Бухгалтерські рахунки визначають собою спосіб економічного групування, поточного відображення та контролю господарських засобів підприємства, джерел їх формування та господарських процесів.
За способом групування та узагальнення облікових даних відокремлюють такі бухгалтерські рахунки: 1 порядку (синтетичні); 2 порядку (субрахунки); 3 порядку (аналітичні).
Рахунки, безпосередньо пов'язані з бухгалтерським балансом, називають рахунками синтетичного обліку. Вони ще називаються балансовими рахунками, які узагальнюють облік господарської діяльності підприємств за економічно однорідними групами у грошовому вираженні. Ці рахунки відкривають відповідно до Плану рахунків бухгалтерського обліку. Вони відображають рух коштів і їх джерел в узагальненому вигляді. Бланки, журнали і книги, де відкриваються такі рахунки, і узагальнюється накопичена в них інформація, називаються регістрами синтетичного обліку. Прикладом таких регістрів є Головна книга, а також, що часто застосовується, Оборотна відомість по синтетичних рахунках, яку називають оборотним балансом.
Субрахунки - це синтетичні рахунки 2 порядку. Наприклад: субрахунок "МШП на складі" пов'язана зі синтетичним рахунком 1 порядку 22 "Малоцінні та швидкозношувані предмети". Субрахунок ділить рахунок на частини. Найбільший обсяг інформації про господарську діяльність підприємства містить Головна книга. Головна книга складається щомісяця і в ній для кожного синтетичного рахунку відводять окремий розгорнений лист, ліва частина листа представляє дебет, права - кредит цього рахунку.
Разом з тим синтетичний облік виявляється недостатнім для рішення багатьох більш конкретних задач господарського управління, в тому числі і по забезпеченню збереження майнових цінностей, що належать підприємству. З даних синтетичного обліку не можна дізнатися, наприклад, прізвища підзвітних осіб, за якими продовжує рахуватися заборгованість Такі більш конкретні відомості містяться на рахунках аналітичного обліку. Вони відкриваються на основі і в розвиток певного синтетичного рахунку.
Аналітичні рахунки дають змогу детально охарактеризувати засоби підприємства та їх джерела. За допомогою таких рахунків здійснюють аналітичний облік. Бланки, в яких ведуться рахунки аналітичного обліку, називають Регістрами аналітичного обліку. Це можуть бути спеціальні Відомості обліку, які відкривають щомісяця для кожного синтетичного рахунку, що деталізується, журнали-ордери, що виконують одночасно функцію синтетичного і аналітичного обліку, картки аналітичного обліку, оборотні відомості по аналітичних рахунках.
Важливо знати, що на основі документів, які надходять в бухгалтерію, аналогічні записи (часто різними виконавцями) виконуються як у синтетичні, так і у аналітичні рахунки. Підсумкові дані аналітичного обліку повинні співпадати з оборотами і залишками по відповідному синтетичному рахунку. З метою перевірки взаємозв'язку синтетичних і аналітичних рахунків складають оборотні відомості, де відображають залишки на початок і на кінець звітного періоду, обороти по дебету і кредиту синтетичного рахунку за звітний період.
Оборотна відомість - спосіб узагальнення оборотів і залишків рахунків за звітний період, а також засіб зв'язку між балансом і синтетичними рахунками. Оборотну відомість складають за синтетичними та аналітичними рахунками.
Оборотна відомість за синтетичними рахунками має велике контрольне значення для перевірки правильності й повноти облікових записів на рахунках, яка ґрунтується на одержаних в ній трьох пар рівних між собою підсумків: за дебетом (Д) і кредитом (К) на початок місяця; за дебетом і кредитом рахунків за місяць; залишків за дебетом і кредитом рахунків на кінець місяця.
За допомогою оборотної відомості за синтетичними рахунками можна виявляти помилки в облікових записах, порушення подвійного запису, кореспонденції рахунків.
