Фінансовий облік - Сук Л.К. - Тема 2. ОБЛІК ГРОШОВИХ КОШТІВ

2.1. Використання готівкових грошей

Засоби підприємства перебувають у безперервному кругообігу: із грошової форми вони переходять у матеріальну, потім у виробничу і знову в матеріальну і грошову. Цей процес можна виразити формулою: Г-М-В-М1-Г1. На першій стадії (Г-М) за гроші купують матеріальні цінності, необхідні для процесу виробництва: будівлі, автомобілі, верстати (засоби праці), сировину і матеріали, корми, насіння, пальне, добрива, запасні частини, будівельні матеріали (предмети праці) тощо. Тобто на першій стадії кругообігу гроші перетворюються в матеріальні цінності - процес постачання.

На другій стадії (М-В) вони споживаються у процесі виробництва і в результаті його одержують нові матеріальні цінності (В-М1), частина яких виступає як товар і продається - процес реалізації. В результаті реалізації в господарстві знову з'являються гроші (М1-Г1). Гроші включаються також у господарські процеси у вигляді заробітної плати. Різниця між одержаною сумою від реалізації і авансованою для діяльності (Г1-Г) покаже результат господарювання (прибуток або збиток). В торгівлі, де немає процесу виробництва продукції, гроші також перебувають в обігу. Це можна виразити формулою: Г-Т-2, тобто за гроші купують товар (Г-Т), а потім цей товар продають і одержують знову гроші (Т -Г1). Різниця між сумою виручки за проданий товар і витратами, пов'язаними з придбанням та реалізацією товару, становить фінансовий результат торгового підприємства.

У банківській і страховій діяльності процес кругообігу грошей виражається формулою Г-Г1 Тобто підприємство видає гроші клієнтам, за якими одержує плату у вигляді відсотків. Різниця між сумою одержаних відсотків і сумою сплачених відсотків та витрат на утримання фінансової установи становить результат її роботи.

Отже, гроші постійно здійснюють кругообіг і безперервно знаходяться на всіх стадіях діяльності будь-якого підприємства.

Гроші підприємства в межах встановлених лімітів можуть знаходитися у вигляді готівки в касі, а інші суми зберігаються на рахунках у банках. Частина грошей може бути вкладена в цінні папери з метою одержання доходу від них.

Діяльність підприємства, як правило, починається з обліку наявності та руху грошей. Для обліку коштів у плані рахунків виділено такі рахунки: 30 "Каса", 31 "Рахунки в банках", 33 "Інші кошти". Це активні рахунки, за дебетом яких відображають наявність та збільшення грошових коштів, а за кредитом - їх зменшення.

Облік грошових коштів має забезпечити їх збереження, а також давати інформацію для правильного і раціонального використання.

Готівка (готівкові кошти) - грошові знаки національної валюти України - банкноти і монети, які є дійсними платіжними засобами. Платежі готівкою підприємств, підприємців та фізичних осіб за реалізовану продукцію (товари, виконані роботи, надані послуги) і за операціями, які безпосередньо не пов'язані з реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг) та іншого майна, становлять готівкові розрахунки. Сума фактично одержаних готівкових коштів від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг) і позареалізаційних надходжень становить готівкову виручку.

До касових операцій відносять операції підприємств між собою та з підприємцями і фізичними особами, що пов'язані з прийманням та видачею готівкових коштів при проведенні розрахунків через касу підприємства. Касові операції здійснюють відповідно до "Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні", затвердженого постановою Правління Національного банку України 15 грудня 2004 р. № 637, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 13 січня 2005 р. за № 40/10320.

Для зберігання грошей і здійснення розрахунків готівкою має бути каса. Це спеціально обладнане та ізольоване приміщення, призначене для приймання, видачі та тимчасового зберігання грошей. У касі зберігають готівку, а також грошові документи.

Керівники підприємства зобов'язані забезпечити зберігання грошей в касі, а також під час доставки їх із відділень банків і здавання в банк і несуть в установленому порядку відповідальність в тих випадках, коли з їх вини не були створені необхідні умови для забезпечення збереження грошей.

