Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту - Івахненков С.В. - Складові організації бухгалтерського обліку

Проблема організації обліку на кожному конкретному підприємстві полягає у встановленні і запроваджені такої сукупності правил, реалізація яких забезпечила б максимальний ефект від ведення обліку. При

цьому під ефектом у даному разі розуміють вчасне формування фінансової й управлінської інформації, її вірогідність, доступність і корисність для широкого кола зацікавлених користувачів.

В організацію бухгалтерського обліку входять три пов'язані частини (етапи), що відповідають трьом розглянутим раніше (п. 2.1) рівням системи бухгалтерського обліку, вона охоплює весь бухгалтерський облік як технологічний процес, у якому поєднується жива праця облікових працівників, засоби праці — технічне забезпечення бухгалтерського обліку, а також специфічні предмети праці — бухгалтерські документи — для одержання підсумкової інформації (рис. 2.9).

На першому, методичному етапі організації бухгалтерського обліку здійснюється вибір системи певних способів та прийомів, на яких базуються документування, інвентаризація, використання

Рис. 2.9. Етапи організації бухгалтерського обліку

Примітка. Стрілками на схемі позначено зв'язки між етапами

синтетичних і аналітичних рахунків, застосування методу подвійного запису, оцінка майна та зобов'язань, калькулювання, бухгалтерський баланс і звітність. На цьому етапі, що відповідає першому рівню системи бухгалтерського обліку, здійснюється вибір конкретного застосування елементів методу бухгалтерського обліку, а саме:

1) проводиться комплекс заходів, які забезпечують організацію первинного документування: вибір об'єктів первинного документування та носіїв первинної інформації, складання переліку форм первинних документів, їх проектування, встановлення і запровадження порядку та процедур здійснення записів у первинних документах;

2) встановлення строків та порядку проведення інвентаризації;

3) вибір методу оцінки активів підприємства;

4) калькулювання (вибір номенклатури статей загальних і цехових витрат, способу калькулювання собівартості тощо);

5) вибір номенклатури рахунків (робочого плану рахунків) бухгалтерського обліку і розробка структури субрахунків та аналітичних рахунків;

6) вибір і затвердження переліку типових бухгалтерських проводок;

7) визначення переліку й розробки форм внутрішньої звітності та порядку їх заповнення.

Другий етап організації бухгалтерського обліку — технічний. Це вибір форми обліку, що найбільше відповідає галузі та розміру підприємства. Він полягає:

1) у виборі способу обробки облікових даних — безкомп'ю-терного або комп'ютеризованого;

2) у розробці переліку і форм облікових регістрів;

3) у встановленні і запровадженні порядку здійснення записів у регістрах і перенесення даних у регістри.

Якщо під час першого та другого етапів здійснюється організація ведення облікових записів, то третій етап полягає в організації роботи облікового апарату, або іншими словами — це організація управління в бухгалтерії. Він охоплює:

1) встановлення і впровадження найбільш економної і найбільш зручної загальної схеми обліку (облік централізований або децентралізований);

2) визначення оптимальної структури облікового апарату (розподіл облікової праці за ділянками обліку);

3) встановлення і запровадження норм праці та часу, необхідного для виконання робіт, і визначення оптимальної чисельності бухгалтерів;

4) набір кадрів та їх навчання;

5) організація робочих місць бухгалтерів;

6) раціональне розміщення облікового апарату (поруч з оперативними підрозділами, працівниками, які часто взаємодіють з бухгалтерією тощо);

7) встановлення належних інформаційних зв'язків між окремими частинами бухгалтерії та між бухгалтерією й оперативними підрозділами підприємства, а також із зовнішнім середовищем (ведення належного діловодства та документообігу);

8) організація матеріального, інформаційного і технічного забезпечення облікових працівників;

9) мотивація працівників бухгалтерії (оплата праці, інші види стимулювання);

10) встановлення та запровадження правильного і точного обліку роботи працівників та контроль за тим, як вони виконують свої функції;

11) організація архіву бухгалтерських документів;

12) організація безпеки та захисту облікової інформації.

При застосуванні інформаційних технологій організація бухгалтерського обліку має свої особливості. На неї великий вплив справляють теорія бухгалтерського обліку, менеджмент, кібернетика й інформатика (рис. 2.10).

Рис. 2.10. Організація бухгалтерського обліку при застосуванні інформаційних технологій

Моделювання — це один із методів організації бухгалтерського обліку. В обліковій системі можна виділити такі підсистеми або елементи, які визначають якість її функціонування, — методологію, методику, організацію, технологію. Усі ці елементи є окремими об'єктами моделювання, а саме:

• у методології моделюються структура записів операцій на рахунках, кореспонденції рахунків, викликані господарськими операціями;

• у методиці об'єктами моделювання можуть бути розподіл реквізитів у первинних документах, склад та форма облікових регістрів, взаємозв'язок синтетичного й аналітичного обліку;

• у технології моделюється процес обробки облікової інформації для визначення найбільш ефективного поєднання процедур, які виконуються людиною і комп'ютером;

• в організації до об'єктів моделювання можна віднести склад елементів облікового процесу, структуру облікового апарату, розподіл обов'язків між обліковими працівниками.