Теорія нотаріального процесу - Фурса С.Я. - 9.9.1. Фіксація нотаріального процесу технічними засобами як одна із умов його достовірності

Питання фіксації вчинення тієї чи іншої нотаріальної ДІЇ технічними засобами розглядається вченими у контексті нотаріального діловодства та засобів його оформлення, зокрема, внесення відомостей про вчинення певних правочинів, забезпечувальних заходів до єдиних комп'ютерних баз даних, серед яких слід виділити Спадковий реєстр, Єдиний реєстр доручень тощо180. Що ж до необхідності фіксації ходу нотаріального процесу технічними засобами та її значення, то це питання піднято вченим Фурсою СЯ. на прикладі такого нотаріального провадження як посвідчення заповіту181.

На сьогоднішній день всі дії нотаріуса і учасників нотаріального процесу при здійсненні конкретної нотаріальної дії фіксуються:

- по-перше, в тексті самого правочину (договір) або іншого документа, наприклад, свідоцтва;

- по-друге, в реєстрі нотаріальних дій (паперові, та електронні);

- по-третє, в інших документах, що залишаються в справах нотаріуса (заяви учасників нотаріального процесу і інших осіб, чиї права зачіпалися вчиненням даної нотаріальної дії).

Необхідність фіксація нотаріального процесу, зокрема й технічними засобами слугує найбільш ефективним доказом того, що нотаріальна дія була вчинена з урахуванням усіх вимог діючого законодавства щодо процедури нотаріального провадження та доведення безспірності такої нотаріальної дії.

Безперечно, питання фіксації нотаріального процесу технічними засобами має бути закріплено в Законі України "Про нотаріат" та деталізовано у Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України. Якщо ж Законом не буде передбачена обов'язкова фіксація нотаріального процесу, то можливість її здійснення у кожному конкретному випадку має узгоджуватись сторонами нотаріального процесу. Про залучення технічних засобів фіксації діяльності нотаріусів говориться лише на науковому рівні, а законодавче закріплення такої фіксації відсутнє. Так, нотаріуси вносять відомості до електронних баз даних, але у Законі "Про нотаріат" про такі реєстри немає жодного слова. Крім того, саме поняття технічні засоби не розкрите в законодавстві.

Ми пропонуємо під фіксацією нотаріального процесу технічними засобами розуміти технічний запис нотаріального процесу, записаний на перфокарту, перфострічку, магнітний, оптичний, магнітно-оптичний накопичувач, карту флеш-пам'яті або інший схожий носій, отриманий за допомогою комплексу по фіксації з дотриманням процесуального порядку його збирання.

Здійсненням фіксації нотаріального процесу технічними засобами, забезпечується контроль та самоконтроль нотаріуса при вчиненні нотаріальної дії, отримуються об'єктивні дані про вчинення нотаріальної дії та підтверджується безспірність нотаріальної дії та нотаріального процесу в цілому. Використання технічних засобів для фіксації ходу нотаріального процесу є суміжним із застосуванням технічних засобів як доказ. Запис нотаріального процесу підстраховує нотаріуса у тому випадку, коли зафіксований хід нотаріального процесу використовується в судовому засіданні як доказ, а отже, належить до доказів. Наприклад, коли в ході судового процесу виникають проблеми, коли сторона у справі починає доказувати те, що нотаріус не роз'яснив правові наслідки вчиненої нотаріальної дії. В такому випадку можливість відтворення нотаріальної дії на електронному носії служить підтвердженням того, що нотаріальна дія була здійснена з урахуванням всіх вимог законодавства.

