Економіка розвитку - Царенко О.М. - § 2. Відображення операцій фінансової бухгалтерії в Головній книзі . . ,

Балансова одиниця є центральною організаційною структурою фінансової бухгалтерії, яка управляє опублікуванням балансу і звіту про прибуток і збитки.

Якщо розглядати фінансову бухгалтерію з точки зору International Account Standarts (IAS), то центральною концепцією є правова одиниця або одиниця, що зводить баланс. Однією з принципових вимог, що висуваються до такої одиниці, є опублікування балансу і звіту про прибуток і збитки (звіт П/3). У системі SAP одиницею, що зводить баланс, є балансова одиниця. Вона являє собою центральну організаційну структуру, яка відіграє інтегруючу роль при відстеженні даних обліку і звітності, що належать до численних сфер підприємницької діяльності. Головна книга як центральний елемент інтеграції пропонує широкий спектр можливостей для зовнішнього обліку і звітності. За допомогою відкритого інтегрованого потоку даних і роботи, зручної для користувачів, значною мірою спрощується процес знаходження правильного розв'язання фінансових питань і виконуються вимоги, що висуваються до сучасної системи обліку і звітності.

За допомогою інтегрованої Головної книги навіть при виконанні господарських процесів, загальних для всієї фірми, є доступ до даних структурних підрозділів.

Відповідно до міжнародних правових вимог, що висуваються до бухгалтерії (IAS, GAAP, GOB і т.п.), проводка в Головній книзі здійснюється за допомогою різних планів основних рахунків. Це відбувається як в центральному, єдиному в технічному плані середовищі, так і в розподілених системах. Гнучке оформлення звіту за будь-якими структурами балансу робить можливим простий розгляд релевантних даних на необхідному рівні стиснення.

У Головній книзі проводки можуть бути класифіковані. Це дозволяє генерувати різноманітні ракурси даних, що ведуться в різних балансових одиницях, на основі принципу документування.

За допомогою балансової одиниці як найменшої організаційної одиниці зовнішнього обліку і звітності можна відобразити повну, замкнену фінансову бухгалтерію. Балансова одиниця утворюється, як правило, з урахуванням податкової, правової, фінансово-бухгалтерської точок зору або з погляду торгового права і в більшості випадків відповідає також самостійній у правовому плані, вона може бути утворена також і на основі інших критеріїв.

Вона може відображати також і несамостійний у правовому плані підрозділ, якщо для даного підрозділу необхідно робити окремі аналітичні звіти. При цьому облік проводиться на основі принципу документування.

Модуль FI послідовно орієнтується на принцип документування. Тим самим кожна господарська операція зберігається в системі у вигляді документа проводки, що відноситься до операції. Документ утворює закриту і зв'язану одиницю. Він є носієм даних, що ведуть до сальдо і до окремих позицій. Документ виконує функції;

непрямого джерела даних для складання балансу;

транспорту даних для інших функцій, таких, як місце виникнення витрат, замовлення, проект;

носія даних для оперативної обробки допоміжного бухобліку, як наприклад, числа, нагадування.

Єдина структура документа, однозначні правила проводки і суворі перевірки форми і змісту гарантують, що кожний документ проводки потрапить у систему тільки в коректному вигляді і в повній формі. Тим самим забезпечується зведення стану рахунків і підсумкових даних модуля FI до правильно проведених окремих документів.

Для обробки за єдиними критеріями різноманітних господарських операцій модуль FI пропонує:

стандартизовану структуру документа з єдиними правилами проводки і введення даних;

велику кількість індивідуальних параметрів залежно від мети введення

документа.

Документ містить заголовок з даними, які дійсні для всього документа (номер документа, дата документа і т.д.) і будь-яку кількість позицій документа для створення відповідної операції (сума, рахунок, додаткові контировки і т.д.).

Вже проведені документи можуть бути додатково змінені. Ті поля, які ведуть до оновлення сальдо рахунків, змінюватися не можуть.

До них, наприклад, належать сума проводки, конто, код проводки, фінансовий рік, сума податку.

