Науково-практичний коментар Закону України "Про нотаріат" - Коротюк О. В. - Стаття 30.1. Порядок припинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса

Припинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса здійснюється Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі за наявності підстав, передбачених цим Законом, шляхом видання наказу про припинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса.

У випадках, передбачених пунктами 1-3, 5-9 частини першої статті 30 цього Закону, Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі зобов'язані негайно передати приватному нотаріусу копію наказу про припинення його нотаріальної діяльності.

Приватний нотаріус зобов'язаний припинити нотаріальну діяльність з моменту отримання копії наказу про припинення його нотаріальної діяльності.

Наказ про припинення нотаріальної діяльності може бути оскаржений приватним нотаріусом до Міністерства юстиції України або до суду. Оскарження цього наказу приватним нотаріусом зупиняє реалізацію положень, передбачених частинами п'ятою і шостою цієї статті.

Особа, нотаріальна діяльність якої припинена, зобов'язана протягом одного місяця з дня одержання копії наказу передати до відповідного державного нотаріального архіву всі документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса. Уразі якщо цей строк є недостатнім, він може бути продовжений рішенням Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, але лише один раз і не більше ніж на місяць.

У разі неможливості або відмови приватного нотаріуса особисто здійснити передачу документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса у встановлені строки цей обов'язок покладається на Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, яке в разі необхідності залучає до цього представників органів внутрішніх справ.

Порядок та умови здачі і знищення особистої печатки приватного нотаріуса встановлюються і забезпечуються спеціально уповноваженими органами з питань дозвільної системи.

Припинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса означає припинення дії реєстраційного посвідчення.

Слід зазначити, що припинення нотаріальної діяльності означає припинення існування статусу нотаріуса і обмеження права на здійснення особою нотаріальних процедур (див. коментар до ст. 30 Закону України "Про нотаріат"). Згідно з ч. 1 ст. ЗО1 Закону України "Про нотаріат" припинення діяльності нотаріуса відбувається виключно на підставах, передбачених цим Законом, вичерпний перелік яких зазначено в ст. 30 Закону. У разі припинення нотаріальної діяльності відповідне управління юстиції видає наказ про припинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, в якому зазначаються підстави припинення, а також календарна дата, з моменту настання якої застосовується припинення діяльності. Разом з тим момент фактичного припинення діяльності може відрізнятися від дати, вказаної в наказі. Відповідно до ч. З ст. 30і Закону України "Про нотаріат" приватний нотаріус зобов'язаний припинити нотаріальну діяльність з моменту отримання копії наказу про припинення його нотаріальної діяльності. Таким чином, до отримання вказаної копії приватний нотаріус має право здійснювати нотаріальну діяльність. Обов'язок управління юстиції передати нотаріусу копію наказу про припинення діяльності існує у всіх випадках припинення нотаріальної діяльності, за винятком її припинення у зв'язку зі смертю нотаріуса або оголошення його померлим. Слід звернути увагу на те, що, на відміну від зупинення професійної діяльності, де наказ направляється нотаріусу протягом трьох робочих днів з дня його видання (див. коментар до ст. 292 Закону України "Про нотаріат"), у разі припинення діяльності управління юстиції зобов'язане передати копію наказу негайно. Способи передачі наказу законодавством не уточнюються. Разом з тим відповідно до п. 6.9 Інструкції з діловодства в Міністерстві юстиції України оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в установі, що є автором зазначених документів. В інші установи надсилаються другі примірники або завірені копії. Згідно з п. 1 Положення про Головні управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, головні управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі підпорядковуються Міністерству юстиції України та є його територіальними органами. З огляду на це діловодство в управліннях юстиції здійснюється на підставі норм Інструкції з діловодства в Міністерстві юстиції України. Таким чином, управління юстиції зобов'язане передати нотаріусу завірену копію наказу про припинення нотаріальної діяльності. Тобто нотаріус припиняє нотаріальну діяльність з моменту отримання завіреної копії вказаного наказу. Отже, одержання нотаріусом незавіреної копії (наприклад, шляхом факсимільного повідомлення або через електронну пошту тощо) не означає факту отримання ним копії наказу про припинення нотаріальної діяльності.

