Науково-практичний коментар Закону України "Про нотаріат" - Коротюк О. В. - ГЛАВА 11. ЗАСВІДЧЕННЯ ВІРНОСТІ КОПІЙ ДОКУМЕНТІВ І ВИПИСОК З НИХ, СПРАВЖНОСТІ ПІДПИСІВ І ВІРНОСТІ ПЕРЕКЛАДУ

Стаття 75. Засвідчення вірності копій документів

Нотаріуси, посадові особи органів місцевого самоврядування, які вчиняють нотаріальні дії, засвідчують вірність копій документів, виданих підприємствами, установами і організаціями за умови, що ці документи не суперечать законові, мають юридичне значення і засвідчення вірності їх копій не заборонено законом.

Вірність копії документа, виданого громадянином, засвідчується у тих випадках, коли справжність підпису громадянина на оригіналі цього документа засвідчена нотаріусом або посадовою особою органу місцевого самоврядування чи підприємством, установою, організацією за місцем роботи, навчання, проживання чи лікування громадянина.

Засвідчення вірності копії є нотаріальною дією, що спрямована на підтвердження факту відповідності копії оригіналу документа. Визнано, що вчинення нотаріальної дії означає надання копії документа юридичної сили'.

Варто звернути увагу на те, що в ст. 34 Закону України "Про нотаріат" використовується формулювання "засвідчення вірності копій (фотокопій) документів", тоді як в положеннях ст. 75 Закону України "Про нотаріат" йдеться тільки про засвідчення вірності копій. Поняття "копія" визначається як точне, відповідне оригіналу відтворення чого-небудь2. Термін "фотокопія" означає копію якого-небудь документа, рукопису і т. п., зроблену способом фотографії1. Таким чином, копія і фотокопія різняться між собою технікою відтворення документа. Тобто фотокопія передбачає відтворення тексту документа саме за допомогою фотографії (наприклад, з використанням копіювальної техніки). Виготовлення копії означає відтворення тексту іншим чином (наприклад, шляхом друкування його за допомогою технічних засобів з розшифровкою печаток і підписів). З цього випливає, що фотокопія є різновидом копії, яка, у свою чергу, може здійснюватися різними способами. У такому разі використання у ст. 75 Закону України "Про нотаріат" формулювання "копія" варто сприймати в розумінні засвідчення копій, здійснених будь-яким способом, у тому числі фотокопій. З метою усунення незбігу законодавчих визначень не було б зайвим доповнення ст. 75 Закону України "Про нотаріат" терміном "фотокопії". У цьому разі порядок засвідчення копій та фотокопій відрізняється тільки технічним відтворенням тексту документа, тоді як інші вимоги слід визнати однаковими для засвідчення копій та фотокопій. Загалом засвідчення вірності копії та фотокопії є подібним за змістом І сутністю та породжує єдиний правовий результат - підтвердження факту відповідності копії документа його оригіналу.

З положень ч. 1 ст. 75 Закону України "Про нотаріат" вбачається, що засвідчення вірності копій (так само фотокопій) здійснюється виключно щодо документів. Отже, ключовим питанням під час вчинення цієї нотаріальної дії є визначення нотаріусом, що йому подано для її вчинення саме документ. Як визначається в листі Головного управління юстиції у м. Києві "Узагальнення нотаріальної практики приватних нотаріусів Київського міського нотаріального округу з питань засвідчення вірності копій (фотокопій) документів" від 23.09.2008 року № 03-08-1372, документ є одним із найпоширеніших елементів суспільних відносин, однією з головних передумов взаєморозуміння людей, носієм певної інформації. Він має такі три основні властивості. По-перше, створюється людиною для того, щоб зберегти певне знання, почуття, уявлення в часі та передати його іншим споживачам інформації. По-друге, має в собі завжди будь-яку інформацію, може щось передати тому, хто знайомитиметься з ним, вивчатиме його, читатиме; тобто він потрібен людині саме для того, щоб ознайомитися з цією інформацією. По-третє, є "матеріальним об'єктом" або речовинним носієм інформації; тобто документ є річчю, яку можна побачити, почути або відчути органами почуттів. В узагальненому вигляді документом є інформація, яка матеріально виражена та зафіксована у вигляді знаків, символів, письма, графічних зображень, образів. Таким чином, важливими і невід'ємними ознаками документа є його можливість викликати певні юридичні наслідки та його офіційний характер.

