Практичний курс внутрішнього аудиту - Немченко В.В. - 7.3.2. Логістичний аудит за технологією LFA

Нині у багатьох країнах світу використовується методологія логістичного аудиту, розроблена американською компанією Logistics Field Audit, Inc.

Логістичний аудит за технологією Logistics Field Audit - найбільш ефективний управлінський інструмент, широко використовуваний провідними світовими компаніями, - забезпечує істотне скорочення дистанції між одержанням об'єктивної оцінки логістичної функції компаній, розробкою рекомендацій і впровадженням інновацій, що досягається введенням логістів-аудиторів у практику реальних операцій.

У класичному вигляді аудит за технологією LFA припускає дослідження з семи розділів:

Кожний з розділів має свою структуру дослідження, метою якого є виявити проблемні місця, визначити можливості удосконалення, розробити плани впровадження нових технологій.

Результати логістичного аудиту оформляються у таких формах і термінах, які звичні для фінансових директорів і вищих керівників.

Структура дослідження будується на основних принципах LFA.

Принцип LFA № 1.

"Чітка відповідність стратегії керування ланцюгом поставок глобальними стратегіями компанії"

Щоразу, коли компанія визначає нову стратегію (стратегію продажів, позиціювання на ринку, стратегію клієнтських відносин і т.п.), необхідно чітко визначати конкретні логістичні стратегії. Визначення логістичних стратегій повинні включати вказівка на досягнення точних значень параметрів логістичної функції, що дозволить компанії враховувати саме результативність інновацій.

Завдання кожного структурного підрозділу повинні відповідати стратегії розвитку бізнесу в цілому. Так, наприклад, компанії, що декларує високий клієнтський сервіс, необхідно усвідомлювати, що за цим стоїть незмінний ріст витрат на обслуговування клієнтів (наприклад, своєчасна доставка товарів, зниження розміру мінімального замовлення, високі вимоги до якості впакування).

Стратегії активного освоєння регіональних ринків відповідають необхідності створення масованих запасів товарів у регіонах. Все це прямо впливає на ріст логістичних витрат. При цьому стратегія продажів і стратегія керування ланцюгами поставок повинні відповідати загальнокорпоративній стратегії розвитку бізнесу.

Найчастіше, вибираючи стратегію розвитку, компанії не враховують ринкових тенденцій. Так, наприклад, масоване освоєння регіональних ринків роздрібними мережами приводить до "дублювання" логістичної функції в ланцюзі поставок. Направляючи зусилля на утримання широкого асортименту у всіх регіонах, ритейлори формують стратегічні запаси на регіональних складах. У той же час, дистриб'ютори, з метою втримати свої позиції як постачальників даної роздрібної мережі, теж створюють склади в цьому регіоні. Таке "дублювання" приводить до росту логістичних витрат і, як наслідок, зниженню прибутку підприємства.

З ростом конкуренції роль товару в бізнесі незмінно підвищується. При цьому необхідно розуміти, що ми знаємо про наш товар. Логістичні параметри товару є важливим аспектом структури знань про товар. Цей аспект дозволяє розраховувати необхідну ємність логістичної інфраструктури (складські приміщення, транспорт), ефективно використати об'єкти інфраструктури й вести облік не тільки товару, але й операцій, вироблених з ним.

Розвинена система товарного планування вимагає управлінського об'єднання корпоративних знань (фінансових, маркетингових і логістичних) про товар, створення керованої асортиментної матриці. Це має бути реалізовано як введенням відповідних параметрів, так і шляхом виділення в структурі компанії функції по керуванню асортиментною матрицею.

Одним з найважливіших розділів логістичного аудиту за технологією LFA є аналіз системи керування запасами. При цьому слід розуміти, що в цьому випадку мова йде не про розрахунок мінімального страхового запасу продукції, способах його розрахунку і утримання (як пропонує багато підручників), а про систему взаємодії між керуванням закупівлями, запасами сировини, матеріалів, готової продукції і збутом.

Аналізуючи систему керування запасами, ми повинні точно розуміти, хто є суб'єктами управління закупівлями, запасами та збутом, яким чином побудовані взаємини між цими підрозділами й наскільки гнучкі вони в рамках взаємодії.

Слід відзначити, що такий показник як глибина бачення запасів, є дуже важливим у системі планування. При максимальній глибині бачення компанія враховує не тільки запаси на власних складах і в дорозі, компанія може бачити динаміку реалізації та обсяг запасів продукції в дистриб'ютора, аж до роздрібної точки. Це дозволяє максимально ефективно створювати короткострокові плани поставок. При створенні власного виробництва й подовженні ланцюжка поставок параметр глибини бачення запасів стає визначальним при ефективному керуванні товаропотоками і логістичними витратами.

