Економіка розвитку - Царенко О.М. - § 3. Введення спеціальних регістрів для забезпечення бухгалтерією чіткого аналізу і звітності

У користувачів, що впроваджують облік і звітність системи SAP в інтегрованому вигляді, у розпорядженні є численні аналітичні звіти для кожного додатку, У фінансовій бухгалтерії ними є класичні аналізи рахунків і заключні звіти. У більшості випадків основу для цього становлять основні

рахунки з даними оборотів (дебет/кредит і сальдо за кожний місяць). В обліку витрат у користувачів є в розпорядженні аналітичні звіти за сферами відповідальності або за колекторами витрат (замовлення/проект). Тут же місячні платежі доповнюються підведенням результатів по періодах, а також розкладками і розподілами відповідно до кодів перерахунку.

За допомогою спеціальних регістрів користувач отримує в розпорядження додаткову систему звітів, яка дозволяє йому розширити класичне поняття рахунку специфічними вимогами установи. За допомогою комбінації величин (полів) різних додатків для аналізу обороту або звітності можуть створюватися адаптовані до специфіки тієї чи іншої установи форми підведення підсумків, які потім можуть бути швидко і гнучко проаналізовані. Користувач може використати всі поля, службовців у бухгалтерії або в інших системах, що поставляються для звичайних контировок і додаткових контировок, як ознаки при підведенні підсумків і, тим самим, для специфічної для системи звітності. Вимоги до такої системи звітності, як правило, дуже різноманітні і розрізняються з погляду тимчасового рівня (рік, квартал, місяць, тиждень, день).

Для аналізу обороту за тиждень або за день користувач може відповідним чином оновлювати деталізовані суми. За датою операції система визначає період оновлення сум для кожного регістра. Тим самим у різних бухгалтерських книгах операція може бути присвоєна різним періодам.

Регістр може, наприклад, містити тільки ту інформацію, яка необхідна для складання щотижневих звітів по обороту; дані про відповідні господарські операції одночасно можуть надходити і в інший регістр, що містить інформацію для складання щомісячних балансів. Так, один регістр ведеться для 52 періодів проводки, а інший - для 12 періодів проводки. За допомогою спеціальних регістрів користувач може визначити для фінансового року більше ніж 365 періодів проводки, за допомогою яких він, безперечно, зможе отримувати точні щоденні звіти.

Підсумкові суми, що оновлюються в спеціальних регістрах, складаються в основному прямо або непрямо з даних про операції, які введені в різних підрозділах організації. Ці дані надходять у спеціальні регістри відразу ж або періодично. Крім того, дані можуть доповнюватися із зовнішніх систем, що передають значення через стандартні інтерфейси в бухгалтерські книги.

При передачі даних у спеціальні регістри здійснюється багатостороння перевірка з метою забезпечення узгодженості даних за всією системою. Це досягається тим, що основні дані з систем постачання використовуються разом з їх параметрами, якщо для розширення контировки використовуються такі поняття: рахунок, місце виникнення витрат, виріб і т.д. Це означає, що в попередніх системах необхідні для підведення підсумків величини використані або навіть включені в обов'язковому порядку.

Користувач встановлює, які операції ведуть до оновлення спеціальних регістрів: проводки з фінансової бухгалтерії, операції у сфері управління виробництвом та ін. При цьому вирішується питання, які бухгалтерські книги, при якій операції і яким чином повинні оновлюватися. На основі правил і комбінації залежностей від поля, які користувач визначає сам, здійснюється перевірка операцій, підсумовування даних і накопичення даних однієї або декількох бухгалтерських книг. Користувач має можливість здійснювати оновлення даних відразу ж або періодично.

При інсталяції декількох компонентів SAP велика частина призначених для спеціальних регістрів даних автоматично передається з інших додатків. Однак іноді виникає потреба прямого введення даних, наприклад, при зборі статистичної інформації або при консолідуючій проводці. У цей час для збору даних у розпорядженні користувача є спеціальна функція. Дані вводяться у формі документів і після цього знаходяться в спеціальних регістрах. Вони можуть бути ідентифіковані окремо від інших даних за допомогою відповідних індикаторів.

Для обробки даних, що копіюються із зовнішніх систем, спеціальні регістри використовують стандартні інтерфейси. Копіювання необхідне в тих випадках, коли зовнішні дані повинні бути об'єднані з даними SAP або коли спеціальні регістри встановлюються незалежно від інших додатків SAP. Як незалежно працюючі системи спеціальні регістри знаходять застосування в різних системах.

Оскільки в спеціальних регістрах користувач може вирішувати сам, які операції, яким чином і коли він хоче оновлювати, то, зрештою, проведення звіряння залежить також від нього.

Для підтримки виконання звіряння пропонується стандартна програма порівняння регістрів (порівняння регістра даних оборотів основних рахунків з регістром, визначеним користувачем). Спеціальні регістри автоматично копіюють дані з інших систем SAP або з будь-яких He-SAP-систем.

Вони вибирають їх відповідно до специфічних для галузі вимог.

За допомогою існуючих у спеціальних регістрах функцій розкладки і розподілу можуть автоматично проводитися розкладка або розподіл сум і кількостей з об'єктів-відправників (фактичні та планові значення показників) на об'єкти-одержувачі. Базою для розподілу можуть служити фіксовані суми або будь-яке значення з підсумкових файлів спеціальних регістрів.

При розкладці або розподілі система розрізняє два основних види:

• розподіл усередині однієї величини.

Наприклад, місце виникнення витрат "Управління" може бути кредитовано і дебетовані інші місця виникнення витрат;

• розподіл по додаткових величинах (новий рівень деталізування).

Так, наприклад, фінансові витрати групи витрат розподіляються на наступний рівень деталізування окремих підрозділів, але в рамках обох видів розподілу можуть розрізнятися три методи розподілу;

• у випадку з методом "Фіксована сума розподілу" користувач визначає суми, на які повинні бути дебетовані окремі об'єкти-одержувачі. У відправника дана сума вартостей списується з рахунку;

• у випадку з методом "Фіксована частка розподілу" кожний об'єкт-одержувач дебетується на фіксовану частку суми, що розподіляється;

• у випадку з третім, динамічним, методом сума, що розподіляється, може бути виявлена системою автоматично. Вона визначається на основі значень, підсумовуваних у базі даних спеціальних регістрів.

В ознаках можна визначити окремі значення, інтервали або набори значень.

У зв'язку з цим важливим елементом спеціальних регістрів є поняття "SET" (набір, сет). Визначення набору має вирішальне значення також і для системи звітності, планування і для всіх правил обробки регістрів. Набір описує будь-яку структуру змісту даних і їх зв'язок одне з одним.

Так, прості цифрові поняття, наприклад, банківські рахунки, ієрархії місць виникнення витрат, багаторівневі зв'язки окремих банків можуть пояснюватися обмеженою за змістом частковою кількістю всього обсягу даних. Потім змісти наборів можуть бути збережені і використовуватися в межах зазначених функцій.