Згідно з приміткою до ст. 358 Кримінального кодексу України під офіційним документом слід розуміти документи, що містять зафіксовану на будь-яких матеріальних носіях інформацію, яка підтверджує чи посвідчує певні події, явища або факти, які спричинили чи здатні спричинити наслідки правового характеру, чи може бути використана як документи - докази у правозастосовчій діяльності, що складаються, видаються чи посвідчуються повноважними (компетентними) особами органів державної влади, місцевого самоврядування, об'єднань громадян, юридичних осіб незалежно від форми власності та організаційно-правової форми, а також окремими громадянами, у тому числі самозайнятими особами, яким законом надано право у зв'язку з їх професійною чи службовою діяльністю складати, видавати чи посвідчувати певні види документів, що складені з дотриманням визначених законом форм та містять передбачені законом реквізити. Схоже визначення міститься і в юридичній літературі, де зазначається, що під офіційним документом слід розуміти документи (матеріальні носії інформації), які складаються (створюються) повноважними (компетентними) особами і які походять від: органів державної влади, органів місцевого самоврядування та органів об'єднань громадян, окремих громадян, яким законом надано право у зв'язку з їх професійною діяльністю складати і видавати чи посвідчувати певні види документів, а також від окремих громадян, у яких міститься інформація, зафіксована на певних її матеріальних носіях, яка підтверджує (посвідчує) певні події, явища, факти в житті людини чи в суспільстві, які породили чи здатні породити наслідки правового характеру, чи можуть бути використані як документи - докази таких подій чи діянь, явищ, фактів, складені з дотриманням визначених законом їх форми та реквізитів1.

Із цього вбачаються такі характеристики документа:

- документ є матеріальним носієм інформації;

- видається (складається, посвідчується) органом чи особою, що має повноваження на його видання (складення, посвідчення);

- за змістом підтверджує події, явища або факти, що породжують або здатні породити юридичні наслідки;

- відповідає вимогам щодо форми його складення і містить у собі всі передбачені законом реквізити.

У коментарі до Кримінального кодексу України зазначається, що основними ознаками документа є: походження від уповноваженого суб'єкта; формальна визначеність; виконання в системі документообігу посвідчувальної функції.

Відповідно до ч. 1 ст. 75 Закону України "Про нотаріат" вимагається наявність таких обов'язкових умов для засвідчення вірності копії документа:

- документ не повинен суперечити закону;

- має юридичне значення;

- засвідчення вірності копії документа не заборонено законом.

Згідно з листом Головного управління юстиції у м. Києві "Узагальнення нотаріальної практики приватних нотаріусів Київського міського нотаріального округу з питань засвідчення вірності копій (фотокопій) документів" відповідність документа, з якого посвідчується копія, вимогам закону означає, що документ не повинен суперечити законові як за змістом, так і за формою. Документом, який суперечить законові, визнається такий, зміст якого є протиправним. Наявність юридичного значення документа означає, що документ, з якого засвідчується вірність копії, повинен стосуватися прав і законних інтересів громадян, мати значення для подальшої їх реалізації, а отже, створювати певні правові наслідки для громадянина. У цьому ж листі зазначається, що практично кожний документ, який стосується прав і законних інтересів громадян, має чи може мати юридичне значення. Якщо у нотаріуса виникають сумніви щодо юридичного значення документа, він може з'ясувати, для якої мети засвідчується вірність копії. Звідси неправомірною буде відмова нотаріуса засвідчити вірність копії документа, якщо строк його дії закінчився, а значить, документ буцімто втратив своє юридичне значення.