Рекомендаціями щодо забезпечення схоронності коштів під час їх зберігання і транспортування передбачено, що призначати на посади, пов'язані з веденням касових операцій, збереженням і транспортуванням коштів, не бажано:

- осіб, які раніше притягувалися до кримінальної відповідальності за навмисні злочини, у яких судимість не погашена або не знята у встановленому порядку;

- осіб, які страждають на хронічні та психічні захворювання;

- осіб, які перебувають на спеціальному медичному обліку з приводу алкогольної або наркотичної залежності.

Перевезення готівки від кас підприємства до установ банків та у зворотному напрямку керівник підприємства має забезпечувати охороною та транспортним засобом.

Всі наявні гроші і цінні папери на підприємствах зберігаються, як правило, в сейфах, а в окремих випадках - в залізних шафах, які після закінчення роботи каси закриваються ключем і опечатуються сургучевою печаткою касира. Ключі від сейфів (шаф) і печатки зберігаються у касирів, а дублікати ключів - в опечатаних касирами пакетах, шкатулках тощо - у керівників підприємств. Касир несе матеріальну відповідальність за схоронність всіх прийнятих ним цінностей. З касиром укладається в установленому порядку договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.

Згідно зі ст. 135-1 КзпПУ письмові договори про повну матеріальну відповідальність може бути укладено підприємством, установою, організацією з працівниками (що досягли вісімнадцятирічного віку), які займають посади або виконують роботи, безпосередньо пов'язані зі зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або застосуванням у процесі виробництва переданих їм цінностей. Перелік таких посад і робіт, а також типовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність затверджуються в порядку, який визначається Кабінетом Міністрів України.

Договір укладається з працівником, посада або виконувана робота якого е в переліку. З бухгалтерами, якщо вони не виконують функції касира, договір про повну матеріальну відповідальність не укладається. Якщо працівник, який займає відповідну посаду або виконує роботи, що включені до переліку, відмовляється укласти договір про повну матеріальну відповідальність, то він може бути звільнений згідно зі ст. 40, п. 1 Кодексу законів про працю України.

Для підприємств, що здійснюють операції з готівкою в національній валюті, встановлюються ліміт каси та строки здавання готівкової виручки (готівки). Ліміт каси - граничний розмір суми готівки, що може залишатися в касі в позаробочий час. Готівка, що перевищує встановлений ліміт каси, здається до банків для зарахування на рахунки. Банкам і підприємцям ліміт каси не встановлюється.

Строки здавання готівки визначаються підприємством за погодженням з банком виходячи з таких вимог:

а) для підприємств, що розташовані в населених пунктах, де є банки і готівка здається до банків (а за відсутності банків - до операторів поштового зв'язку), - щодня (у день надходження готівкової виручки (готівки) до їх кас);

б) для підприємств, у яких час закінчення робочого дня (зміни), що встановлений правилами внутрішнього трудового розпорядку і графіками змінності відповідно до законодавства України, не дає змоги забезпечити здавання готівкової виручки (готівки) в день її надходження, - наступного за днем надходження готівкової виручки (готівки) до каси дня;

в) для підприємств, що розташовані в населених пунктах, де немає банків чи операторів поштового зв'язку,- не рідше ніж один раз на п'ять робочих днів.

Установлення ліміту каси проводиться підприємством самостійно на підставі розрахунку. В ньому розраховують середньоденні надходження та видачі готівки. Для цього сума виручки (надходження до каси) за будь-які три місяці підряд ділиться на кількість робочих днів підприємства за три місяці. Середньоденні надходження (видачі) готівки е сумою, яка береться для встановлення ліміту каси, розмір якого затверджується внутрішніми наказами підприємства.

Приклад.

Якщо сума видачі грошей з каси за три місяці становить 36000 грн, кількість робочих днів за ці місяці 60, то ліміт каси встановлюється на рівні 600 грн (36000 : 60 = 600).