Доцільно погодитися із думкою про необхідність фіксації такої нотаріальної дії як посвідчення заповіту за місцем проживання заповідача, якщо останній в силу стану здоров'я не може з'явитися до нотаріуса. Необхідність проведення такої фіксації аргументувалась тим, що часто в житті має місце випадки визнання заповіту недійсним, тому нотаріусам для забезпечення на майбутнє достовірності складеного та посвідченого ними заповіту. Якщо постане питання про оспорювання заповіту в суді, доцільно останнє волевиявлення заповідача зафіксувати за допомогою, наприклад, диктофону на який може бути записано заповіт зі слід заповідача. Нотаріус у присутності заповідача текст заповіту перенесе на нотаріальний бланк власноручно чи за допомогою загальноприйнятого технічного засобу. Крім того, на касеті буде також зафіксовано порядок посвідчення заповіту та відомості про те, що нотаріусом зміст заповіту прочитано в слух заповідачеві, роз'яснено його суть та наслідки, а також відповідь заповідача на такі роз'яснення, тобто, що суть та наслідки заповіту йому зрозумілі, роз'яснення заповідачеві його матеріальних та процесуальних прав та обов'язків183.

Автор погоджується також із думкою Фурси С.Я. про те, що з метою надання фіксації нотаріального процесу офіційного значення та з урахуванням принципу єдиної нотаріальної процесуальної форми процедура фіксації має бути законодавчо закріплена. Але й нині немає перешкод фіксувати процедуру нотаріального посвідчення заповіту за допомогою звуко-, відеозапису, оскільки ч. 2 ст. 57 ЦПК передбачений такий засіб доказування. Тобто у випадку виникнення спору про визнання заповіту недійсним нотаріус може надати суду як доказ касету, дискету із записом проголошеного особисто заповідачем заповіту, оскільки згідно ст. 10 ЦПК обов'язок доказування покладається ва сторони. Слід визнати слушною запропоновану Фурсою С.Я. процедуру збереження звуко- відеокасети та закріпити її у Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, а саме: "...касета, дискета у присутності заповідача запечатується у конверт, який заповідач повинен декілька раз підписати та зберігати її у архіві нотаріуса разом із другим примірником заповіту. Про наявність дискети, касети слід зазначити у посвідчувальному написі на заповіті"184. Крім цього, на нашу думку, доцільно інформацію про наявність технічного носія із фіксацією змісту заповіту внести до Спадкового реєстру.

З метою доведення правильності даної пропозиції слід звернутися до аналізу норм Цивільного процесуального кодексу України. Так, зі ст. 197ЦПК випливає, що фіксування судового засідання технічними засобами є обов'язковим заходом. Суд під час судового розгляду справи здійснює повне фіксування судового засідання за допомогою звукозаписувального технічного засобу. Носій інформації, на який здійснювався технічний запис судового засідання (касета, дискета тощо), є додатком до журналу судового засідання і після закінчення судового засідання приєднується до матеріалів справи. Отже, виникає запитання, а чому б не ввести у законодавство про нотаріат норму, яка передбачала б обов'язкову фіксацію нотаріального процесу технічними засобами? Адже така фіксація має досить важливе правове значення для захисту прав і інтересів як учасників нотаріального процесу, так і самого нотаріуса.

Говорячи проте, що технічні засоби мають забезпечити фіксування нотаріального процесу, необхідно встановлювати вимоги до таких засобів, а саме:

- такі засоби повинні бути надійними в користуванні;

- повною мірою відтворювати усну інформацію з метою подальшого її збереження.

При цьому, необхідною умовою має бути неможливість внесення змів у зроблені записи. Це положення повною мірою не може покладатись лише на технічні засоби, а має забезпечуватись процедурою вчинення записів.

Сучасні технічні засоби, якими можливе фіксування нотаріального процесу можна поділити на цифрові та нецифрові. Перші з них надають можливість і надалі отримати інформацію в цифровому виразі, а це певною мірою сприяє легкій обробці інформації.

Крім цього, фіксацію нотаріального процесу, на нашу думку, можна проводити за допомогою різних видів фіксації:

- аудіофіксація, для якої пропонується використовувати диктофони з мікрокасетами;

- для відеофіксації можливе використання будь-якої відеокамери, що має порти для з'єднання з комп'ютером.