Для деяких полів можливість їх зміни залежить від того, які компоненти впроваджені в доповнення до модуля фінансової бухгалтерії. Для всіх інших полів користувач сам може визначити правила, що визначають чи можуть змінювати поля, коли і яким чином ці зміни можуть бути здійснені. Так, може бути визначено, що певні додаткові контировки можуть змінюватися лише доти, доки період проводки документа залишається відкритим для проводки. Як тільки закривається місяць і дані передаються у власні системи для аналізу, зміна цих даних забороняється. Це здійснюється за допомогою настроювання параметрів системи.

Функції зміни документа відповідають тим функціям, які є для перегляду документа і основних рахунків. Існують можливості для пошуку і сортування. При відповідних повноваженнях можна швидко перейти з режиму перегляду до функції зміни, не втрачаючи при цьому вибраного ракурсу.

Довершена логіка документа як базис даних всіх окремих операцій і оновлень сум виконує одну з основних вимог принципу належного ведення бухгалтерії за допомогою пристрою запам'ятовування (GOS). У межах встановлених користувачем вимог він може швидко і зручно виправляти документи, забезпечуючи при цьому правильність підтвердження проводки.

Для диференційованого відображення різноманітних цілей з урахуванням законодавчих аспектів, а також аспектів, пов'язаних з потоком вартостей і організацією проводки, у модулі FI пропонується гнучка структура Головної книги.

Кожна операція має бути однозначно описана за такими параметрами:

вид документа (вид операції, зберігання документа) - містить контрольні дані, що дозволяють керувати різними документами;

код проводки (вигляд введення даних) - визначає, чи є позиція документа проводкою по дебету, чи проводкою по кредиту. Він встановлює, на який тип рахунку здійснюється проводка (бухгалтерський рахунок Головної книги, особистий рахунок) і як виглядатиме екран для введення даних;

номер документа - кожний документ має певний номер, який дається або системою (внутрішній номер), або користувачем (зовнішній номер). У кожному випадку системою гарантується, що номер документа дається тільки один раз. Визначення інтервалів діапазону номерів залежно від вигляду операції дозволяє правильно зберігати різні види документів;

вид і форма будь-якого змісту контирування (умови платежу/додаткової контировки).

Модуль FI пропонує всі можливості для управління документом. Дозволяється і виконання проводок за будь-який минулий період. Якщо проводка документа вже виконана, то дані проводки можуть переглядатися, змінюватися, сортуватися і архівуватися на будь-якому рівні деталізування - від аналізу звіту до окремого документа. При цьому весь документ постійно розглядається як єдине ціле, тобто на жодній із фаз роботи взаємозв'язок його елементів не зникає.

У системі SAP план рахунків як схема структури для запису грошових потоків, визначених в обліку і звітності, представлений трьома функціями:

• як оперативний план рахунків.

Оперативний плай рахунків містить рахунки, які використовуються системою щодня. Тим самим всі оперативні операції можуть бути систематизовані в масштабах всього підприємства на основі одних і тих же критеріїв. Фінансова бухгалтерія і облік витрат працюють з тим же самим планом рахунків;

• як локальний план рахунків.

Локальний план рахунків містить рахунки, необхідні для виконання правових вимог. Завдяки їм дані бухобліку можуть бути подані відповідно до специфічних для країни, заздалегідь визначених критеріїв порядку ведення бухобліку. Позиції даного плану рахунків виводяться з оперативного плану рахунків;

• як план рахунків організації.

План рахунків містить всі рахунки, дійсні всередині всієї організації. Завдяки йому дані бухобліку можуть бути підготовлені і представлені відповідно до вимог зовнішньої звітності. Позиції даного плану рахунків виводяться з оперативного плану рахунків.

Можливість визначати різні плани рахунків дозволяє виконувати гнучкі аналітичні звіти. Дані бухобліку при цьому можуть готуватися на великій кількості рівнів відповідно до ієрархії. Щоденні проводки документів проводяться по номерах рахунків з оперативного плану рахунків. Таким чином, операції всередині можуть бути стандартизовані. При цьому вимоги, що висуваються до аналітичних звітів зі сторони, не ігноруються.

Для того щоб при організації плану рахунків врахувати різні інтереси, модуль FI в централізованих організаціях визначається як єдиний (як правило, максимальний) план основних рахунків на рівні НБУ. Він є дійсним для всіх підрозділів і структурних одиниць.

