Підприємства в процесі господарської діяльності, як правило, здійснюють частину регулярних витрат, сума яких є незначною (канцелярські, поштові, оплата обідів, оплата проїзду тощо). Виписувати на такі витрати чеки є досить незручно. Тому для здійснення невеликих витрат на підприємстві створюється фонд дрібних сум (мала каса). Цю систему в окремих країнах ще називають авансовою або системою підзвітних сум. Операції з обліку фонду дрібних сум передбачають його створення, використання та поповнення.
Таблиця 3.2. Юридична фірма "Консул" Касова книга за вересень 20хх р. (касова книга з трьома колонками) $
Створення фонду дрібних сум відбувається шляхом визначення видів та планової величини дрібних витрат на певний період (з розрахунку на 2 - 4 тижні). Тобто встановлюється фіксований розмір фонду дрібних сум, який періодично поповнюється. При видачі розрахованої суми підзвітній особі виписується чек. Гроші видаються з каси і зберігаються у сейфі, столі або в конверті, про що в окремих країнах (наприклад, Великобританії, Єгипті та ін.) робиться запис:
Фонд дрібних сум (Мала каса) Каса (Грошові кошти)
Одночасно з готівкою підзвітній особі також видають пронумеровані квитанції (чеки) або ваучери для відображення витрачання грошей з фонду.
Витрачання грошей здійснюється тільки на визначені цілі з оформленням квитанції (чека) або ваучера, де вказується дата, сума й призначення витрат та проставляється підпис особи, яка одержує гроші. У встановлені дати підзвітна особа на основі квитанцій (чеків) і ваучерів складає звіт про витрати, подає його в бухгалтерію і фонд дрібних сум поповнюється шляхом виписки чека на ім'я підзвітної особи.
Не використаний залишок фонду та сума квитанцій (чеків) і ваучерів повинні складати разом фіксовану величину фонду дрібних сум. Якщо при цьому встановлюються розбіжності (нестачі або надлишки) в готівці, то вони відображаються на рахунку "Нестачі або надлишки грошей по касі:
нестачі - по дебету, надлишки - по кредиту.
На підставі звіту про витрати, здійснені із фонду дрібних сум, в обліку можуть бути зроблені наступні проведення (залежно від виду витрат):
Поштові витрати
Транспортні витрати
Канцелярські витрати
Інші витрати та ін.
Каса (Грошові кошти)
Нестачі у фонді дрібних сум відображаються записом:
Нестачі або надлишки грошем по касі Каса (Грошові кошти)
За наявності надлишків складається зворотній запис.
Наприклад, виходячи з розрахунку місячної потреби в грошових коштах дія здійснення оплати дрібних витрат, касир підприємства отримав у банку гроші в сумі $300 і видав їх призначеній керівництвом підзвітній особі. Після закінчення поточного місяця підзвітна особа склала звіт про витрати, приклала квитанції і ваучери, які підтверджують витрачання грошей тільки на визначені цілі, та подала звіт і ці документи в бухгалтерію. Фонд дрібних сум (мала каса) при цьому поповнився до необхідної величини.
Приймаючи звіт у підзвітної особи, бухгалтер встановив, що на кінець місяця у фонді було на залишку $15. Це означає, що протягом місяця мали бути здійснені виплати з фонду дрібних сум на загальну суму $285. Документи (квитанції і ваучери). які підтверджують витрачання грошей на визначені цілі, подані на суму $285, а саме:
o транспортні витрати 74
o канцелярські витрати 96
o поштові витрати 63
o інші витрати 52 Разом: 285
На підставі складеного звіту про витрати будуть зроблені такі проведення:
Транспортні витрати 74
Канцелярські витрати 96
Поштові витрати 63
Інші витрати 52
Каса (Грошові кошти) 285
Фонд дрібних сум створюється на постійній основі, тому він завжди поповнюється сумою, необхідною для його відновлення (в даному прикладі на $285). При цьому жодні облікові записи на рахунку "Фонд дрібних сум9' або "Каса" не робляться. Така методика обліку фонду дрібних сум використовується багатьма країнами (зокрема США).
Проте в окремих країнах (Великобританія, Єгипет та ін.) в момент видачі грошей з малої каси робляться записи по дебету рахунків обліку відповідних витрат і кредиту рахунка "Фонд дрібних сум", а при поповненні малої каси на суму здійснених витрат робиться запис:
Фонд дрібних сум (Мала каса) Каса (Грошові кошти)
Витрачання грошей із фонду дрібних сум реєструється у журналі грошових виплат (касовій книзі).
3.5. Ваучерна система контролю грошових коштів
3.6. Облік короткострокових фінансових інвестицій
РОЗДІЛ IV. ОБЛІК РОЗРАХУНКІВ З ДЕБІТОРАМИ
4.1. Класифікація та оцінка дебіторської заборгованості
4.2. Облік рахунків до отримання, наданих знижок та повернення товарів
4.3. Облік податку на додану вартість
4.4. Оцінка та облік сумнівної заборгованості
4.5. Облік векселів отриманих
РОЗДІЛ V. ОБЛІК ТОВАРНО-МАТЕРІАЛЬНИХ ЗАПАСІВ