Маркетингова політика розподілу - Біловодська O.A. - 5.6. Організація та документальне оформлення оптових закупівель

Оптові закупівлі товарів є основою комерційної діяльності оптових торгових підприємств, мета яких полягає у забезпеченні планомірного і безперебійного забезпечення товарами роздрібної торговельної мережі. Операції оптових закупівель токарів властиві не тільки оптовим торговельним підприємствам, а й роздрібним (див. розд. 6).

Оптові закупівлі — придбання товарів великими партіями з мстою їх подальшого перепродажу. Ухвалення комерційного рішення щодо оптових закупівель товарів констатує наявність ринкової потреби в певних товарах, передбачає відбір конкретних товарів і їх постачальників з числа наявних па ринку і забезпечує реальне просування товарів зі сфери виробництва до сфери обігу.

В умовах глибокого суспільного поділу праці оптові закупівлі товарів забезпечують розміщення замовлень торгівлі виробництву на виготовлення і постачання товарів, потрібних для задоволення попиту населення на товари народного споживання. Тому їх результатом визначається обсяг і структура споживання товарів та якість основних процесів суспільного відтворення. Адже оптові закупівлі опосередковують, з одного боку, вплив торгівлі па виробництво щодо визначення його обсягів, удосконалення асортименту і підвищення якості товарів, а з другого - - вплив па роздрібну торгівлю щодо формування нею торгового асортименту, розширення реалізації, поліпшення організації торговельного обслуговування і, нарешті, па підвищення рівня задоволення матеріальних і культурних потреб населення.

Для виробників товарів та послуг оптові закупівлі є гарантією їх збуту і, відповідно, гарантією забезпечення безперервності виробництва й ефективного функціонування підприємств. Для підприємств торгівлі це гарантія своєчасного надходження товарів для досягнення власної мсти, а для всіх учасників товаропросування — гарантія виживання в умовах ринкової конкуренції.

Організація оптових закупівель цс комплекс взаємопов'язаних управлінських і комерційних рішень та торгових операцій, виконанням яких забезпечується виявлення і вивчення попиту споживачів відповідно до потреб суспільства, падання й узгодження з постачальниками замовлень на виробництво і постачання товарів, укладання договорів постачання з мстою визначення порядку і механізму виконання замовлень та контроль за надходженням товарів і додержанням сторонами умов договору.

Оптовий продаж і закупівля товарів можуть здійснюватися у різних організаційних формах, які умовно поділяються па три основні групи:

1) купівля-продаж з укладанням договорів постачання здійснюється під час індивідуальних зустрічей (письмового, електронного, по телефону обміну інформацією) представників постачальників (товаровиробника або оптового посередника) і оптових покупців, зокрема, суб'єктів роздрібної торгівлі;

2) купівля-продаж здійснюється під час відвідування оптовим покупцем або його представником складу-магазину оптового посередника, що реалізує товари па принципах самообслуговування, за готівку, без їх доставки ("самовивіз"), отже, і без укладання договорів постачання;

3) купівля-продаж здійснюється на спеціально організованих комерційних ринкових заходах — оптових ярмарках, торгово-промислових виставках, товарних біржах і аукціонах, де господарські зв'язки, що встановлюються між продавцями і покупцями, документально оформлюються.

В організації оптових закупівель, як правило, виокремлюють шість етапів:

1) вивчення попиту споживачів;

2) розроблення оперативного плану оптових закупівель;

3) обґрунтування вибору постачальника;

4) ухвалення рішення щодо закупівлі й постачання товарів;

5) налагодження оперативного контролю за виконанням складських договорів;

6) встановлення економічної ефективності оптових закупівель.

Охарактеризуємо кожен з станів і визначимо зміст робіт, що виконуються.

I. Вихідним етапом оптових закупівель с вивчення попиту споживачів. Придбання товарів без урахування попиту споживачів спричинює сповільнення товарообігу, збільшення витрат обігу на їх доведення до кінцевих споживачів, а в результаті погіршання фінансового стану підприємств. Тому на цьому стані підприємства здійснюють діагностику ринку з мстою уточнення своєї маркетингової стратегії та інформаційного забезпечення закупівельної діяльності. Вивчення ринку товарів передбачає систематичний збір, обробку, аналіз і оцінку інформації про розвиток потреб, попиту і товарної пропозиції, можливості конкурентів тощо.

