Місцеві фінанси - Сунцова О.О. - Система обліку

або потрібно використати, або вони втрачаються (фінансування, що стало недійсним) - це призводить до того, що в кінці року кошти часто гайнуються марно. В Австралії та Новій Зеландії децентралізована система фіскального менеджменту дозволяє керівникам у певних галузях переносити кошти і уникати цієї проблеми . Але навіть у цих системах на певному етапі невикористані кошти повертаються до казначейства, або втрачають дійсність .

-Другою функцією є підготовка рахунків на кінець року та їх закриття. У Сполучених Штатах Америки і Великій Британії ці рахунки відображають операції зведеного бюджету за рік. Вказані операції відображаються в хронологічному порядку; ті, що відбулися по завершенні строку, включаються до операцій наступного року. Усі видатки, здійснені за рік, відносяться до цього року. Коли доходи за рік порівнюються з видатками, успіх або невдача бюджетного управління у здійсненні контролю стають очевидними. Для визначення порядку дотримання бюджетного балансу, бюджетне управління визначає наприкінці фіскального року кінцевий термін отримання замовлень на купівлі. Будь-які зобов'язання до кінцевого строку відносяться до поточного року; будь-які зобов'язання після цієї дати - на наступний рік. Отже, в США і Великій Британії місцеві бюджетні управління встановлюють кінцеві строки, припиняючи фінансування і закриваючи рахунки .

В інших країнах встановлюється додатковий період до кількох тижнів для завершення операцій. Протягом цього періоду, хоча операції фактично сплачуються в новому році, записи відкриті до завершення більшості операцій. Цей період відведений почасти для того, щоб звіряти чинність чеків, які переважно дійсні протягом 6 місяців .

У країнах із системами, побудованими за французькою моделлю, спостерігаються три різні методи:

По-перше, система касового періоду фіксує всі надходження й видатки в тому періоді, коли вони фактично відбуваються. Цей період відповідає фіскальному року і не дозволяється жодних перенесень.

По-друге, за системою зобов'язань доходи фіксуються після отримання, а видатки - після їх здійснення. У кінці фіскального року дозволяється додатковий 6-місяч-ний термін для видачі платіжних доручень і розрахунку за видатками.

По-третє, розширена система касового періоду є модифікацією касового періоду. Ця система містить засіб контролю розрахунків за чеками, обмежуючи додатковий період терміном до двох місяців.

Країни Латинської Америки широко застосовують варіант французької системи, коли додатковий період триває протягом року або довше і закінчується в кінці фіскального року. Це означає, що на будь-якому етапі фіскального року розпорядники мають вести різні групи рахунків стосовно різних фіскальних років. Такі правила відкривають суттєві можливості обходу засобів бюджетного контролю в кінці року. Засоби контролю виконання бюджету в кінці року в Латинській Америці ще більше послаблюються через представлення закритих рахунків у громіздкій детальній формі на основі безпосередніх рахунків бухгалтерської книги.

Система обліку

Ведення плану рахунків

Система обліку надає бюджетному управлінню інформацію щодо рівня фінансування та рівня надходжень. Система обліку виявляє, чи фінансування перевищує бюджетні обсяги з певних статей. Це дає змогу бюджетному управлінню вносити корективи в процес, включаючи внесення змін (як зазначено вище), щоб підтримувати збалансованість бюджету. Для прийняття таких рішень бюджетне управління повинно мати в своєму розпорядженні план рахунків, який відповідає бюджетним кодам. У деяких країнах такої відповідності важко дотримуватися .

План рахунків - це основа послідовності бюджету та класифікації операцій системами обліку. Місцеві бухгалтерські відділи повинні об'єднувати операції за категоріями, щоб збалансовувати потреби контролю звітності і гнучкості менеджменту.

Місцеві органи влади в країнах західної Європи визначають такі категорії плану рахунків:

- фонд, департамент (управління),

- об'єкт фінансування,

- вид діяльності та програма .

Комп'ютеризовані програми обліку та складання бюджету досить гнучкі і дозволяють визначати план рахунків у цих категоріях і переводити видатки з однієї категорії до іншої .