Прямо з аналізом керування запасами пов'язаний і аналіз системи планування підприємства. У цьому розділі аудиту розглядаються такі питання:

o Структура планування;

o Глибина планування запасів та всього ланцюга поставок;

o Аналіз сезонних коливань і маркетингова оцінка несезонних коливань;

o Оцінка невиконання планів.

Найчастіше визначальним показником для системи планування є маркетинговий аналіз ринку й прогноз продажів. При цьому слід розуміти, що служба маркетингу завжди завищує показники, виправдовуючи майбутній маркетинговий бюджет, а відділ продажів найчастіше занижує плани в надії на майбутні бонуси. Практично ніколи питання планування не узгоджується з відділом логістики. Але ж дуже важливо розуміти, скільки реально операційна служба може доставляти, зберігати та обробляти.

Участь керівника логістичної служби в процесі планування на найвищому рівні дозволяє уникнути незбалансованих навантажень на операційну службу, які, у свою чергу, ведуть до росту логістичних витрат і падіння якості обробки. Правильно розрахувати ємність необхідної інфраструктури, отже, правильно розрахувати логістичний бюджет.

Як повідомлялося в одній з доповідей на конференції Council of Logistics Management: "Вартість логістичної функції звичайно дуже перевищує оцінки як керівництва компанії, так і рядових співробітників. Після подання підрахунків першою реакцією звичайно буває скептицизм, потім іде подив і перевірка, далі - заклопотаність й інтерес".

LFA-технологія визначає три основних джерела схованих логістичних витрат й, відповідно, три основні зони логістичного аналізу, у результаті проведення якого можна досягти підвищення фінансової ефективності компаній через поліпшення логістичної функції:

o зниження операційних витрат;

o зменшення оборотного капіталу;

o поліпшення коефіцієнта повернення на активи.

Принцип LFA №2: "Локалізація логістичних витрат"

Багато компаній не підраховує сукупної вартості своєї логістичної функції через недолік досвіду в аналізі витрат, обмеженості за часом або через організаційний бар'єр. Однак досягнення вимірних результатів у реалізації корпоративних стратегій без цього кроку практично нереальне.

Зниження операційних витрат - це одна із ключових зон аналізу логістичних витрат і потенційних зон удосконалення логістичних процесів.

Основними зонами виявлення схованих витрат є: складські, інвентаризаційні, транспортні, витрати ЗЕД, витрати забезпечення логістичної функції й структурні логістичні витрати.

Слід розуміти, що, розраховуючи бюджет операційної логістики, компанії не завжди враховують багато визначальних параметрів, які й ведуть до появи схованих витрат. Наприклад, витрати, пов'язані з обробкою реверсивних логістичних потоків. Іншими словами, повернення товару від клієнтів у зв'язку з браком, пересортицією або інших договірних факторів. Реверсивні потоки є високовитратною статтею бюджету у всіх компаніях. Як приклад впливу реверсивної логістики на загальні логістичні витрати слід відзначити, що за оцінкою експертів міжнародної мережі LFA, ці витрати становлять до 15% логістичного бюджету компаній, які працюють у сфері дистрибуції.

Найважливішим аспектом у структурі логістичних витрат є величина оборотного капіталу. Логістика може вплинути на оборотний капітал багатьма способами. Наприклад, прискорення обороту товарів на складі, зменшення безпечного рівня стоків і загального рівня запасів, зменшення дебіторської заборгованості шляхом поліпшення обробки замовлень клієнтів і досягнення повноти інформації (напр., принцип "the perfect order") для скорочення протиріч із клієнтами, підвищення задоволення клієнтів і прискорення оплати клієнтами рахунків, оптимізація циклічності, що впливає як на прискорення складського обороту, так і на прискорення обороту наявних коштів.

Зниження оборотного капіталу є основним інтересом компанії, тому що веде до прямого підвищення її вартості. Провідна компанія по виробництву комп'ютерів "Dell Computers Corporation" прославилася на фондовому ринку завдяки негативному оборотному капіталу. Швидкий оборот товарів і здатність одержувати оплату від клієнтів раніше, ніж оплачувати рахунки постачальників, і, як наслідок, можливість мати негативний оборотний капітал перевертає традиційне розуміння про керування оборотним капіталом.

Не слід забувати і такий параметр, як підвищення коефіцієнта повернення на активи. Коефіцієнт повернення на активи (Return on Assets, ROA), або прибуток, віднесений до основних коштів, є основним показником діяльності фірми.

Десятки або навіть сотні мільйонів гривень укладені в логістичних системах компанії у формі дистрибутивних центрів, складського устаткування, транспортного парку. Капітал на придбання перелічених вище активів виділяється власниками компанії, які, у свою чергу, очікують прибутку на вкладені інвестиції.

