Теорія нотаріального процесу - Фурса С.Я. - 9.8.4. Система засобів оформлення нотаріального діловодства

Відокремлення засобів оформлення нотаріального діловодства від правил ведення нотаріального діловодства зумовлено значною державною увагою в останні роки до подальшого поглиблення охоронної властивості нотаріального процесу. Запобіжні заходи щодо оформлення нотаріального процесу з метою надати нотаріально оформлюваним документам певних гарантій їх достовірності - це постійна та кропітка робота, яка буде супроводжувати нотаріальний процес з метою його подальшого розвитку та вдосконалення. При цьому ненадійне зберігання бланків, печаток стає в нагоді злочинцям. Ці умови мають ініціювати самостійний розвиток запобіжних заходів у нотаріальному процесі. Після об'єднання всіх нотаріусів в єдину комп'ютерну мережу буде можливість кодувати кожну нотаріальну дію за її класифікаційною ознакою та відповідним номером тощо. Вже зараз країни , які є членами Міжнародного союзу нотаріату працюють над запровадженням нових технологій у нотаріальний процес, зокрема розробкою спеціальних картриджі для принтерів, на яких виготовлятимуться нотаріальні документи, спеціальних чорнил, які будуть застосовуватись лише в нотаріальній практиці для заповнення нотаріусами документів, нових видів міжнародних електронних реєстрів тощо.

Впровадження комп'ютерної техніки, інформаційних технологій, створення єдиного банку даних найважливіших нотаріальних проваджень - це новий етап в нотаріальному процесі, який зумовлений вимогами часу. Наступним етапом має бути створення єдиної комп'ютерної мережі нотаріальних органів, яка буде не тільки надавати окрему інформацію про нотаріуса чи нотаріальну дію, а й можливість співпрацювати нотаріусам на міжнародному рівні. Усе це позбавлятиме нотаріальний процес певних вад та надаватиме надійний захист інформації щодо вчинюваних нотаріальних дій Останнім на цьому шляху, має бути об'єднання в єдину комп'ютерну мережу всіх правоохоронних та правозахисних органів та їх співпраця.

Говорячи про нотаріальне діловодство неможливо не звернути увагу на засоби, які використовуються для надання нотаріальному процесу юридичної достовірності, які продемонструємо на рис. 1.

З метою максимального захисту прав суб'єктів нотаріального процесу та запобігання підробленню нотаріальних документів використовується система засобів оформлення нотаріального діловодства, які зображено на рис. 1

Вважаємо за доцільне зупинитися на аналізі перерахованих засобів.

Автори не віднесли до засобів оформлення комп'ютери, папір тощо, оскільки до цього часу вони не мають спеціальних характерних особливостей. Комп'ютер сам по собі не має на сьогодні певних особливостей, тому лише комп'ютерна мережа Міністерства юстиції віднесена до засобів оформлення нотаріального діловодства. Хоча в нотаріальному діловодстві використовується папір лише формату А4 (210 х 297) та А5 (148 х 210), але називати це положення характерною особливістю нотаріального діловодства не доцільно.

Оформлення нотаріального документа включає його підписання нотаріусом та особами, які беруть участь у нотаріальному процесі.

Щодо власноручного підпис нотаріуса з одного боку це гарантія, що нотаріус особисто вчинив нотаріальну дію, взяв на себе відповідальність за правильність вчиненої нотаріальної дії та відповідність її вимогам закону, а з іншого - це характерна ознака оформленого ним особисто документу, додатковий засіб, що має забезпечувати йому складність підробки.

Рис. 1. Засоби оформлення нотаріального діловодства

Підписання нотаріально посвідчуваних документів не може розцінюватись лише як формальність, а тому можна погодитись з великим значенням, яке надається також особистому підпису особи, яка бере участь в нотаріальному провадженні. Так, заслуговує уваги позиція Єрух A.M., Козьякова Ю.М., Круковес Н.В., які однозначно доводять неможливість застосовувати факсиміле - кліше-печатку для відтворення власноручного підпису як нотаріусом, так й іншими учасниками нотаріального процесу.

Тому при посвідченні правочинів та вчиненні інших нотаріальних проваджень перевіряється справжність підписів учасників нотаріального процесу. Це положення зумовлюється тим значенням, яке має власноручний підпис, наприклад, сторони угоди. Так, з підписанням договору пов'язують волевиявлення сторін на його укладання відповідності до якого у цих сторін виникають відповідні права, обов'язки, відповідальність.

