Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту - Івахненков С.В. - Автоматизація процедури інвентаризації.

Інвентаризація завжди була одним із важливих моментів облікової роботи, який дозволяв привести облікові дані у відповідність до реального стану речей на підприємстві. Базові елементи інвентаризаційної роботи знаходимо ще в працях Луки Пачолі, який писав про порядок складання інвентарю та про "позначки" на предметах довгострокового користування (інвентарні номери), а також Анжело де Пієтро, який досить повно розвинув вчення про інвентаризацію і вперше запровадив класифікацію інвентаризації на переоблік рухомого і нерухомого майна та цінних речей.

Особливістю практики проведення інвентаризації до цього часу є те, що перевірка в натурі товарно-матеріальних цінностей основана на застосуванні ручної праці. Виконання великого обсягу робіт із зняттям фактичних залишків з об'єктів майна є трудомісткою операцією, тому що необхідно перевірити десятки і сотні тисяч одиниць елементів об'єкта, їхню якість і ціну, провести таксування і підрахунки підсумків в інвентаризаційних описах. В окремих випадках намагання скоротити строки інвентаризації при ручному способі їх оформлення і обробки призводить до їх неякісного та невчасного проведення, і, відповідно, до невиявлення фактів розкрадань та зловживань. У зв'язку з цим постає проблема використання в процесі інвентаризації обчислювальної техніки і комп'ютерних програм.

Для здійснення ідентифікації елементів об'єкта інвентаризації 95 % часу витрачається на перевірку їхньої комплектності, цілості упаковки тощо. Можливості комп'ютерів дозволяють забезпечити порівняння фактичних залишків товарів з обліковими даними на підставі введеної в базу даних інформації про облікові і фактичні залишки товарів. При введенні подібної інформації на початковій стадії виключаються показники ціни і вартості. Такі показники вводяться на кінцевій стадії інвентаризаційного процесу — виведенні результатів інвентаризації з метою виявлення недостач, надлишків, пересортування, природного убутку й остаточного визначення кінцевих результатів інвентаризації. При цьому слід використовувати постійну базу даних з переліком товарів (інших цінностей), коли кожному номенклатурному номеру (номеру за прейскурантом, артикулом), сорту товару відповідає певна облікова ціна.

Методику проведення інвентаризації за допомогою комп'ютерної техніки може бути подано у вигляді такої схеми (рис. 3.3).

Отже, є можливість майже повністю комп'ютеризувати процес проведення інвентаризації товарів, тобто штучних предметів, на яких можна проставити штрих-коди. Таке проведення інвентаризації розв'язує одразу кілька проблемних питань, а саме: дотримання об'єктивності, точності результатів, терміну проведення, зменшення обсягу затрат праці.

Штриховий код — це особлива система кодування інформації про товарно-матеріальні цінності як послідовність темних та світлих смуг, які зчитує автоматичний цифровий пристрій.

Уперше маркування штриховими кодами почали застосовувати в СІЛА. У 1949 р. Джо Вудленд і Берні Сільвер отримали

Рис. 3.3. Комп'ютеризований сегмент інвентаризаційного процесу

патент на технічний прилад для зчитування штрихового коду на касовому терміналі. 1973 р. в США з'явився "Універсальний товарний код" (Universal Product Code — UPC) для використання в промисловості й торгівлі. У Західній Європі для ідентифікації споживчих товарів з 1977 р. впроваджено систему під назвою "Європейський артикул" (European Article Number — EAN). Є більш як ЗО видів штрихових кодів, більшість із яких мають вузьку сферу вжитку. Найпоширеніші з них — EAN-13, EAN-8, EAN-128. У вересні 1994 р. було створено Асоціацію товарної нумерації "ЄАН-Україна".

Підприємствам торгівлі, котрі застосовують електронні системи контролю й управління товарно-грошовим обігом, для впровадження технології штрихового кодування необхідно придбати сканери штрихових кодів, за допомогою яких проводиться автоматична ідентифікація товарів, та, в окремих випадках, принтери друку штрихових кодів для маркування товарів.

Для впровадження штрихового кодування необхідні такі компоненти:

• апаратні засоби, що здійснюють нанесення і зчитування штрихових кодів;

• програмне забезпечення, яке забезпечує ефективну взаємодію з апаратними засобами для вирішення завдань інвентаризації, касового обслуговування тощо;

• персонал для роботи з програмно-апаратними засобами.

Технічні засоби для роботи зі штрих-кодами вибирають відповідно до завдань, що стоять перед підприємством. У невеликих торгових точках найдоречніші ручні сканери, а у великих універсамах і супермаркетах із спільним вузлом розрахунку — стаціонарні сканери-столи. На оптових складах раціональніше використовувати багатоплощинні лазерні сканери, як і на конвеєрному виробництві. Потрібно звернути увагу на такі технічні характеристики сканерів, як ширина захвату і роздільна здатність. Доцільніше купувати прилади з низькою контрастністю, це дозволяє зчитувати код навіть із забруднених етикеток.

Штрих-код може позитивно вплинути на діяльність виробничого або торговельного підприємства: автоматизована ідентифікація товару спрощує облік, прискорює процес обслуговування клієнта тощо. Недоліком проведення інвентаризації шляхом сканування штрих-кодів є те, що сканер не може визначити повторно відсканований один і той самий товар.

Традиційні прийоми інвентаризації: перерахування, зважування, перемірювання, контрольний обмір зберігають своє значення і в умовах комп'ютеризації бухгалтерського обліку. Застосування їх пояснюється неможливістю повного уникнення помилок при визначенні фактичної наявності цінностей.