Визначення та ведення плану рахунків бухгалтерським відділом не пов'язане з контролем виконання бюджету за об'єктами фінансування. План рахунків має збалансовувати деталі, а керівництво здійснює контроль. Стара система передбачала широкий рахунок, який включав поточні, капітальні, зарплатні і незарплатні статті . Цей рахунок був занадто широким для фіскальної звітності. Незважаючи на деталі інших рахунків, часом такі дрібні, як потреби невеликих канцелярій, важливі питання, як обслуговування та реабілітація, в плані рахунків не виділялися, що вело до неправильної класифікації і спотворювало загальну картину фіскального балансу. Це стосується країн колишнього Радянського Союзу та інших країн, що розвиваються, і країн з перехідною економікою. Бюджетне управління може контролювати видатки на такому самому рівні деталізації, як і коди бухгалтерського обліку, що створює проблеми з гнучкістю менеджменту і сприяє застосуванню трансфертів. Навпаки, бюджетне управління може розділити бюджет на широкі статті, як це зроблено в Австралії та Новій Зеландії, щоб забезпечити гнучкість менеджменту. Бюджетні звіти так само готуються відповідно до плану рахунків, щоб забезпечити контроль з боку внутрішніх і зовнішніх аудиторів .

Дотримання структури фонду

Бюджетна система обліку відслідковує окремі рахунки розпису і кошторису порівняно з призначеннями. Основним компонентом є фонд - зобов'язання, доходи і видатки обліковуються в межах фонду. Практика США щодо обліку фонду відрізняється від європейських зразків, таких як Велика Британія або Франція.

США ,багато країн Латинської Америки, Таїланд і Китай використовує численні урядові фонди з тих міркувань, що відслідковувати менші окремі фонди значно легше (зокрема на них важко приховати певні операції), ніж один нерозподілений зведений фонд або бюджет. У США кількість фондів штату налічує від 2 у Дела-варі до 4000 у штаті Гаваї. Кожний фонд розподіляє ресурси для конкретних цілей, наприклад, федеральні гранти або центральні трансферти, резерви, пенсійні тощо . Бухгалтерське управління здійснює моніторинг операцій і регулярно визначає активи, пасиви і залишки кожного фонду.

На місцевому рівні в США існує три великі групи і сім основних типів фондів згідно з вимогами Загальноприйнятих принципів бухгалтерського обліку (GAAP). Трьома групами є:

1) урядові фонди;

2) власні фонди;

3) довірчі фонди.

Сім типів фондів включають такі:

1) загальний фонд (основний фонд);

2) фонд спеціальних доходів (закріплені доходи, наприклад, з податку з власників транспортних засобів);

3) фонд обслуговування боргу (на виплату основної суми і відсотків боргу);

4) капітальні проекти (великі проекти капітальної модернізації).

Ці чотири типи фондів називаються "урядовими фондами". Власними фондами є:

5) фонди підприємств (послуги підприємницьких установ, наприклад, водопостачання);

6) фонди внутрішніх послуг (наприклад, на послуги, що надаються одним управлінням іншому, скажімо, обробка даних);

До групи довірчих фондів входять:

7) трастові і довірчі фонди (цільові фонди для осіб або установ, наприклад, на соціальне забезпечення) .

Структура фонду розробляється таким чином, щоб забезпечити бюджетний контроль. Значною проблемою є те, що трансферти між фондами складно відсте-жити, особливо якщо вони надаються більше ніж одному фонду. Принципи GAAP є спробою регулювання надлишкових трансфертів між фондами, щоб забезпечити контроль тих фондів, які важко відстежити. Щоб уникнути появи багатьох роздроблених і громіздких рахунків, які ускладнюють бюджет і облік, органи влади потребують періодичного поєднання окремих звітів по фондах в один зведений і вичерпний звіт, наприклад, такий, як Об'єднаний звіт про доходи, видатки і залишки у США, що включає всі призначення і рахунки доходів. Вичерпний процес подання звітів про кошти місцевих бюджетів, який охоплює всі три класи фондів, слугує цілям як звітності, так і контролю.

У Великій Британії, на відміну від США, існують лише три фонди:

1) зведений загальний фонд,

2) фонд для непередбачених випадків

3) державний рахунок для довірчих фондів .

Французьке казначейство має один універсальний фонд для надходжень і видатків бюджету (крім довірчого фонду соціального захисту, охорони здоров'я та пенсій, який існує в усіх урядах).

Фінансова звітність

Кульмінацією виконання бюджету є підготовка проміжних (як правило, місячних) і річних фінансових звітів .

Підготовка проміжних фінансових звітів

Офіс головного бухгалтера (або бухгалтерський відділ, залежно від організації фінансового управління) готує проміжний бюджетний або фінансовий звіт. Порівняння сум бюджету з фактичними сумами видатків і доходів щодо кожного рахунку є головним моментом для забезпечення відповідності між надходженнями з кожного джерела доходів та розрахунками, видатками й зобов'язаннями щодо кожного рахунку, щоб уникнути перевищення затвердженого бюджету .

Один із підходів наведено в табл. 20. Місячний бюджетний звіт містить пропорцію витрачених загальних сум видатків і показує, чи потрібно бюджетним управлінням вносити корективи. Аналіз відхилень може показувати, чи пропорції виявляють нормальні сезонні коливання, чи спостерігається нестача надходжень, яка вимагатиме відміни певних видатків або внесення змін до бюджету. Ця таблиця може також застосовуватися як модель моніторингу бюджетного процесу.