Якщо ліміт розраховують виходячи із видачі готівки, то не включають виплати заробітної плати, стипендій, пенсій і дивідендів, а якщо ліміт розраховують за надходженнями, то не враховують надходження грошей у касу з банку.

Кожне підприємство визначає ліміт каси з урахуванням режиму і специфіки його роботи, віддаленості від банку, обсягу касових оборотів (надходжень і видатків) за всіма рахунками, установлених строків здавання готівки, тривалості операційного часу банку, наявності домовленості підприємства з банком на інкасацію тощо:

- для підприємств, які мають строк здавання готівкової виручки (готівки) в банк щодня, - у розмірах, потрібних для забезпечення їх роботи на початку робочого дня, але не більше розміру середньоденного надходження готівки до каси (за три будь-які місяці поспіль з останніх дванадцяти);

- для підприємств, які мають строк здавання (готівки) в банк не рідше ніж один раз на п'ять робочих днів, - у розмірах, що залежать від установлених строків здавання готівкової виручки (готівки) та її суми, але не більше п'ятикратного розміру середньоденних надходжень готівки (за три будь-які місяці поспіль з останніх дванадцяти);

- для підприємств, ліміти каси яким установлюються згідно з фактичними витратами готівки (крім виплат, пов'язаних з оплатою праці, стипендій, пенсій, дивідендів),- не більше розміру середньоденної видачі готівки (за три будь-які місяці поспіль з останніх дванадцяти).

Підприємства, у яких відповідний середньоденний показник, обчислений на підставі касових оборотів, дорівнює нулю або не більше десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, можуть встановлювати ліміт каси в розмірі, що перевищує обчислений середньоденний показник, але не більше десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, що становить 170 гривень.

Підприємства, що виробляють та перероблюють сільськогосподарську продукцію різних організаційно-правових форм (акціонерні товариства, агрофірми тощо), можуть установлювати (переглядати) ліміт каси на період заготівлі та перероблення сільськогосподарської продукції згідно з фактичними показниками їх касових оборотів (надходжень або видачі готівки) за будь-які три місяці сезону виробництва (перероблення) сільськогосподарської продукції попереднього року.

Готівкові кошти не вважаються понадлімітними в день їх надходження, якщо вони були здані в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, до обслуговуючих банків не пізніше наступного робочого дня банку (протягом операційного часу його роботи) або були використані підприємством (без попереднього здавання їх до банку й одночасного отримання з каси банку на зазначені потреби) наступного дня на господарські потреби.

Не вважаються понадлімітними в день їх надходження і ті готівкові кошти, які надійшли до кас підприємств у вихідні та святкові дні та були здані в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, до обслуговуючих банків наступного робочого дня банку (протягом операційного часу його роботи) та підприємства або були використані підприємством (без попереднього здавання їх до банку й одночасного отримання з каси банку на зазначені потреби) наступного робочого дня на господарські потреби.

Для своєчасного одержання в установі банку потрібної суми готівки підприємства (підприємці) у встановлені банком строки мають попередити (письмово або усно) установу банку про необхідну суму коштів у банкнотах та розмінній монеті.

Підприємства мають право зберігати готівку у своїй касі, що одержана з банку для виплат, пов'язаних з оплатою праці, стипендій, пенсій, дивідендів (доходу), понад встановлений ліміт каси протягом трьох робочих днів, включаючи день одержання готівки в установі банку. Для проведення цих виплат працівникам віддалених підрозділів підприємств залізничного транспорту та морських портів готівка може зберігатися в їх касах понад установлений ліміт каси протягом п'яти робочих днів, включаючи день одержання готівки в установі банку. Готівка, одержана в установі банку на інші виплати, має видаватися підприємством своїм працівникам у той самий день. Суми готівки, одержані в установі банку і не використані за призначенням протягом установлених вище строків, повертаються підприємством в установу банку не пізніше наступного робочого дня установи банку та підприємства або можуть залишатися в його касі (у межах встановленого ліміту) і видаватися на ті самі цілі.