Важливо, що після отримання нотаріусом належно оформленої копії наказу в нього виникає новий обов'язок - припинити здійснення нотаріальної діяльності. Фактично це означає заборону вчинення будь-яких подальших дій, що стосуються нотаріальної діяльності (вчинення нотаріальних дій, користування електронними реєстрами інформаційної системи Міністерства юстиції України тощо). Водночас виникає питання про юридичні наслідки дій особи, яка порушує даний обов'язок і продовжує здійснювати нотаріальну діяльність. Зокрема, суттєвим є питання дійсності посвідчуваних і виданих у цей час документів, що є важливим у першу чергу в контексті забезпечення прав та інтересів осіб, які звернулися до нотаріуса. На нашу думку, правовий статус нотаріуса припиняється незалежно від фактичного виконання особою наказу про припинення діяльності, тобто з моменту отримання нотаріусом завіреної копії наказу, але в разі неоскарження ним вказаного наказу. Тобто продовження нотаріальної діяльності такою особою є неправомірним, адже особа в даному випадку вже не має правового статусу нотаріуса, але використовує фактичну наявність у неї реєстраційних документів та печатки нотаріуса. Статус нотаріуса підтримується особливим правовим зв'язком з державою, яка підтверджує вірогідність посвідчуваних своїм представником (тобто нотаріусом) документів (див. коментар до ст. З Закону України "Про нотаріат"). З моменту видачі наказу про припинення нотаріальної діяльності і отримання завіреної копії цього наказу нотаріусом такий правовий зв'язок втрачається. Очевидно, що наказ компетентного органу держави - це вияв волі держави, що в даному випадку спрямовується на припинення повноважень нотаріуса, тобто припинення державних гарантій щодо здійснюваної особою діяльності і її результатів. Таким чином, документи, видані або посвідчені такою особою, не мають юридичної сили. У випадку невиконання особою наказу про припинення нотаріальної діяльності має місце присвоєння повноважень нотаріуса.

Відповідно до ч. 4 ст. 30і Закону України "Про нотаріат" наказ про припинення нотаріальної діяльності може бути оскаржений приватним нотаріусом до Міністерства юстиції України або до суду. Оскарження цього наказу приватним нотаріусом зупиняє реалізацію положень, передбачених частинами 5 і 6 цієї статті. Оскарження наказу управління юстиції має відбуватися в порядку адміністративного судочинства. У такому випадку його дія призупиняється до прийняття компетентним органом відповідного рішення у справі. Це означає, що в разі оскарження наказу нотаріус має право здійснювати нотаріальну діяльність на загальних підставах і звільняється від обов'язку передачі до державного нотаріального архіву документів нотаріального діловодства та архіву.

Враховуючи, що з моменту припинення нотаріальної діяльності припиняється правовий статус нотаріуса, з цього моменту щодо цієї особи варто застосовувати формулювання "особа, нотаріальна діяльність якої припинена", що має місце у ч. 5 Закону України "Про нотаріат", але не застосовується у ч. 6 цієї ж статті, хоча передача документів нотаріального діловодства та архіву у зазначеному випадку здійснюється вже не нотаріусом, а особою, яка припинила нотаріальну діяльність, тобто втратила статус нотаріуса.

