Науково-практичний коментар Закону України "Про нотаріат" - Коротюк О. В. - Стаття 76. Засвідчення вірності копії з копії документа

Вірність копії з копії документа може бути засвідчена нотаріусом, посадовою особою органу місцевого самоврядування, якщо вірність копії засвідчена в нотаріальному порядку або якщо ця копія видана підприємством, установою, організацією, що видала оригінал документа. В останньому випадку копія документа повинна бути викладена на бланку даного підприємства, установи, організації з прикладенням печатки і з відміткою про те, що оригінал документа знаходиться на даному підприємстві, в установі, організації.

Засвідчення вірності копії з копії покликане підтверджувати факт відповідності засвідченої копії поданій нотаріусу копії документа. При цьому подальше засвідчення вірності копій з посвідченої копії з копії документа законодавством не передбачено.

Умови, необхідні для засвідчення вірності копії з копії, є ідентичними тим, що встановлені законом для засвідчення вірності копії. Зокрема, вірність копії з копії може бути засвідчена, якщо документ, копія якого посвідчується для вчинення нотаріальної дії, не суперечить закону, має юридичне значення і засвідчення вірності його копії не заборонено законом (див. коментар до ст. 75 Закону України "Про нотаріат").

Згідно з положеннями ст. 76 Закону України "Про нотаріат" обов'язковими умовами, необхідними для засвідчення копії з копії документа, є те, що вірність поданої копії повинна бути засвідчена нотаріусом чи посадовою особою органу місцевого самоврядування, або копія, видана підприємством, установою, організацією, що видала оригінал документа. Важливим є питання належного оформлення поданої копії.

Згідно з пунктами 76-78 Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30. 11.2011 року № 1242, установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника установи, його заступників або керівника структурного підрозділу. У разі підготовки документів для надання судовим. органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо). Відмітка "Копія" проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа. Напис про засвідчення документа складається із слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціала імені) та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа "Підпис". Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування відповідної установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах установи (відпусках), текст бланків не відтворюється, а зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки служби діловодства. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах установи (відпусках), повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців. Копія документа повинна відповідати оригіналу.

У разі якщо подана копія оформлена неналежним чином, нотаріус не може приймати її для вчинення нотаріальної дії.

Відповідно до підпунктів 4.2 та 4.3 п. 4 гл. 7 розд. II Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України у випадку, якщо копія документа видана юридичною особою, що видала оригінал документа, вона має бути викладена на бланку юридичної особи з прикладенням печатки і з відміткою про те, що оригінал документа міститься у справах юридичної особи, яка видала документ. Вірність копії з копії рішення суду (витяг з нього) може бути засвідчена нотаріусом за наявності відмітки про те, що це рішення набрало законної сили, і за наявності відмітки про те, що оригінал рішення міститься у справах суду, який видав документ.

Якщо подані для вчинення нотаріальної дії документи є неналежно оформленими або їх дійсність викликає сумніви, то це є підставою для зупинення, відкладення вчинення нотаріальної дії (див. коментар до ст. 42 Закону України "Про нотаріат") або відмови у її вчинені (див. коментар до ст. 49 Закону України "Про нотаріат").

Враховуючи, що засвідчення вірності копії і фотокопії є ідентичними за змістом нотаріальними діями (див. коментар до ст. 75 Закону України "Про нотаріат"), на нашу думку, допустимим є і засвідчення вірності фотокопії з копії і навпаки.