Інвентаризація проводиться раптово і одночасно на всіх об'єктах із залученням фахівців, які добре знають технологію і порядок обліку, збереження та використання окремих видів матеріальних ресурсів.
Основні вимоги проведення інвентаризації:
o комісійність - будь-яка інвентаризація повинна проводитися комісією, склад якої визначається згідно наказу або розпорядження керівника підприємства, вищестоячого чи контролюючого органу. До складу інвентаризаційної комісії, як правило, повинні входити: представники адміністрації підприємства (або вищестоячих, або контролюючих органів), робітники бухгалтерії, фінансисти або економісти, матеріально відповідальні особи. При проведенні інвентаризації одночасно з проведенням документальної ревізії до складу комісії включаються ревізори;
o раптовість - початок проведення інвентаризації повинно бути раптовим для матеріально відповідальної особи. У першу чергу вимога раптовості повинна бути забезпечена, якщо інвентаризація проводиться по завданню правоохоронних органів;
o безперервність - будь-яка інвентаризація повинна проводитися безперервно на протязі встановленого строку, виключаючи знаходження сторонніх осіб у приміщенні, де проводиться інвентаризація. Під час перерви на обід, після закінчення робочого дня приміщення, в якому проводиться інвентаризація повинні замикатися та опечатуватися, при цьому ключі знаходяться у матеріально відповідальної особи, а печатка - у голови інвентаризаційної комісії;
o реальність (тобто чітке виконання встановленого порядку проведення інвентаризації) - під час перерахування залишків товарно-матеріальних цінностей повинні бути присутніми всі члени інвентаризаційної комісії.
Забороняється підписувати інвентаризаційні описи відсутніми членами комісії, робити записи в інвентаризаційних описах згідно книжних (по даних бухгалтерського обліку) залишків або зі слів матеріально відповідальної особи.
o документальна обґрунтованість - всі перераховані, виміряні та переважені товарно-матеріальні цінності і грошові кошти повинні бути відповідним чином оформлені у інвентаризаційних описах (актах).
Якщо інвентаризація проводиться на вимогу правоохоронних органів, то працівники правоохоронних органів (слідчі, оперативники тощо) до складу інвентаризаційної комісії не входять, але їм не заборонено бути присутніми при проведенні інвентаризації, але вони не мають права підпису будь-яких інвентаризаційних документів.
Порядок здійснення інвентаризації:
1. Наказом або розпорядженням керівника призначається інвентаризаційна комісія в такому складі: спеціаліст з певної групи товарів; представник бухгалтерії; представник адміністрації; матеріально відповідальна особа; ревізор (якщо проводиться ревізія); представник правоохоронних органів (якщо проводиться по їх завданню), але він не є членом комісії.
2. Інвентаризаційна комісія показує матеріально відповідальній особі наказ або розпорядження про проведення інвентаризації.
3. Матеріально відповідальна особа складає товарно-матеріальний звіт на момент інвентаризації і дає підписку про те, що всі документи з надходження та вибуття цінностей включено у звіт і жодних не оприбуткованих та неописаних цінностей немає.
4. За наявності каси інвентаризацію здійснюють кожного місяця.
5. Інвентаризацію здійснюють за кожним місцем зберігання цінностей у присутності матеріально-відповідальної особи.
6. Результати фіксують в інвентаризаційних відомостях або актах.
7. Якщо протягом дня інвентаризацію не закінчено, приміщення зачиняють і пломбують; при цьому ключ залишається в матеріально відповідальної особи, а пломбір у голови комісії.
8. Після закінчення інвентаризації на основі інвентаризаційних відомостей і облікових даних складають порівняльну відомість.
9. Після інвентаризації здійснюють вибіркові перевірки цінностей, результати якої оформлюють актом повторної перевірки.
10. У разі виявлення розбіжностей з даними обліку здійснюють повторну інвентаризацію.
Інвентаризацію товарно-матеріальних цінностей можна розділити на три етапи:
o підготовка;
На цьому етапі перед проведенням інвентаризації необхідно робочій комісії перевірити вимірювальні прилади (строки їх перевірки, точність, клеймування тощо), визначити: які первинні документи знаходяться у матеріально відповідальної особи та чи передані вони разом з реєстрами (описами) до бухгалтерії підприємства. До початку проведення інвентаризації у матеріально відповідальної особи не повинно залишатися ні одного первинного документа. У підтвердження цього матеріально відповідально особа надає розписку. Щоб уникнути подальшої фальсифікації товарні звіти та прикладені до них прибутково-видаткові документи до початку проведення інвентаризації, підписуються головою комісії. В окремих випадках документи можуть бути підписані працівниками ОВС, за ініціативою яких проводиться інвентаризація.
