, то у міру здійснення аналізу й виявлення розривів, розробники вимушені повертатися до попередніх етапів для пошуку та оцінювання нових варіантів.

10. Вибір оптимальних варіантів.

Після аналізу за кожною підпрограмою відбираються кращі варіанти дій і ресурси, що використовуються. Відповідно до цілей програми визначаються часткові критерії, а за можливості - загальний критерій. За основу критеріїв береться розмір витрат на реалізацію програми, час її реалізації і ступінь досягнення поставлених цілей.

11. Узагальнення матеріалів і складання програми.

Розрахунки й аналіз за кожною підпрограмою здійснюється відповідно до попередньо розробленого плану формування програми. Як зазначалося раніше, під час розробки програми у план можуть бути внесені необхідні корективи. На основі відібраних оптимальних або задовільних варіантів складається зведена програма.

. Зведена програма складається з двох частин. Перша частина становить власне програму і формується з табличного матеріалу, в якому виділяються переліки намічених дій з термінами їх здійснення та ресурсів, що використовуються, за виділеними підпрограмами. Крім того, складається зведений укрупнений перелік дій і ресурсів у цілому за програмою.

Друга частина оформляється у вигляді пояснювальної записки до програми. Вона складається з таких розділів: постановка проблеми, прогноз розвитку системи, обґрунтування розробки програми. У записці формулюються цілі, визначаються принципи деталізації програми за підпрограмами і визначається зв'язок "дерева цілей" з "деревом програм", принципи розробки варіантів дій і ресурсів. У цій частині подається перелік оброблених варіантів, обґрунтовуються прийняті критерії відбору варіантів, перераховуються найважливіші "гілки" відкинутих варіантів у "дереві програм". Слід також надати результати аналізу за підпрограмами; обґрунтування змін підцілей, які були прийняті при складанні програми; ступінь використання ресурсів у цілому за програмою і дотримання обмежень за ресурсами; розрахунки економічної ефективності програми з аналізом соціальних та економічних наслідків; план реалізації програми, виконавців і відповідальних за виконання програми.

Комплексні цільові програми широко використовуються на всіх рівнях управління економікою. На державному рівні можна назвати програму перспективного розвитку "Україна-2010", програми "Освіта (Україна XXI сторіччя)", "Діти України", щорічну програму діяльності Кабінету Міністрів України. На галузевому рівні характерним прикладом є довгострокова програма конверсії військового виробництва. На регіональному рівні значного поширення набули міжобласні комплексні програми економічного і соціального розвитку "Карпати", "Полісся", "Поділля". Розробляються комплексні програми і за окремими областями.