Теорія нотаріального процесу - Фурса С.Я. - 10.4. Оформлення нотаріальних актів

Процедура вчинення нотаріальної дії завершується оформленням нотаріусом нотаріального акту, надання йому певної, передбаченої законом форми та змісту.

Нотаріальні акти викладаються у письмовій формі, досить часто або ж на спеціальних бланках, або ж на оригіналах документів (вчинення виконавчого напису на оригіналах документів, що встановлюють заборгованість), а їх зміст обумовлюється сутністю вчинюваної нотаріальної дії, особливостями тих прав чи фактів, які посвідчуються нотаріусом, а також особливостями правовідносин, в умовах яких вчиняється нотаріальна дія.

Загальні вимоги щодо форми та змісту нотаріальних актів, а також вимоги до форми та змісту окремих видів нотаріальних актів містять Закон України "Про нотаріат", Правила ведення нотаріального діловодства, затверджені наказом Міністра юстиції України від 22.12.2010 р. № 3253/5 та Порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 22.02.2012 р. № 296/5.

При вчиненні нотаріальних дій нотаріуси застосовують посвідчувальні написи, видають свідоцтва, накладають заборони тощо за формами, установленими Правилами ведення нотаріального діловодства. Таким чином, досить часто діяльність нотаріуса щодо оформлення нотаріального акту зводиться до викладення тексту нотаріального акту згідно з визначеними цими Правилами формами.

Поміж тим, зазначені Правила не визначають форму та зміст всіх можливих видів нотаріальних актів.

Так, не мають своєї затвердженої форми такі завершальні нотаріальні акти як, наприклад, акт про протест векселя, акт про морський протест, виконавчий напис нотаріуса. При складанні та оформленні цих актів нотаріус виходить з суті нотаріальної дії, загальних правил оформлення нотаріальних актів.

передбачених законодавством та сформульованих нотаріальною практикою.

Не мають своєї затвердженої форми також і постанови нотаріуса. Законодавство про нотаріат містить лише вимоги щодо змісту окремих постанов нотаріуса (п. З гл. 13 Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України).

Багатогранність юридичної практики може викликати необхідність нотаріальної діяльності у правовідносинах, не врегульованих чинним законодавством. В таких випадках нотаріус може застосувати положення законодавства щодо змісту нотаріальних актів за аналогією закону.

Так, у разі відсутності необхідних посвідчувальних написів чи свідоцтв, які б відповідали вчинюваній нотаріальній дії, нотаріус може застосовувати ту з форм, яка найбільше відповідає цій нотаріальній дії, із застосуванням окремих елементів інших посвідчувальних написів та свідоцтв (п. 6.19 Правил ведення нотаріального діловодства).

Тексти свідоцтв, актів про морські протести та протести векселів, а також дублікати цих нотаріальних документів, викладаються на спеціальних бланках нотаріальних документів. На таких бланках викладаються й різного роду нотаріально посвідчувані договори, заяви, довіреності, які посвідчуються шляхом проставлення на них посвідчувального напису. Вчинення окремих нотаріальних дій без використання таких бланків здійснюється лише тоді, коли специфіка нотаріальної дії не потребує використання таких бланків (наприклад, при засвідчення вірності копії документа). Однак, і тоді відповідно до п. 1 гл. 9 Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України допускається вчинення нотаріальних дій з використанням спеціальних бланків нотаріальних документів на прохання особи, що звернулась за вчиненням нотаріальної дії. Опис і зразок спеціального бланка нотаріальних документів, порядок витрачання, зберігання та обігу таких бланків, звітності про їх використання затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 05.08.2009 р. № 812.

Загалом при оформленні нотаріальних актів ці акти викладаються як з лицьового, так і зворотного боку спеціальних бланків. У разі, якщо нотаріальний акт викладається на двох і більше окремих аркушах, ці аркуші повинні бути з'єднані у спосіб, що унеможливлює їх роз'єднання без порушення їх цілісності, з проставленням печатки нотаріуса і зазначенням кількості скріплених аркушів.

