Практичний курс внутрішнього аудиту - Немченко В.В. - ТЕМА 7. МЕТОДИКА ПРОВЕДЕННЯ ВНУТРІШНЬОГО АУДИТУ ОКРЕМИХ СИСТЕМ УПРАВЛІННЯ НА ПІДПРИЄМСТВІ

7.1. Методика проведення внутрішнього аудиту системи менеджменту якості на підприємстві

Аудит системи менеджменту якості на підприємстві - це систематичний, незалежний і документований процес одержання аудиторських доказів та їх об'єктивної оцінки для того, щоб визначити ступінь, за яким виконуються критерії аудиту (МСА ISO 9000:2000).

У теорії відзначають різні типи аудитів менеджменту якості на підприємстві:

o аудит першої, другої, третьої сторін,

o аудит адекватності,

o аудит відповідності (впровадження),

o аудит продукту (процесу, проекту),

o горизонтальний аудит і т.д.

Слід відзначити, що за результатами внутрішнього аудиту приймаються рішення про зміни в управлінні компанією, а також про можливості вдосконалити систему керування підприємством.

Внутрішній аудит системи менеджменту якості на підприємстві необхідний для того, щоб:

o керівник міг бути впевнений у бездефектному виробництві продукції (або міг одержати повну картину виробничого процесу);

o можна було б вчасно виявляти й контролювати виробничі проблеми;

o забезпечувати зворотний зв'язок для коригувальних дій й удосконалювання системи керування на підприємстві.

Говорячи про якісне проведення аудиту, особливу увагу необхідно приділити складанню та використанню контрольних листків.

Під контрольним листком будемо розуміти інструмент (своєрідну пам'ятку), що дозволяє аудиторові пам'ятати про інформацію, яку він повинен одержати, і про те, що фактично має бути перевірено в ході аудиту.

Відразу визначимося, що контрольний листок не можна використати як список запитань, які ставляться аудитованому персоналу. Крім того, в контрольному листку не проставляється оцінка на отримані відповіді.

Для демонстрації корисності контрольного листка розглянемо приклад.

На виробничому підприємстві "Молоток", що має систему менеджменту якості і відповідає міжнародному стандарту ISO 9001:2000, необхідно перевірити процес закупівель. Для цього аудиту слід заповнити контрольний листок. Існує багато різних варіантів контрольного листка. Ми наводимо зразок цієї форми.

Контрольний аркуш використовується для кожної конкретної, окремо взятої, ситуації. Контрольні листки повинні готуватися з урахуванням процедур та інших специфічних документів системи якості, щоб аудитор міг з їх допомогою одержати необхідну інформацію та звернути увагу на контрольні крапки.

У контрольних листках аудитором можуть фіксуватися:

o докладні дані інтервйованої особи;

o найменування й характеристика устаткування;

o пункти стандарту;

o документи, які перевіряються, і т.д.

Таким чином, грамотно складені та заповнені контрольні листки можуть стати документальним доповненням до звіту про аудит.

Ще одна важлива перевага контрольного листка - можливість правильно організувати час проведення аудиту. При підготовці контрольного листка аудитор може припустити, скільки часу буде потрібно на те, щоб проаналізувати різні проблеми. Це дозволяє досить точно планувати аудит. Потім, при проведенні самого аудиту, можна управляти темпом перевірки та вносити необхідні коректування.

Тепер ми підійшли впритул до етапу проведення аудиту та розглянемо, з чим може зіштовхнутися аудитор.

Під час аудиту можливі випадки виявлення невідповідностей (невиконання вимог (ISO 9000:2000)). Під несуттєвими невідповідностями розуміється одиничне невелике відхилення від установлених вимог, під істотними невідповідностями - невиконання кожного з пунктів стандарту ISO серії 9000 або інших критеріїв аудиту.

Класифікація невідповідностей залежить від того, наскільки систематичним було недотримання вимог та як це недотримання впливає на якість. Наприклад, кілька невеликих відхилень від вимог, виявлених на підприємстві, можуть розглядатися як істотна невідповідність, і в цьому разі буде оформлений один звіт про невідповідність, зокрема, коли визначена їх загальна причина.

Часто невідповідності розглядаються як щось негативне, однак важливо довести до аудитованих, що знайдені проблеми є вже наполовину рішенням та потенціалом для поліпшення системи за допомогою застосування коригувальних і попереджувальних дій..

Інформація про невідповідності, занесені у Звіт про невідповідність (інші назви - Запит на коригувальні дії, Запит на вдосконалювання якості), а також про відзначені аудитором позитивні моменти повідомляється керівникові підрозділу, що перевіряється. Але перш ніж аудитор складе звіт про невідповідності, він має бути абсолютно впевненим, що недотримання дійсно мало місце.

Звичайно, підприємства використають певну форму Звіту про невідповідність, що проходить у процедурі внутрішнього аудиту. Є випадки, коли не використовують ніяких певних форм, і невідповідності просто реєструються в рамках повного звіту про аудит разом із записами всіх інших спостережень аудиту.

І хоча немає чітких правил створення форми Звіту про невідповідність, можна виділити елементи, які варто передбачити при її складанні:

o відмітний номер;

o поле для записів аудитором деталей виявленої невідповідності;

o поле для записів коригувальних дій (бажано, коли це поле заповнюється самим аудитованим або керівником підрозділу, що перевіряє);

o поле для підтвердження аудитором того, що дія виконана вчасно.

Припустимо, що в процесі аудиту була виявлена невідповідність. Наше завдання - написати звіт.

При заповненні поля для невідповідності потрібно опиратися на чіткий і точний опис того, у чому полягає порушення. Звіт повинен бути заснований на об'єктивному доказі за рахунок відповідних посилань (номер роботи, номер продукту, номер креслення, номер бирки, номер замовлення, посилання на відвантаження й т.д.).

Об'єктивним доказом може бути, наприклад:

o заснована на фактах демонстрація розбіжностей між Посібником з якості й зв'язаними процедурами;

o заснована на фактах демонстрація розбіжностей між процедурами й реальним виконанням процесу й т.п.

Залежно від конкретного випадку необхідно буде вказували або пояснювати вимоги стандарту або наводити критерії аудиту, які були порушені.

Досвідчені аудитори радять готувати звіт про невідповідність на місцях. Це дозволяє:

o вчасно повідомити аудитованому про результати перевірки, уникнути розбіжностей у думках щодо виявлених невідповідностей, погодити факти;

o проаналізувати для аудитованого звіт і позначити коригувальні дії.

Обов'язок аудитора під час проведення аудиту - упевнитися в тому, що повний об'єктивний доказ відповідності або недотримання було встановлено.

Після виявлення невідповідностей і призначення коригувальних дій важливо проконтролювати виконання коригувальних дій (дій для усунення причини виявленої невідповідності або іншої небажаної ситуації; коригувальна дія виконується, щоб запобігти повторенню, що тоді як попередження дія виконується для того, щоб запобігти виникненню (ISO 9000:2000)).

Аудитор не повинен допомагати розробляти конкретні коригувальні дії. Однак він повинен допомогти у визначенні виявлення причини виниклої невідповідності.

Погоджені та впроваджені коригувальні дії аналізуються аудитором, який повинен визначити їх ефективність і зробити відповідний запис про впровадження та ефективність у Звіті про невідповідність.

Отже, ми з'ясували, що в процесі аудиту можуть бути виявлені випадки невиконання запланованих заходів. І аудиторові потрібно стежити за тим, щоб у Звіті про невідповідності правильно викладалася суть невідповідностей з виявленням їх корінних причин і забезпечувалося впровадження відповідних коригувальних дій.