Підприємство має право зберігати в касі готівку для виплат, пов'язаних з оплатою праці, що здійснюється за рахунок виручки, понад встановлений йому ліміт каси протягом трьох робочих днів з дня настання строків цих виплат у сумі, що зазначена в переданих до каси платіжних (розрахунково-платіжних) відомостях.

Видача готівки під звіт проводиться з кас підприємств за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами, тобто в разі подання до бухгалтерії Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт та одночасного повернення до каси підприємства залишку готівки, виданої під звіт.

Податковим кодексом України (от. 170, пункт 170.9.2) встановлено, що Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, надається до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем, у якому платник податку:

а) завершує таке відрядження;

б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що надала кошти під звіт.

Крім готівкових коштів у касі підприємства можуть зберігатись цінні папери, грошові документи, бланки акцій тощо. До грошових документів, що знаходяться в касі підприємства, належать: оплачені путівки в санаторії, пансіонати і будинки відпочинку; поштові марки; проїзні квитки.

Згідно з чинним законодавством України до підприємств (підприємців) застосовуються штрафні санкції:

- за перевищення встановлених лімітів каси;

- неоприбуткування (неповне оприбуткування) у касах готівки;

- перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів;

- проведення готівкових розрахунків без подання одержувачем коштів платіжного документа, який підтверджував би сплату покупцем готівкових коштів.

Розрахунки готівкою підприємств між собою та з підприємцями і фізичними особами проводяться як за рахунок коштів, одержаних з кас банків, так і за рахунок готівкової виручки і здійснюються через касу підприємств з веденням касової книги встановленої форми.

Підприємці здійснюють облік руху готівки згідно з порядком та документами, встановленими Державною податковою службою України.

Постановою Правління Національного банку України від 9 лютого 2005 р. № 32 встановлена гранична сума готівкового розрахунку одного підприємства (підприємця) з іншим підприємством (підприємцем) протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами у розмірі 10000 гривень. Платежі понад зазначену граничну суму проводяться виключно в безготівковій формі. Кількість підприємств (підприємців), з якими здійснюються розрахунки, протягом дня не обмежується.

Зазначені обмеження стосуються також розрахунків готівкою між підприємствами в оплату за товари, придбані на виробничі (господарські) потреби за рахунок коштів, одержаних за корпоративними картками.

Зазначені обмеження не поширюються:

а) на розрахунки підприємств (підприємців) з фізичними особами, бюджетами та державними цільовими фондами;

б) добровільні пожертвування та благодійну допомогу;

в) використання коштів, виданих на відрядження.

У разі здійснення підприємствами готівкових розрахунків з іншими підприємствами (підприємцями) понад встановлену граничну суму кошти в розмірі перевищення встановленої суми розрахунково додаються до фактичних залишків готівки в касі на кінець дня платника готівки одноразово в день здійснення цієї операції, з подальшим порівнянням одержаної розрахункової суми із затвердженим лімітом каси.

Розрахунки готівкою підприємств (підприємців) між собою та з фізичними особами проводяться із застосуванням прибуткових та видаткових касових ордерів, касових і товарних чеків, розрахункових відомостей і квитанцій, проїзних документів тощо, які згідно із законодавством України підтверджували б факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів.

Законом України від б липня 1995 р. № 265/95-ВР "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій в сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" визначено, що суб'єкти підприємницької діяльності, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (надання послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг зобов'язані проводити розрахункові операції на повну суму покупки (надання послуги) через зареєстровані, опломбовані у встановленому порядку та переведені у фіскальний режим роботи реєстратори розрахункових операцій (далі - РРО) з роздрукуванням відповідних розрахункових документів, що підтверджують виконання розрахункових операцій або у випадках, передбачених зазначеним законом, із застосуванням зареєстрованих у встановленому порядку розрахункових книжок; видавати особі, яка отримує або повертає товар, розрахунковий документ встановленої форми на повну суму проведеної операції.

