Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту - Івахненков С.В. - Моделі документування в комп'ютерних програмах

Розглядаючи питання про комп'ютеризацію первинного документування, слід мати на увазі, що поняття документа в бухгалтерському обліку і в теорії автоматизованої обробки інформації суттєво відрізняються. Поняття "електронний документ" в інформатиці або документ, зафіксований у комп'ютері, дуже широке. Усі екрани, екранні форми і дані, представлені на комп'ютері, може бути розглянуто як документи. Спочатку інформація фіксується на магнітному або оптичному диску, потім подається у форматі комп'ютерної програми і, нарешті, використовується в подальшій діяльності.

Отже, в інформатиці електронний документ — це сукупність трьох складових:

• фізичної реєстрації інформації;

• форми подання інформації;

• активізації визначеної діяльності.

Саме певна діяльність і перетворює інформацію в документ. Але документ перестає існувати, якщо в подальшому над ним не буде здійснено процедури обробки.

Використання комп'ютерів вносить значні зміни в організацію первинного обліку, які полягають, по-перше, у використанні електронних носіїв первинної інформації і, відповідно, електронних первинних документів, по-друге, в автоматичному складанні первинних документів. Складання, оформлення і зберігання первинних документів при комп'ютеризованому первинному обліку має ряд відмінностей від паперової обробки даних, котрі можна представити такою схемою (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Порядок ведення комп'ютеризованого первинного обліку:

Первинний документ може складатися вручну безпосередньо на місці здійснення господарської операції без створення електронного первинного документа. Потім цей документ передається до бухгалтерії для обробки. Бухгалтер (оператор) створює за ним облікову фразу — сукупність реквізитів для зберігання в комп'ютерній базі даних, у т. ч. проводку, яка додається до хронологічного масиву даних — журналу операцій. Паралельно цей документ реєструється вручну в журналі реєстрації первинних документів.

При комп'ютеризованому обліку первинний документ може складатися або в бухгалтерії, або на робочих місцях облікових працівників — у підрозділах підприємства — за допомогою комп'ютерів, підключених до локальних та глобальних обчислювальних мереж, причому документи, які зберігаються на електронних носіях інформації, можуть не мати паперових аналогів. Електронний документ реєструється в комп'ютерному журналі реєстрації первинних документів, а проводки, що за ним створюються (облікова фраза), додаються до електронного журналу операцій.

Основні відмінності технології первинного документування в комп'ютерних облікових системах такі:

а) накопичення і первинна обробка облікових даних відбуваються на персональних комп'ютерах, установлених безпосередньо на робочих місцях облікових працівників;

б) обробка первинної інформації здійснюється за принципом об'єднання процесів складання первинного документа та введення його до бази даних КІСП;

в) автоматична реєстрація первинної інформації за допомогою технологічних датчиків, сканерів штрихових кодів, касових апаратів, смарт-карток, електронних зважу вальних пристроїв, годинників, лічильників, вимірювальної тари тощо. При цьому автоматичне введення первинних даних не звільняє від необхідності оформляти згодом юридично повноцінне підтвердження здійснених господарських операцій.

Моделі документування в комп'ютерних програмах

Важливим компонентом системи моделей подання та інтерпретації облікових даних, які використовуються у створенні комп'ютерних систем бухгалтерського обліку (КСБО), є модель документування, що в них використовується. Вона визначає правила формування, зберігання, інтерпретації й обробки документів.

У сучасних програмах застосовуються чотири основні моделі інтерпретації первинних документів (рис. 3.2).

У програмах, основаних на моделі документів як доповнень до господарських операцій, найголовніша складова інформаційної бази системи обробки облікових даних — масив господарської інформації (у формі господарських операцій). Передбачається, що при введенні в базу даних інформації, сформованої без

Рис. 3.2. Основні моделі інтерпретації первинних документів у комп'ютерних програмах бухгалтерського обліку

застосування КСБО у паперових первинних документах, бухгалтер повинен перетворити її вручну або за допомогою програми в записи масиву господарських операцій. У програмах цього типу центральним є поняття господарська інформація, а документи, які формуються в системі, трактуються як вихідні форми, побудова котрих проводиться автоматично або за запитом після введення даних про операцію. Така інтерпретація документів була характерна головним чином для ранніх версій багатьох програм ведення бухгалтерського обліку, нині широко поширених, а окремі елементи цього підходу збереглись і в нинішніх версіях. Наприклад, у програмі "Финансьі без проблем" більшість документів інтерпретуються саме так: для того, щоб за допомогою програми сформувати документ, необхідно попередньо ввести дані господарської операції. При використанні цієї моделі документи, які створює система, окремо в базі даних не реєструються, а ті, що формуються в системі, зберігаються прив'язаними до того чи іншого запису масиву господарських операцій без зв'язку з іншими документами.

Ця інтерпретація первинних документів певною мірою вступає в суперечність з нормальним порядком облікового процесу, за якого операція відображається в обліку тільки після складання та затвердження документів. Із застосуванням такої моделі саме операція стає основою для формування документа. Перевага такого підходу полягає в простоті роботи з даними, оскільки формування документа здійснюється паралельно з його відображенням в обліку. Однак, у цій моделі не передбачено часового лагу між формуванням документа і відображенням операцій на його основі (документ може бути складено, але не затверджено, тоді як програма вже сформувала для нього відповідні записи на рахунках).