II. Оперативний план оптових закупівель розробляється з урахуванням виявленої потреби в асортименті, кількості й якості товарів. Вони ґрунтуються на обсязі і асортименті товарів, що підлягають закупівлі, мають відповідати обсягу, асортиментові та динаміці споживання з урахуванням необхідності нормалізації товарних запасів і орієнтуватися на постійне оновлення асортименту стосовно найновіших досягнень науки, виробництва та розвитку людських потреб.

У свою чергу план оптових закупівель розробляється у два етани:

1. Визначається потреба в оптових закупівлях товарів, тобто складається план надходження товарів на підприємство, яке мас забезпечити рівномірне і ритмічне виконання договорів постачання товарів оптовим покупцям в асортименті та нормалізацію товарних запасів, потрібних для забезпечення безперебійної торгівлі. План надходження товарів розробляється для коленої товарної групи на плановий період (рік, квартал). Результати оформлюються у вигляді табл. 5.1.

Таблиця 5.1. Форма плану надходження товарів па оптову базу

План надходження товарів на оптову базу па квартал 200_ р.

Найскладніше завдання під час розроблення плану надходження товарів на підприємство — визначення плану продажу товарів, основою якого па підприємствах оптової торгівлі є замовлення роздрібних підприємств та інших споживачів зони діяльності бази, укладені з ними договори на постачання товарів і специфікації до них, можливості підприємства щодо закупівлі товарів. Дуже часто у процесі розроблення плану надходження товарів оптові підприємства ще не мають портфеля замовлень, тому використовують для розрахунків прогнози розвитку попиту па певні товари.

2. Складається план оптових закупівель товарів. Якщо план надходження товарів покликаний визначити, які товари і в якій кількості треба закупити, то план закупівель мас містити вказівки щодо джерел цих закупівель, строки їх здійснення та прізвища відповідальних за проведення закупівель. Цей план складається за формою табл. 5.2.

Таблиця 5.2. Форма плаву оптових закупівель

План оптових закупівель базою на 200 р.

Під час розроблення плану оптових закупівель товарів важливе значення мас досягнення точки беззбитковості закупівель товарів за окремими товарними групами і від кожного постачальника.

Точка беззбитковості закупівель — такий обсяг закупівель товарів у і-го постачальника, за якого сума валового доходу від реалізації цих товарів покриває суму поточних витрат.

План оптових закупівель затверджується керівником підприємства або начальником комерційного відділу.

III. В умовах наявності па рийку значної кількості постачальників важливе значення мас обґрунтування вибору певного, найбільш придатного постачальника. Раціонально закупити товари - - означає придбати їх у необхідній кількості, потрібної якості, необхідний час, у надійного постачальника і за прийнятною ціною.

Під час обґрунтування вибору конкретних постачальників велике значення мас інформація про етап портфеля замовлень постачальника. Портфель замовлень, наявний в окремій фірмі, визначається вартістю усіх замовлень па певний час. Інформація про зниження портфеля замовлень у постачальника може бути використана покупцем для одержання пільгових умов постачання, розрахунків і одержання додаткових знижок.

Оптові підприємства можуть закуповувати товари з різних джерел:

промислових і сільськогосподарських підприємств, місцевої промисловості, іп диві дуальних виробництв;

— оптово-посередницьких структур;

— іноземних фірм і компаній.

Джерела товарного забезпечення визначаються на основі структури певного ринку товарів, контингенту покупців, обсягу й асортименту товарів, товарообігу і фінансових можливостей оптового торгового підприємства.

Вибір конкретних постачальників товарів здійснюється тоді, коли серед них немає монополії. З цією мстою складається список можливих постачальників кожного виду товарів, джерелом інформації для складання якого с вивчення ринку товарів.