Відповідно до Закону України "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій в сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" до суб'єктів підприємницької діяльності, які здійснюють розрахункові операції за товари (послуги), за рішенням відповідних органів державної податкової служби України застосовуються штрафні (фінансові) санкції у п'ятикратному розмірі вартості проданих товарів (наданих послуг) у разі: проведення розрахункових операцій на неповну суму вартості проданих товарів; непроведення розрахункових операцій через реєстратори розрахункових операцій; нероздрукування відповідного розрахункового документа, що підтверджує виконання розрахункової операції, або проведення її без використання розрахункової книжки.

Розрахунки готівкою фізичних осіб з підприємствами за придбані товари (виконані роботи, надані послуги) можуть також проводитися через установи банків в порядку, визначеному Інструкцією № 1 з організації емісійно-касової роботи в установах банків, яка затверджена постановою Правління Національного банку України від 7 липня 1994 р. № 129. Зазначені розрахунки здійснюються без надходження коштів до каси підприємства і відображення цієї операції в касовій книзі, а проводяться фізичними особами шляхом внесення готівки на внутрішні банківські рахунки і подальшого перерахування установою банку цих коштів на поточні рахунки підприємств та є для фізичних осіб (платників коштів) - готівковими, а для підприємств (одержувачів коштів) - безготівковими.

Під час здійснення готівкових розрахунків підприємства (індивідуальні підприємці) - отримувачі готівкового платежу зобов'язані надати підприємствам (індивідуальним підприємцям) - платникам обліковий розрахунковий документ (податкову накладну, рахунок-фактуру, касовий і товарний чеки, акт виконаних робіт, наданих послуг, квитанцію до прибуткового касового ордера, закупівельний акт), який би підтверджував здійснені платниками витрати готівки.

Розрахунки готівкою підприємств усіх форм власності, а також індивідуальних підприємців з громадянами мають проводитися з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів, касового чи товарного чека, квитанції, договору купівлі-продажу, актів закупівлі, виконання робіт (надання послуг) або інших документів, що засвідчують факт купівлі товару, виконання роботи, надання послуги.

Підприємства та індивідуальні підприємці, які здійснюють розрахунки зі споживачами у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг готівкою через належним чином зареєстровані РРО, повинні обов'язково видавати споживачеві касовий чек, а під час виходу з ладу РРО або на період тимчасового відключення електроенергії - товарний чек.

Для складання прогнозів готівкового обігу установи банків до початку кварталу одержують від підприємств, а також від фізичних осіб - суб'єктів підприємницької діяльності, що мають рахунки в банку, касові заявки за встановленою формою. Банки контролюють хід виконання прогнозів касових оборотів.

У банк на поточний рахунок здається виручка від реалізації готової продукції, виконання робіт, послуг, неодержана у встановлений термін заробітна плата та інші грошові кошти. Здача готівки на поточний рахунок оформляється заявою на переказ готівки. Вона складається з двох частин: верхня частина (заява) залишається в банку, а нижня частина (квитанція) з печаткою банку і підписами касира та інших працівників банку передається особі, яка здала гроші.

Установи банків на підставі спеціальних заяв видають власникам рахунків чекові книжки. Вони є документами суворої звітності. Чеки для одержання готівки у банку називаються грошовими, а для перерахувань -розрахунковими. Для одержання грошей з рахунку виписують грошовий чек, котрий підписують керівник підприємства і головний бухгалтер, зразки підписів яких є у банку, а також особа, що одержує готівку. Чек завіряється печаткою. На звороті чека вказується призначення одержуваної суми. Ніяких виправлень в чеках не допускається. Реквізити в чеку заповнюють чорнилом. Не можна видавати касиру оформлені підписами і печаткою чисті бланки чеків для заповнення їх в установі банку. На підприємстві залишається корінець чека, який служить для контролю за виписаними чеками. Неправильно виписаний чек банк не приймає. За необхідності в банку надають зразок заповнення чека.

