Теорія нотаріального процесу - Фурса С.Я. - 9.8. Нотаріальне діловодства як одна із складових нотаріальної процедури

9.8.1. Актуальні проблеми теорії і практики нотаріального діловодства

Нотаріальне діловодство як складова нотаріальної процедури взагалі опинилось поза межами уваги з боку законодавства та в основному теорії, але воно у своєму розвитку пройшло шлях від особистого підпису нотаріуса і прикладення печатки до запровадження інформаційних (комп'ютерних) технологій, воно перетворилось у складний процес, що має забезпечити надійний захист прав громадян, які звернулись за вчиненням нотаріальних дій. Розвиток нотаріального діловодства має випереджати розвиток кримінальних засобів підробки нотаріальних документів для того, щоб нотаріальний процес не втратив своїх функцій - забезпечити надійну достовірність при широкому обігу нотаріально посвідчених документів. Це завдання визначає спрямованість діяльності щодо вдосконалення нотаріального діловодства, а, крім того, на нотаріальне діловодство покладається завдання забезпечувати єдину нотаріальну процесуальну форму при вчиненні нотаріальних проваджень, забезпечити документообіг та облік документів тощо. Всі ці завдання впливають на постійний розвиток нотаріального діловодства.

Нотаріальне діловодство слід визнати складовою нотаріальної процедури та інститутом нотаріального процесу. Таке його виділення надає можливість більш ґрунтовно його досліджувати, аналізувати та робити наукові прогнози щодо його вдосконалення і запроваджувати такі прогнози у законодавство про нотаріат. Тому, на думку авторів, процес вдосконалення нотаріального діловодства має супроводжуватись позитивними змінами, що будуть впливати на нотаріальний процес. Так, запровадження таких засобів оформлення нотаріального процесу як комп'ютерна база даних свідчить про необхідність по новому ставитись до нотаріального діловодства, а в майбутньому при розвитку цієї системи є можливість прогнозувати, що вона змінить докорінно процес вчинення нотаріальних дій, процес документообігу та реєстрації нотаріального процесу. Коли в обігу опинились не папери, а лише концентрований потік інформації потребуються новітні підходи до діловодства. Сьогодні вже настав час, коди комп'ютерна мережа надає можливість без паперів здійснювати обіг інформації. Але потребується спеціальний її облік для того, щоб нотаріальна діяльність не втратила юридичної вірогідності. Тому загалом можна погодитись з великим значенням комп'ютеризації нотаріальної діяльності148, але при умові значних гарантій достовірності інформації та неможливості впливу на банк даних сторонніх осіб.

Хоча нотаріальне діловодство є самостійним інститутом нотаріального процесу, воно відноситься до загальнодержавної системи документації, оскільки вона охоплює всі види систем документації, що виникають та взаємодіють в державі.

Термін діловодство також можна дефініціювати як сукупність процесів, які забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи зі службовими документами. Розглядаючи документи як форму відображення діяльності об'єктів та їх суб'єктів, можна виявити значну кількість систем документації, взаємопов'язаних та підпорядкованих.

Щодо нотаріального діловодства, то Наказом Міністерства юстиції від 22.12.2010 року № 3253/5 для вдосконалення ведення діловодства, затверджені нові Правила ведення нотаріального діловодства (далі - Правила), які діють з 1 січня 2011 року. Але визначення нотаріального діловодства не закріплено ні в цих правилах, ні в інших нормативно-правових актах, що регулюють питання ведення нотаріального діловодства. Тому заслуговує на увагу надане вченим СЯ. Фурсою визначення нотаріального діловодства під яким слід розуміти сукупність робіт щодо документування діяльності нотаріальних органів і осіб, які вчиняють нотаріальні дії, та здійснення документообігу.

Законодавством України встановлені однакові вимоги щодо ведення діловодства як в державних нотаріальних конторах та державних нотаріальних архівах, так і приватними нотаріусами і за невиконання цього обов'язку до нотаріуса застосовуються санкції передбачені законодавством.

Відповідальність за організацію діловодства у державній нотаріальній конторі чи архіві несуть завідувачі. В свою чергу, завідувач контори, архіву призначає особу, відповідальну за ведення нотаріального діловодства, про що видається відповідний наказ.

В односкладовій конторі відповідальним за організацію діловодства та архіву є завідувач державної нотаріальної контори.

У багатоскладової контори, архіву відповідальними за додержання порядку ведення, користування та зберігання реєстрів, книг обліку, журналів, у яких реєструються нотаріальні документи та документи, на підставі яких вчинені нотаріальні дії, а також за нотаріальні документи, що знаходяться у їх провадженні є державні нотаріуси.

Відповідальним за організацію діловодства та архіву при здійсненні приватним нотаріусом нотаріальної діяльності є сам нотаріус, і хоча приватний нотаріус може покласти організацію діловодства та архіву на особу, яка перебуває з ним у трудових відносинах, це не знімає з нього такої відповідальності.

Таким чином, ведення нотаріального діловодства та архіву нотаріуса є обов'язком нотаріуса, який закріплений у ст. 5 Закону України "Про нотаріат".

Викликає необхідність правового тлумачення питання про використання службових документів у засобах масової інформації, оскільки Правилами пропонується його вирішувати з дозволу завідуючого державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву або приватного нотаріуса.

Але, на думку авторів, це питання слід розглядати з різних боків. Власником права на розповсюдження інформації щодо нотаріально посвідчених документів є особи, щодо інтересів яких вчинене нотаріальне провадження, всіх інших посадових осіб стосується обов'язок щодо дотримання нотаріальної таємниці (ст. 8 Закону). Щодо інформації внутрішнього користування (накази, обговорення питань на зборах, нарадах тощо), то, на думку авторів, вона не може мати будь-якої секретності, а тому її розповсюдження не може залежати від дозволу визначених вище осіб. Обмеження розповсюдження службових документів в засобах масової інформації може стосуватись відомостей щодо осіб визнаних недієздатними, випадків, коли виявлені правопорушення або злочинні дії, що передбачають певні форми передання, а не розповсюдження відомостей тощо.