Кількість постачальників, які братимуть участь у постачаннях кожного виду товару, залежить від потрібної кількості товарів та кон'юнктури ринку. Ці питання мають вирішуватися комерційною службою підприємств. Якщо підприємство закуповує товари в одного постачальника, то можна налагодити тісні ділові контакти й установити взаємовигідні форми ділових відносин, пов'язаних із паданням споживачам знижок з ціни і додатковими формами обслуговування. Однак значно зростає ймовірність зриву постачань товарів (навіть із незалежних від постачальника причин).

Коли постачальників багато, то вибір найпридатнішого з них здійснюється за суттєвішими критеріями: ціна одиниці товару, якість товарів, віддаленість постачальника, періодичність і комплексність постачання, форми доставки, фінансові умови, гарантії та ін.

Критерії вибору постачальників можуть бути доповнені й іншими специфічними для конкретного покупця критеріями.

Можливість контактування з постачальниками, як правило, визначається для коясної товарної групи (або товару). Для цього попередньо за окремими групами розраховують мінімальний товарообіг як добуток мінімальної порми відвантаження товару, який постачається і-м підприємством-постачальником (Ni) та мінімально допустимої частоти завезення товару від і-го постачальника (ti). Враховуючи те, що однойменні товари можуть надходити від кількох постачальників, а обсяги постачань від різних постачальників завжди різні, треба стежити за збереженням умов нерівності

IV. Ухвалення рішенням щодо закупівлі і постачання товарів передбачає розроблення проектів текстів договорів з постачальниками, укладення договорів і контрактів з ними, розроблення специфікацій до договорів, підготовку та подання постачальникам рознарядок па відвантаження товарів. Під час розроблення проектів текстів договорів і їх укладання враховують те, що оптові закупівлі товарів мають забезпечувати нормальні умови для регулювання товаропостачання в оптимальному режимі.

Товари можуть постачатися суб'єктами роздрібної торгівлі на умовах консигнації. Є три види консигнації:

1) безповоротна;

2) частково поворотна;

3) поворотна.

Безповоротна консигнація означає, якщо якусь частішу товарів, поставлену на умовах консигнації, не буде реалізовано консигнатором (роздрібним торговцем), то він зобов'язаний купити їх у консигнанта (постачальника — власника товару).

Частково поворотна консигнація мас місце, коли консигнатор бере па себе зобов'язання реалізувати товари на певну частину суми, а товари па решту суми, якщо він їх це зможе реалізувати, повернути консигнанту.

Поворотна консигнація означає, що всі нереалізовані товари підлягають поверненню консигнанту. За згодою партнерів можна продовжити строк консигнації, або консигнант зробить на ці товари знижку. При вирішенні цього питання порівнюються розміри знижки з витратами па повернення товарів. Як правило, витрати на повернення товарів партнери розподіляють порівну, оскільки обидві сторони певною мірою можуть бути винними: консигнант-виробник виготовив неконкурентоспроможний товар або поставив більше, ніж обсяг попиту, на нього, а консигнатор доклав недостатньо зусиль, щоб його реалізувати.

Рішення про налагодження зв'язків з постачальником і укладення договору приймається, як правило, у три стани.

Па першому етапі збирають і всебічно аналізують інформацію про передбачуваного партнера. З'ясовується: чи він реальний, який обсяг має його статутна діяльність, яке його фінансове становище, основні риси його ділового реноме, перевіряються повноваження представника партнера, на якого покладено обов'язки вести переговори.

Особливі труднощі на першому етапі виникають під час збирання інформації про передбачуваного партнера. З цією мстою слід звернутися до органів державної реєстрації підприємств, податкових адміністрацій, конкурентів, спеціальних іноземних фірм, які дають інформацію про суб'єктів.

На другому етапі розробляють (аналізують) проекти текстів договорів, особлива увага звертається на:

законність кожного положення договору;

— урахування традицій ринку;

— уникнення повторення колишніх помилок;

— уникнення спроб вирішення власних проблем за рахунок партнерів;

- поєднання санкцій щодо партнерів із заходами стимулювання.