Будь-який рахунок, по якому здійснюється проводка, визначений в Головній книзі і містить дані, що описують його функцію. Ці дані зберігаються в основному записі рахунку. Вони управляють створенням і проводкою господарських операцій по рахунку, а також обробкою даних проводки.

Основні дані основного рахунку поділяються на дві сфери:

сферу плану основних рахунків - містить інформацію, дійсну для всього основного запису (як наприклад, номер основного рахунку, назва рахунку, бухгалтерський рахунок результатів, бухгалтерський рахунок наявності)- Крім того, тут містяться дані, керуючі створенням основного запису в балансовій одиниці (як наприклад, група рахунків, оформлення екрана);

сферу, специфічну для балансової одиниці - містить дані, керуючі створенням операцій на відповідному рахунку і управлінням рахунком у відповідній балансовій одиниці (наприклад, категорія податку, контрольний бухгалтерський рахунок, перегляд окремих позицій, управління відкритими позиціями).

Для обробки основних записів існують окремі функції для створення, зміни і перегляду. Повноваження на ці функції присвоюються співробітникам залежно від завдань, що стоять перед ними. Кожний новий основний запис присвоюється групі бухгалтерських рахунків. Вони поділяють основні рахунки за такими критеріями:

• нумерація рахунку.

Певній групі бухгалтерських рахунків, що мають загальні атрибути (наприклад, банківські рахунки, контрольні рахунки) треба заздалегідь привласнити діапазон номерів, до якого мають входити номери рахунків основного запису;

• вигляд інтерфейсу користувача.

Для кожної групи основних рахунків користувач може визначити, які атрибути є обов'язковими, а які можуть використовуватися за вибором. Атрибути, які не потрібні, можуть бути приховані. Таким чином, мають вводитися тільки ті дані, які характеризують рахунок.

Модуль FI для створення основних даних основних рахунків пропонує різні методи, за допомогою яких у системі може легко і просто відображатися необхідний план основних рахунків. При цьому підтримуються всі стадії роботи - від копіювання готових планів рахунків до створення власного плану рахунків:

• копіювання плану рахунків.

Уже існуючі плани рахунків можна копіювати і змінювати відповідно до своїх вимог;

• метод використання зразка.

Рахунки з потрібного плану рахунків присвоюються рахункам існуючого плану рахунків. Потім всі рахунки створюються в системі автоматично. Цей метод є найбільш оптимальним, якщо рахунки зі стандартної поставки копіюються з новими назвами і номерами;

• копіювання даних.

Основні дані основних рахунків можуть переноситися в модуль FI з іншої системи;

• модель рахунку.

За допомогою моделі рахунку можуть бути заздалегідь задані значення для атрибутів, які при створенні рахунку будуть скопійовані. Цей метод є найбільш оптимальним, якщо необхідно заздалегідь задати атрибути основних рахунків для декількох балансових одиниць.

Окремі основні дані можна змінювати, блокувати або вилучати протягом фінансового року. Окремі атрибути можуть бути доповнені або створені нові основні рахунки. При цьому в розпорядженні користувача є гнучка функція пошуку, за допомогою якої пошук може вестися в будь-яких об'єктах. Правильність ведення основних даних забезпечується синхронним занесенням у журнал всіх даних, що вводяться.

Для огляду всіх відкритих, вирівняних і вже створених позицій рахунку в розпорядженні є функція перегляду окремих позицій. Користувач може задати сам, які дані до окремої позиції повинні бути виведені на екран. Але ракурс уже підготовленого списку позицій може бути швидко змінений. За допомогою будь-яких сортувань (по присвоєнню, номеру документа, датам вирівнювання і т.п.) відповідні окремі документи можуть інтерактивно вибиратися, варіюватися і підсумовуватися. Завдяки тому, що на екрані запиту в розпорядженні користувача є функції пошуку і підсумовування, перегляд всіх позицій не потрібний. Функції перегляду окремих позицій використовуються в таких сферах:

у рахунку в балансовій одиниці;

У групі рахунків;

у групі балансових одиниць (робочий список).

Зі списку окремих позицій у будь-який момент можна перейти в перегляд документа.

