Менеджмент персоналу - Мурашко M.I. - 3.2. Аналіз необхідної роботи

Для ухвалення якого-небудь рішення щодо суті запланова­ної роботи необхідно ретельно її проаналізувати. Аналіз може здійснюватися шляхом відповіді на такі запитання:

— назва роботи;

— місце виконання роботи;

— кінцева мета роботи;

— хто безпосередньо нестиме відповідальність за праців­ника, який буде виконувати роботу;

— за що нестиме відповідальність працівник;

— з ким буде контактувати працівник у процесі виконання роботи;

— які основні завдання роботи;

— як ці завдання будуть виконуватися;

— яким нормам (вимогам) має відповідати робота;

— який рівень кваліфікації працівника має відповідати цим нормам;

— скільки зусиль (затрат праці) потребуватиме виконання цієї роботи;

— який рівень організації праці необхідний для цього;

— чи може робота з розряду основної перейти до розряду проміжної?

На більшість запитань можна дати відповідь практично без підготовки. Для одержання повного уявлення про функції співробітників на першому етапі необхідно вивчити процес виконання такої чи подібної роботи іншими працівниками, дізнатися від них про проблеми, що виникають у процесі цієї роботи. Надалі інформацію можуть надати служби, які вико­нують аналогічну роботу на інших підприємствах.

3.3. Складання посадової інструкції працівника

Наступним етапом комплектування роботи є складання посадової інструкції працівника. Для цього необхідно від­повісти на такі запитання:

— до якого рівня складності належить робота;

— що має знати працівник для виконання роботи;

— яким кваліфікаційним вимогам має відповідати такий працівник;

— яка кваліфікація працівника (найменування професії) за кваліфікаційним довідником відповідає таким вимогам?

Як правило, посадову інструкцію розробляє відділ управ­ління персоналом разом із керівником підрозділу, в якому планується робоче місце.

До посадової інструкції входить перелік основних функцій працівника. Вона складається із загальних положень, посадо­вих обов'язків, вимог щодо теоретичних знань та кваліфіка­ційних вимог. Зразок посадової інструкції наведено в дод. 1.

3.4. Складання орієнтовного професійного портрета працівника

У психології відомий розроблений А. Роджером так званий план семи точок, який часто використовується як основа для складання професійного портрета працівника.

1. Фізичний стан.

Необхідно приблизно визначити вік, стать, мову, здоров'я, зір імовірного працівника.

2. Кваліфікація.

Потрібні кваліфікація, попередній досвід, ступінь підго­товки, інші спеціальності.

3. Загальний інтелект.

Інтелектуальний рівень працівника, добра пам'ять, здат­ність швидко адаптуватися в колективі.

4. Здібності.

Чи мають бути у працівника які-небудь вроджені таланти (нахил до малювання, артистичні здібності тощо)?

5. Інтереси.

Чи вимагають функції, які буде виконувати працівник, певних інтересів? Якщо так, то яких?

6. Характер.

Які риси характеру і темпераменту мають бути в праців­ника?

7. Умови.

Проживання в певному районі, наявність телефону, влас­ного транспорту, прав водія тощо.

3.5. Способи залучення потенційних кандидатів

Головне завдання цього етапу — складання списку кваліфі­кованих кандидатів для подальшого добору в межах можли­востей фінансових ресурсів, виділених організацією з цією метою, і людських ресурсів, наявних для виконання роботи з добору кандидатів. Для залучення кандидатів використову­ються такі способи:

— пошук всередині організації;

— підбір за допомогою персоналу;

— кандидати, які запропонували послуги;

— оголошення в засобах масової інформації;

— пошук у навчальних закладах;

— звертання до державної служби зайнятості;

—використання приватних агентств з добору персоналу.

Від вибору способу залежить ступінь затрат на ці завдання і рівень кваліфікації кандидатів.

Пошук всередині організації

На першому етапі пошуку більшість організацій висува­ють кандидатів із свого складу. Ця робота зазвичай почи­нається з аналізу особових справ працівників з метою добору кандидатів з необхідними первинними даними.

Інші способи внутрішнього пошуку — це оголошення все­редині організації, а також допомога керівників структурних підрозділів.

Пошук всередині організації має багато позитивних влас­тивостей. Він потребує незначних фінансових ресурсів, крім того, дає змогу більш точно оцінювати потенційні можливості кандидатів і майже знімає проблему інтеграції їх у новий структурний підрозділ. Разом із тим йому властиві й деякі не­гативні аспекти: обмежене коло кандидатів, небажання керів­ників підрозділів позбавитися кращих працівників і т. ін.

Добір за допомогою персоналу

Це найпростіший спосіб добору кандидатів, який має такі переваги: незалучення фінансових ресурсів; виграш часу та зручність; високий ступінь спорідненості кандидатів з органі­зацією за рахунок тісних контактів із її представниками.

Разом із тим цьому способу властиві й певні недоліки:

— персонал намагається рекомендувати близьких людей, що може призвести до появи скарг;

— друзі й родичі працівників організації не обов'язково будуть найбільш підходящими кандидатами;

— такий добір працівників може призвести до появи в ко­лективі ворогуючих груп.

Запрошені спеціалісти завжди здаються кращими, ніж доморощені.