Особливості свого оформлення мають також і окремі види нотаріальних актів.

Так, для застосування посвідчувальних написів можуть використовуватись штампи з текстом відповідного напису. Посвідчувальний напис проставляється на нотаріально оформлюваних документах. Якщо посвідчувальний напис не вміщується на нотаріально оформлюваному документі, він має бути продовжений на прикріпленому до документа спеціальному бланку нотаріального документа, якщо нотаріальна дія вчинялась на спеціальному бланку нотаріального документа. Якщо посвідчувальний напис викладається на звороті оформлюваного документа, то на лицьовому боці останньої сторінки документа зазначається частина посвідчувального напису, починаючи з найменування міста (селища, району), де знаходиться державна нотаріальна контора, в якій працює державний нотаріус, або робоче місце приватного нотаріуса, а на його зворотний бік переноситься інша частина найменування (наприклад: "місто Ки" і далі на звороті документа - "їв").

Виконавчі написи нотаріуса вчиняються на оригіналі документа, що встановлює заборгованість (нотаріально посвідчені угоди, опротестований вексель та ін.). У випадку, коли виконавчий напис не вміщується на документі, що встановлює заборгованість, то він може бути продовжений чи викладений повністю на прикріпленому до документа спеціальному бланку. Якщо за борговим документом необхідно провести стягнення по частинах, то виконавчий напис за кожним стягненням може бути зроблений на копії документа або на виписці з особового рахунку боржника; у цих випадках на оригіналі документа, що встановлює заборгованість, робиться відмітка про вчинення виконавчого напису і зазначаються, за який строк і яка сума стягнута, дата і номер за реєстром нотаріальних дій.

Шляхом вчинення напису про це на оригіналах відповідних документів оформляється й заборона щодо відчуження майна.

У зв'язку з різноманітністю видів нотаріальних актів не існує єдиної для всіх актів сукупності його реквізитів. Аналізуючи зміст окремих видів нотаріальних актів та усіх їх у сукупності досить важко визначити та сформулювати й загальну структуру нотаріального акту.

Поміж тим, як і у інших видах правових актів, у нотаріальних актах можна вбачати реквізити вступної, мотивувальної та резолютивної його частин.

У вступній частині нотаріального акту зазначаються або ж можуть зазначатися його найменування, місце та дата винесення акту, прізвище та ініціали нотаріуса, який його виніс, найменування державної нотаріальної контори чи назва нотаріального округу.

Майже усі зазначені реквізити вступної частини повинен містити кожний нотаріальний акт.

Так, будь-який нотаріальний акт повинен містити місце та дату винесення акту, прізвище та ініціали нотаріуса, який його виніс, найменування державної нотаріальної контори чи назву нотаріального округу, в якому діє нотаріус. Дата винесення нотаріального акту, як правило, зазначається в ньому не цифрами, а словами. При вказівці на місце винесення акту нотаріус зазначає місто, село, селище, район, область (Автономна Республіка Крим), в якому винесено цей акт, а також найменування держави - Україна.

Найменування нотаріального акту не є обов'язковим його реквізитом. Найменування акту, зокрема, не містить найбільш поширений у нотаріальній практиці нотаріальний акт - посвідчувальний напис. Однак, свідоцтва, акти нотаріуса, як правило, містять своє найменування, яке викладається на початку документа посередині бланка нотаріального документа.

В мотивувальній частині нотаріального акту можуть зазначатися встановлені нотаріусом під час вчинення нотаріальної дії факти, а також вказівка про норму закону, відповідно до якої виноситься акт.

