Розглянемо основні етапи внутрішнього аудиту системи управління персоналом на прикладі підприємства "А" за умові, що в результаті об'єднання 5 окремих компаній буде сформована нова структура з єдиним виконавчим апаратом, що координує діяльність усіх цих компаній. Звичайно, що до такого об'єднання, кожна компанія управляла своїм персоналом самостійно. Тому новому об'єднаному підприємству необхідно сформувати загальну кадрову політику та впровадити єдині технології роботи з персоналом.
Для цього необхідно попередньо вивчити як позитивний, так і невдалий досвід системи управління персоналом цих компаній. Інакше кажучи, кожній з 5 компаній був потрібний аудит системи управління персоналом.
Оцінку систем управління персоналом усіх компаній, що ввійшли до складу головного підприємства, слід проводити в три етапи.
На першому етапі внутрішнього аудиту системи управління персоналом є визначення основних принципів кадрової політики.
На другому етапі - оцінити систему управління персоналом та на цій основі розробити повну концепцію її оптимізації
Третій етап внутрішнього аудиту системи управління персоналом - слід сформулювати програму заходів щодо її вдосконалення.
Внутрішній аудит системи управління персоналом проводиться за такими основними напрямками:
1. | Вивчення структури персоналу, його чисельності, динаміки якісної зміни протягом трьох років, причин звільнень працівників. |
2. | Аналіз суджень HR-менеджерів про ситуації в компанії, а також ступеня їхньої задоволеності роботою кадрової служби. |
3. | Оцінка ступеня включення керівників усіх рівнів у виконання основних завдань по управлінню персоналом. |
4. | Вивчення організаційно-функціональної структури системи управління персоналом (склад, механізми взаємодії и функціональне навантаження кадрових підрозділів). |
5. | Оцінка стану регламентуючої документації системи управління персоналом |
6. | Виділення й оцінка пріоритетних напрямків діяльності щодо керування персоналом. |
7. | Дослідження бізнес-процесів щодо управління персоналом (як здійснюються пошук, відбір і адаптація персоналу, навчання та підвищення кваліфікації співробітників; як проводиться оцінка; як працюють системи оплати праці і матеріального стимулювання). |
8. Вивчення особливостей корпоративної культури компанії. | |
Основними джерелами інформації про стан процесів системи управління персоналом є збір та аналіз існуючих документів і форм, що реально діють на підприємствах, а також анкетування та структуроване інтерв'ю з керівниками різних рівнів і фахівцями служб по роботі з персоналом.
Дотримання єдиного формату збору даних забезпечить не тільки якісний, але й кількісний їхній аналіз. Співбесіди із представниками компанії слід використовувати для додаткової перевірки відповідності одержуваних відомостей реальному положенню справ, а також служать джерелом інформації про специфіку корпоративної культури.
Робота з документами починається з обов'язкової перевірки особистих справ працівників кадрової служби. Аудиторові важливо розуміти, наскільки кваліфіковані дані фахівці, чи мають необхідну освіту та досвід роботи, чи справляються з актуальними завданнями компанії та чи готові до реалізації перспективних завдань.
Слід відзначити, що результатом першого етапу внутрішнього аудиту системи управління персоналом є виявлення проблемних зон в ділянці управління персоналом. Наприклад, відсутність перспективної стратегії управління персоналом і кадровою політикою; діючі нормативні документи з питань управління персоналом. СУП не відповідають реаліям сьогодення та мають потребу в редагуванні;децентралізація функцій управління персоналом у більшості компаній не дозволяє розглядати всі підрозділи і фахівців з управління персоналом як єдиний механізм реалізації кадрової політики; слабкий розвиток інформаційних каналів між виконавчим апаратом та філіями, за винятком компаній із централізованою функцією управління персоналом, відсутність єдиної автоматизованої системи, що підтримує обмін оперативною інформацією зі всіх напрямків СУП.
Поряд з виявленням проблемних питань, важливо розробити рекомендації щодо їх усунення. Так, зокрема: уніфікація стратегії управління персоналом відповідно до єдиних підходів до управління кадровими ресурсами; удосконалення процедур пошуку та підбору кваліфікованих кадрів, впровадження методів залучення і утримання молодих фахівців; формування кадрового резерву; розробка системи мотивації персоналу, спрямованої на підвищення ефективності праці й задоволеності співробітників заробітною платою; розширення спектра методів і технологій оцінки персоналу, удосконалення процедур атестації; створення централізованої служби управління персоналом, навчання її співробітників сучасним технологіям у даній сфері, впровадження єдиної автоматизованої інформаційної системи управління персоналом.
