Психологія управління - Кулініч І.О. - 4.1. Кадри управління. Класифікація та характеристика

4.1. Кадри управління. Класифікація та характеристика

4.2. Функції та структура діяльності керівника

4.3. Критерії та показники ефективності управлінської діяльності

4.1. Кадри управління. Класифікація та характеристика

Кадри управління є складовою частиною управління. Ця частина системи має відповідну кваліфікацію, володіє певними професійними знаннями, необхідними для керівництва трудовим колективом.

За загальноприйнятою класифікацією управлінські кадри поділяють на три групи:

1. Керівники (менеджери).

2. Спеціалісти.

3. Допоміжний управлінський персонал. Відповідно, кожну з груп можна поділити на підгрупи. Зокрема, керівників, залежно від "профілю" колективів, котрі вони очолюють, прийнято поділяти на

лінійних та функціональних у а від рівня і місця в загальній системі управління господарством — на керівників відповідних ланок управління (вищої, середньої, низової ланок).

До лінійних належать керівники (менеджери), які спрямовують, координують і стимулюють діяльність учасників виробничого процесу (це директори підприємств, цехів, участків тощо).

До функціональних керівників відносять спеціалістів, котрі самостійно керують інженерно-технічними, планово-економічними, соціальними та іншими функціональними службами (головні спеціалісти, начальники відділів, бюро, секторів, груп і т. д.).

Зауважимо: якщо працівник очолює самостійний функціональний відділ, то в загальній системі управління він є функціональним керівником, а для певного відділу — лінійним, оскільки щодо цього відділу він виконує всі функції керівництва.

Важливе значення має також і посадова класифікація кадрів управління, згідно з якою керівників управління прийнято поділяти на керівників низової, середньої і вищої ланок управління. Інакше кажучи, необхідно розрізняти рівень ієрархії керівників, де функції управління, які вони виконують, вирізняються своєю специфікою.

Керівники вищої ланки управління більшою мірою визначають загальний напрям виробництва (всю сферу взаємин між людьми), її мінливість і напрям розвитку, керівники середньої ланки створюють і забезпечують життєздатність структури, а низової — стабільність певних параметрів елементів системи і їх відтворення та їх стійкість.

Діяльність функціональних і лінійних керівників кожного рівня має свої специфічні особливості.

Керівник — це посадова особа. Що ж розуміють під поняттями "посада" та "посадова особа"?

Посада — це первинне структурне утворення апарату управління, яке характеризується складом, змістом, певними функціями, що необхідні для досягнення цілей системи управління.

У кваліфікаційному довіднику посад службовців наведено понад 500 кваліфікаційних характеристик посад керівників, спеціалістів і технічних виконавців, які забезпечують процес управління. Отже, можна стверджувати, що процес управління здійснює колектив суб'єктів, його результат — це сумарне число зусиль багатьох професіоналів.

Керівники, на відміну від інших спеціалістів, які забезпечують управління, є групою посадових осіб, яким делеговані (передані) права й обов'язки владного характеру. Вони можуть віддавати накази, розпоряджатися, давати вказівки, обов'язкові для відповідних виконавців. Такими ж правами можуть володіти і деякі спеціалісти, але їхні компетенції будуть обмежені.

Компетенція — це сукупність повноважень, прав і обов'язків, які має посадова особа. Компетенція залежить від статусу особи в управлінській взаємодії. Відповідальність керівника та інших посадових осіб апарату управління залежить від чіткості прав та обов'язків.

Відповідальність закріплюється у відповідних правових актах, законах та інших нормативних документах. У разі неналежного виконання обов'язків посадові особи можуть накладати відповідні санкції (дисциплінарну, матеріальну, кримінальну відповідальність).

Санкція — це частина юридичної норми, котра визначає заходи примусу, які можуть бути застосовані в разі порушення певної норми"

В організації формується достатньо стійка структура формальних прав і обов'язків, що є організаційною структурою підприємства, установи. Нормативна документація (в тому числі посадові інструкції) також фіксує стандарти поведінки, які відповідають певному статусу.

Регулювання поведінки посередництвом норм, офіційних правил називають інституціональним управлінням.

Зауважимо, що формальну організацію найчастіше розглядають на соціологічному, ніж на психологічному рівні. Але саме психологічний аналіз дає можливість простежити на психологічному рівні деякі своєрідні ефекти, які виникають внаслідок залучення суб'єкта діяльності у формальну структуру організації.

Як ми зазначали, стійка структура формальних прав і обов'язків створює організаційну структуру підприємства. Як структури розглядають взаємозв'язки статусів.