Інвентаризаційна комісія починає роботу з опломбування всіх місць збереження цінностей. Коли інвентаризація проводиться на вимогу працівників правоохоронних органів, опечатування складів часто проводиться ними самими, як правило, до того, як призначення інвентаризація стане відоме матеріально відповідальній особі. При цьому складається акт опечатування приміщення. На період проведення інвентаризації всі операції з товарно-матеріальними цінностями зупиняються, а в приміщення збереження їх сторонні особи не допускаються. Якщо товарно-матеріальні цінності надходять під час проведення інвентаризації, то їх складають окремо і відображають у окремому опису. На першому етапі проведення інвентаризації товарно-матеріальні цінності групуються по назві, сорту, виду упаковки та у порядку, який прийнятний для перерахування, перемірювання, переважування; до них прикріплюються інвентаризаційні ярлики.
Підготовчий етап - полягає в тому, що перед тим, як , розпочати (на складі або в іншому приміщенні) перевірку матеріальних цінностей у натурі, інвентаризаційна комісія зобов'язана:
o опломбувати інші підсобні приміщення та місця зберігання матеріальних цінностей, які закріплені за матеріально відповідальною особою. Під час роботи інвентаризаційної комісії, а також під час перерви в її роботі ключі від місць зберігання цінностей повинні знаходитися у матеріально відповідальної особи, а печатка чи пломбір - у голови комісії (ініціатора проведення інвентаризації);
o одержати від матеріально відповідальної особи розписку про те, що всі документи, які відносяться до оприбуткування або витрачання цінностей здані у бухгалтерію, ніяких не оприбуткованих або списаних на видатки цінностей вона не має.
Наприклад,
...Я, (П.І.Б.), даю розписку в тому, що до початку інвентаризації всі видаткові і прибуткові документи включені у звіти, передані бухгалтерії і всі цінності, які надійшли у моє відповідальне збереження, оприбутковані, а ті що видані списані з обліку.
Останні документи по оприбуткуванню № по видачі № ...
Матеріально відповідальна особа_(підпис).
Візування документів та одержання від матеріально відповідальної особи розписки, необхідно для того, щоб матеріально відповідальна особа у разі виявлення у ході інвентаризації нестачі цінностей або грошових коштів не склала попереднім числом безтоварний видатковий документ [26, с.24-25].
Під час проведення інвентаризації усі операції по надходженню та видачі матеріальних цінностей припиняються. Для того, щоб за період інвентаризації не була порушена діяльність підприємства, до початку перевірки зі складу відпускається в цехи або на дільниці така кількість сировини або матеріалів, яка необхідна для забезпечення нормальної роботи.
o встановлення в натурі фактичної наявності матеріальних цінностей (зняття залишків) і оцінка їх;
На цьому етапі встановлюється фактична наявність товарно-матеріальних цінностей шляхом перерахування, зважування, обміру тощо в присутності всіх членів інвентаризаційної комісії (а також оперативного працівника ОВС). Якщо інвентаризація проводиться під час проведення документальної ревізії або аудиту, то до складу інвентаризаційної комісії включається ревізор або аудитор. Категорично забороняється перераховувати товарно-матеріальні цінності по кількості місць (ящиків, контейнерів, пачок тощо) без перевірки їх усередині. Якщо встановлено залишки товарно-матеріальних цінностей, що непридатні та зіпсовані, то вони відображаються у опису окремо, де вказується причини зіпсування та прізвище матеріально відповідальної особи. Згідно розпорядження керівника підприємства проводиться перевірка по факту зіпсування та встановлюється винувата особа. Тара, що підлягає інвентаризації, записується в кінці інвентаризаційного опису після переліку товарно-матеріальних цінностей. По закінченню інвентаризації складається акт (опис).
o визначення результатів інвентаризації;
Після передачі інвентаризаційних описів до бухгалтерії визначаються результати інвентаризації; для чого працівники бухгалтерії в присутності матеріально відповідальної особи складають порівняльні відомості [26, с.26].