На другому етапі внутрішнього аудиту системи управління персоналом розробляється концепція вдосконалювання системи управління персоналом підприємства.
У рамках даної концепції необхідно визначити загальний стан системи управління персоналом, загальні принципи та правила його досягнення з окремих аспектів управління персоналом. Зокрема, слід виділити такі пріоритетні напрямки вдосконалення системи управління персоналом:
o планування робіт з управління персоналом;
o комплектування відділів;
o оцінка працівників;
o навчання та розвиток персоналу;
o матеріальне стимулювання співробітників;
o автоматизація СУП.
При цьому слід урізноманітнити способи пошуку кадрів, розробити механізм оцінки кандидатів щодо компетенції і впровадити процедуру адаптації співробітників на плановій основі.
Крім того, рекомендувалося розробити єдині підходи та впровадити:
o механізм атестації працівників, націлений на визначення їхньої кваліфікації, рівня знань, практичних навичок, ділових та особистих якостей, результатів праці за конкретний період і встановлення відповідності співробітника посаді, яку він обіймає;
o механізм поточної оцінки персоналу (у міжаттестаційний період), спрямований на оперативне вивчення компетенції;
o процедуру оцінки співробітника при його переході на нову посаду, що дозволяє проаналізувати виконання ним нових функцій при істотній зміні посадових обов'язків;
o механізм виявлення потреб у навчанні та розвитку персоналу всіх категорій;
o процедуру якісного аналізу навчальних заходів, а також механізм відстеження підвищення продуктивності або якості виконуваних професійних завдань після проведення навчання;
o систему дистанційного навчання - відкриту корпоративну систему, що буде містити в собі різноманітний перелік дистанційних курсів та охоплювати всі основні напрямки підготовки персоналу;
o програму, призначену для стимулювання кар'єрного росту співробітників;
o перелік освітніх заходів для керівників і фахівців;
o типові програми реабілітації персоналу;
o механізм визначення розміру окладу (тарифної ставки) на підставі комплексної оцінки цінності посад (працівників місць);
o механізм розрахунку преміальної винагороди, що мотивує співробітників до виконання нестандартних/особливих/термінових робіт і завдань і стимулює інноваційну (раціоналізаторську) діяльність;
o механізм визначення персональних надбавок, спрямований на залучення й утримання "дефіцитних" на ринку праці й/або фахівців, що мають високу значимість;
o систему соціальних пакетів, диференційованих за категоріями персоналу;
o розгалужену систему організаційних (внутрішніх) комунікацій;
o механізм оцінки ефективності системи управління персоналом.
Концепція розвитку системи управління персоналом має бути затверджена керівництвом компанії та прийнятий до виконання.
Таким чином, кадровий аудит є не тільки потужним інструментом, що дозволяє керівництву організації з'ясувати, наскільки система управління персоналом компанії відповідає цілям і завданням, що стоять перед нею, але також дає можливість більш точно виробити чіткі рекомендації з її оптимізації та намітити конкретну програму її вдосконалення.
Запитання для самоконтролю
1. Що таке контрольний листок, яке його призначення?
2. Назвіть переваги контрольного листка?
3. Чим відрізняються істотні і несуттєві невідповідності?
4. Назвіть етапи маркетингового аудиту.
5. Яке завдання маркетингового аудиту?
6. Назвіть питання маркетингового аудиту.
7. У чому особливість логістичного аудиту?
8. Яка послідовність проведення логістичного аудиту?
9. Що собою являє логістичний аудит за технологією LFA? На яких принципах він будується?
10. Що таке кадровий аудит і для чого він потрібен компанії?
11. Назвіть етапи внутрішнього аудиту управління персоналом.
12. Що включає концепція вдосконалення управління персоналом підприємства?
ЛІТЕРАТУРА
Додаток 1. ИЗУЧЕНИЕ И ОЦЕНКА СИСТЕМ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ В ХОДЕ АУДИТА
Додаток 2. ИЗУЧЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ РАБОТЫ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА
Додаток 3. Договір про призначення аудитора
Додаток 4. Положення про відділ внутрішнього аудиту