Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту - Івахненков С.В. - Способи обробки облікової інформації.

Оскільки обробка облікової інформації також є елементом системи бухгалтерського обліку, розглянемо різні способи її обробки. Усі способи обробки облікової інформації в системі бухгалтерського обліку можна поділити на три види*, паперовий, механізований і комп'ютеризований (автоматизований), залежно від виду обчислювальної техніки, що застосовується. Перші два методи можна об'єднати під загальною назвою безкомп'ютерний спосіб, який об'єднує паперовий та механізований, маючи на увазі не перелік технічних засобів, а саме спосіб їх використання (рис. 2.5).

Рис. 2.5. Способи обробки облікової інформації

Єдиної загальноприйнятої термінології щодо бухгалтерського обліку із застосуванням обчислювальної техніки в Україні немає. Найчастіше в літературі використовується термін автоматизація бухгалтерського обліку. Стосовно механічних та електронних обчислювальних машин перших поколінь, які не дозволяли комплексно вирішувати завдання бухгалтерського обліку, використовували також терміни машинізація бухгалтерського обліку, механізація бухгалтерського обліку.

Зазначимо, що терміни автомат та автоматизація почали широко вживатися лише у 50-х роках XX ст. У відомому тлумачному словнику англійської мови Вебстера термін автомат було визначено як "... пристрій, який автоматично контролює дії машини, процесу або системи, особливо за допомогою контролюючих пристроїв"1. Ця характеристика охоплює автоматизацію як на промисловому підприємстві, так і в офісі (бухгалтерії).

У вітчизняній літературі традиційно виділяли дві послідовні стадії автоматизації обліку: механізація облікових робіт на окремих ділянках обліку за допомогою обчислювальних пристроїв (так звана мала механізація) та комплексна автоматизація бухгалтерського обліку в умовах автоматизованої системи управління підприємством (АСУП) [23, с. 52]. Необхідно зазначити, що трактування поняття паперових систем обробки даних в Україні і, наприклад, у США не збігаються. Американські спеціалісти відносять до паперових або ручних також такі системи, в яких комп'ютери та периферійні пристрої не мають між собою безпосереднього зв'язку, наприклад системи копіювального обліку на дошках, картотеки із застосуванням карток з перфорацією, системи, побудовані з використанням бухгалтерських, обчислювальних та друкуючих машин [3, с. 8], які в українській літературі об'єднуються поняттям часткової механізації обліку та обчислювальних робіт.

Отже, необхідно чітко відрізняти поняття механізації обліку та його комп'ютеризації (автоматизації). Для визначення способу обробки облікової інформації головним є не лише вид техніки, що застосовується, а й сукупність способів та методів її використання. Як буде показано далі, у механізації обчислювальна техніка виступає допоміжним засобом для обробки інформації, а в комп'ютеризації технічні засоби стають основним засобом ведення обліку: суттєві зміни відбуваються в процесі збирання, накопичення облікової інформації, її передачі й одержання підсумкових показників. На відміну від механізації комп'ютеризація обліку базується на системному вирішенні облікових завдань за допомогою комп'ютерів.

Автоматизовані інформаційні технології утворюють людино-машинну облікову систему, яка функціонує на базі обчислювальних мереж та інших сучасних засобів комп'ютерної техніки, які забезпечують комплексне виконання функцій бухгалтерського обліку. Автоматизовані інформаційні технології в обліку утворюють для обліковця інтерактивне інформаційне середовище, що синтезується з компонентів, наведених на рис. 2.6.

Рис. 2.6. Інтерактивне середовище обліковця