Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту - Івахненков С.В. - Автоматизація калькулювання

В умовах комп'ютеризації обліку облік витрат на виробництво має бути нормативним. Основними завданнями розробки та впровадження нормативного методу обліку є підвищення рівня і ступеня деталізації нормування витрат, обчислення впливу зміни норм на величину фактичної собівартості, виявлення відхилень від норм за причинами, за місцями виникнення і центрами відповідальності. Технічно обґрунтоване, максимально диференційоване нормування витрат за видами, місцем формування витрат та об'єктами калькулювання, системне виявлення й облік змін норм створюють необхідну і достатню інформаційну базу для управління собівартістю продукції і пов'язаними з нею іншими якісними показниками виробничо-фінансової діяльності підприємства. Як вважав проф. В.Б. Івашкевич, "...експлуатаційні можливості ЕОМ дозволяють без суттєвого збільшення трудомісткості обчислити нормативну, а в подальшому — планову і звітну калькуляції по всій номенклатурі продукції, що випускається, за кожною модифікацією виробу або видом використання"[8, с. 128— 129]. При цьому немає необхідності виконувати всю сукупність розрахунків за кожним виробом, обчислювати і зберігати в базі даних результати таких розрахунків. Розрахунок нормативної собівартості виду продукції може проводитися за запитом шляхом вибірки, систематизації і підсумовування нормативів деталей та інших первинних елементів, які в нього входять.

В умовах автоматизації розрахунків і групування нормативів є можливість для переходу від складання нормативних калькуляцій на перше число місяця, кварталу, року до розробки їх на будь-яку дату поточного місяця. Це дозволяє відмовитися від щомісячного перерахунку залишків незавершеного виробництва у зв'язку із змінами норм на початок місяця і більш точно обчислювати фактичну собівартість товарного відпуску продукції.

Зазначимо також, що в комп'ютерній бухгалтерії завдяки розширеним можливостям аналітичного обліку можливі побудова багаторівневих розрізів статей витрат, необхідних для потреб управління, а також облік витрат за центрами відповідальності. Припустимо, необхідно деталізувати витрати по цехах, за видами продукції і видами витрат. Багаторівнева аналітика в одному розрізі в цьому разі не допоможе: підбивши підсумки, наприклад, по цехах, ми не отримаємо підсумків за видами продукції. У сучасних комп'ютерних системах, наприклад, у програмах "1С: Бухалтерия 7.7", "Галактика 5.71" це завдання може бути вирішено таким чином:

• для кожного виробничого підрозділу відкривається окремий субрахунок рахунка 23;

• види витрат задаються окремим переліком аналітичних статей "витрати";

• для деталізації за видами продукції використовується довідник "номенклатура".

Така схема калькуляції дозволить отримати інформацію: про витрати певного виду ресурсів на одиницю окремого виробу в конкретному підрозділі; про витрати за видами і групами продукції; про витрати за підрозділами; про витрати за видами витрат або за групами витрат (при цьому використовуються різні рівні аналітичного обліку).

Можливості організації аналітичного обліку доповнюються гнучкими засобами формування операцій, що дозволяють, наприклад, розносити загальновиробничі витрати пропорційно заробітній платі в основному виробництві.

Робота з бухгалтерськими рахунками в комп'ютерних програмах

В основі інформаційної моделі кругообігу засобів господарського об'єкта — підприємства лежить система рахунків бухгалтерського обліку, що є класифікаційними ознаками об'єктів обліку. Бухгалтерська динамічна інформаційна модель підприємства проявляється саме як сукупність бухгалтерських рахунків, їхньої кореспонденції і деталізації даних у системах аналітичного обліку. Ця модель визначає загальну структуру облікової інформації, у той час як ступінь деталізації інформації залежить від характеру зв'язків інформаційної бази даних у формі обліку.

Основні відмінності в роботі з бухгалтерськими рахунками в комп'ютерних програмах такі:

• можливість одночасного ведення обліку в кількох планах рахунків;

• можливості аналітичного обліку значно розширені. Багато програм, наприклад, "Галактика 5.71" та "1С: Бухгалтерия 7.7", дають змогу вводити проводки одночасно в кількох робочих планах рахунків. Це може бути корисним у кількох випадках:

а) якщо за первинним документом одночасно формується дві групи проводок — одна в національному плані рахунків, а інша — в плані рахунків іноземного партнера або власника;

б) при відокремленому веденні на підприємстві управлінського обліку;

в) при відокремленому веденні обліку відокремлених підрозділів підприємства (філій) з подальшою консолідацією.

