Фінансовий облік - Сук Л.К. - 4.2. Облік розрахунків з підзвітними особами

Розрахунки з підзвітними особами - це широке коло операцій з готівковими коштами, розрахунками, придбанням матеріальних цінностей, оподаткуванням тощо. Тому виконання цієї частини облікової роботи вимагає чіткого дотримання чинних нормативних актів та оформлення відповідних документів.

Підзвітна особа - довірена особа підприємства, яка має сукупність прав і обов'язків щодо підприємства. В бухгалтерському обліку має фіксуватися інформація про стан заборгованості підзвітної особи, а також зобов'язання підприємства перед нею.

Гроші під звіт видають із каси підприємства окремим особам для виконання різних господарських та інших доручень. Особа, яка одержала ці суми, вважається підзвітною, якою може бути лише працівник підприємства. Список осіб, яким видають гроші під звіт, визначається керівником підприємства.

Гроші під звіт видають на витрати на відрядження, придбання різних матеріалів, дрібні господарські, поштові та інші витрати. При цьому потрібно дотримуватися діючих норм з регулювання готівкового обігу. Аванс підзвітній особі видається в сумі, необхідній для виконання намічених заходів, і лише в тому випадку, коли підзвітна особа не має заборгованості за раніше виданими сумами. Аванс видається на підставі видаткового касового ордера або відомості на виплату грошей, якщо видають гроші одночасно декільком особам. Тому при видачі авансу за цією відомістю видатковий касовий ордер потрібно виписувати не на кожного працівника, а на загальну суму виданої з каси готівки. Підзвітна особа має право витрачати аванс лише на ті цілі, для яких він виданий.

Грошовий аванс - це сума, видана підзвітній особі для здійснення майбутніх платежів за виконані роботи, на купівлю матеріальних цінностей, покриття витрат на відрядження тощо. Грошовий аванс, як правило, включає всю суму передбачених витрат. Проте можливий і такий варіант, коли підзвітна особа спочатку виконує завдання (здійснює витрати), а потім їй відшкодовують проведені витрати.

Видачу грошей під звіт можна проводити безпосередньо із каси підприємства, за грошовим чеком з поточного або валютного рахунку підприємства, грошовим переказом через органи зв'язку у місце знаходження підзвітної особи, за допомогою гарантованого платіжного доручення через банк, а також за рахунок виручки, отриманої від реалізації товарів (робіт, послуг).

Видача готівки під звіт проводиться з кас підприємств за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами, тобто в разі подання до бухгалтерії Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт про витрачені (частково витрачені) кошти та одночасного повернення до каси підприємства залишку готівки, виданої під звіт.

Підзвітні особи зобов'язані подати до бухгалтерії підприємства разом із невикористаним залишком готівки Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт про витрачання одержаних у касі сум.

Податковим кодексом України (ст. 170, п. 170.9) визначено порядок оподаткування сум надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлений строк.

Податковим агентом платника податку при оподаткуванні сум, отриманих на відрядження або під звіт, не повернутих таким платником податку протягом встановленого строку, є особа, що надала такі суми.

Сума податку, нарахована на суму такого перевищення, утримується особою, що надала такі кошти, за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) платника податку за відповідний місяць, а у разі недостатності суми такого доходу - за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців, до повної сплати суми такого податку.

Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, надається до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем, у якому платник податку:

а) завершує таке відрядження;

б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що надала кошти під звіт.

За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається платником податку у касу або зараховується на банківський рахунок особи, що їх надала, до чи під час подання зазначеного звіту.

Якщо під час службових відряджень відряджена особа - платник податку отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження.

Якщо під час службових відряджень відряджена особа - платник податку застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, а строк подання платником податку звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може його продовжити до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Після виконання доручення підзвітна особа повинна подати Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт про здійснені витрати. До нього прикладаються рахунки, квитанції, касові і товарні чеки, проїзні квитки та інші документи, які підтверджують проведені витрати. На документах про придбання матеріальних цінностей мають бути підписи осіб, які їх прийняли на відповідальне зберігання. Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, підписує підзвітна особа. Готівка видана під звітна відрядження, але не витрачена, має бути повернута до каси підприємства не пізніше трьох робочих днів після закінчення відрядження.