Чинним порядком передбачено, що за громадянина, який внаслідок фізичної вади, хвороби або будь-яких інших причин не може підписати документи (договір, заяву, тощо) власноручно, підписується інший громадянин, а нотаріус встановлює особу громадянина, що бере участь у нотаріальному провадженні, і особу громадянина, який підписується за нього, з вказівкою причин в силу яких документ не може бути підписаний власноручно, про що зазначається в посвідчувальному написі (ст. 45 Закону). Тобто характер дій особи, що підписується за іншу, яка має фізичні вади, та зміст цих правовідносин свідчить про своєрідний механізм засвідчення факту неможливості здійснення власноручного підпису. На нашу думку, нотаріус має роз'яснити особі щодо якої вчиняється нотаріальна дія, що її підпис повинен бути здійснений розбірливо із власноручною вказівкою повного прізвища та ініціалів (розшифровкою підпису). Ніяких "хрестики замість підписів не опускаються на офіційних документах. Особливо це стосується правочинів, оскільки в противному разі у сторони угоди з'явиться реальна можливість оспорювати власноручний підпис з усіма негативними наслідками як для контрагента, так і для нотаріуса. Невідповідність підпису на офіційному документі і тому, що був зроблений в нотаріальній конторі, може в наступному також розцінюватись як підстава для визнання правочину недійсним.

Важливим нині для теорії нотаріального процесу, зокрема нотаріального діловодства та практики є питання пов'язанні із юридичною природою та застосуванням у діяльності нотаріусів електронного підпису. Юридичне значення електронного підпису пов'язане з дотриманням ряду вимог як технічного, так і юридичного характеру. Юридична дійсність електронного підпису визначається у момент її пред'явлення заінтересованій особі залежно від її технічних параметрів (безпеки) та мети використання. Кожний електронний підпис використовується у певній галузі, тому її використання не за призначенням викликає серйозні сумніви щодо дійсності відповідного документа. Електронний підпис прирівнюється до власноручного, але іде й далі, оскільки встановлює презумпцію його надійності. Це правило має юридичне значення у разі оспорювання достовірності документу, підтвердженого електронним підписом. Така презумпція перерозподіляє обов'язок доказування на особу, яка поставила під сумнів надійність електронного підпису. Використання нотаріусами електронного підпису при посвідченні правочинів є надійним засобом, який гарантує при певних умовах ідентифікацію автора документу і незмінність його змісту, але його застосування у нотаріальній практиці можливе за умови наявності методики нотаріального посвідчення електронних правочинів. Необхідність вирішення цього питанням поставлена на порядок денний російськими вченими.

Свій підпис на документі нотаріус скріплює печаткою. Печатка проставляється на документі, оформленому у зв'язку з вчиненням нотаріальної дії, а також на запитах про витребування документів про надання відомостей, необхідних для вчинення нотаріальних дій, довідках про повернення платежів (державного мита, платежів до Пенсійного фонду тощо) та інших документах, на яких проставляння відбитка печатки е обов'язковим.

Державний нотаріус має печатку із зображенням Державного герба України, найменуванням державної нотаріальної контори і відповідним номером. Приватний нотаріус має печатку теж із зображенням Державного Герба України, але яка містить слова "приватний нотаріус", його прізвище, ім'я та по батькові, назву нотаріального округу. Печатка приватного нотаріуса виготовляється за єдиним зразком та описом, встановленими Міністерством юстиції України. Посадові особи органів державної влади та місцевого самоврядування при вчиненні нотаріальних дій мають застосовувати гербову печатку відповідного виконавчого комітету. Посадові особи, які посвідчують заповіти та доручення на підставі ст. 40 Закону, мають скріплювати документи печаткою, яка застосовується для офіційних документів. Наприклад, судновою печаткою, печаткою з умовним найменування місця позбавлення волі, печаткою експедиції, але при цьому не дозволяється користуватись печаткою, яка має певне призначення (для рецептів, листків непрацездатності, довідок, пакетів тощо).

Невід'ємною складовою нотаріального діловодства та документаційного забезпечення нотаріального процесу є спеціальні бланки нотаріальних документів, які вперше були запровадженні у обіг наказом Міністра юстиції України від 09.10,97 р. "Про запровадження спеціальних бланків нотаріальних документів", відповідним Положенням про постачання, зберігання, облік та звітність витрачання бланків нотаріальних документів від 01.07.97 року (із змінами) Суттєвих змін зазнав Порядок запровадження спеціальних бланків нотаріальних документів із введенням спеціальних бланків нового зразка, який було введено наказом міністерства юстиції України від 22 січня 1998 року № 7/5. Нотаріуси нині у своїй діяльності керуються Порядком витрачання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звітності про їх використання, затвердженого Наказом Міністерства юстиції України від 05.08.2009 № 812, а також створено Єдиний реєстр спеціальних бланків нотаріальних документів. Серія та номер використаного бланку зазначається в реєстрі нотаріальних дій у графі "Зміст нотаріальної дії".

У Законі України "Про нотаріат" міститься перелік нотаріальних дій, оформлення яких неможливе без використання спеціальних бланків. Так, згідно зі статтею 34 з обов'язковим використанням таких бланків викладаються тексти: 1) договорів, 2) заповітів, 3) довіреностей, 4) свідоцтв, 5) актів про морські протести та протести векселів, 6) перекладів у разі засвідчення нотаріусом вірності перекладу документа з однієї мови на іншу,

7) заяв, на яких нотаріусом засвідчується справжність підпису,

8) дублікатів нотаріальних документів. Зазначені нотаріальні дії, вчинені без використання спеціальних бланків нотаріальних документів, є нечинними.