Для інформативного аналізу балансу і звіту про прибутки та збитки істотне значення мають різні форми порівняння фактичних показників з плановими.

Тому центральне місце в модулі займає планування, що характеризується такими властивостями: охоплює балансову одиницю і номер основного рахунку, повністю деталізоване за аспектами періоду, включає всі релевантні параметри, зберігається в різних версіях.

Усередині балансової одиниці планування здійснюється за рахунком. Основу планування утворює структура балансу і звіту про прибутки та збитки. У стандартній системі створюються приклади, представлені у вигляді деревоподібної структури і завдяки цьому легко змінні. Планові значення можуть вводитися для таких сфер: для всієї структури звіту про прибутки та збитки, для секторів сфери.

Введені планові показники можуть автоматично розподілятися, періодизуватися, посилатися, переноситися і копіюватися. Вони можуть бути легко представлені у вигляді альтернативної версії та використовуватися для порівняння. Модуль автоматизує операцію планування за параметрами, що пропонуються користувачу за замовчуванням. Крім того, можна легко доповнювати, переписувати і вибирати дані. Це забезпечує ефективне планування на всіх рівнях.

Кожна операція, релевантна для проводки, повинна вводитися у відповідному підрозділі банку за всіма діючими правилами проводки. Тільки на місці походження даних можна точно, надійно і повністю зафіксувати та записати всю необхідну інформацію. Виникаюча при цьому незалежність даних приводить у кінцевому результаті до контролю над всіма одиницями.

Необхідність виконання проводок в Головній книзі виникає при оперативних операціях (наприклад, відпуск матеріалу викликає проводку відпуску) при активній інтегрованій системі управління матеріальними потоками SAP; при операціях проводки у допоміжних книгах (надходження основних коштів в основному капіталі) при активній інтегрованій системі бухгалтерського обліку основних засобів SAP; на основі контированих в Головній книзі операцій при активній системі Головної бухгалтерії'.

Одночасно враховується взаємозв'язок з контролінгом і його компонентами. Обсяг і вид інтегрованих систем визначають, принципи введення, контировки і оновлення господарських операцій. Вирішальним при цьому є те, що документи проводки, що містять початкові дані і контировки з операцій, за допомогою допоміжної бухгалтерії синхронно знаходять своє відображення в Головній книзі.

Допоміжні бухгалтерії цілком і повністю інтегровані з Головною бухгалтерією на рівні основних даних, змінних даних, системи звітності.

Інтеграція основних даних розповсюджується нарівні з тими, що використовуються як єдине ціле планом рахунків і на всі елементи контировки допоміжних бухгалтерій, включаючи облік витрат. Це означає також загальне використання параметрів основних даних і взаємну перевірку правильності змісту і термінів дії.

Інтеграція даних проводки виражається передусім у централізованій базі даних документів, де зберігаються всі змінні дані; у кореспондуючих окремих позиціях допоміжних бухгалтерій з оригіналами змісту і контировок основних документів.

Загальне використання бази даних означає створення і ведення даних без надмірності; однозначне документування і методи перевірки в будь-який час; вільний доступ до всіх додатків; система звітності та інформаційна система, що повністю настроюються відповідно до вимог користувача.

Інтеграція даних виявляється, передусім, у безперервному об'єднанні всіх потоків документів господарської операції шляхом передання і копіювання заданих понять контировки.

Важливим є те, що при цьому всі допоміжні книги можуть бути пов'язані одна з одною. Саме тут і виявляється основна перевага повної інтеграції даних, що підтримується на рівні окремої операції. Кожна оновлена банківська операція автоматично актуалізується в усіх відповідних організаційно-економічних аналітичних звітах. Отже, таке автоматичне забезпечення даними є гарантом актуального і взаємопов'язаного обліку і звітності та контролінгу.

План рахунків зі своїми первинними рахунками основних засобів і бухгалтерськими рахунками наявності утворює центральний з погляду техніки проводки зв'язок між Головною книгою і відповідними допоміжними книгами. Універсальний принцип книги, що стосується контрольних рахунків, означає, що кожна окрема банківська операція одночасно знаходить своє відображення й у допоміжній книзі (як окрема позиція), і в Головній книзі на підсумковому рівні за допомогою присвоєного рахунку наявності.

