Облік і аудит податків в Україні - Малишкін О.І. - Побудова реєстрів обліку при ручних та частково автоматизованих формах

На законодавчому рівні в Україні досі не визначені форми реєстрів податкового обліку з найважливішого податку - податку на прибуток. Постає питання про необхідність такого кроку. Враховуючі рівень ринкових відносин у вітчизняній економіці і тенденції у світі на сьогодні певно не є доречним проводити таку розробку та затвердження реєстрів силами центральних органів виконавчої влади. Найкращим виходом з наявної ситуації було б делегування таких повноважень на рівень підприємства, коли платник податків самостійно, з врахуванням специфіки діяльності, розробляє зручні для себе форми реєстрів і використовувати їх в повсякденній роботі. Таке рішення доцільно закріпити в наказі про облікову політику.

Застосовані у практиці регістри бухгалтерського фінансового обліку автоматизованих форм не орієнтовані на потреби фіскальної функції. Це саме стосується і типової форми журналів як регістрів журнально-ордерної форми обліку за наказом Мінфіну № 356 [98]. Недоліком їх є те, що вони розраховані на заповнення ручним способом.

В умовах автоматизації підприємства і організації України використовують різні форми регістрів на свій вибір з того переліку, який пропонують розробники програмного забезпечення. В будь-якому випадку в обліковій політиці підприємства бажано затвердити перелік реєстрів податкового та бухгалтерського обліку. Крім того, бажано встановити алгоритм формування податкової бази у випадках здійснення окремих операцій або видів діяльності, коли її розрахунок відрізняється від типового, наприклад, в умовах філейної структури підприємства, звільнених операцій тощо.

Побудова реєстрів обліку при ручних та частково автоматизованих формах

При варіанті ручного або частково автоматизованого обліку підприємствам рекомендується діючі регістри бухгалтерського фінансового обліку (журнали-ордери, журнали) доповнювати "податковою частиною", яка складатиметься з чотирьох додаткових колонок: сума за податковим обліком; сума за тимчасовою податковою різницею; сума за постійною податковою різницею; разом різниці. По закінченні місяця за даними "податкової частини" бухгалтерських регістрів та окремих первинних документів та/або накопичувальних аналітичних відомостей пропонується складати регістри зведеного податкового обліку "Відомість податкового обліку доходів" і "Відомість податкового обліку витрат".

Структурно інформація відомостей має бути налаштована на показники доходів і витрат декларації й додатків до неї з тим, щоби заповнення останніх відбувалося автоматично. При часткової автоматизації зазначені відомості, які подаються у формі таблиць, доцільно заповнювати в редакторі ЕХЕЬ.

Характерними особливостями відомостей податкового обліку є наступне:

o основною ознакою реєстрації даних встановлено рядок декларації (код і назва);

o кожна з них відкривається на квартал, що є звітним періодом для платника податку;

o накопичення даних ведеться щомісяця, підраховується квартальний та наростаючий підсумок з початку року;

o зазначаються джерела інформації про доходи і витрати, зокрема, номер кредитуємого або дебетуємого рахунку бухгалтерського фінансового обліку;

o кожна синтетична позиція доходів та витрат може бути розшифрована до аналітичних позицій, завдяки чому реєстр суміщає функції аналітичного та синтетичного обліку.

Реєстри обліку при автоматизації

Програмні продукти, що використовують українські підприємства, пропонують чималий перелік реєстрів податкового обліку. Зокрема, комплекс "1С Бухгалтерія" можна поділити на групи: реєстри аналітичного обліку - картка рахунку; аналіз субконто; картка субконто; регістри зведеного обліку - обігово-сальдова відомість по рахунку; обіги по рахунку; аналіз рахунку.

До недоліків регістрів автоматизації можна також віднести такі чинники:

- громіздкість за рахунок детального відображення аналітичних даних, що містяться на багатьох аркушах;

- невпорядкована мова регістрів. Реальним є застосування російсько-українського суржика, що свідчить про невдале налаштування програми. Відповідно до законодавства мовою ділових паперів має бути українська;

- термінологія програми не є вдалою та послідовною. Наприклад, поруч з українськими (російськими) словами застосовується латинь, наприклад, "субконто", що позначає субрахунки.

- нечітко класифіковані класичні бухгалтерські поняття - документ, регістр, звіт. Зокрема, в програмі застосовується маса робочих документів, які термінологічно не відокремлено від первинних документів. Або під звітом розуміють те, що в класиці бухгалтерського обліку завжди називають регістром. Наприклад, згадані вище регістри податкового обліку мають назву "стандартні звіти". Виникає питання про існування, напевно, і "нестандартних звітів". Слід провести ретельну перекласифікацію понять, а терміни встановити відповідно до канонів бухгалтерського обліку та його нормативної бази. При цьому доцільно прописати окремими списками: первинні документи, зведені документи, технологічні документи (продукт програмного забезпечення), регістрів аналітичного обліку, регістрів синтетичного обліку, форм фінансової звітності, форми податкової звітності.

З метою повного висвітлення результативної інформації для умов закону про податок на прибуток нами було запропоновано при автоматизації обліку формувати такі реєстри:

o зведену відомість валових доходів (форма № ВПО-15);

o зведену відомість валових витрат (форма № ВПО-2);

o зведену відомість фінансового результату (форма № ВПО-4); Зведена відомість податкового обліку фінансових результатів складалася щоквартальну і має дещо іншу побудову: не містить місячних даних; зазначається як джерело інформації не як реєстри податкового або фінансового обліку, а як відповідні рядки відомостей доходів і витрат. Призначення зведеної відомості - заповнення результуючої частини декларації. Аналогічний підхід можна застосувати й до побудови відомостей оподатковуваних доходів та витрат за ПКУ.

Як і в попередньому законодавстві, в умовах дії ПКУ відомості мають статус реєстрів податкового обліку і не наділені статусом податкового звіту і, відповідно, не надаються до податкового органу у складі декларації; зберігаються у платника податку протягом періоду, визначеного законодавством, надаються на вимогу перевіряючого органу податкової служби при здійсненні виїзних планових та позапланових перевірок.

За умов ведення обліку за ПКУ нами удосконалено аналітичний реєстр "Карта рахунку: оподатковувані доходи": заведені додатково реквізити щодо назви покупця (постачальника) і назви проданих товарів, робіт, послуг. Реквізити назви є важливими, оскільки підтверджують факт здійснення операцій у відповідній аналітиці. В результаті посилюється контроль за достовірністю податкових показників. Нижче наведено приклад удосконаленої з урахуванням наших пропозицій форми картки рахунку оподаткованих доходів (табл. 2.23).

В програмному забезпеченні комплексу 1С "Бухгалтерія" застосовується подвійний запис. При цьому кореспонденція рахунків відбувається в межах одно й того самого рахунку, наприклад, рахунок "ОД" - оподатковані доходи. Такий технічний прийом характерний для автономної системи податкового обліку податку на прибуток. У разі застосування механізму податкових різниць така методика може бути збережена як частина цього механізму.

Таблиця 2.23. КАРТКА РАХУНКУ: ОПОДАТКОВАНІ ДОХОДИ за січень 2012 р.