Інший підхід передбачає розробку більш детальних "Звітів про фактичні видатки та видатки, затверджені в бюджеті". Ці звіти складаються у багатьох країнах щомісяця і включають сумарні дані за 9 місяців (3 квартали) для порівняльного аналізу.

Забезпечення внутрішнього контролю

Забезпечення внутрішнього контролю виконання бюджету є система попереднього аудиту. У більшості західних країн попередній аудит до здійснення платежів, як правило, проводиться двома засобами контролю:

1) внутрішніми аудиторськими підрозділами в установах;

2) центральними контрольними органами, наприклад, контрольно-ревізійними, аудиторськими або бухгалтерськими установами.

Персонал, який здійснює попередній аудит (преаудит), як правило, відокремлений від бухгалтерського і бюджетного персоналу, який здійснює внутрішній контроль. Преаудитори перевіряють законність, точність і достатність фінансування таких операції, як оплата праці, замовлення на купівлю, контракти і платіжні документи. Вони перевіряють:

1) чи бухгалтери та бюджетники дотримувалися правил у кожній операції;

2) чи ефективні системи, чи немає конфлікту інтересів, наприклад, чи не затверджуються платежі тими самими людьми, які готують платіжні документи.

Внутрішні аудитори звертають увагу на положення про те, наприклад, що платежі мають затверджуватися посадовцями з різних підрозділів (казначейство і бюджетне управління). Тобто контрольний орган також здійснює нагляд за послідовністю і ефективністю внутрішнього контролю.

Внутрішній контроль передбачає правила і процедури для закупівлі, оплати праці, укладання угод фінансовими управліннями і бухгалтеріями .

Для запобігання конфлікту інтересів (встановлення системи перевірок і рівноваг), попередній аудит операцій, самостійні висновки про функціонування системи

Таблиця 20

внутрішнього контролю та контрольно-ревізійні установи відокремлені (або мають бути відокремлені) від діяльності фінансистів і бухгалтерів .

Органи внутрішнього аудиту в багатьох країнах Європи, такі як шведський Офіс національного аудиту, аналізують економічність і ефективність операцій, а також результати, досягнуті програмами і проектами. Крім того, багато установ внутрішнього попереднього аудиту перетворилися на підрозділи, що аналізують вартість і використання ресурсів, включаючи робочу силу, обладнання і капітальні об'єкти. Офіс національного аудиту у Великій Британії виконує подібні функції внутрішнього аудиту. Наприклад, підрозділи внутрішнього аудиту допомагають керівництву приймати рішення, порівнюючи витрати на безпосереднє будівництво та ремонт з такими ж роботами, але виконаними за контрактом. Щоб запобігти обтяженню системи контролем "до" і "після", який сповільнює видатки і створює підґрунтя для корупції, Офіс національного аудиту в 1921 р. відмовився від системи індивідуальної перевірки платіжних документів і перейшов на систему вибіркових перевірок. Цей підхід переформувався в підхід систем і процедур, зосереджений на групах операцій, що прискорило здійснення внутрішнього аудиту. В країнах Латинської Америки внутрішній контроль історично зосереджується на контролі видатків "до" і "після" з приділенням особливої уваги дотриманню нормативних актів. З останніми реформами в Аргентині й Колумбії внутрішній аудит став розглядатися більше як процес, що допомагає підтримувати рух коштів у ході управління програмами .

Підготовка річних і додаткових фінансових звітів

Крім місячних /проміжних звітів, контрольно-ревізійні органи також готують річні фінансові звіти. Вони часто мають назву "детальних річних фінансових звітів". Такий звіт готується скоріше для зовнішніх зацікавлених сторін, таких як зовнішні

Місячний бюджетний звіт управління міліції

аудитори, ніж для цілей контролю внутрішнього фінансового менеджменту. Щодо кожного фонду і всіх фондів узагалі такий звіт подає початковий баланс, доходи, видатки, всі трансферти і зведений баланс на кінець року. Річний звіт корисний тим, що він вказує не лише фонди, а й загальні залишки, дає інформацію, чи залишок фонду використовувався для покриття нестачі доходів, чи застосовувалися трансферти для збалансування бюджету і яким є рівень трансфертів між фондами порівняно із загальними видатками. Річні звіти більше стосуються відповідності нормативним актам, тому вони використовують змінений бюджет для порівняння фактичних результатів. Оскільки це може спотворити висновок (наприклад, фактичні суми можуть бути законними або дуже відрізнятися від початкового бюджету), корисно також порівняти первісний бюджет з фактичними витратами .