Таким чином, встановлення факту, що поданий документ не суперечить закону, означає визначення відповідності документа вимогам закону за змістом і за формою. Це кореспондує визначенню офіційного документа, що міститься в ст. 358 Кримінального кодексу України, де вказується на таку характеристику документа, як дотримання при його складанні визначених законодавством форм та наявність відповідних реквізитів. З цього визначення також вбачається, що відсутність вказаних ознак документа, тобто складення його з порушеннями, не дозволяє говорити про його офіційний характер, що означає відсутність його юридичного значення.

Важливим є також питання перевірки відсутності заборони засвідчення копії відповідного документа. Як випливає з положень ч. 1 ст. 75 Закону України "Про нотаріат", такі випадки мають бути визначені саме законом. Проте на сьогодні випадки прямої заборони засвідчення копій документів у законах не зустрічаються. Разом з тим у листі Головного управління юстиції у м. Києві "Узагальнення нотаріальної практики приватних нотаріусів Київського міського нотаріального округу з питань засвідчення вірності копій (фотокопій) документів" вказується, що забороняється засвідчувати вірність копії деяких документів, які видаються органами охорони здоров'я: довідок лікувальних установ про народження дитини, лікарняних свідоцтв і фельдшерських довідок про смерть, довідок і висновків про наявність психічних захворювань, медичних висновків на дітей-інвалідів з дитинства у віці до 16 років, свідоцтв про хворобу колишніх військовослужбовців, у тому числі й тих, хто знаходився в полоні. Засвідчувати вірність копій лікарняних листків, якщо вони були видані лікарем і з затвердженням головного лікаря або спільно з ним, можна лише за умови, що їх підписали обидва лікарі. Не можна засвідчувати виписку із залікової відомості, якщо не пред'явлено диплома про закінчення навчального закладу. Не підлягають засвідченню також тимчасові посвідчення, видані технікумами замість диплома, а також довідки про закінчення інтернатури, клінічної ординатури, аспірантури, виданих замість посвідчень. Не можна також засвідчувати вірність копій протоколів засідань екзаменаційних комісій при проведенні кандидатських іспитів. Не підлягає засвідченню вірність копій записів актів громадянського стану, оскільки видача їх громадянам заборонена, а юридичне значення матиме видане за встановленою формою свідоцтво. Забороняється засвідчувати вірність копій перепусток для входу в установу, посвідчень про відрядження військовослужбовців, довідок про перебування в партизанських загонах. Не підлягають засвідченню копії трудових книжок у разі виїзду громадянина за кордон, бо трудові книжки не підлягають легалізації та вивозу за кордон. За запитами видаються архівні довідки. Копія заповіту може бути засвідчена лише після подання нотаріусові особою, вказаною в заповіті, свідоцтва про смерть заповідача і за умови, що нотаріус має документальне підтвердження того, що заповіт не скасовано і не змінено.

Заборона засвідчувати копію заповіту викликає суттєві заперечення. Слід зазначити, що така заборона не передбачена на рівні законодавчих норм. З огляду на це не можна погодитись з думкою, що особа не має права засвідчити копію документа, яким безперечно є заповіт, до смерті заповідача. Це безпосередньо випливає з того, що заповіт стосується прав та інтересів осіб та має значення для подальшої їх реалізації, що було визначено Головним управлінням юстиції у м. Києві як умова для засвідчення копії документа. При цьому той факт, що документ породжує правові наслідки тільки після смерті заповідача, також не можна сприймати як відсутність його юридичного значення. Це пояснюється тим, що заповіт стосується і впливає на реалізацію права та законних інтересів інших спадкоємців у майбутньому, про що вказувалося і самим Головним управлінням юстиції у м. Києві, як ознаки юридичного значення документа.