Здійснення ділового листування з мстою врегулювання розбіжностей і підписання текстів договорів проводиться на третьому етапі. Укладення договору відбувається за певними стадіями - - пропозиція укласти договір (офорта) і прийняття цієї пропозиції (акцепт). Відповідно, сторона, яка зробила пропозицію, називається оферентом, а сторона, що прийняла пропозицію — акцептантом. Пропозиція має містити вказівки на суттєві умови майбутнього договору і зверненою до певної особи. Оферта може бути зроблена усно чи письмово із зазначенням терміну для відповіді або без зазначення терміну.

Розрізняють тверду та вільну оферти. Тверда оферта письмова пропозиція на укладання договору (контракту), що була надіслана оферентом одному потенційному покупцеві із зазначенням строку, протягом якого продавець зв'язаний своєю пропозицією і не може зробити аналогічну пропозицію іншому покупцеві.

Вільна оферта — письмова пропозиція на укладення договору (контракту), що надіслана на адресу декількох потенційних покупців. Вільна оферта порівняно з твердою менш вигідна покупцеві, оскільки у нього немає впевненості в тому, що, коли він надішле контроферту, з ним буде укладено договір і він отримає товар, тоді як час для вигідної закупівлі товару в іншому місці може бути втрачено. За вільної оферти продавець акцептує контроферту того покупця, яку він раніше одержав, або покупця, з яким він прагне укласти договір (контракт).

Якщо оферта включає потрібний мінімум умов (найменування товару, його кількість, асортимент, якість, ціна), то за підтвердження умов акцептантом (потенційним покупцем) договір (контракт) вважатиметься укладеним на цих умовах.

Додаткові умови, якщо це потрібно, узгоджуються окремо. Коли оферент має типовий договір (контракт), розроблений акцептантом, і він з ним згоден, в оферті можна посилатися на типовий контракт, зокрема стосовно умов, яких немає в оферті.

Офорта може бути складена на типографському бланку типового контракту оферента, в який вписано конкретні умови його виконання.

Коли пропозицію укласти договір зроблено із зазначенням строку для відповіді, договір вважається укладеним, якщо особа, котра зробила пропозицію, отримала від іншої сторони відповідь про прийняття пропозиції протягом цього строку.

За усної пропозиції укласти договір без зазначення строку, він вважається укладеним, якщо інша сторона негайно заявила про свою згоду. Коли така пропозиція зроблена у письмовій формі, договір вважається укладеним, якщо відповідь про прийняття пропозиції отримана протягом нормально необхідного для цього часу, наприклад, періоду проходження листа "туди і назад".

Під час укладення договорів між сторонами можуть виникнути розбіжності за окремими умовами договору. Є спеціальний порядок розгляду заперечень по тексту договору, установлений ст. 10 Господарського процесуального кодексу України "Досудове врегулювання розбіжностей, що випинають під час укладання господарських договорів" від 6 листопада 1991р. № 1798-ХІІ.

Якщо розбіжності остаточно не вдалося вирішити, то договір вважається н су кладеним.

Під час укладення договорів керуються основними правилами:

1) ухвалення комерційного рішення щодо укладення договору постачання передбачає узгодження волі щонайменше двох (а інколи і більше) сторін. Договір — обов'язкова програма господарської взаємодії не менше ніж двох сторін, і в ній немає дрібниць, тому всі вони мають знайти відображення в ньому;

2) комерція — політика компромісів. Комерсанти мусять уміти вести переговори під час укладання договорів, ставити умови, від яких пізніше можна буде відступити, не втрачаючи основних вигід від передбачуваного співробітництва;

3) договір - - правовий акт, що забезпечує правовий захист інтересів сторін, а отже, потребує творчого поєднання використання законодавчої бази і принципу: дозволено все, що не заборонено законом;

4) договір приречений па поразку, якщо він не орієнтований на перспективу, на закріплення ділового співробітництва з партнером на все життя; у комерції немає постійних партнерів, у пій є лише постійний інтерес.

У загальному розумінні договором вважають домовленість двох або більше сторін, спрямовану на встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов'язків. Договір виконує такі функції:

1) закріплює юридичні відносини міме партнерами;

2) установлює порядок і способи виконання зобов'язань;

3) передбачає способи захисту забезпеченні, зобов'язань. Під час постачань товарів відносини сторін, як правило, регулюються договором постачання товарів.