Результати інвентаризації встановлюють методом контрольного співставлення - книжних (бухгалтерських) залишків та фактичних. Матеріально відповідальні особи при встановленні нестач або надлишків надають комісії пояснення про причини їх виникнення. Письмові пояснення підлягають перевірці. В кінці інвентаризації, на засіданні інвентаризаційної комісії, розглядаються матеріали проведеної інвентаризації, де встановлюються причини та винні особи у виникненні нестач та надлишків, вносяться пропозиції щодо покращення обліку та збереження товарно-матеріальних цінностей, ліквідації недоліків, по неліквідним матеріалам тощо. Результати засідання інвентаризаційної комісії заносяться у протокол, який затверджує керівник підприємства. Після завершення інвентаризації всі дані бухгалтерського обліку приводяться у відповідність з даними інвентаризації і рішенням інвентаризаційної комісії.
Результати інвентаризації можуть показати:
o збіг книжкових і фактичних залишків - це позитивний результат інвентаризації;
o перевищення фактичних залишків над книжковими, внаслідок чого утворяться надлишки матеріальних цінностей;
o перевищення книжкових даних над фактичними, внаслідок чого утворюється нестача;
o нестача і надлишки, встановлені в порівняльній відомості, можуть утворювати пересортування.
Пересортування товарно-матеріальних цінностей має місце у випадку, якщо які-небудь однорідні товари виявляться одночасно у складі надлишків та у складі нестач.
У процесі інвентаризації можуть бути виявлені також нестачі матеріальних цінностей, які утворилися за рахунок природних втрат (природного убутку).
Природний убуток - це гранично допустима величина безповоротних витрат майна, які утворюються внаслідок фізичних, хімічних та механічних процесів (усушка, розпилення, вивітрювання, витікання тощо) .
Списання нестач матеріальних цінностей, що утворилися за рахунок природного убутку, може бути проведено:
o у разі виявлення нестачі цінностей після проведення інвентаризації;
o наявності затверджених норм природного убутку;
o у випадку непричетності матеріально відповідальної особи до створення нестачі матеріальних цінностей.
Списання з матеріально відповідальної особи нестачі майна, яка утворилася за рахунок природних втрат, без проведення інвентаризації і до встановлення факту нестачі забороняється. Природний убуток застосовується не для всіх товарно-матеріальних цінностей. Так, не мають природного убутку майже всі промислові вироби, а також деякі промислові товари (консерви, презерви і таке інше).
При відсутності затверджених норм природного убутку всі нестачі цінностей розглядаються як понад нормовані і відносяться на винних осіб.
Списання природного убутку майна проводиться у межах фактичної нестачі, підтвердженою порівняльною відомістю, сума якої не перевищує встановлених норм. Величина природного убутку визначається окремо для кожного найменування матеріальних цінностей. Економія природного убутку одних найменувань матеріальних цінностей, яка досягається шляхом забезпечення оптимальних умов зберігання, не може бути джерелом перекриття нестач матеріальних цінностей інших найменувань.
Проведення інвентаризації передбачає вирішення таких завдань, як:
o виявлення фактичної наявності основних засобів, матеріальних цінностей та грошових коштів;
o контроль за їх збереженням; перевірка додержання правил та умов зберігання матеріальних цінностей і грошових коштів та інші.
Таким чином, інвентаризація, з одного боку є одним з елементів бухгалтерського обліку, що забезпечує достовірність облікових даних, а з другого боку - засобом фактичного контролю за збереженням майна підприємств.
4.4. Основні способи фальсифікації результатів інвентаризації та методи їх виявлення
4.5. Оцінка та використання матеріалів інвентаризації оперативними працівниками та слідчими при вирішенні питання про порушення кримінальної справи (та під час розслідування)
Розділ 5. Документальна ревізія та особливості її проведення за вимогою правоохоронних органів
5.1. Документальна ревізія: поняття та види
5.2. Особливості організації і проведення документальної ревізії
5.3. Документальне оформлення проведеної документальної ревізії
5.4. Особливості ревізії, здійснюваної за вимогою правоохоронних органів
Розділ 6. Участь спеціаліста-бухгалтера у кримінальному процесі
6.1. Непроцесуальні форми використання спеціальних бухгалтерських знань (на стадії порушення кримінальної справи)