Логістика може приносити цінність шляхом прямого підвищення коефіцієнта повернення на активи компанії. Підвищення ефективності дистрибуції і продуктивності знижують інвестиції в матеріали й устаткування (зменшення активів) і в той же час підвищують прибуток

Таким чином, позитивний вплив виявляється одночасно на чисельник і знаменник коефіцієнта повернення.

У багатьох випадках удосконалення логістичної системи дозволяє скоротити або взагалі усунути необхідність дорогого складського устаткування, не втрачаючи рівня ефективності. Транспортні парки можуть бути скорочені за рахунок поліпшеного складання графіків та ефективного керування.

Аналізуючи ІТ-забезпечення компанії в процесі логістичного аудиту по LFA - технології, необхідно враховувати, що завданням інформаційної системи із точки зору логістики є не тільки облік товарно-матеріальних цінностей, але й управління товарними потоками.

Оскільки складська логістика відіграє роль ключової ланки в управлінні запасами і товаропотоках, питання про вибір автоматизованої системи управління складами став останнім часом актуальним для широкого кола компаній.

Сучасні комп'ютерні програми повинні не тільки відповідати поточним вимогам бізнесу, але і підтримувати його подальший розвиток. Головне завдання впровадження програм - підвищення ефективності складських процесів і, як результат, підвищення ефективності всього бізнесу.

Типова помилка деяких керівників полягає в тому, що облікові функції бухгалтерської програми або аналогічних програм, що реєструють рух товару по складу, цілком дозволяють автоматизувати управління складом.

Принцип LFA №3:

"Визначення і постійний облік логістичних показників". Облік і оцінка логістичних показників стають ключовими факторами постійного поліпшення на шляху до лідерства в галузі. Коли вартість логістичної функції підрахована, для досягнення стратегічних цілей слід сформулювати конкретні принципово вимірювані параметри операційної діяльності, визначити методол о і і ю підрахунків і систему оцінок. Необхідно організувати безперервний моніторинг логістичної функції компанії.

З досвіду аналізу операційної логістичної служби в процесі логістичного аудита, керівництво великих компаній найчастіше не приділяє операційній логістиці належної уваги. Так, у багатьох ком п а ні я х -ии poo ми ка х не існує розподілу на логістичну службу для забезпечення виробництва і логістичну службу забезпечення дистрибуції.

Склади компаній (як власні, так і аутсорсинг) не мають чітко сформульованої концепції і призначення - дистрибутивний, буферний, крос-локінг і т.д.

Функціональне призначення складу є основним визначальним фактором для визначення бізнес-процедур, схем взаємодії з іншими підрозділами.

Незважаючи на масове будівництво нових складських об'єктів, дотепер якість складської інфраструктури (особливо в регіонах) не завжди відповідає рівню сервісу, заявленому компанією. При цьому навантаження на операційну логістику (як на склади, так і на транспорт) постійно збільшується, і, як зазначено вище, не завжди є спланованою та адекватною.

Не рідко на практиці зустрічається у звітах (або навіч) -"завантаження складу 150%". Зрозуміло, що в такій ситуації гарантувати якість сервісу склад не може, а логісти чні витрати нестримно ростуть.

Для оцінки роботи операційних підрозділів необхідно розуміти, як на вартість руху товару по складу впливає:

o технологія роботи складу (як вибудуваний ланцюжок операцій по складу і розподілено ресурси устаткування, техніки й персоналу);

o якість управління складом;

o внутрішні втрати: недостачі або пересортиця;

o ефективність управління запасами;

o ефективність роботи транспортної служби (своєчасність підвезення й вивезення товару);

o можливість планування навантажень на склад (як у рамках добового графіка, так і з урахуванням річних коливань).

Мистецтво логістичного аудиту полягає в необхідності розробки правильної структури дослідження. З одного боку зрізи дослідження повинні проходити в потрібних місцях, з другого боку, проведення аудиту і впровадження його рекомендацій не повинні привести до зупинки підприємства.

Логістичний аудит за технологією LFA розкриває джерела надлишкових логістичних витрат і розробляє план оптимізації логістичної функції шляхом поліпшення функціональної ефективності, керування логістичиою системою підприємства, інтеграції та тісної взаємодії всіх ланок ланцюга поставок. При цьому необхідно розуміти, що ефективність від роботи аудиторів на підприємстві може бути досягнута тільки тоді, коли рекомендації будуть впроваджені. Логістичний аудит за технологією Logistics Field Audit - найбільш ефективний управлінський інструмент, широко використовуваний провідними світовими компаніями, забезпечує істотне скорочення дистанції між одержанням об'єктивної оцінки логістичної функції компаній розробкою рекомендацій і впровадженням інновацій, що досягається введенням логістів-аудиторів у практику реальних операцій.