Подані Звіти про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, перевіряють в бухгалтерії в частині обґрунтованості здійснених платежів і визначають суму витрат, яка має бути затверджена керівником підприємства. Після затвердження Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, бухгалтерія повністю розраховується з підзвітною особою. Якщо сума авансу перевищує суму витрат за звітом, то різниця повертається в касу, якщо навпаки, то відшкодовуються перевитрати шляхом видачі грошей з каси.

Найбільше грошей під звіт видають на службові відрядження. Відрядження працівників підприємствами здійснюється відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, яка затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 р. № 59 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 17 березня 2011 р. № 362). Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншої місцевості для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Направлення працівника у відрядження оформляється наказом по підприємству (розпорядженням) із зазначенням пункту призначення, назви підприємства, куди відряджений працівник, строку й мети відрядження, а відрядженому видається посвідчення про відрядження встановленої форми.

Строк відрядження не може перевищувати: в межах України 30 календарних днів, за кордон - 60 календарних днів. Строк відрядження працівників державної контрольно-ревізійної служби, які направляються для проведення контрольних заходів, не повинен перевищувати періоду проведення таких заходів.

Строк відрядження наукових і науково-педагогічних працівників, які направляються на стажування до провідних вищих навчальних закладів та наукових установ в Україні, не повинен перевищувати шести місяців, а аспірантів і докторантів - двох місяців.

Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками у посвідченні про відрядження, що робиться за місцем відрядження. Відмітки про прибуття і вибуття працівника засвідчуються в посвідченні про відрядження тією печаткою, якою користуються на підприємстві для засвідчення підпису відповідної службової особи. У разі відсутності відміток в посвідченні про відрядження добові не виплачуються.

На підприємстві ведуть журнал реєстрації посвідчень про відрядження за встановленою формою.

За відрядженим працівником зберігається місце роботи і середній заробіток за час відрядження. На працівника, який знаходиться у відрядженні, поширюється режим робочого часу і часу відпочинку тих підприємств та установ, до яких він відряджений.

Відрядженому працівнику згідно зі Звітом про використання коштів, наданих на відрядження або лід звіт, відшкодовуються витрати з наймання житлового приміщення та проїзду до місця відрядження і назад до місця постійної роботи, а також виплачуються добові.

Норми добових витрат встановлені постановою Кабінету Міністрів України від 2 лютого 2011 р. № 98.

За кожний день перебування працівника у відрядженні, враховуючи вихідні, святкові і неробочі дні та час перебування у дорозі, йому виплачуються добові у розмірі 30 гривень за добу при відрядженнях у межах України. Для відряджень за кордон добові видають у гривнях у сумі, еквівалентній 50 дол. США за офіційним курсом гривні до долара США, установленим Національним банком України на день видачі авансу. Змінювати розмір добових не дозволяється.

У разі коли до рахунків вартості проживання у готелях включаються витрати на одноразове харчування, добові зменшують до 24,00 грн, дворазове харчування - 18,00 грн, триразове харчування - 12,00 грн; при відрядженнях за кордон добові виплачують у гривнях у сумі, еквівалентній 40, 27,5 або 17,5 дол. США за курсом, установленим Національним банком України на день видачі авансу, відповідно при одноразовому, дворазовому або триразовому харчуванні.

Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні.

При відрядженні працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу. Документом, на підставі якого виплачуються добові, е посвідчення про відрядження з відмітками про дати прибуття та вибуття працівників з пунктів відрядження.

Відрядженим працівникам відшкодовують фактичні витрати з найняття житлового приміщення згідно з поданими документами з розрахунку вартості одного місяця у готельному номері за кожну добу такого проживання.

Витрати на проїзд до місця відрядження і назад відшкодовуються працівникові у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі), включаючи всі витрати пов'язані з придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, страхові платежі з обов'язкового особистого страхування пасажирів на транспорті.

Відрядженому працівникові відшкодовуються також витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) за місцем відрядження (згідно з підтвердними документами) відповідно до маршруту, погодженого керівником.

Витрати на проїзд відрядженого працівника у м'якому вагоні, в каютах на суднах морського та річкового флоту, а також повітряним транспортом за квитками 1 класу та бізнес-класу відшкодовуються в кожному конкретному випадку з дозволу керівника підприємства згідно з поданими проїзними документами.

Витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що підтверджують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), рахунків готелів (мотелів), страхових полісів тощо. Витрати на відрядження, не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові не відшкодовують.