Учені вирізняють декілька типів взаємозв'язків: лінійний, функціональний, штабний і матричний. Залежно від того, до якого типу взаємозв'язку належить керівник або до якого типу належить конкретний статус, можливе з більшою або меншою ймовірністю виникнення зовнішніх умов, які суттєво впливатимуть на реалізацію як окремих елементів, так і діяльності в цілому.

Розглянемо лінійний тип взаємозв'язку. Цей тип взаємозв'язку передбачає наявність прямого посадового зв'язку між керівником і підлеглими.

Безумовно, перевагою лінійної структури управління являється строга ієрархія, простота і чіткість побудови взаємодії, але ця структура ставить особливі вимоги до професіоналізму керівника. Лінійний керівник повинен бути поліфункціональним.

Психологи виявили залежність ефективної діяльності такого керівника, а також ефективності всієї організації від ступеня відповідності його можливостей обсягу і якості навантаження. Обсяг навантаження визначається не тільки різноманітністю і широтою функцій, а й кількістю підлеглих, або, як стверджують спеціалісти з управління, діапазоном управління.

Діапазон управління — це та кількість осіб, які є або можуть перебувати в безпосередньому підпорядкуванні керівника. Синонімом до цього терміна є термін "адміністративна місткість".

У питаннях визначення раціонального діапазону управління є три підходи. Перший можна було б визначити як соціально-психологічний. Зв'язок "керівник— підлеглий" розглядають як варіант малої групи. Найбільш зв'язувальноспроможною є група з п'яти осіб. У такій групі менше часу витрачається на прийняття рішень, а від керівника, відповідно, не вимагають досить широких комплексних вимог, які ставлять перед керівником великої групи.

Другий підхід визначається теорією зв'язків "підлеглий—керівник" французького дослідника Грайкунаса. Він виділив три типи зв'язків, які виникають між керівником і підлеглими і контролюються керівником:

• І тип — прямий одиничний посадовий зв'язок (зв'язок між конкретним працівником і керівником).

• ІІ тип — прямий груповий посадовий зв'язок. Це зв'язок між керівником і кожною з комбінацій працівників.

• ІІІ тип — зв'язок, який перехрещується. У цьому випадку з додаванням одного виконавця кількість зв'язків лавиноподібно зростає (у разі чотирьох співробітників доводиться контролювати 44 зв'язки, п'яти — 100, шести — 222). Психічне навантаження також лавиноподібно зростає.

Ще у 20-х pp. XX ст. аналогічний підхід під час вирішення питання про визначення діапазону управління продемонстрував російський дослідник І. Бутаков. Він виходив із можливостей пам'яті, уваги, а також закономірностей аперцепції. Його рекомендації з визначення діапазону управління будувались на даних психологічних досліджень, які засвідчили, що одночасне ясне сприйняття нових об'єктів обмежене чотирма — шістьма одиницями. В екстремальних ситуаціях воно знижується до двох — трьох, а у процесі роботи зі знайомими об'єктами збільшується до десяти — п'ятнадцяти.

Зазначимо, що дослідники, які працювали в межах першого та другого підходів, у кінцевому підсумку вимушені були звернутися до специфіки діяльності підрозділу, стосовно якого вирішуються питання про діапазон управління.

Третій напрям якраз і приділяє головну увагу висвітленню специфіки й умов діяльності підрозділу, яким здійснюється керівництво. В межах цього напряму були виділені ієрархізовані базові змінні, які визначають діапазон управління конкретного керівника. До них належать такі:

— аналогічність і комплексність функцій, які виконує підрозділ;

— географічна близькість його розміщення;

— ступінь контролю і координації діяльності підрозділу з іншими підрозділами;

— особливості делегування повноважень.

Було визначено, що чим вищий рівень вираженості перерахованих змінних, тим вужчий діапазон управління. Психологічно це можна пояснити. Справді, із зростанням ступеня вираженості змінних збільшується обсяг операцій, які треба здійснити, ускладнюється структура діяльності в цілому.

На практиці вирішення питання про визначення діапазону управління найчастіше здійснюється відповідно до перерахованих підходів.

Розглянемо тепер особливості діяльності лінійного керівника. Специфіка діяльності лінійного керівника передбачає можливість застосування санкцій з боку вищого рівня, що потребує від керівника "необхідного захисту, не тільки в межах неформальної, а й позаформальної системи". Цього захисту досягають завдяки маніпулюванню інформацією. Зокрема, за даними дослідження зі Станфордського університету Є. Роджерса і Р. Агарвала-Роджерс, на кожному рівні управління втрачається 0,5 % обсягу інформації, одержаної із попереднього рівня. Якщо ми маємо семирівневу модель управління, то на сьомий рівень дійде тільки 1,6% вихідної інформації, 98,4 % втрачається або деформується.