Повноту облікових записів на синтетичних рахунках перевіряють порівнянням підсумків Д і К оборотів в оборотній відомості та з підсумком реєстраційного журналу, де в хронологічному порядку зареєстровані господарські операції, здійсненні за звітний місяць. Помилки, зумовлені порушенням встановленої кореспонденції рахунків, виявляють за допомогою первинних документів, що були підставою для складання бухгалтерської проводки, записаної на рахунках.
ОБОРОТНА ВІДОМІСТЬ ЗА СИНТЕТИЧНИМИ РАХУНКАМИ
Рахунок | Сальдо на 01.01. | Обороти за місяць | Сальдо на 01.02. | |||
Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | |
Основні засоби | 712 000 | - | 168 000 | 90 000 | 790 000 | - |
Матеріали | 36 000 | - | 144 000 | 100 000 | 80 000 | - |
Виробницто | 4000 | - | 100 000 | - | 104 000 | - |
Каса | 2000 | - | 28 000 | - | 30 000 | - |
Розрахунковий рахунок | 98 000 | - | - | 78 000 | 20000 | - |
Статутний капітал | - | 817 000 | 90 000 | 168 000 | - | 895 000 |
Кредити банків | - | 20 000 | 20 000 | 15 000 | - | 15 000 |
Постачальники | - | 15 000 | 15 000 | 114 000 | - | 114 000 |
Разом | 852 000 | 852 000 | 565 000 | 565 000 | 1 024 000 | 1 024 000 |
Складають також оборотні відомості за аналітичними рахунками. Техніка їх складання така сама, як і для оборотних відомостей за синтетичними рахунками. Аналітичний облік товарно-матеріальних цінностей ведуть як у натуральних, так і у грошовому вимірнику. Для початкового та підсумкового залишків в оборотних відомостях за такими рахунками відводять тільки одну графу, бо кредитового залишку на матеріальних рахунках не може бути.
Наприклад:
ОБОРОТНА ВІДОМІСТЬ ЗА АНАЛІТИЧНИМИ РАХУНКАМИ ДО СИНТЕТИЧНОГО РАХУНКУ "МАТЕРІАЛИ" ЗА СІЧЕНЬ 2009 р.
Назва аналітичного рахунку | Одиниця | Ціна, грн | Залишок на 01.01 | Оборот за місяць | Залишок на 01.02. | |||||
Надходження Витрати | ||||||||||
Кількість | Сума | Кількість | Сума | Кількість | Сума | Кількість | Сума | |||
Сталь | Т | 150 | 100 | 15 000 | 880 | 132 000 | 600 | 90 000 | 380 | 57 000 |
Латунь | Т | 200 | 55 | 11 000 | 120 | 24 000 | 50 | 10 000 | 125 | 25 000 |
Разом | - | - | - | 26 000 | - | 156 000 | - | 100 000 | - | 82 000 |
Підсумки оборотної відомості за цією групою аналітичних рахунків порівнюють з оборотами й залишками синтетичного рахунку "Матеріали". Отже, підсумки оборотів і залишків за аналітичними рахунками мають дорівнювати оборотам за ДіК,а також залишку синтетичного рахунку, який їх об'єднує.
Проаналізувавши цю інформацію, можна встановити, скільки та яких саме матеріальних цінностей надійшло в господарство, скільки їх використано, залишок. Отже оборотні відомості за аналітичними рахунками є способом узагальнення аналітичного обліку з метою перевірки правильності облікових записів і одержання інформації.
3.4. Використання даних синтетичного та аналітичного бухгалтерського обліку в юридичній практиці
3.5. Відновлення бухгалтерського обліку, як метод ефективного розслідування злочинів у сфері економіки
Розділ 4. Використання інвентаризації та її матеріалів в практиці ОВС під час розслідування корисливих злочинів
4.1. Інвентаризація: поняття та види
4.2. Основні вимоги проведення інвентаризації
4.3. Основні документи процесу інвентаризації
4.4. Основні способи фальсифікації результатів інвентаризації та методи їх виявлення
4.5. Оцінка та використання матеріалів інвентаризації оперативними працівниками та слідчими при вирішенні питання про порушення кримінальної справи (та під час розслідування)
Розділ 5. Документальна ревізія та особливості її проведення за вимогою правоохоронних органів