Так, найбільш проста форма свідоцтва про право на спадщину за законом (свідоцтво про право на спадщину за законом на нерухоме майно, що переходить до єдиного спадкоємця (форма № 1)), містить, зокрема, такі, встановлені у процедурі вчинення нотаріусом нотаріальної дії, факти: прізвище, ім'я, по батькові спадкодавця" рік його народження та дата смерті; прізвище, ім'я, по батькові спадкоємця, дата його народження, ідентифікаційний номер за Державним реєстром фізичних осіб - платників податків, місце його реєстрації або проживання; родинні або інші відносини між спадкодавцем та спадкоємцем; перелік спадкового майна, на яке видається свідоцтво, із зазначенням його місцезнаходження та характеристики, реквізити правовстановлюючого документа спадкодавця. Це ж свідоцтво містить також посилання на статтю Цивільного кодексу України щодо відповідної черги спадкоємців, яка закликається до спадкування.

Безумовно, що нотаріальний акт не може містити переліку усіх фактів, встановлення яких є обов'язковим при вчиненні нотаріальної дії. Ці факти, які визначаються матеріальним та процесуальним законодавством, повинні лише підтверджуватися матеріалами нотаріальної справи. У нотаріальному акті зазначаються лише основні, найбільш суттєві з цих фактів, та ті, які мають значення при обігу нотаріально посвідченого документу або ж самого нотаріального акту. Саме тому багато затверджених форм нотаріальних актів містять вказівку про те, що особу, яка звернулася до нотаріуса за вчиненням нотаріальної дії, встановлено, та його дієздатність перевірено. Цим реквізитом форми нотаріального акту законодавець вимагає від нотаріусів особливої уваги до встановлення цих обов'язкових при вчиненні будь-якої нотаріальної дії фактів.

В резолютивній частиш нотаріального акту можуть зазначатися факти чи права, які посвідчується нотаріусом, номер в реєстрі, за яким зареєстрована нотаріальна дія, розмір державного мита чи плати, стягнутої за вчинення нотаріальної дії, необхідність вчинення інших дій задля виникнення у особи певних прав. Резолютивна частина містить також підпис та печатку нотаріуса.

Як і з реквізитами вступної частини нотаріального акту, більшість реквізитів резолютивної частини є обов'язковими для будь-якого нотаріального акту, що виноситься за наслідком вчинення нотаріальної дії.

Так, наприклад, обов'язковим реквізитом є вказівка про право чи факт, які посвідчуються нотаріусом. Такий реквізит є найбільш суттєвою частиною нотаріального акту, оскільки задля посвідчення цих права чи факту власне і виноситься нотаріальний акт.

Кожній нотаріальній дії присвоюється окремий порядковий номер, під яким вона реєструється в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій. Такий номер обов'язково зазначається в нотаріальному акті.

Важливими та обов'язковими реквізитами нотаріальних актів є підпис та печатка нотаріуса. Оформлення будь-якого нотаріального акту включає обов'язкове його підписання нотаріусом, який вчиняє нотаріальну дію, та скріплення підпису на акті печаткою.

Якщо за наслідком вчинення нотаріальної дії для виникнення у особи певних прав чи обов'язків необхідно вчинити додаткові дії, про це також зазначається в нотаріальному акті.

Так, багато нотаріальних актів, що виносяться нотаріусами, містять вказівку про те, що договір або ж право, яке виникає з нотаріального акту, підлягають державній реєстрації у відповідних органах. Такі реквізити містять різного роду свідоцтва, посвідчувальні написи.

На відміну від інших правових актів, які, як правило, містять послідовно викладені свої частини (наприклад, рішення суду складається з послідовно викладених вступної, описової, мотивувальної та резолютивної частин), частини нотаріальних актів не мають такої чітко визначеної послідовності. Реквізити акту, що відносяться до кожної з цих частин, залежно від особливостей цього акту можуть викладатися в будь-якому місці нотаріального акту.

Оформлення нотаріального акту потребує особливої уваги з боку нотаріуса. Текст нотаріального акту повинен бути викладений з дотриманням вимог чинного законодавства, зрозуміло, чітко, грамотно, не повинен мати підчисток.

Нотаріальний акт, як правило, складається не менше ніж у двох примірниках, один з яких залишається у справах нотаріуса, а один видається особі, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії.