Фінансовий облік - Сук Л.К. - 5.7. Облік відпускних

Конституцією України (ст. 45) передбачено право кожного працюючого на відпочинок. Це право забезпечується наданням днів щотижневого відпочинку, а також оплачуваної щорічної відпустки. Надання відпусток регулюється Законом України від 15 листопада 1996 р. № 504/96-ВР "Про відпустки" з наступними змінами і доповненнями.

Право на відпустки мають громадяни України, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізичної особи.

Надання відпустки оформляється наказом (розпорядженням) про надання відпустки (форма № П-3). На підставі наказу (розпорядження) про надання відпустки відділ кадрів робить відмітки в особовій картці працівника (форма № П-2), а бухгалтерія здійснює розрахунок заробітної плати, що належить за відпустку. При наданні відпустки без оплати поруч із зазначенням кількості днів відпустки зазначається "без оплати".

Законом встановлено, що за бажанням працівника у разі його звільнення (крім звільнення за порушення трудової дисципліни) йому має бути надано невикористану відпустку з наступним звільненням. Датою звільнення в цьому разі є останній день відпустки.

Заробітна плата працівникам на час відпустки виплачується не пізніше ніж за три дні до її початку. У разі звільнення працівника йому виплачується грошова компенсація за всі не використані ним дні щорічної відпустки.

Щорічна основна відпустка надається працівникам тривалістю не менше як 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору.

Тривалість відпустки визначається Кодексом законів про працю України, Законом України "Про відпустки", іншими законами та нормативно-правовими актами України і незалежно від режимів та графіків роботи розраховується в календарних днях. Святкові та неробочі дні при визначенні тривалості щорічних відпусток та додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, не враховуються і окремо не оплачуються. Святкових та неробочих днів у році 10, а саме:

- 1 січня - Новий рік;

- 7 січня - Різдво Христове;

- 8 березня - Міжнародний жіночий день;

- 1 і 2 травня - День міжнародної солідарності трудящих;

- 9 травня - День перемоги;

- 28 червня - День Конституції України;

- 24 серпня - День незалежності України;

- один день (неділя) - Великдень;

- один день (неділя) - Трійця.

Загальна тривалість щорічної відпустки (основної і додаткової) не повинна перевищувати 59 календарних днів, а для працівників, зайнятих на підземних гірничих роботах, - 69 календарних днів.

Право на щорічну відпустку повної тривалості (яка має бути не менше ніж 24 календарних дні) у працівника виникає по закінченні шести місяців безперервної роботи на цьому підприємстві.

Якщо працівник іде у щорічну відпустку до закінчення шестимісячного строку безперервної роботи, її тривалість визначають пропорційно до відпрацьованого часу.

Визначення заробітної плати працівникам за час відпусток та компенсації за невикористані відпустки здійснюється відповідно до "Порядку обчислення середньої заробітної плати", який затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 8 лютого 1995 р. № 100 з наступними змінами і доповненнями.

Обчислення середньої заробітної плати для оплати щорічної та додаткової відпусток або для виплати компенсації за невикористану відпустку, відпусток у зв'язку з навчанням без відриву від виробництва провадиться виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки.

Працівникові, який пропрацював на підприємстві, в установі, організації менше року, середня заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за фактичний час роботи, тобто з першого числа наступного місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, в якому надається відпустка або виплачується компенсація за невикористану відпустку.

Розрахунок відпускних здійснюється так:

1. Середньоденна заробітна плата - Заробітна плата за попередні 12 місяців, поділена на кількість календарних днів за мінусом святкових днів (365 днів - 10 свят, днів);

2. Сума відпускних - Середньоденна заробітна плата, помножена на кількість днів відпустки.

Нарахування виплат за час щорічної відпустки, додаткових відпусток у зв'язку з навчанням, творчої відпустки, додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, або компенсації за невикористані відпустки, тривалість яких розраховується в календарних днях, провадиться шляхом ділення сумарного заробітку за останні перед наданням відпустки 12 місяців або за менший фактично відпрацьований період на відповідну кількість календарних днів року чи меншого відпрацьованого періоду (за винятком святкових і неробочих днів, встановлених законодавством). Одержаний результат множиться на число календарних днів відпустки.

Приклад 1.

Працівник іде у відпустку на 28 календарних днів з 23 липня по 19 серпня. Заробітна плата за попередні 12 місяців становила 7100 грн.

1. Визначаємо кількість календарних днів, на яку потрібно ділити фактичний заробіток: 365 днів - 10 святкових і неробочих днів - 355 календарних днів.

2. Розраховуємо середньоденну заробітну плату: 7100 грн : 355 календарних днів = 20 грн.

3. Обчислюємо суму відпускних: 20 грн o 28 днів = 560 грн.

Приклад 2.

Працівник звільняється 23 липня. У нього невикористаних 10 днів відпустки. За умови, що його заробітна плата за попередні 12 місяців становила 7100 грн, компенсація за невикористану відпустку йому буде в розмірі 200 грн (20 грн o 10 днів = 200 грн).

Приклад 3.

Працівник, прийнятий на роботу 27 грудня 2011 р., звільняється з підприємства 23 липня 2012 р. і одержує грошову компенсацію за невикористані дні відпустки. Тривалість щорічної відпустки на підприємстві 28 календарних днів.

У наведеному прикладі тривалість відпустки визначається пропорційно до відпрацьованого часу. Для цього розмір відпустки ділиться на 12 і множиться на кількість відпрацьованих місяців, у яких працівник відпрацював 15 і більше календарних днів. У цьому випадку тривалість відпустки становить 14 календарних днів (28 : 12 o 6 = 14), які мають бути оплачені як грошова компенсація за невикористану відпустку.

Якщо працівник відпрацював на підприємстві менше 12 місяців, то розрахунок середньої заробітної плати проводиться шляхом ділення сумарного заробітку за фактично відпрацьовані місяці (з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, в якому виплачується компенсація) на фактичну кількість календарних днів відпрацьованого періоду, зменшену на кількість святкових і неробочих днів такого періоду. Одержаний результат множиться на число календарних днів відпустки, що й становитиме суму грошової компенсації за невикористану відпустку.

Приклад 4.

Працівник не використав дні щорічної відпустки за чотири роки (96 календарних днів) І звільняється з підприємства в липні 2012 р. Заробітна плата за останні 12 місяців (липень 2011 р. - червень 2012 р.) становить 5325 грн.

Компенсація за невикористану відпустку обчислюється так:

1. Визначається кількість календарних днів для розрахунку заробітку: 365 календарних днів - 10 святкових і неробочих днів = 355 календарних днів.

2. Обчислюється середньоденна заробітна плата: 5325 грн : 355 календ. днів - 15 грн.

3. Обчислюється компенсація за невикористані дні відпустки: 15 грн * 96 календарних днів - 1440 грн.

Приклад 5.

Працівник поступив на роботу 9 березня 2012 р. І звільнився 25 квітня 2012 р. Йому був встановлений оклад у розмірі 890 грн. Працівник відповідно до трудового договору має право на 28 календарних днів відпустки за рік.

Компенсацію за невикористану відпустку розраховуємо так:

а) кількість днів, на яку потрібно поділити фактичний заробіток: з 1 березня 2011 р. по 30 квітня 2012 р. становить 365 календарних днів. 365 календарних днів - 9 святкових і неробочих днів - 356 календарних днів для розрахунку відпускних;

б) середньоденний заробіток працівника: 890 грн - 12 місяців : 356 календарних днів - 30 грн;

в) кількість календарних днів, які відносять до стажу, що дає право на відпустку:

- за березень 2012 р. - 23 календарні дні;

- за квітень 2012 р. - 24 календарні дні. Всього 47 календарних днів (23 + 24 = 47);

г) кількість днів відпустки, що припадає на один календарний день, становить 0,078 652 [28 календарних днів : (365 календарних днів - 9 святкових і неробочих днів) = 0,078 652];

д) кількість днів відпустки, за які потрібно виплатити компенсацію, - 4 календарних дні (0,078 652 o 47 = 3,70, або округлено 4);

е) сума компенсації за невикористану відпустку 120 грн (80 грн o 4 дні - 120 грн).

У період декретної відпустки жінка перебуває у трудових відносинах із підприємством. Тому час відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами включається до розрахункового періоду, а сума декретних враховується при визначенні фактичного заробітку для обчислення відпускних.

Матеріальна допомога як одноразова виплата при розрахунку середньої заробітної плати для нарахування відпускних не враховується.

Для визначення відпускних враховують виробничі премії за економію палива, електроенергії, теплової енергії, винагороду за підсумками річної роботи і за вислугу років та ін. Премії можуть виплачуватися щомісяця, щокварталу або за рік. Премію, яку виплачують щомісячно, враховують у тому місяці, у якому вона нарахована.

Приклад 6.

Працівнику нараховані премії:

а) у червні 2011 р. (за травень) - 200 грн;

б) у листопаді 2011 р. (за жовтень) - 150 грн;

в) у березні 2012 р. (за лютий) - 250 грн.

Він іде у відпустку на 28 календарних днів у листопаді 2012 р. Розраховують його середню заробітну плату, виходячи із його заробітної плати за 12 місяців (листопад 2011р. - жовтень 2012 p.), включаючи також премії, нараховані у листопаді 2011 р. і у березні 2012 р. Якщо основна заробітна плата за розрахунковий період становила 10 250 грн, то відпускних буде нараховано 840 грн (10 250 грн + + 150 грн + 250 грн): 355 календарних днів 28 календарних днів відпустки = 840 грн відпускних.

Під час обчислення відпускних квартальну премію враховують у повній сумі у тому місяці, у якому вона була нарахована.

Якщо премію нарахували в наступному календарному році, то до розрахунку середньої заробітної плати включають 1/12 загальної суми преміальних, помножену на кількість місяців розрахункового періоду. Премія, нарахована за рік у тому самому календарному році, при підрахунку відпускних не враховується.

Не включають при розрахунку середньої заробітної плати премії, що мають разовий характер або не мають чіткої періодичності, а саме премії за: винаходи і раціоналізаторські пропозиції та сприяння щодо їх впровадження, впровадження нової техніки і технології, збирання і здавання брухту чорних та кольорових металів, збирання і здавання на відновлення відпрацьованих деталей машин та автомобільних шин, довголітню і бездоганну трудову діяльність, активну громадську роботу тощо.

Для відшкодування наступних (майбутніх) витрат на виплату відпусток працівникам створюються забезпечення.

Щомісячна сума резерву на відпустки визначається шляхом встановлення планового відсотка до фактично нарахованої суми заробітної плати. Цього резерву має вистачати на виплату відпускних та нарахувань на них. Для підрахунку розміру резерву на відпустки можна скористатися такою формулою:

РВ = ЗП- (ОВ : ФО) o КН,

де РВ - резерв відпусток;

ЗІ7 - фактична заробітна плата за місяць;

ОВ - річна планова сума оплати відпусток;

ФО - річний плановий фонд оплати праці;

КН - коефіцієнт нарахувань єдиного соціального внеску.

Приклад 7.

На підприємстві 10 найманих осіб. Планова річна сума заробітної плати 100 000 грн, планова річна сума відпускних - 10 000 грн, фактично за січень нараховано заробітної плати 8000 грн.

Розрахунок резерву робимо так: (100 + 37 (15-й клас ризику) : 100 = 1,37 (коефіцієнт нарахувань);

РВ = 8 000 o 10 000 :100 000 o 1,37 - 1096 грн.

Отже, резерв на відпустки у січні має бути 1096 грн.

На субрахунку 471 "Забезпечення виплат відпусток" обліковують рух та залишки коштів на оплату чергових відпусток працівникам. Сума забезпечення визначається щомісячно як добуток фактично нарахованої заробітної плати працівникам і відсотка, обчисленого як відношення річної планової суми на оплату відпусток до загального планового фонду оплати праці.

Забезпечення для виплати відпусток потрібно створювати з метою рівномірного віднесення у витрати за звітними періодами сум, які належить виплачувати працівникам за дні відпусток. У разі створення забезпечення виплат на відпустки роблять запис за дебетом тих рахунків, на які віднесена оплата праці (рахунки 23, 91, 92, 93, 94 та ін.) і за кредитом рахунку 47 "Забезпечення майбутніх витрат і платежів". Фактично нараховані працівникам відпускні суми списують на зменшення створеного забезпечення: дебет рахунку 47 і кредит рахунку 66 "Розрахунки за виплатами працівникам". Використання забезпечення в частині обов'язкових відрахувань відносять у кредит рахунку 65 "Розрахунки за страхуванням" і дебет субрахунку 471.

Кредитове сальдо за субрахунком 471 на кінець року показує розмір невикористаного забезпечення. Він обґрунтовується шляхом множення кількості днів невикористаної відпустки на середньоденну заробітну плату. Недостатню суму забезпечення донараховують, а залишок нарахованої суми сторнують заключними бухгалтерськими записами за грудень: дебет рахунків за обліком витрат (рахунки 23, 79) і кредит субрахунку 471.

Суми щорічних відпускних включаються у фонд додаткової заробітної плати. З метою обкладання податком з доходів фізичних осіб вони включаються в оподатковуваний дохід. Нарахування та утримання внесків у пенсійний та інші соціальні фонди із відпускних здійснюється у звичайному порядку: заробітна плата плюс відпускні і одержана сума використовуються для утримань та нарахувань за поточний місяць.