Обґрунтованість вживання саме цифрового аудіо- або відеозапису обумовлена широким поширенням пристроїв, в яких так чи інакше присутній цифровий диктофон. До них відносяться мобільні телефони, цифрові фотоапарати, Мр3 плеєри та інші. Цифровий запис характеризується також високою якістю запису, можливістю вести тривалий аудіозапис, а також надзвичайно високою зручністю в користуванні, оскільки прослухується він практично на будь-якому комп'ютері, легко переноситься, тощо.

- аудіо-відеофіксації, для якої за допомогою комп'ютерного обладнання використовується комплекс, що складається з ТV-тюнера будь-якої конфігурації, мікрофона та кольорової мікрокамери. Перевагою цього запропонованого виду технічної фіксації є те, що фіксація процесу здійснюється з великим ступенем Стиснення, що дозволяє проводити фіксацію до двадцяти годин безперервно. Також перевагою є зручність зберігання архіву на жорсткому диску комп'ютера та формування архіву за допомогою СD-, DVD- дисків як носіїв інформації. При цьому, звуко- та відеозаписи можуть робитись різноманітними диктофонами, відеокамерами, що надалі зумовлює необхідність відтворення зроблених записів на аудіо - та відеомагнітофонах.

- фіксація комп'ютерним обладнанням. Вже зараз існують технологічні можливості здійснювати запис за допомогою комп'ютерної техніки, яка за допомогою спеціальних програм може й розшифровувати зроблені записи. - використання спеціального обладнання (ультрафіолетові, інфрачервоні випромінювачі). Не менш важливим елементом у захисті нотаріального процесу є спеціальна техніка, а саме: ультрафіолетові, інфрачервоні випромінювачі, за допомогою яких нотаріус може виявляти підроблені та фальшиві документи. Здійснюючи перевірку документів, що надані нотаріусу для вчинення нотаріальної дії за допомогою вищевказаних приладів, виключається можливість використання фальшивих чи підроблених документів.

Суттєвим недоліком для цифрових технологій є те, що вони дозволяють разом з простотою запису з такою ж легкістю змінювати інформацію на відповідних носіях, де зберігається інформація, і не залишати при цьому слідів вторгнення в інформаційний простір. Отже, потребується чітка процедура здійснення запису, зберігання зроблених записів та відтворення отриманої інформації для того, щоб забезпечити надійність отриманої інформації. У цьому випадку необхідно орієнтуватись на досвід розвинених країн та консультації вчених, які займаються питаннями інформаційних технологій.

Єдиний порядок фіксації нотаріального процесу, як вже говорилося, має бути закріпленим в законодавстві, тобто в Законі України "Про нотаріат", та сам процес фіксації регламентуватися Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України та у Правилах нотаріального діловодства.

Обов'язок фіксувати нотаріальний процес має бути покладений на помічника нотаріуса. Для цього, помічнику нотаріуса потрібно пройти необхідні курси з навчання технічної фіксації та отримати необхідний сертифікат. Також, нотаріус на свій розсуд може запрошувати для участі в процесі фахівців підприємств, що здійснюють аудіо - або відеозапис.

Ми пропонуємо таку процедуру фіксації:

По-перше: обов'язковою умовою фіксації нотаріального процесу є попередження учасників нотаріального процесу перед початком провадження про фіксацію технічними засобами.

По-друге: проводиться перевірка правильності показників і працездатність приладу, тестовий запис. Тестовий запис повинен зберігатися разом з основною фонограмою нотаріального процесу. Дані про результати перевірки вносяться до реєстру для реєстрації нотаріальних дій.

По-третє: сама фіксація починається з безпосередньо з початком здійснення нотаріального процесу. Впродовж процесу, помічник нотаріуса або фахівець за допомогою спеціальної програми звукозапису проводить безперервну фіксацію ходу усього нотаріального процесу.

По-четверте: після закінчення нотаріального процесу помічник нотаріуса прикріплює зроблений запис до матеріалів справи, яка зберігається у нотаріуса, при цьому в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій робиться відмітка про фіксацію нотаріального процесу та учасники процесу ставлять свій підпис. При цьому має бути створена архівна і робоча копія записів.