Теорія нотаріального процесу - Фурса С.Я. - 9.8.2. Мова нотаріального діловодства

Необхідно дослідити питання щодо визначення мови, якою ведеться нотаріальне діловодство, оскільки від цього залежить можливість особи скористатися послугами нотаріуса, а відтак і можливістю особи скористатися цілою низкою прав та свобод.

Відповідно до ст. 10 Конституції України державною мовою в Україні є українська мова. Але разом з тим Держава гарантує вільний розвиток, використання і захист російської, інших мов національних меншин України.

Оскільки виникла практична необхідність в офіційній інтерпретації положень статті 10 Конституції України, Конституційний Суд вирішив, що положення частини першої статті 10 Конституції України, за яким "державною мовою в Україні є українська мова", треба розуміти так, що українська мова як державна є обов'язковим засобом спілкування на всій території України при здійсненні повноважень органами державної влади та органами місцевого самоврядування (мова актів, роботи, діловодства, документації тощо), а також в інших публічних сферах суспільного життя, які визначаються законом (частина п'ята статті 10 Конституції України). Поряд з державною мовою при здійсненні повноважень місцевими органами виконавчої влади, органами Автономної Республіки Крим та органами місцевого самоврядування можуть використовуватися російська та інші мови національних меншин у межах і порядку, що визначаються законами України.

Досліджуючи це питання, слід насамперед зазначити ст. 15 Закону України "Про нотаріат", яка зазначає, що мова нотаріального діловодства визначається статтею 20 Закону Української PCP "Про мови в Українській PCP". А статтею 20 Закону Української PCP "Про мови в Українській PCP", визначено, що нотаріальне діловодство в державних нотаріальних конторах і виконавчих комітетах міських, селищних і сільських Рад народних депутатів ведеться тією мовою, якою в даній місцевості здійснюється судочинство. Згідно ст. 7 ЦПК, цивільне судочинство здійснюється державною мовою.

Нотаріуси або посадові особи, які вчиняють нотаріальні дії, у своїй діяльності, згідно ст. 7 Закону України "Про нотаріат", керуються не тільки законами України, а й наказами Міністра юстиції України. А тому, відповідно до пункту 2.1 "Правил ведення нотаріального діловодства" ведення діловодства здійснюється виключно українською мовою.

Таким чином, вимога щодо використання української мови стосується як вчинення нотаріальних дій так і ведення діловодства. Якщо особа, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії, не знає мови, якою ведеться діловодство, тексти оформлюваних документів мають бути перекладені їй нотаріусом або перекладачем у письмовій або усній формі, про що зазначається в посвідчувальному написі. Особа, що не володіє мовою, якою виготовлений документ, підписується тією мовою, яку вона знає. Згідно з цим положенням у нотаріуса виникає обов'язок щодо залучення перекладача для вчинення нотаріального провадження, а отже і для реалізації і захисту прав громадян.

9.8.3. Організація нотаріального діловодства

До нотаріального діловодства в органах нотаріату України Правилами віднесено:

1. Ведення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій відповідно до вимог порядку, установленого Мін'юстом, книг, журналів реєстрації (обліку), передбачених номенклатурою, у яких реєструються нотаріальні документи і документи, на підставі яких вчиняються нотаріальні дії.

Законодавцем визначається типова номенклатура, яка установлює типовий склад справ, що утворюються в діловодстві державних нотаріальних контор і приватних нотаріусів, і має на меті надання практичної і методичної допомоги у веденні нотаріального діловодства, організації зберігання документів і формуванні справ, а також відборі документів для знищення. Але незалежно від наявності Типової номенклатури справ кожна державна нотаріальна контора і приватний нотаріус повинні мати індивідуальну номенклатуру справ, але не допускається включення до номенклатури справ, не передбачених Типовою номенклатурою.

2. Зберігання, облік, видачу і використання нотаріальних документів і документів, на підставі яких вчинені нотаріальні дії.

На нотаріуса покладається обов'язок вести нотаріальне діловодство та архів нотаріуса відповідно до встановлених правил, дбайливо ставитися до документів нотаріального діловодства та архіву нотаріуса та не допускати їх пошкодження чи знищення.