Крім того, згідно із зазначеним листом Головного управління юстиції у м. Києві нотаріуси не мають права засвідчувати вірність копії листів одних підприємств, установ, організацій, адресованих іншим підприємствам, організаціям і установам, бо такі документи повинні зберігатись у справах установи, їх вилучення чи видача зі справи не дозволяється. Копії таких документів засвідчуються безпосередньо установою, яка видала документ. Так, згідно з п. 1 Указу Президії Верховної Ради СРСР від 04.08.1983 року № 9779-Х "Про порядок видачі та засвідчення підприємствами, установами та організаціями копій документів, що стосуються прав громадян" державні і громадські підприємства, установи та організації видають за заявами громадян копії документів, що виходять від цих підприємств, установ і організацій, якщо такі копії необхідні для вирішення питань, стосуються прав і законних інтересів громадян, що звернулись до них. Копії документів видаються на бланках підприємств, установ і організацій. У такому ж порядку підприємства, установи та організації можуть видавати копії наявних у них документів, що виходять від інших підприємств, установ і організацій, від яких одержати безпосередньо копії цих документів важко або неможливо. У випадках, коли документи були виконані на бланках, при виготовленні копій відтворюються реквізити бланків. Вірність копії документа засвідчується підписом керівника або уповноваженої на те посадової особи з печаткою. На копії зазначається дата її видачі і робиться відмітка про те, що оригінал документа знаходиться на даному підприємстві, в установі, організації. Таким чином, відповідні підприємства, установи, організації можуть видавати копії документів, що були ними видані, а також копії документів, що видані іншими установами за умови їх наявності в цій установі, на підприємстві, в організації. Важливо зауважити, що вказане положення поширюється на всі установи, підприємства, організації, крім архівних установ, державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів, про що, зокрема, йдеться в листі Державного комітету України з питань регуляторної політики та підприємництва "Щодо засвідчення копій свідоцтв про державну реєстрацію юридичний осіб і фізичних осіб - підприємців" від 21.01.2005 року № 380. Наприклад, засвідчення копії (фотокопії) трудової книжки в період перебування особи на певній посаді може бути здійснено тільки роботодавцем. Це пояснюється положенням п. 2.7 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 року № 58, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 17.08.1993 року за № 110, де зазначається, що у разі необхідності власник або уповноважений ним орган видає працівникам на їх прохання завірені виписки з трудових книжок відомостей про роботу. Крім того, згідно з п. З постанови Кабінету міністрів України "Про трудові книжки працівників" від 27.04.1993 року № 301 трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах і організаціях як документи суворої звітності, а при звільненні працівника трудова книжка видається йому під розписку в журналі обліку. Таким чином, пред'явлення особою трудової книжки для засвідчення вірності її копії означає факт порушення правил її зберігання.

Важливо, що згідно з листом Головного управління юстиції у м. Києві "Узагальнення нотаріальної практики приватних нотаріусів Київського міського нотаріального округу з питань засвідчення вірності копій (фотокопій) документів" графічні зображення можуть використовуватись при виготовленні документів, що мають юридичне значення, тобто є допоміжною, технічною документацією, на підставі якої складається документ, тому засвідчення їх копій як самостійних документів не допускається. Це суттєво відрізняється від розуміння документа в кримінальному праві. У коментарі до Кримінального кодексу України зазначається, що документом визнається матеріальний носій, що містить інформацію, основними функціями якого є її збереження та передавання у часі та просторі. Під документом як предметом злочину, передбаченого ст. 357 Кримінального кодексу України, слід розуміти не лише ділові папери, які підтверджують факти, що мають юридичне значення, а й інші матеріальні об'єкти, наділені здатністю посвідчувати такі факти (фотографії, фотоплівки, аудіо - та відеоплівки, відтиски тощо).

У наведеному листі Головного управління юстиції у м. Києві також визначено, що забороняється засвідчення копій таких документів:

- чергового кадастрового плану, що пояснюється тим, що коли зазначений черговий кадастровий план земельної ділянки не входив до такої документації, а був виготовлений на замовлення як окремий довідковий матеріал (у формі графічного зображення), ідентифікувати його як документ, що має юридичне значення, і відповідно засвідчувати вірність його копії (фотокопії) немає достатніх підстав;

- сертифіката зовнішнього незалежного оцінювання (дозволяється тільки за умови, що він скріплений особистим, а не факсимільним підписом керівника Українського центру оцінювання якості освіти та печаткою цього центру);

- медичної довідки за формою №086/о, що згідно з чинним законодавством подається до вищого навчального закладу лише в оригіналі, тому нотаріусом не може бути засвідчено вірність її копії (фотокопії);

- довідки про проведення профілактичних щеплень.

