Логістика туризму - Смирнов І.Г. - В'їзд

Цей етап передбачає зустріч клієнта та виконання реєстраційних формальностей, у тому числі вияснення питань платоспроможності, а також розміщення. Гостей працівники готелю можуть зустрічати не тільки "на порозі", айв аеропорту чи на вокзалі, що залежить від досягнутих домовленостей. Перше враження від готелю у туристів виникає під час спілкування з робітниками служби прийому та розміщення вже в момент прибуття, тому останнім слід приділити кожному клієнтові максимум уваги, відповідно прийняти. Загалом час на формальності не має перевищувати для приватних осіб 8 хв., для групи із 30 осіб - 15 хв., для групи із 30-100 осіб - 40 хв. Для клієнтів, котрі забронювали номер, реєстраційні формальності передбачають уточнення всіх деталей бронювання, що можуть змінитися до моменту їх прибуття у готель. Якщо гість не замовив номер попередньо, то співробітник, який здійснює реєстрацію, повинен надати йому інформацію про типи номерів, тарифи, послуги тощо (так в інформацію згідно з Правилами надання готельних послуг в Україні потрібно розміщувати у видному місці біля служби прийому та розміщення).

Якщо турист погоджується з умовами проживання та на підставі пред'явленого ним документа (паспорт, військовий білет або інший документ, що засвідчує особу) між ним та адміністрацією готелю укладається договір, свідоцтвом якого є заповнення гостем анкети (форма № 1-Г) у двох примірниках, на яких має бути особистий підпис клієнта. Потім на основі цього бланка формують реєстраційний файл. Під час проживання клієнта в готелі анкету зберігають у діючій інформаційній картотеці осіб, які прибули, а після від'їзду гостя - в архіві (не менше року). Якщо готель відвідують іноземці, то в закладі обов'язково має бути журнал реєстрації іноземних громадян (форма №2-Г).

Реєстрацію вважають закінченою після вирішення фінансових питань, у тому числі способу оплати, платоспроможності клієнта, відкриття рахунку та встановлення дати від'їзду. Розрахунки з клієнтами можуть здійснювати готівкою, за безготівковим розрахунком, ваучерами та кредитними картками. Процедура перевірки платоспроможності туриста визначається ступенем технічної оснащеності готелю та формою оплати. При цьому кредитна картка для готелю є найбажанішим варіантом, оскільки можна перевірити платоспроможність клієнта та переконатися у гарантуванні своєчасної та повної оплати наданих послуг. Якщо гість розраховуватиметься готівкою, працівники готелю можуть попросити його внести передоплату або розрахуватися за певні періоди проживання, при цьому конкретні умови визначаються класом готелю та контингентом його клієнтів. У процесі оформлення оплати за проживання туристові або виписують рахунок за формою № 3-Г (бланк суворої звітності), або вибивають чек, застосовуючи контрольно-касову техніку. За безготівкового розрахунку при в'їзді гостя виконують сліп-відбиток кредитної картки клієнта. Рахунок виписують у трьох примірниках: перший видають клієнтові, другий разом із "Касовим звітом" (форма № 5-Г) щоденно подають у бухгалтерію, третій зберігають до виїзду гостя в розрахунковому відділі готелю - в контрольній картотеці. Після оплати працівник служби прийому та розміщення заповнює картку туриста (форма № 4-Г). Розрахунок оплати за бронювання та проживання за безрахунковим розрахунком здійснюють згідно з формою № 7-Г. Якщо гість виїжджає з готелю достроково, йому повертають частину коштів, сплачених за проживання; для цього виписують квитанцію за формою № 8-Г. Після завершення реєстрації клієнту надають номер, видають ключі та викликають носильника, який допомагає гостеві розміщуватися.