Таке узгоджене оновлення здійснюється автоматично і гарантує: Головна і допоміжні книги є вивіреними в будь-який момент часу; за допомогою допоміжних книг можна виконати інтегрований перегляд звітів з балансу і звіту про прибутки та збитки, розгорнений аж до окремих документів; кожна операція проводки внаслідок свого впливу на баланс і результат відразу ж відбивається в фінансовій інформаційній системі; наслідки кожної операції проводки в балансі та результат можна побачити у фінансовій інформаційній системі.

Для того щоб раціонально, без помилок і повністю ввести, як правило, великий і диференційований обсяг даних бухобліку підприємства, система містить ряд засобів введення даних і автоматичних процесів. Велика частка цих функцій індивідуально настроюється у повноваженнях користувача відповідно до завдань кожного співробітника.

Для введення документа використовуються, зокрема, такі засоби:

технічні засоби введення даних: збереження даних, неповне введення документа з доповненням і коригуванням, проводка статистичних пам'ятних позицій, копіювання значень за замовчуванням (дата, стан бухгалтерського рахунку);

техніка посилань: копіювання даних з проведених документів, моделей документа або контировок зі зміною/доповненням за вибором;

автоматичні проводки: довгострокові проводки, похідні проводки (сконто, податок на додану вартість);

функції контролю: формальні перевірки полів і перевірки змісту полів, перевірка контрольних сум.

Закриття дня складається без додаткових операцій проводки. Після виконання введених проводок отримують такі дані: стан бухгалтерських рахунків з точністю до дня по окремих позиціях і даних оборотів, дані бухобліку за один або декілька днів проводки, підготовлені хронологічно або відсортовані індивідуально.

Видача документів з реєстрацією в журналі є важливою функцією перевірки і звірення введення поточних даних бухобліку і підтримує закриття окремих періодів з погляду належного обмеженню змісту проводки. Узагалі видається можливим для кожної балансової одиниці й області рахунків визначити два відкритих періоди проводки.

У рамках закриття місяця модуль дозволяє робити періодичну підготовку даних бухобліку для закриття року.

За допомогою ряду стандартних програм можна поновлювати регістр бухгалтерського рахунку на вирівняні позиції; складати повний журнал проводок з будь-якими можливостями для вибору і сортування; здійснювати звіряння окремих значень документа з підсумковими записами; реорганізовувати і архівувати документи.

Так, рахунки і окремі позиції готуються для програм закриття в рамках закриття року. У принципі, всі функції по закриттю року можна використати і для закриття місяця або кварталу.

Закриття року може здійснюватися, виходячи із закриття місяців, але не обов'язково. Ціла низка спеціальних програм готує окремі позиції та рахунки, за якими виконані проводки, до закриття року.

Важливими кроками при коригуванні балансу є закриття періоду проводки, оцінка відкритих позицій і сальдо в іноземних валютах, растрування вхідних і вихідних платежів (у тому числі всі відкриті позиції) за термінами оплати, визначення кредиторів у ролі дебіторів або дебіторів у ролі кредиторів, проводка переоцінок, коригувань і розмежувань, роздрукування балансу і звіту про прибутки та збитки.

Цілий ряд звітів у режимі реального часу підтримує роботи по закриттю на всіх фазах, аж до готового балансу і звіту про прибутки та збитки. Це суми проводок; регістр контокорентного рахунку, сальдо рахунків наявності з багаторазовим перенесенням також і після початку нового фінансового року, постійне узгодження перенесень сальдо при проводках у минулий фінансовий рік.

Інші стандартні звіти, що стосуються також і контокорентних рахунків і використовуються для контролю і аналізу, служать сполучною ланкою між поточним бухгалтерським обліком банку і закриттям звітного періоду. Усі звіти можуть бути в будь-який час викликані в діалоговому режимі.

У рамках Головної книги важливими аналітичними звітами є витяги з рахунків, баланс/звіт про прибутки та збитки, Головна книга, податкова декларація, журнал документів, суми проводок, журнал окремих позицій, регістр контокорентних рахунків, список основних рахунків.