Функціональний керівник діє в умовах жорсткої регламентації діяльності. Регуляторами можуть бути посадові особи і технологічні нормативи діяльності, а також спеціальні знання, необхідні для їх реалізації.

Лінійні керівники з огляду на відсутність повного стандартного переліку завдань у своїй діяльності використовують свої особистісні властивості й риси як головний засіб.

Функціональний менеджер працює здебільшого в рамках технологічного типу діяльності, а лінійний найчастіше діє в нестандартних ситуаціях.

Цільові установки в професійній діяльності також різняться у цих двох груп керівників. Якщо лінійний керівник змінює своїми діями організаційну ситуацію, то функціональний закріплює ті нормативні характеристики діяльності, які вже склалися і наявні.

Особливості є також і в кар'єрі цих двох типів керівників. Досліджено, що "просування" спеціалістів у межах лінійної структури виробництва (майстер, начальник дільниці, начальник цеху, директор підприємства) формує рішучіших і відповідальніших керівників, а в межах функціональної структури (інженер — керівник групи, відділу — головний спеціаліст) більш обережного керівника, але висококваліфікованого професіонала — спеціаліста.

Розглянемо особливості діяльності керівника у функціональних організаційних структурах. Функціональний тип взаємозв'язку передбачає ієрархію повноважень у процесі реалізації в організації певних функцій. Прикладом може бути служба головного механіка, технолога, бухгалтерія тощо.

Побудова структур за методом функціоналізації передбачає чітку класифікацію функцій.

Позитивним, на думку Р. Добриніна, є те, що можна створити колективний орган будь-якої потужності, укомплектований найкращими спеціалістами. Недоліком цієї системи взаємодії є складність розмежування прав і обов'язків таким чином, щоб компетенції різних керівників не перехрещувались, оскільки діяльність функціональних підрозділів достатньо часто координується з діяльністю лінійних підрозділів.

Отже, головними проблемами функціональної системи є розмежування повноважень. На організаційному рівні це виявляється як проблема виділення функцій, а на психологічному — як проблема рольових невизначеностей у зв'язку з нечіткою ієрархією системи відповідальності.

Порівнюючи діяльність функціональних і лінійних керівників, зазначимо, що об'єктивні відмінності в їхніх функціях є причиною відмінностей психологічної структури їхньої діяльності. Свідченням цього можуть бути відмінності в типових індивідуальних управлінських концепціях.

Так, І. Бухгольц виявив, що індивідуальні управління лінійних керівників вирізняються більшою кількістю задумів, ніж функціональні стратегічні. Вони більше виявляють проблемних ситуацій, повніше з'ясовують причини, застосовують найрізноманітніші засоби впливу на ці причини. У функціональних керівників, навпаки, простежується менша кількість задумів і більша специфічність управлінських методів. Для них характерним є застосування більш стереотипних засобів впливу у процесі вирішення проблемних ситуацій. Вони частіше, ніж лінійні керівники, фіксують увагу на принциповій нерозв'язаності деяких ситуацій, а лінійні керівники знаходять у подібних випадках неординарні рішення.

До низового рівня управління прийнято відносити бригадирів, начальника дільниці, майстрів, а також керівників підрозділів.

Керівниками середньої ланки вважають начальників цехів і відділів, їхніх заступників, у підпорядкуванні яких є керівники низової ланки.

До керівників вищої ланки управління належать директори підприємств, об'єднань та їхні заступники.

У процесі аналізу структури кадрів управління важливе значення має освітній рівень управлінських кадрів. Значна частина керівників має вищу та середню спеціальну освіту. Рівень освіти керівників і спеціалістів у різних галузях виробництва різний, найвищий у провідних галузях промисловості. Зросла питома вага керівників середньої ланки, які мають вищу і середню спеціальну освіту, в сільському господарстві, але цей рівень поки що недостатній. Особливо це актуально із введенням фермерства в сільському господарстві. Наприклад, у Швеції не кожному дадуть можливість бути фермером (тобто викупити землю і займатися сільським господарством), а тільки тим, хто має спеціальну освіту або дасть згоду здобути її до початку господарювання.

Останніми роками структура управлінського персоналу суттєво змінюється внаслідок широкого впровадження комп'ютеризації, створення автоматизованих систем управління.

Щоб значно підвищити ефективність роботи структури управлінського персоналу, необхідно детально проаналізувати сферу управлінської діяльності, її функції та структуру.