Кандидати, які запропонували послуги

Як правило, у відділ управління персоналом будь-якої ор­ганізації часто звертаються люди в пошуках роботи. У цьому разі метою працівників відділу має стати збирання й накопи­чення інформації про цих людей, навіть якщо організація не має потреби в їхніх послугах. Така робота потребує невели­ких затрат для створення бази даних і дає змогу мати постій­ний резерв кандидатів.

Оголошення в засобах масової інформації

Основними перевагами такого способу є:

— охоплення широкої аудиторії;

— швидке доведення інформації;

— можливість одержання професійних послуг щодо скла­дання оголошень.

Однак при цьому необхідно врахувати й наявні недоліки:

— високу вартість;

— швидкоплинність оголошення;

— великий наплив кандидатів, які не відповідають потріб­ним характеристикам.

Такий спосіб використовується для добору кандидатів ма­сових професій.

Пошук у навчальних закладах

Якщо особливості розвитку організації потребують постій­ного поповнення молодими кадрами, то необхідно встановити тісні контакти з навчальними закладами. Цей спосіб потре­бує малих витрат, забезпечує постійний приплив молодих людей, які шукають роботу.

Разом із тим молоді люди не мають досвіду роботи, важко пристосовуються до трудового життя. Сфера застосування цього способу обмежена.

Найпростішою формою ознайомлення з роботою організа­ції є проведення її презентації в стінах навчальних закладів. На презентаціях керівники організації коротко характеризу­ють її діяльність, представляють продукцію, відповідають на запитання студентів, а також проводять співбесіди з потен­ційними кандидатами.

Звертання у державну службу зайнятості

З метою реалізації політики зайнятості населення і забез­печення громадянам відповідних гарантій в Україні функціо­нує державна служба зайнятості.

За ст. 20 Закону України "Про зайнятість населення" під­приємства, установи та організації, розміщені на території регіону, зобов'язані щомісячно надавати державній службі зайнятості інформацію про наявність вільних робочих місць (вакантних посад).

Кожний регіональний центр зайнятості має базу даних про наявність вільних робочих місць і зареєстрованих громадян, які шукають роботу, з докладною інформацією про них. Тому кожна організація має право скористатися цією інформацією для добору потрібного працівника.

Переваги добору через регіональні центри зайнятості:

— центри зайнятості відкриті для всіх;

— оголошення центру розраховані на всіх, хто активно шукає роботу;

— попередній етап добору здійснюється працівниками центру;

— низька вартість послуг.

Однак цей вид добору має такі недоліки:

— співробітники центру не завжди добре вивчають канди­датів і можуть вибрати непідходящого;

— інформацію центру про вакантні місця часто бачать тільки ті, хто активно шукає роботу, проте для організації можуть становити інтерес і ті, хто вже має роботу.

Використання приватних агентств з добору персоналу

Для добору персоналу можна використати також приватні агентства. Як правило, вони мають готовий банк даних про кандидатів і, крім того, можуть зробити рекламу вакансій організацій. Переваги цих агентств:

— швидкий добір;

— врахування вимог до спеціальності;

— допомога в попередньому доборі;

— порівняно висока кваліфікація кандидата.

Один із основних недоліків — висока вартість послуг. Тому цим способом користуються, як правило, для добору керівни­ків та спеціалістів.

Підготовка оголошень

Після вибору джерела найму персоналу необхідно підготу­вати оголошення.

Зміст оголошення завжди буде змінюватися залежно від обставин. Так, оголошення в газеті має нести більше інформа­ції, ніж дані державної служби зайнятості. Однак до всіх видів оголошення необхідно включати таку інформацію:

—найменування посади;

— місце роботи;

— дані про діяльність організації;

— дані про вакантне місце: мета й основні завдання;

— переваги цієї роботи;

— умови матеріального стимулювання;

— тип потрібної людини: кваліфікація і досвід, навики і вміння;

— куди необхідно звернутися щодо працевлаштування на дане вакантне місце;

— яка має бути форма звертання (заява, лист, дзвінок по телефону та ін.).

Стиль і конструкція оголошення в різних випадках будуть різними. Однак є універсальні правила, яких необхідно до­тримуватися при його написанні.

Оголошення має бути:

— коротким;

— таким, що привертає увагу;

— змістовним;

— правдивим;

— законним;

— конкретним.

Небагато громадян, які шукають роботу, будуть читати довге, обширне оголошення. Тому в ньому рекомендується використовувати прості речення, уникати технічних термінів і жаргонізмів, перевантаженості зайвою інформацією.

Оголошення має привертати увагу. Воно може мати виді­лений заголовок, найменування посади, організації чи сфери діяльності. Використовуються кольорова рамка, різноманіт­ні види шрифтів тощо.

Оголошення має відразу зацікавити читача й нести прав­диву інформацію. Перекручення фактів може призвести до того, що кандидат відсіється на пізнішій стадії відбору й ор­ганізація, зазнавши фінансових збитків, не одержить його.

У тексті оголошення не може бути обмежень (статі, на­ціональності, сімейного стану тощо), які суперечать чинному законодавству, тобто він не може бути дискримінаційним.

Щоб чітко визначити коло кандидатів, оголошення має бути точним. Необхідно вказати зміст роботи й вимоги до неї. Буде розумним обумовити заробітну плату або її межі. Це дасть змогу звузити коло претендентів і розраховувати на кандидатів із необхідним рівнем професіоналізму (дод. 2).