Спеціальні бланки нотаріальних документів виготовляються відповідно до зразка та опису, затверджених Міністерством юстиції України та належать до документів суворої звітності.

Бланк мас багато захисних елементів, які описані в Порядку, затвердженому наказом Міністерства юстиції України від 05.08.2009

№ 812ім. Одним із таких захисних елементів е можливість перевірки справжності бланка. Для цього необхідно натиснути пальцем, або будь-яким чином нагріти бланк. Малюнок зверху має тимчасово зникнути, у нижніх кутах тимчасово з'явитися. У смужці, що розташована внизу, має з'явитися слово "ДІЙСНИЙ".

Отже, нотаріальні бланки є одним із засобів оформлення нотаріального діловодства та необхідною складовою нотаріального процесу. Вони можуть бути використані лише нотаріусами і тільки для виготовлення нотаріальних документів.

Згідно ст. 48 Закону при посвідченні угод, засвідчені вірності копій документів та виписок із них, справжності підпису на документах, вірності перекладу документів з однієї мови на іншу, а також при посвідчені часу пред'явлення документів на відповідних документах вчиняються посвідчу вальні написи. Вони оформляються у вигляді штампа, зміст і форма яких для конкретної нотаріальної дії має відповідати Правилам ведення нотаріального діловодства (Додаток 25), якими також передбачається процедура вчинення виконавчого напису на документі. Посвідчувальні написи надають документам певних специфічних ознак, тобто шляхом його вчинення на документі нотаріус засвідчує або посвідчує наявність (відсутність) певних юридичних фактів, достовірність яких ним встановлена за допомогою нотаріальної процедури. Вчинення посвідчувального напису на нотаріальному документів свідчить про закінчення нотаріального провадження, він є квінтесенцією нотаріального процесу, остаточною фазою оформлення нотаріального акту та надання його законної сили.

Нотаріальні дії реєструються у спеціальних реєстрах вчинюваних нотаріальних дій на паперових носіях, які є своєрідним забезпечувальним засобом та гарантією прав особи на отримання дублікату втраченого нотаріального документу.

При вчиненні нотаріальної дії нотаріус зобов'язаний роз'яснювати особам їх права і обов'язки, попереджати їх про наслідки вчинюваних нотаріальних дій для того, щоб юридична необізнаність не могла бути використана їм на шкоду. Але як в майбутньому, коли виникне спір довести такий факт, що нотаріус зробив такі роз'яснення ? Або навпаки як свідчить нотаріальна практика такі роз'яснення в багатьох випадках нотаріусами не надаються. Тому пропонується до реєстру ввести окрему графу в якій особа має розписуватись після роз'яснення їй прав і обов'язків та наслідків вчинюваних нотаріальних дій. Така умова надасть процесуального змісту обов'язку нотаріуса щодо роз'яснення прав та процесуальних наслідків вчинення нотаріального провадження, які на сьогодні не визначені законом, а тільки декларативно ним проголошені.

Про значимість реєстрів нотаріальних дій свідчить також положення ч. 4 ст. 8-1 Закону згідно якої вилучення (виїмка) реєстрів вчинюваних нотаріальних дій, а також печатки нотаріуса не допускається. Реєстри та печатка можуть бути надані суду лише за вмотивованою його постановою тільки для огляду, після чого повинні бути негайно повернуті нотаріусу.

Для ефективного захисту прав та законних інтересів громадян, юридичних осіб та держави, створена єдина електронна база (Єдині електроні реєстри) , яка містить відповідну інформацію, необхідну для користувача реєстру.

В Україні діють наступні Єдині реєстри:

1. Спадковий реєстр;

2. Єдиний реєстр довіреностей;

3. Єдиний реєстр заборон відчуження об'єктів нерухомого майна;

4. Єдиний реєстр нотаріусів;

5. Єдиний реєстр спеціальних бланків нотаріальних документів.

У нотаріальній практиці використовуються також і державні реєстри. До державних реєстрів, з якими працюють нотаріуси відносяться:

1. Державний реєстр іпотек;

2. Державний реєстр правочинів;

3. Державний реєстр обтяжень рухомого майна. Держателем Єдиних та Державних реєстрів є Міністерство юстиції України, яке забезпечує їх функціонування. Адміністратором - є державне підприємство "Інформаційний центр" Міністерства юстиції, яке здійснює технічне та технологічне створення та супровід програмного забезпечення, забезпечує збереження та захист даних цих реєстрів.

Для оформлення вхідних документів проставляється реєстраційний штамп у правому нижньому куті першої сторінки.

У штампі вказуються найменування контори, архіву або назва нотаріального округу, прізвище, ініціали приватного нотаріуса, дата надходження документа та його реєстраційний індекс, який визначається з порядкового номеру за реєстраційним журналом та номером справи (наряду) за номенклатурою справ.