Видачу грошей з банку підприємствам здійснюють відповідно до складених графіків. Для своєчасного одержання в установі банку потрібної суми готівки підприємства (підприємці) у встановлені банком строки мають попередити (письмово або усно) установу банку про необхідну суму коштів у банкнотах та розмінній монеті. Готівка, одержана з установ банків, має витрачатися на ті цілі, на які вона отримана. При одержанні готівки у чеку вказують номер символу цільового її використання. Структура та зміст символів звіту про касові обороти встановлені Національним банком України.

Касові операції оформляють документами типової форми. Вони мають застосовуватися без змін на всіх підприємствах незалежно від їх відомчої підпорядкованості та форми власності.

Приймання грошей в касу оформляють прибутковим касовим ордером, який підписують головний бухгалтер, касир та особа, яка здає гроші. За приймання грошей видають квитанцію (відривають від касового ордера), яку підписує головний бухгалтер, касир завіряє печаткою або відтиском касового апарата. Якщо розрахунки проводяться з використанням реєстраторів розрахункових операцій, то виручка оприбутковується у книзі обліку розрахункових операцій на підставі фіскальних звітних чеків реєстратора. Неоприбуткування готівки у касі е підставою для застосування штрафу у п'ятикратному розмірі неоприбуткованої суми. При прийманні грошей в касу касир зобов'язаний керуватися правилами визначення платіжності та обміну банкнот і монет Національного банку України. Гроші не повинні викликати сумніву у своїй справжності.

Банкноти необхідно приймати навіть, якщо на них є такі пошкодження:

- у будь-якому місці банкноти є плями, написи, надриви, а також ознаки природного зношення, забруднення, але від яких залишилось не менше ніж 55% їх початкового розміру та можуть бути прочитані номінал, літери серії та номер;

- порвані, надірвані та склеєні, якщо окремі частини банкноти безперечно належать тій самій банкноті і на них збереглися серія та номер, якщо місце склеювання не заважає визначити справжність банкноти та її номінал.

Банкноти з переліченими дефектами вважаються зношеними і мають прийматись банками від організацій будь-яких форм власності та фізичних осіб і вилучатись банками з обігу.

Монети приймають для платежу й обмінюють у разі, якщо немає жодного сумніву щодо їх справжності і якщо на них збережені зображення малого Герба України - тризуба та цифра, що вказує її вартість.

Банкноти та монети, які викликають сумнів щодо справжності або які мають явні ознаки підробки, пред'явнику не повертаються, а підлягають вилученню з видачею пред'явнику довідки про прийняття на експертизу.

Видачу з каси готівки здійснюють за видатковими касовими ордерами або відповідно до оформлених відомостей на виплату грошей з накладенням на ці документи штампа з реквізитами видаткового касового ордера. Документи на видачу грошей мають бути підписані керівником і головним бухгалтером підприємства, а також касиром і особою, яка одержала гроші.

Якщо на документах, що прикладені до касових ордерів, є дозволяючий напис керівника підприємства, то підпис керівника на видаткових касових ордерах не обов'язковий.

У разі видачі грошей за видатковим касовим ордером або документом, що його замінює, окремій особі касир вимагає пред'явлення документа, який засвідчує особу одержувача, записує в ордері назву та номер документа, ким і коли він виданий. За одержані гроші особа підписується у видатковому касовому ордері. Якщо документ, який замінює видатковий касовий ордер, складений на видачу грошей кільком особам, то одержувачі також пред'являють документи, що засвідчують їхню особу, і підписуються у відповідній графі платіжних документів. Підпис про одержання грошей може бути лише власноручним, зробленим чорнилом або пастою кулькової ручки із зазначенням одержаної суми: гривень - літерами, копійок - цифрами. При одержанні грошей за відомістю сума літерами не проставляється.