Враховуючи положення ч. 5 ст. 301 Закону України "Про нотаріат", з моменту отримання завіреної копії наказу про припинення діяльності в особи, нотаріальна діяльність якої припинена, виникає ще один обов'язок - передати до відповідного державного нотаріального архіву всі документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса. Зазначені документи мають бути передані у належно оформленому вигляді та відповідно до визначеної процедури. Згідно з п. 15.1 Правил ведення нотаріального діловодства на зберігання до державного нотаріального архіву передаються справи (наряди) нотаріальних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання в упорядкованому стані, а також закінчені у діловодстві документи довідкового та облікового характеру згідно з відповідними номенклатурами справ. Відповідно до ч. 2 п. 15.2 зазначених Правил справи (наряди) нотаріальних документів та архів приватного нотаріуса передаються до державного нотаріального архіву тільки у разі припинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса (у тому числі у зв'язку з анулюванням свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю). З огляду на наведене у період здійснення нотаріальної діяльності передачі до нотаріального архіву підлягають тільки справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, а у випадку її припинення - абсолютно всі справи (наряди) нотаріальних документів та архів нотаріуса, у тому числі реєстри для реєстрації нотаріальних дій тощо. Це пояснюється тим, що втрата правового статусу нотаріуса тягне за собою відсутність повноважень на користування власністю держави, якою є документи нотаріального діловодства та архів приватного нотаріуса (ст. 14 Закону України "Про нотаріат").

Окремо слід звернути увагу на використання в тексті ст. 30і Закону України "Про нотаріат" формулювань "документи нотаріального діловодства" та "архів приватного нотаріуса". Загальне поняття "діловодство" означає ведення канцелярських справ, а "ведення", у свою чергу, розкривається через дієслово "вести", одним із значень якого є направляти діяльність кого -, чого-небудь, управляти, керувати ким -, чим-небудь. Термін "архів" означає відділ установи, де зберігаються старі документи, закінчені справи і т. д.3 З огляду на це архів приватного нотаріуса включає закінчені справи, зокрема, справи попередніх діловодних років, які вже не використовуються у нотаріальній діяльності поточного року, а лише перебувають на зберіганні у нотаріуса. У такому разі до документів нотаріального діловодства слід віднести документи, оформлені в поточному діловодному році, що ще не оформлені нотаріусом згідно з Правилами нотаріального діловодства у прошиті справи, а також ті, які перейшли з попередніх років і продовжують використовуватися у поточній діяльності (тобто незакінчені справи).

Процес припинення нотаріальної діяльності має свої особливості, які відображаються в різних аспектах здійснення процедур щодо припинення діяльності. Наприклад, відповідно до п. 7.9 вказаних Правил у разі припинення діяльності нотаріус закриває Реєстр підсумковим записом, про що проставляється відмітка в графі 10 Журналу та робиться запис у графах 1-7 Реєстру із зазначенням підстав припинення нотаріальної діяльності, скріплюється підписом уповноваженої посадової особи та печаткою управління юстиції, а вільні сторінки Реєстру перекреслюються (прокреслюються). Такий Реєстр підлягає здачі до державного нотаріального архіву і не може бути переданий для ведення іншому нотаріусу.

Правилами ведення нотаріального діловодства встановлено особливий порядок передачі документів та архіву приватного нотаріуса до державного нотаріального архіву (розд. 15 Правил). Зокрема, передбачено проведення попередньої обов'язкової перевірки правильності формування документів у справи (наряди), оформлення справ (нарядів) та відповідності їх номенклатурі, здійснення звірки наявності нотаріальних документів, визначено порядок складання описів справ, порядок доставлення документів до архіву, складання акту приймання-передавання тощо.