Податковим кодексом України (ст. 140, п. 140.1.7) визначено, що до витрат на відрядження належать також витрати, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв'язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, що діяв для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, в розрахунку на добу, а для відряджень за кордон - не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, що діяв для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, в розрахунку на добу. На 1 січня 2011 р. розмір мінімальної заробітної плати становив 941 грн, отже, розмір добових становить: по Україні - не більше 188,20 грн (941 o 0,2 " = 188,20); за кордон - не більше 705,75 грн (941 o 0,75 -= 705,75).

Перед від'їздом у відрядження працівникові видається грошовий аванс у межах сум, визначених на відшкодування витрат на відрядження. Після повернення з відрядження протягом трьох банківських днів, наступних за днем прибуття до місця постійної роботи, працівники зобов'язані подати Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт про фактичні витрати на відрядження. До Звіту додається посвідчення про відрядження і документи, що підтверджують суму фактичних витрат, пов'язаних з відрядженням.

Розрахунки за підзвітними сумами обліковують на субрахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами". Це активно-пасивний рахунок. На дебеті його записують видані суми під звіт, а також відшкодування перевитрат, тобто погашення кредиторської заборгованості. Запис роблять на підставі видаткових касових ордерів, кредитуючи рахунок 30 "Каса". За кредитом субрахунку 372 відображають списання підзвітних сум, яке може відбуватися шляхом повернення грошей в касу, віднесення на витрати виробництва, оприбуткування придбаних матеріальних цінностей. При цьому дебетують рахунки 20 "Виробничі запаси", 23 "Виробництво", 92 "Адміністративні витрати", 30 "Каса" та інші залежно від характеру операції, а кредитують субрахунок 372.

Відрядження за кордон має свої особливості. Воно здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) керівника підприємства після затвердження завдання, в якому визначаються мета виїзду, строк, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом), і кошторису витрат. Строк відрядження визначається керівником, але не може перевищувати 60 календарних днів.

Інструкцією передбачено, що термін відрядження працівників, які направляються за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами) для здійснення монтажних, ремонтних, проектних, проектно-пошукових, будівельних, будівельно-монтажних і пусконаладних робіт, техмонтажу та авторського нагляду під час будівництва, обслуговування та забезпечення функціонування національних експозицій на міжнародних виставках, не повинен перевищувати одного року.

На відрядження видається аванс у національній валюті країни відрядження або у вільно конвертованій валюті. Для придбання квитків для проїзду по Україні можуть бути видані гривні. Наприклад, працівник виїжджає з Дніпропетровська у Берлін. Йому потрібно доїхати до Києва, а із Києва (Бориспіль) вилетіти літаком у Берлін. Отже, в такому разі оплата за проїзд із Дніпропетровська до Києва буде у гривнях. У гривнях також будуть добові (30 грн за добу) до того часу, коли працівник має пройти митний контроль. За дні перетину кордону України (в обох напрямах) відповідно з датами відміток у закордонному паспорті, добові витрати відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон.

Якщо працівник одержав аванс на відрядження за кордон, але не виїхав, він повинен протягом трьох робочих днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси підприємства раніше виданий аванс в тих грошових одиницях, в яких був одержаний. Підприємство ці кошти протягом п'яти робочих днів має повернути в банк.

У разі неповернення цих коштів з працівника стягується заборгованість в еквівалентній потрійній вартості іноземної валюти, перерахованій у гривні за курсом Національного банку України на день погашення заборгованості. Стягнуті суми спрямовуються на відшкодування збитків, завданих підприємству, а решта перераховується до Державного бюджету України.

Якщо працівник після повернення із відрядження повертає в касу невикористану іноземну валюту, то вираховують і відображають курсові різниці за нею.

У разі відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовуються відповідно до діючих норм за кілометр пробігу та затвердженого маршруту. Відшкодовуються також інші витрати, пов'язані з технічним обслуговуванням, стоянкою та паркуванням службового автомобіля, оплатою вартості страхового поліса. Відшкодовуються збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами. Документи, що підтверджують вартість витрат, проведених за кордоном, оформляються відповідно до законодавства країни відрядження.

Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, то виплата здійснюється в національній валюті України за обмінним курсом гривні на день погашення заборгованості.