Документи, на підставі яких вчинено нотаріальну дію, та документи або копії з них, які необхідні для вчинення нотаріальної дії, обов'язково долучаються до примірника правочину, свідоцтва тощо, які залишаються у справах нотаріуса (гл. 7 Порядку вчинення нотаріальних дій).

Оригінали документів повертаються особам, які їх подали, а в нотаріуса залишаються копії (фотокопії).

Документи, за якими встановлено особу громадянина, в інтересах якого вчиняється нотаріальна дія, чи його представника або представника юридичної особи, повертаються особам, що їх подали. У реєстрі для реєстрації нотаріальних дій записуються назва документа, серія, номер, дата його видачі і найменування установи, яка його видала. Копія цього документа долучається до справ нотаріуса.

3. Складання, оформлення, реєстрацію, облік і виконання конторою, архівом, приватним нотаріусом документів з витребування і наданню відомостей і (або) документів, необхідних для вчинення нотаріальної дії, у тому числі передбачених міжнародними договорами, у зв'язку з наданням правової допомоги.

Право нотаріуса витребувати від підприємств, установі організацій відомості та документи, необхідні для вчинення нотаріальних дій зафіксовано у статті 4 Закону України "Про нотаріат".

У статтях 43 та 44 містить вимоги про те, які саме документи має витребувати нотаріус для встановлення особи та обсяг цивільної дієздатності учасника цивільних відносин, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії та її представників.

При перевірці цивільної правоздатності та дієздатності юридичної особи нотаріус зобов'язаний ознайомитися з установчими документами, свідоцтвом про державну реєстрацію і витягом з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб, підприємців цієї юридичної особи, і перевірити, чи відповідає нотаріальна дія, яка вчиняється, обсягу її цивільної правоздатності та дієздатності. У разі наявності у нотаріуса сумнівів щодо поданих документів він може витребувати від цієї юридичної особи, державного реєстратора, органів державної податкової служби, інших органів, установ та фізичних осіб додаткові відомості або документи.

Нотаріуси або посадові особи, які вчиняє нотаріальні дії, має право витребувати від фізичних та юридичних осіб відомості та документи, необхідні для вчинення нотаріальної дії. Неподання відомостей та документів на вимогу нотаріуса є підставою для відкладення, зупинення вчинення нотаріальної дії або відмови у її вчиненні.

4. Реєстрацію, облік, зберігання та передачу конторою, архівом, приватним нотаріусом довідок, документів і відомостей про вчинені нотаріальні дії, у тому числі відомостей, переданих до органів державної податкової служби про посвідчені договори, видані свідоцтва про право на спадщину тощо.

Довідки про вчинені нотаріальні дії та копії документів, що зберігаються у нотаріуса, видаються нотаріусом:

o фізичним та юридичним особам, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії.;

o СУДУ. прокуратурі, органам дізнання і досудового слідства як обґрунтовану письмову вимогу по справах, що знаходяться впровадженні цих органів;

o органам державної податкової служби днів на обґрунтовану письмову вимогу про суму нотаріально посвідчених договорів для встановлення додержання законодавства з питань оподаткування.

Також нотаріус видає витяг зі Спадкового реєстру про наявність складеного заповіту, але тільки заповідачу, і тільки після смерті заповідача - будь-якій особі, яка пред'явила свідоцтво про смерть або інший документ, що підтверджує факт смерті заповідача (одного із заповідачів).

Також ст.8 Закону України "Про нотаріат" встановлено, що на вимогу Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі з метою регулювання організації нотаріальної діяльності нотаріуси видають підписані ними копії документів та витяги з них, а також пояснення нотаріусів у строк, встановлений цими органами.

5. Розгляд звернень фізичних та юридичних осіб з питань вчинення нотаріальних дій у строки, визначені законодавством. Зокрема, саме дотримання статтей 41-42 Закону України "Про нотаріат" забезпечує виконання цієї функції.

6. Тимчасове зберігання документів у конторі, у приватного нотаріуса та їх підготовку для передавання до державного нотаріального архіву.

Документи нотаріального діловодства та архів приватного нотаріуса є власністю держави і перебувають у володінні та користуванні приватного нотаріуса у зв'язку із здійсненням ним нотаріальної діяльності.