Організація і методика аудиту - Кулаковська Л.П. - Перевірка стану збереження запасів

Незалежно від обраного методу організації перевірки в першу чергу необхідно перевірити відповідність залишків та оборотів Головної книги та регістрів синтетичного й аналітичного обліку виробничих запасів.

У разі встановлення відхилень результати такого зіставлення необхідно зафіксувати в робочому документі, зразок якого подано нижче, з'ясувати причини таких відхилень та їх вплив на подальші дії аудитора. Якщо ж відхилень не виявлено, то про це складають довідку довільного зразка.

При встановленні розбіжностей аудитор повинен з'ясувати, який із показників є достовірним, відповідає дійсності. Для встановлення об'єктивної істини аудитор проводить опитування відповідальних осіб, проводить глибинні тести, використовуючи дедуктивний та індуктивний методи. При першому інформація вивчається від загального до конкретного (Головна книга — регістри синтетичного обліку — регістри аналітичного обліку — зведені документи — первинні документи); при іншому інформація вивчається у зворотному напрямі.

За необхідності встановлення об'єктивної істини щодо залишків запасів та їх оборотів виникає потреба у проведенні інвентаризації запасів та застосування прийому сканування, який полягає в безперервному, по-елементному перегляді інформації про рух запасів.

Якщо в процесі сканування виявляється, що не всі господарські операції знайшли відображення в бухгалтерському обліку, то необхідно призупинити роботу над проведенням аудиторського дослідження й запропонувати клієнту відновити бухгалтерський облік.

Перевірка стану збереження запасів

Збереження запасів залежить від умов їх зберігання, тому наступним етапом контролю є перевірка стану складського господарства клієнта. Аудитор установлює кількість і дислокацію складських приміщень, сховищ (буртів, траншей, веж тощо), в тому числі типових і пристосованих, їх місткість, умови зберігання запасів, забезпеченість ваговимірювальними приладами.

Якщо тестування внутрішнього контролю свідчить про низький рівень фактичного контролю, це викликає необхідність у проведенні інвентаризації.

До початку інвентаризації аудитор повинен:

♦ скласти перелік цінностей, які підлягають інвентаризації;

♦ домовитись із керівником суб'єкта господарювання про створення комісії (до складу комісії за наказом керівника залучити представників організації, спеціалістів, працівників бухгалтерії);

♦ вимагати від матеріально відповідальної особи звіт про оприбуткування і відпускання (витрачання) цінностей на дату початку інвентаризації (один примірник здається до бухгалтерії, а другий звіт із прикладеними первинними документами візується членами інвентаризаційної комісії);

♦ отримати розписку від матеріально відповідальної особи про те, що всі документи, які належать до оприбуткування або витрачання цінностей, здано до бухгалтерії, і що неоприбутковшіих або не списаних на витрачання запасів не залишилося;

♦ отримати аналогічні розписки від осіб, які мають підзвітні суми на придбання запасів або доручення на їх отримання.

Під час інвентаризації аудитор повинен установити:

♦ чи використовуються складські приміщення за призначенням:

♦ чи правильно розташовуються запаси на складі;

♦ чи відповідають складські приміщення вимогам умов зберігання цінностей;

♦ як охороняються складські приміщення;

♦ чи не зберігаються цінності просто неба або в непристосованих приміщеннях і чи не піддаються вони внаслідок цього псуванню;

♦ переконатись в акуратності проведення всіх процедур інвентаризаційною комісією;

♦ вимагати перерахунку, вимірювання запасів, якщо це необхідно;

♦ фіксувати результати інвентаризації за кожним видом запасів в інвентаризаційних описах, які складаються за місцем знаходження (зберігання) і за матеріально відповідальними особами, в одиницях виміру, прийнятих в обліку;

♦ скласти окремий опис на цінності, які належать іншим підприємствам, а потім зустрічною перевіркою з'ясувати, кому вони належать і чому зберігаються на складі іншої фірми;

♦ звернути особливу увагу на номери, марки, найменування матеріальних цінностей, відповідність їх номерам, маркам, зазначеним у паспортах і прибуткових документах (особливо це стосується запасних частин до автотранспорту, номери і марки яких повинні бути ідентичні паспорту і прибутковому документу); по деяких запасах (продукти, корми, насіння тощо), за необхідності, провести відбір проб для лабораторного аналізу якості (проби необхідно відбирати в двох екземплярах і опечатувати. Один екземпляр проби у відповідному посуді передають до лабораторії для аналізу, другий залишають на підприємстві під розписку, яка передається аудитору. На відібрані для аналізу проби складають акт, де зазначають назву підприємства, вагу, обсяг, місце відбору проби, температуру повітря в місці зберігання, вологість тощо. Акт відбору підписують члени комісії, аудитори і матеріально відповідальні особи);

♦ перевірити правильність складання порівняльних відомостей у бухгалтерії по запасах, щодо яких виявлені відхилення від облікових даних (їх підписують головний бухгалтер і матеріально відповідальна особа);

♦ отримати від матеріально відповідальних осіб письмове пояснення причин виявлених недостач та залишків запасів;

♦ перевірити правильність відображення в обліку виявлених нестач та залишків запасів. Необхідно пам'ятати, що списання природного убутку в межах встановлених норм може бути проведено лише за виявленими нестачами;

♦ зберегти копії зазначених (робочих) документів, які будуть використовуватись у подальшому при проведенні перевірки.