Видачу грошей особам, що не знаходяться у списковому складі підприємства, здійснюють за видатковими касовими ордерами або за окремою відомістю. Видачу грошей особам, яких залучають на сільськогосподарські роботи, а також для ліквідації наслідків стихійного лиха, можна здійснювати за відомістю, яку складають окремо для кожної організації, з якої були залучені працівники, і завіряють підписом уповноваженого відповідної організації.

Видачу грошей касир проводить тій особі, яка вказана у видатковому касовому ордері або документі, що його заміняє. Якщо видача грошей здійснюється за дорученням, то в тексті ордера після прізвища, імені та по батькові одержувача грошей бухгалтерія вказує прізвище, ім'я та по батькові особи, якій доручено одержання грошей. Якщо гроші видають за відомістю, то перед підписом за одержання грошей касир робить напис: "3а дорученням". Доручення залишається у касира і прикладається до видаткового касового ордера або відомості.

У разі видачі грошей особі, яка не має можливості підписатися (через хворобу чи інші причини), то за її письмовим дорученням може підписатися інша особа, але не працівник бухгалтерії або каси цього підприємства. На видатковому касовому ордері вказуються назва, номер, дата і місце видачі документа, що засвідчує особу фактичного одержувача грошей та особу, яка підписалася за отримання грошей.

Заробітну плату (оплату праці), допомогу з тимчасової непрацездатності, стипендії, пенсії і премії видають за відомостями на виплату грошей без складання видаткового касового ордера на кожного одержувача. На титульному листку платіжної відомості робиться дозволяючий надпис про видачу грошей за підписом керівника і головного бухгалтера підприємства із зазначенням строків видачі грошей і суми літерами. В аналогічному порядку можуть оформлятися і разові видачі грошей на заробітну плату (оплату праці), депонованих сум, грошей під звіт на службові відрядження кільком особам.

Після закінчення встановлених строків виплати заробітної плати касир повинен:

1) у платіжній відомості напроти прізвищ осіб, які не одержали заробітної плати, поставити штамп або зробити відмітку від руки "Депоновано";

2) скласти реєстр депонованих сум;

3) в кінці відомості зробити напис про фактично виплачену суму та неодержану суму заробітної плати (оплати праці), звірити ці суми із загальним підсумком за платіжною відомістю і підписатися;

4) виписати видатковий касовий ордер на фактично виплачену суму, зареєструвати його і записати в касову книгу.

Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові касові ордери і замінюючі їх документи мають бути заповненні бухгалтерією чітко і зрозуміло чорнилом або пастою кулькових ручок або виписані на друкарській чи обчислювальній машині. Ніяких підчисток, помарок або виправлень, навіть і обумовлених, в цих документах не допускається.

Забороняється видача прибуткових і видаткових касових ордерів або документів, що їх замінюють, на руки особам, які вносять або одержують гроші. Приймання і видача грошей за касовими ордерами може проводитися тільки в день їх складання.

Прибуткові та видаткові касові документи (прибуткові касові ордери, видаткові касові ордери, платіжні відомості) до їх передачі в касу реєструються в Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Якщо реєстрація касових ордерів здійснюється за допомогою комп'ютера, то необхідно формувати і роздруковувати за відповідний день "Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів".

Видаткові касові ордери, оформлені на платіжних відомостях на виплату заробітної плати (оплати праці), реєструють після її видачі.

Касові документи після складання звіту касира та його оброблення в бухгалтери комплектуються у хронологічному порядку, нумеруються і переплітаються в окремі папки та зберігаються протягом 36 місяців по закінченні календарного року матеріально відповідальною особою, на яку покладено обов'язок зберігання документів, в окремому сейфі або спеціальному приміщенні, які передаються під охорону.

Виносити з приміщення, що охороняється, касові документи дозволяється лише в окремих випадках і тільки за письмовим дозволом керівника або головного бухгалтера підприємства. До кінця робочого дня документи мають бути обов'язково повернені. Довідки за касовими документами видаються відповідним органам на їх вимоги у випадках, передбачених чинним законодавством. Вони мають бути підписані керівником і головним бухгалтером.