Конфліктологія та теорія переговорів - Яхно Т.П. - 3. Алгоритм ведення ділових переговорів

Загальний алгоритм ведення професійних переговорів складається з двох стадій: підготовка до переговорів та особистий процес ведення ділових переговорів.

Підготовка до ведення переговорів пов'язана з ініціативою проведення та складання плану переговорів має п'ять основних груп:

I група включає:

- попередній аналіз учасників переговорів, теми та ситуації (обговорення ділового середовища, яке дає можливість своєчасно розробляти особисті цілі в переговорах з діловими партнерами);

- ініціативу проведення переговорів та визначення завдань. Тут слід зауважити, що ініціатива залежить від активності ініціаторів переговорів, їх інтуїції, можливостей проведення попереднього аналізу. При цьому необхідно виявити потребу в переговорах, вибрати найбільш сприятливий момент і вже потім домовлятися про переговори з контрактами, щоб тримати ініціативу в своїх руках, адже від цього залежить успіх переговорів;

- визначення терміну проведення переговорів;

- остаточного плану, у якому має бути чітка програма дій щодо підготовки та проведення конкретних ділових переговорів. В цьому плані необхідно встановити взаємозв'язок між видами діяльності та об'єктом роботи; між кількістю та якістю необхідної інформації, визначити часові межі, витрати на підготовку та реалізацію планів, заохотити спеціальних працівників.

II група - це:

- збір матеріалів (пошук можливих джерел інформації; визначення попередніх критеріїв відбору матеріалів; збір матеріалів та інформації, які можуть бути використані при підготовці переговорів);

- систематизація матеріалів. Тут необхідно відібрати тільки те, що має принципове значення для підготовки та проведення переговорів, продумано згрупувати факти, цифри та інтерв'ю;

- аналіз зібраного матеріалу дозволяє визначити взаємозв'язок явищ, створити визначену систему, зробити висновки, підібрати аргументацію та звести все воєдино. Практично, це означає, що існуючі систематизовані дані необхідно перевірити та розподілити за часом і місцем їх походження в процесі переговорів, щоб досягнути бажаного результату;

- підготовка робочого плану переговорів. Скомбінований збірний матеріал; висунуті завдання, вимоги компонуються в єдине логічне ціле.

III група діяльності пов'язана з процесом редагування.

Ця група включає: контроль підготовки переговорів, який передбачає шліфовку та поступову доробку ділової бесіди, в першу чергу представлення заключної стадії переговорів у вигляді чітких та коротких пропозицій і висновків.

IVгрупа пов'язана з обробкою та ходом ведення переговорів.

Передбачає монорепетицію, усну репетицію; репетицію ведення переговорів у формі діалогу зі співрозмовником.

Особистий процес ведення ділових переговорів є наступною

стадією ведення переговорів. Він має п'ять фаз.

1 фаза - початок переговорів. Завданням даної фази є:

- встановлення контакту з партнерами;

- створення сприятливої атмосфери для ведення переговорів;

- увага співрозмовника, уміння слухати;

- збудження інтересу;

- перехоплення, у разі необхідності, ініціативи в процесі переговорів.

2 фаза - передача інформації. Вона включає:

- збір спеціальної інформації з проблем, запитань, побажань партнера та його організації;

- виявлення мотивів та цілей партнера;

- передача запланованої інформації;

- формування основ для аргументації та попередньої перевірки правильності вузлових пунктів власної аргументації;

- аналіз та перевірка позиції партнера;

- по можливості попереднє визначення напрямів поступової дії, що в кінцевому результаті дозволить спростити останню фазу - прийняття рішень.

3 фаза - аргументування. На цій фазі формується визначена позиція з даної проблеми, яка задовольняє обидві сторони; закріпити вже сформовану та змінену нову думку. На цьому етапі можна дати деякі поради, а саме:

- доказову аргументацію - необхідно перевірити, чи дійсна власна інформація та власні виключення, чи не існують у власній аргументації протиріччя;

- контраргументацію - необхідно перевірити, чи можливо заперечити факти або пропозиції партнера, чи не зробив партнер помилки, чи не дав неправильну оцінку.

4 фаза - спростування доводів партнера. Найбільш важливими завданнями цієї фази є:

- розмежування окремих протиріч суб'єктів, об'єктів, місця, часу та наслідків;

- пояснення визначених та невисловлених зауважень;

- нейтралізація зауважень партнера, якщо для цього існують можливості.

5 фаза - прийняття рішень. До основних завдань цієї фази можна віднести:

- досягнення основної (або альтернативної) цілі;

- забезпечення доброзичливої атмосфери наприкінці переговорів;

- стимулювання партнера до виконання намічених дій;

- складання резюме переговорів, зрозумілого для всіх учасників, з чітко виділеним основним висновком;

- підписання угоди за результатами переговорів;

Поряд з переліченими фазами алгоритму невід'ємною частиною ведення ділових переговорів є КОКУС (походить з мови північноамериканських індійців - "радник племені").

Кокус - це закриті збори, коли одна із сторін переговорів на деякий час виділяється із загальної сесії для досягнення результатів у процесі переговорів. Цей вид зборів має суворо визначені часові межі (не перевищує 30 хв.).