Для програм, які використовують модель документів як засіб формування записів масиву господарських операцій, характерно те, що документ у цьому разі є лише формальним підґрунтям для створення проводок. У програмі є той чи інший набір форм, які визначають структуру введення інформації, властиву тому чи іншому документу. На основі даних, введених за цим макетом, програма формує відповідні для документа записи масиву господарських операцій. Після цього зв'язок документа з ними втрачається, а введені записи, як правило, інтерпретуються як "підтвердження" і завжди відображаються при розрахунку оборотів по рахунках.

Цю модель також не можна вважати повноцінною моделлю документообігу, оскільки у такому разі документ розглядається тільки як допоміжний засіб для введення записів масиву господарських операцій і не враховується складний характер його руху.

Використання перших двох моделей може бути виправдано в тому разі, якщо запис про господарські операції за незатвердже-ним документом є "прогнозним", тобто до часу реального здійснення операції за виписаним документом такий запис зберігається в базі даних, але не змінює сальдо й обороти рахунків. Після реального здійснення операцій бухгалтер помічає їх як "проведені", і з цього часу їх приймає до уваги система, коли виконує розрахунки.

Модель інтерпретації документів як допоміжних інформаційних об'єктів використовується в багатьох системах комп'ютерного обліку. Наприклад, у типових конфігураціях програми "1С: Бухгалтерия 7.7", у розробках фірм "Парус", "Інтелект-сервіс", "Аверс" та в інших підтримується технологія проведення як первинних документів, що формуються в системі, так і тих, що надходять ззовні. У цій моделі, як і в попередній, є можливість формування бухгалтерських записів не лише безпосередньо, а й шляхом контирування документів, які вводяться в базу даних системи. На відміну від двох попередніх моделей, у цьому разі момент реєстрації документа в базі даних системи та момент його відображення в обліку можуть не збігатися. Документи, введенні без підтвердження користувача та без формування проводок на їхній основі, не впливають на обороти рахунків. Документи зберігаються в окремих реєстрах і їх можна неодноразово відкоригувати. Бухгалтер у будь-який момент може переглянути потрібний документ, а також роздрукувати вибірку з реєстру, яка задовольпяє заданий набір критеріїв (наприклад, відібрати і роздрукувати перелік документів, певним чином пов'язаних із конкретною організацією або фізичною особою).

Програмним засобам, котрі базуються на застосуванні технології роботи з документами за схемою "введення — відображення в обліку", властива природність роботи з вихідною інформацією, при цьому основне завдання користувача полягає в заповненні полів екранної форми, яка відповідає зовнішньому вигляду документа. У більшості програм, основаних на цій моделі, є взаємозв'язок введених документів та сформованих на їхній підставі записів масиву господарських операцій. У разі зміни полів документа автоматично або за запитом змінюються і відповідні проводки. Звичайно, взаємозв'язок документів у цьому разі спостерігається лише непрямо: через можливість формувати одні документи на підставі інших або через механізм хронологічного взаємозв'язку записів масиву господарських операцій, як, наприклад, у програмному комплексі "БЕСТ" або в типових конфігураціях програми "1С: Бухгалтерия". Це пояснюється тим, що ця модель передбачає відокремлення дій з реєстрації документів у базі даних від їх перетворення у записи масиву господарських операцій.

У системах, основаних на повній моделі документування, головним є не формальний принцип взаємозв'язку документів та записів масиву господарських операцій, а обслуговування системи зв'язку між документами різних типів (системи "Галактика", Abacus Financial, Concorde XAL та ін.).

Деякі поширені програмні системи також дозволяють побудувати порядок обробки документів на основі повної моделі документування. Наприклад, у типових конфігураціях програми "1С: Бухгалтерия" традиційно реалізується подібна модель. Однак за рахунок вбудованих засобів програмування треба забезпечити повну підтримку міждокументних зв'язків.

Основною перевагою повної моделі документування є те, що вона забезпечує взаємодію електронних копій документів. Завдяки цьому системи, які найбільш послідовно реалізують цю модель, можуть використовувати не лише бухгалтерія, а й інші служби управління, оскільки вони дозволяють отримувати з документів інформацію про рух грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей та стан взаєморозрахунків. Базовим елементом такої системи є документ разом з набором унікальних зв'язків з іншими документами, які використовуються в системі управління. Бухгалтерські проводки тут є вторинною інформацією. Отже, рахунки та проводки може бути звільнено від невластивого їм технологічного навантаження, яке є в системах із домінуючим принципом подвійного запису. При цьому факт відображення або невідображення того чи іншого документа в бухгалтерському обліку ніяк не впливає на функціонування інших підсистем управління, за рахунок чого всі модулі бухгалтерського контуру системи можуть використовуватися незалежно від інших підсистем. При цьому бухгалтерія має можливість працювати з документами в зручному для себе режимі. Зокрема, можна налагодити систему так, щоб контирувашія давало результати, узагальнені за пачками документів. У системах, побудованих на основі моделі третього типу, це не завжди можливо.

Таким чином, повна модель документування послідовно вирішує проблеми розподілу функцій бухгалтерського та оператив-но-технічного обліку за рахунок можливості отримання будь-якої узагальнюючої інформації поза системою бухгалтерських рахунків. При використанні інших моделей документообігу значна її частина зберігається на рахунках бухгалтерського обліку. Однак слід відмітити, що для невеликих підприємств повна модель документування може виявитись технологічно надлишковою.