Згідно з п. 1 гл. 7 розд. II Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України засвідчення вірності копій документів і витягів з них здійснюється нотаріусом за усним зверненням заінтересованої особи. Для засвідчення вірності копій (фотокопій) нотаріусу подається оригінал документа. Слід звернути увагу на використання в Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України формулювання "витяг", яке відсутнє в рамках Закону України "Про нотаріат", що містить у собі терміни "копія", "фотокопія" та "виписка". З огляду на це, відповідні положення зазначеного Порядку потребують внесення змін.

Відповідно до п. 2 та п. З гл. 7 розд. II вказаного Порядку при підготовці до засвідчення вірності копій документів і виписок з них нотаріус зобов'язаний особисто звірити з оригіналом документа копію чи виписку з документа, вірність яких він засвідчує. Засвідчення копій офіційних документів, які видаються органами реєстрації актів цивільного стану і надалі використовуватимуться за кордоном, нотаріусами здійснюється лише після попередньої легалізації (консульської легалізації чи проставлення апостиля) оригіналів цих документів. Вірність копії документа, виданого фізичною особою, засвідчується у тих випадках, коли справжність підпису фізичної особи на оригіналі цього документа засвідчена нотаріусом або посадовою особою відповідного органу місцевого самоврядування або за місцем роботи, навчання, проживання чи лікування фізичної особи. Не допускається засвідчення вірності копії документа, на підставі якого відповідні установи видають оригінал документа (довідки про народження дитини, довідки про смерть тощо).

Крім того, документи, що подаються для засвідчення вірності копії, повинні відповідати вимогам, визначеним законом (див. коментар до ст. 47 Закону України "Про нотаріат"). Невідповідність зазначених документів встановленим вимогам або наявність сумнівів щодо їх дійсності є підставою для відкладення, зупинення вчинення нотаріальної дії (див. коментар до ст. 42 Закону України "Про нотаріат") або відмови в її вчинені (див. коментар до ст. 49 Закону України "Про нотаріат").

Порушення вимог закону, встановлених для засвідчення вірності копії, тягне за собою недійсність вчиненої нотаріальної дії. Наприклад, у заочному рішенні Новоайдарського районного суду Луганської області від 13.03.2008 року у справі № 2-17/2008 визнано незаконними дії нотаріуса щодо засвідчення вірності копії акта форми Н-1 про нещасний випадок. Суд встановив такі порушення, що містилися в зазначеному акті:

- дата затвердження акта є незрозумілою, чітко не вказано словом місяць складання документа, вказано дату затвердження акта 29.07.1974 року, а нещасний випадок стався 26.08.1974 року;

- відсутні розшифровки підписів, головного інженера, що затвердив акт, та членів комісії з розслідування факту нещасного випадку;

- відсутнє прикладення печатки роботодавця з відміткою проте, що оригінал акта складено саме ним.

Таким чином, суд дійшов висновку, що засвідчені нотаріусом документи не мають юридичного значення, а приватний нотаріус зобов'язана була відмовити у вчиненні нотаріальної дії, оскільки вчинення такої дії суперечить закону.

Рішенням Луцького міськрайонного суду Волинської області від 21.01.2008 року у справі № 2-874/08 визнано незаконними дії нотаріуса щодо засвідчення вірності фотокопії договору поруки, який не був нотаріально посвідченим і на якому не було засвідчено справжності підпису фізичної особи.

Водночас рішенням Київського районного суду м. Донецька від 07.10.2011 року у справі № 2-2639/11 підтверджено правомірність відмови нотаріуса у засвідченні вірності копії кредитного договору, який не був нотаріально посвідченим і на якому не було засвідчено справжності підпису фізичної особи.