Істотну роль у процесі ухвалення рішень міжнародної конференції відіграють її керівні посадовці, обрані зі складу делегацій. Як правило, для керівництва конференції обираються: голова, заступник голови, генеральний доповідач; голова, заступник голови і доповідач кожного комітету та необхідна кількість інших посадовців, покликаних забезпечити ефективність роботи конференції. Керує роботою конференції її голова, тому учасники завжди з особливою увагою ставляться до кандидатури на цю посаду і наперед погоджують її між собою. Права й обов'язки голови конференції визначаються правилами процедури і належать не особисто йому, а конференції, якій він зобов'язаний підкорятися при виконанні функцій.
Більшість сучасних конференцій створює на допомогу голові конференції генеральний (загальний) комітет, покликаний підвищувати ефективність її роботи.
Головним адміністративним посадовцем конференції є її секретар, який керує роботою персоналу секретаріату. Завдання секретаріату і його персоналу - забезпечити високий рівень обслуговування структурних підрозділів конференції (складання протоколів засідань, поточна технічна робота і т. ін.).
Особливе місце в роботі міжнародної конференції посідає редакційний комітет і його голова. На них лежить основна відповідальність за підготовку текстів офіційних документів конференції, в яких втілюються її рішення. Кожний робочий комітет зазвичай також створює редакційну комісію або групу, що готує тексти тієї частини спільного документа конференції (конвенції, договору, декларації), за підготовку якої він відповідає.
У правилах процедури визначаються кількість і найменування створюваних конференцією комітетів, мета і порядок їх роботи.
Порядок ухвалення конференцією рішень визначається правилами процедури і звичаєвою практикою, що використовується протягом багатьох років. Всі різноманітні процедури ухвалення рішень на міжнародних конференціях можна об'єднати в три групи:
1) рішення приймаються шляхом голосування учасників. Зазвичай кожна делегація має один голос. Для ухвалення рішення вимагається залежно від правил процедури або проста більшість, або кваліфікована більшість, або одноголосність учасників конференції. Голосування може бути відкритим або таємним. Рішення з персональних питань, як правило, приймаються на основі таємного голосування. За згодою учасників конференції голосування може бути поіменним з метою з'ясування реальної розстановки сил;
2) рішення приймаються на основі консенсусу. Для цього методу характерна відсутність формальної процедури голосування, коли узгоджене рішення (текст документа) ухвалюється, якщо немає формальних заперечень жодного учасника. При цьому деякі учасники, не маючи заперечень щодо ухвалюваного рішення в цілому, можуть попросити внести у протокол засідання заяву або застереження, які вважаються важливими в контексті окремих положень ухвалюваного рішення. Така процедура ухвалення рішень успішно застосовувалася в НБСЄ і все ширше використовується в роботі різних міжнародних конференцій та організацій;
3) рішення конференції можуть прийматися комбінованим методом, що складається із процедур консенсусу і голосування. В таких випадках учасники конференції повинні максимально використовувати можливості консенсусного методу при ухваленні рішень, проте, коли стає зрозумілим, що таким чином не можна ухвалити рішення з конкретного питання, використовується процедура голосування. Комбінований метод застосовувався в роботі III Конференції ООН з морського права.
Рішення, прийняті міжнародними конференціями, формально втілюються в документи, що мають різні найменування: конвенції, договори, декларації, заяви, заключні акти і т. ін. У міжнародному праві немає норм, що передбачають якісь обов'язкові форми остаточних документів міжнародної конференції. Проте міжнародна практика виробила деякі типові акти, які завершують роботу міжнародної конференції. Юридична сила цих актів різна. Одні з них є юридично обов'язковими, інші мають рекомендаційний характер.
Багато міжнародних конференцій скликаються з метою розробки й ухвалення багатосторонніх конвенцій як загального, так і спеціального характеру. Ці конференції іменуються дипломатичними. Саме на таких конференціях були прийняті Віденська конвенція про дипломатичні зносини 1961 р.. Віденська конвенція про консульські зносини 1963 р., Конвенція про право міжнародних договорів 1969 р., Конвенція про правонаступництво держав щодо договорів 1978 р. і багато інших. Дипломатичні конференції приймають лише тексти відповідних конвенцій, які зазвичай не е юридично обов'язковими у момент ухвалення, оскільки для набрання ними чинності необхідно пройти процедуру ратифікації в державах-учасницях конференції згідно з положеннями конвенції. Проте, приймаючи текст конвенції, держави-учасниці конференції підтверджують, що він остаточно узгоджений і надалі правила поведінки, які містяться в ньому, стануть юридично обов'язковими. Участь у дипломатичній конференції не накладає на державу обов'язку брати участь у конвенції, прийнятій на ній. Така держава може стати учасником прийнятої на конференції конвенції, а може й утриматися від цього тимчасово або взагалі.
Міжнародні конференції відповідно до мети можуть приймати різні резолюції. У цих документах, як правило, містяться заклики, пропозиції, рекомендації і прохання урядам і міжнародним організаціям, що випливають з результатів роботи конференції. Резолюції міжнародних конференцій, незалежно від їх адресатів і змісту, мають рекомендаційний характер. Проте ці документи відіграють позитивну роль у питаннях кодифікації і прогресивного розвитку міжнародного права. У деяких випадках окремі положення резолюцій можуть набути з часом обов'язкового характеру як звичаєві норми. Резолюції також можуть використовуватися як допоміжний засіб для визначення міжнародно-правових норм або у процесі їх тлумачення. Держава - учасниця конференції сама визначає своє ставлення до конкретної резолюції.
Переважна більшість міжнародних конференцій завершується ухваленням заключного акта. Найчастіше цей документ містить виклад основних фактів роботи конференції і не є юридично обов'язковим. Проте деякі заключні акти міжнародних конференцій мають форму міжнародного договору. Таким, зокрема, був Заключний акт Берлінської конференції щодо Африки 1884- 1885 рр., який містив юридично обов'язкові правила поведінки. Особливий характер має Гельсінський Заключний акт НБСЄ 1975 р. З формально-юридичного погляду, цей документ не є міжнародним договором, тому що для нього не була передбачена процедура ратифікації і він не був зареєстрований у Секретаріаті ООН відповідно до ст. 102 Статуту ООН. Разом з тим, він має велику політичну силу і певну юридичну обов'язковість. Це випливає з його тексту, а також з того факту, що Гельсінський Заключний акт був підписаний главами держав і урядів 33 європейських і північноамериканських держав та вирішує питання, пов'язані із забезпеченням миру, безпеки і різносторонньої співпраці між учасниками НБСЄ (нині ОБСЄ).
Юридичне значення заключного акта тієї або іншої міжнародної конференції слід виводити зі змісту цього документа і мети, яку бажали досягти її учасники.
9.6. Поняття і класифікація міжнародних організацій
9.7. Юридична природа міжнародних організацій
9.8. Міжнародна правосуб'єктність міжнародних організацій
9.9. Структура і правові основи діяльності міжнародних організацій
9.10. Організація Об'єднаних Націй
9.10.1. Історія створення ООН
9.10.2. Мета і принципи ООН
9.10.3. Система органів ООН
9.10.4. Завдання ООН на сучасному етапі