При цьому номер, точніше код рахунка — це досить велика кількість цифр і літер, у межах якої допускається будь-яка система кодування рахунків. У найбільш розвинутих програмних системах план рахунків може містити також опис кореспонденції кожного рахунка, отож програма просто не дозволить здійснити неправильний бухгалтерський запис. Проф. З.А. Шнейдман свого часу зазначив, що "задачі на рівні аналітичного обліку мають найбільшу питому вагу на усіх ділянках бухгалтерського обліку і служать для отримання аналітичної бухгалтерської інформації, яка деталізує і конкретизує результатну інформацію, що отримується в задачах на рівнях синтетичного обліку і звітності" [23, с. 49]. Природно, що в умовах використання комп'ютерів багато авторів наполягали на поглибленні аналітичного обліку. Одні (проф. П.О. Додонов) бачили п'ятирівневу ієрархію рахунків, інші (проф. В.Ф. Палій) — паралельні ієрархічні розрізи. Проф. В.Ф. Палій писав: "...тепер виникає можливість у межах одного синтетичного рахунка одержати декілька різних систем аналітичних рахунків, які, у свою чергу, всебічно відображають первинну інформацію. В кожній системі аналітичних рахунків інформація групується і узагальнюється в інтересах управління за певним принципом" [15, с. 33]. Саме за цим підходом організовано аналітичний багатовимірний облік у сучасних системах, таких, наприклад, як "1С: Бухгалтерия 7.7", "Галактика 5.71", "Янус". Аналітичний облік у бухгалтерських системах ведуть шляхом встановлення зв'язків між конкретною проводкою, сумою, кількісним показником і об'єктом (об'єктами) обліку.

Наприклад, облік матеріалів на рахунку 20 "Виробничі запаси" ведуть як у розрізі номенклатури, так і за складами. Це дозволяє формувати звіти як по складах із розбивкою за матеріалами, так і за матеріалами з розбивкою по складах. Третій розріз аналітики за рахунком 20 ведеться за матеріально відповідальними особами.

У сучасних комп'ютерних програмах бухгалтерського обліку допустиме використання від 3 до 5 розрізів аналітичного обліку за кожним синтетичним рахунком. Це дає можливість організувати ведення аналітичного обліку в повній відповідності до вимог до затвердженого плану рахунків і отримувати всю необхідну звітність з потрібним рівнем деталізації, проте не виключає побудови аналітичного обліку і за глибоким ієрархічним принципом. У цьому разі розробники програмного забезпечення також у цілому дотримуються концепції, яка передбачає суворе обмеження використання субрахунків і розширення номенклатури аналітичних рахунків, що дозволяє вести аналітичний облік не лише за організаціями, а й за окремими розрахунковими документами (договорами, рахунками, накладними тощо).

Наприклад, у програмній системі "Галактика 5.71" аналітичний облік ведеться за допомогою механізму Классификатор КАУ (Код Аналитического Учёта — код аналітичного обліку). Об'єкт аналітичного обліку характеризується назвою, кодом, під яким він зберігається в каталозі, та кодом аналітичного обліку, під яким цей об'єкт занесено в класифікатор. Поповнення каталогів веде до автоматичного створення нових об'єктів аналітичного обліку.

У програмній системі "Галактика 7.51" передбачено три рівні аналітичного обліку, причому допускається довільне поєднання елементів (об'єктів обліку) всіх рівнів (рис. 3.4).

На верхній панелі ліворуч відображаються групи рахунків, для яких аналітичний облік ведеться за однією схемою. Рахун

Рис. 3.4. Налагодження структури аналітичного обліку в програмі "Галактика 5.71"

ки кожної групи записують в одному рядку через кому. На верхній панелі праворуч виводиться перелік каталогів (довідників аналітичних статей), підключених до поточної групи рахунків. На нижній панелі можна побачити перелік об'єктів аналітичного обліку, що зберігаються в поточному каталозі (групі).

У програмі "1С: Бухгалтерия 7.7" до одного рахунка також можна прикріпити кілька видів су б конто — переліків аналітичних рахунків (максимальна кількість можливих розрізів аналітичного обліку задається в режимі Конфигуратор для створення плану рахунків). Підпорядкованість довідників аналітичного обліку та різних планів рахунків може бути виражено такою схемою (рис. 3.5).

Конкретні реалізовані в різних програмах механізми аналітичного обліку відрізняються. Наприклад, розробники фірми "1С" назвали довідник аналітичних об'єктів терміном субконто, що в

Рис. 3.5. Взаємний зв'язок Довідників аналітичного обліку в програмі "1С: Бухгалтерия 7.7"

перекладі з італійської мови означає буквально субрахунок. Слід зазначити, що така термінологія є некоректною з погляду теорії бухгалтерського обліку, оскільки в цьому разі маються на увазі саме аналітичні рахунки.