Договір постачання передбачає зобов'язання однієї сторони — продавця (постачальника), що здійснює підприємницьку діяльність, передати (поставити) в установлені строки (строк) у власність іншій стороні - покупцеві товар (товари), а покупець зобов'язується прийняти зазначений товар (товари) і сплатити за нього певну грошову суму.

Договір постачання укладається на розсуд сторін або відповідно до державного замовлення (див. розд. 7). У разі, якщо законодавством не врегульовано умови здійснення постачання товарів, застосовуються правила цивільного законодавства про договір купівлі-продажу.

Сторонами договору постачання можуть бути:

- юридичні особи, які здійснюють господарську діяльність та зареєстровані у встановленому законом порядку;

- громадяни України, іноземці та особи без громадянства, які здійснюють господарську діяльність та зареєстровані відповідно до закону як підприємці;

- філії, представництва, інші відокремлені підрозділи господарських організацій (структурні одиниці), утворені ними для здійснення господарської діяльності.

У зміст договору постачання мають входити основні розділи:

1) преамбула;

2) предмет договору (найменування товару, кількість, асортимент, номери та індекси стандартів, технічних умов або іншої документації про якість товарів, їх комплектність);

3) ціни на товари і загальна сума договору;

4) загальний строк дії договору і строки постачання товарів;

5) вимоги до тари й упаковки;

6) порядок відвантаження, доставки і здавання товарів;

7) порядок розрахунків;

8) умови страхування;

9) відповідальність сторін (санкції) за невиконання своїх зобов'язань;

10) порядок вирішення спірних питань (арбітраж) та ін. У процесі постачання товарів різноманітного асортименту (за видами, марками, тинами та ін.) до договору додасться специфікація, в якій обумовлюється кількість товарів у розгорнутому асортименті з визначенням строків їх постачання. Відповідно до Господарського кодексу України від 16 січня 2003 р. № 436-ІV договір постачання може бути укладений на один рік, па строк більше одного року (довгостроковий договір) або на інший строк, визначений угодою сторін. Якщо у договорі строк його дії не визначено, він вважається укладеним на один рік.

Строки постачання встановлюються в договорі з урахуванням потреби у ритмічному та безперебійному постачанні товарів споживачам. Якщо у довгостроковому договорі обсяг постачання визначено лише па рік або па менший строк, у договорі мас бути передбачений порядок погодження сторонами строків постачання на наступні періоди до закінчення строку дії договору. Якщо такий порядок не передбачено, договір вважається укладеним на один рік.

Якщо сторонами передбачено постачання товарів окремими партіями, строком (періодом) постачання споживчих товарів є, як правило, місяць. Сторони можуть погодити у договорі також графік постачання (місяць, декада, доба тощо).

У договорі постачання за згодою сторін може бути передбачено порядок відвантаження товарів будь-яким видом транспорту, а також відбір товарів покупцем; відвантаження товарів вантажовідправником (виготовлювачем), що не є постачальником, та одержання товарів вантажоодержувачем, що не є покупцем, а також оплату товарів платником, що не є покупцем; порядок постачання недоодержаної покупцем у встановлений строк кількості товарів.

Договір вважається укладеним, якщо сторони у належній формі дійшли згоди з усіх істотних умов договору. Істотними умовами договору є умови про предмет договору, умови, що визначені законом як істотні або с потрібними для договорів такого виду, а також усі ті умови, стосовно яких за заявою хоча б однієї зі сторін мас бути досягнуто згоди.

V. Важливу роль в організації оптових закупівель відіграє налагодження оперативного контролю за виконанням укладених договорів, який передбачає одержання товарів, їх приймання та оплату, організацію складської переробки товарів. Особливу увагу звертають на виконання постачальниками своїх зобов'язань за договорами у повному обсязі, застосування заходів впливу до недбайливих постачальників.

VI. Економічна ефективність оптових закупівель с підставою для удосконалення організації закупівель товарів у майбутньому. Вона визначається зіставленням доходів від реалізації товарів і витрат обігу. Детальний аналіз витрат обігу, пов'язаних із закупівлями товарів, дає можливість підвищити рівень прибутковості торговельної діяльності.