У частині 5 ст. 30і Закону України "Про нотаріат" особа, нотаріальна діяльність якої припинена, зобов'язана передати до відповідного державного нотаріального архіву всі документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса протягом одного місяця з дня одержання копії наказу. У разі якщо цей строк є недостатнім, він може бути продовжений рішенням Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, але лише один раз і не більше ніж на місяць. Таким чином, за загальним правилом особі надається один місяць для виконання обов'язку щодо передачі документів до нотаріального архіву. Цей строк е необхідним для здійснення підготовчих робіт щодо передачі до архіву документів (формування їх у справи (наряди), складання описів справ тощо). Продовження вказаного строку можливе тільки у випадку, якщо одного місяця недостатньо для здійснення всіх необхідних для передачі процедур. У такому разі відповідне управління юстиції може своїм рішенням продовжити цей строк ще на один місяць. Таке продовження строку можливе лише один раз. Заборона управлінню юстиції продовжувати цей строк невизначену кількість разів є об'єктивно необхідною для унеможливлений затягування строків передачі документів до архіву, користування особою, нотаріальна діяльність якої припинена, вказаними документами. З цією ж метою у ч. 6 вказаної статті передбачено, що у разі неможливості або відмови приватного нотаріуса особисто здійснити передачу документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса у встановлені строки цей обов'язок покладається на Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, яке в разі необхідності залучає до цього представників органів внутрішніх справ. Таким чином, законом не передбачено жодних санкцій за порушення особою обов'язку щодо передачі документів. Зокрема, у разі їх непередання у встановлені строки з будь-якої причини такий обов'язок переходить до відповідного управління юстиції. У випадку відмови особи передавати документи до архіву законом також передбачено залучення управлінням юстиції представників правоохоронних органів, тобто у примусовому порядку. Це необхідно у випадку невиконання особою наказу про припинення нотаріальної діяльності, продовження здійснення нотаріальної діяльності та непередання нею документів добровільно. Наприклад, рішенням Новоайдарського районного суду Луганської області від 19.02.2009 року у справі № 2-1/2009 особу, приватна нотаріальна діяльність якої припинена, було зобов'язано передати до Луганського обласного нотаріального архіву всі документи, що стосуються вчинених ним нотаріальних дій.

Слід визнати, що процес припинення приватної нотаріальної діяльності супроводжується виникненням особливих правовідносин, які існують тимчасово. Так, після припинення юридичного статусу нотаріуса в особи, нотаріальна діяльність якої припинена, виникає обов'язок передати до державного нотаріального архіву документи. Цей обов'язок також включає і забезпечення схоронності документів, дотримання всіх правил їх правомірного зберігання тощо. Після передачі документів та архіву приватного нотаріуса до державного нотаріального архіву цей правовий обов'язок припиняється. Разом з тим окремі обов'язки, пов'язані із здійснюваною нотаріальною діяльністю, залишаються і тривають безстроково (йдеться, наприклад, про дотримання нотаріальної таємниці (див. коментар до ст. 8 Закону України "Про нотаріат")).

Після припинення нотаріальної діяльності печатка приватного нотаріуса підлягає знищенню. Згідно з ч. 7 ст. 30і Закону України "Про нотаріат" порядок та умови здачі і знищення особистої печатки приватного нотаріуса встановлюються і забезпечуються спеціально уповноваженими органами з питань дозвільної системи. Слід зазначити, що на даний час порядок та умови здачі і знищення печатки не встановлено на законодавчому рівні. Згідно з наказом Міністерства внутрішніх справ України від 11.01.2011 року № 5 втратила чинність Інструкція про порядок видачі міністерствам та іншим центральним органам виконавчої влади, підприємствам, установам, організаціям, господарським об'єднанням та громадянам дозволів на право відкриття та функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печаток і штампів. Відповідно до листа Державного комітету України з питань регуляторної політики та підприємництва від 18.07.2011 року № 5916 норма щодо зобов'язання здавати печатки і штампи для знищення в органи внутрішніх справ нині не діє. На думку Держкомпідприємництва, печатки (штампи) після закінчення передбачених строків зберігання можуть знищуватися самостійно органом, який забезпечує їх знищення, про що складається відповідний акт. Слід зазначити, що у разі припинення нотаріальної діяльності печатка приватного нотаріуса передається за актом прийому-передачі відповідному управлінню юстиції, яке забезпечує її знищення.

Відповідно до ч. 8 ст. 30і Закону України "Про нотаріат" припинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса означає припинення дії реєстраційного посвідчення. Тобто втрата особою правового статусу нотаріуса тягне за собою автоматичне припинення чинності документа, що підтверджує вказаний правовий статус (див. коментар до ст. 24 Закону України "Про нотаріат").