Фінансовий облік - Сук Л.К. - 2.2. Облік касових операцій

Облік наявності та руху готівки в касі ведуть в касовій книзі за встановленою формою. На підприємстві відкривається одна книга для обліку готівки в національній валюті, яка має бути пронумерована, прошнурована та опечатана сургучевою (або мастиковою) печаткою. Кількість листів у касовій книзі завіряється підписами керівника і головного бухгалтера підприємства. У касовій книзі ведуть аналітичний облік касових операцій.

У касовій книзі записи ведуть у двох примірниках через копіювальний папір кульковою ручкою або чорнилом темного кольору. Перші примірники аркушів залишаються в касовій книзі. Другі примірники аркушів відривні і служать звітом касира. Підчистки і необумовлені виправлення в касовій книзі забороняються. Зроблені виправлення завіряють підписами касир і головний бухгалтер підприємства.

Записи в касову книгу здійснюються касиром після одержання або видачі грошей за кожним касовим ордером або іншим документом, що його замінює, у день їх надходження або видачі. У кінці кожного робочого дня касир підраховує підсумки операцій за день, вираховує залишок грошей в касі на кінець дня і передає в бухгалтерію другий відривний аркуш з прибутковими і видатковими касовими документами під розписку в касовій книзі. Це - звіт касира.

За погодженням касира та за умови забезпечення повного збереження касових документів касову книгу можна вести в електронній формі за допомогою комп'ютерних засобів. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, має забезпечувати візуальне відображення і роздрукування кожної з двох частин аркуша касової книги ("Вкладний аркуш касової книги" та "Звіт касира"), які за формою і змістом мають відтворювати форму та зміст касової книги в паперовій формі.

Контроль за правильністю ведення касової книги покладається на головного бухгалтера підприємства.

У разі відсутності касира (у зв'язку з хворобою тощо) цінності, що перебувають у нього під звітом, перераховує касир, якому вони передаються, у присутності керівника та головного бухгалтера або в присутності комісії, призначеної керівником підприємства. Про результати перерахування і передавання цінностей складають акт за підписами зазначених осіб.

На підприємствах, де штатним розписом не передбачена посада касира, виконання його обов'язків може покладатися відповідно до письмового розпорядження керівника підприємства на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність.

Синтетичний облік касових операцій ведуть на рахунку 30 "Каса". Це активний грошовий рахунок, за дебетом якого відображають надходження грошей в касу, а за кредитом - їх вибуття з каси (табл. 2.1).

Таблиця 2.1. Кореспонденція рахунків за обліком касових операцій

При журнально-ордерній формі для обліку операцій за рахунком 30 "Каса" використовують журнал № 1, а сільськогосподарські підприємства - журнал-ордер № 1 с.г.

Облік готівкових операцій в іноземній валюті ведуть в окремій касовій книзі. Операції записують в іноземній валюті та в гривнях за курсом Національного банку України.

У касі підприємства можуть бути не тільки готівка в національній та іноземній валютах, а й інші цінності - цінні папери, акції, облігації, чеки, векселі, депозитні сертифікати, акредитиви, бланки суворого обліку, марки, дорожні чеки, проїзні документи, золото, інші дорогоцінні метали у вигляді зливків, пластин та монет. За наявності в касі підприємства бланків цінних паперів, бланків суворого обліку, кожний з них має обліковуватися. Для цього використовують форми затверджені наказом Міністерства статистики України від 11 березня 1996 р. № 67 "Про затвердження типових форм первинного обліку бланків суворої звітності", а саме:

- Прибутково-видаткова накладна №_на бланки суворої

звітності (форма № СЗ-1);

- Прибутково-видаткова книга з обліку бланків суворої звітності (форма № СЗ-2);

- Акт на списання використаних бланків суворої звітності (форма № СЗ-3);

- Акт перевірки наявності бланків суворої звітності (форма № СЗ-4);

- Картка-довідка по виданих і використаних бланках суворої звітності (форма № СЗ-5).

Прибутково-видаткова накладна на бланки суворої звітності (форма № СЗ-1) використовується для оприбуткування та видачі бланків суворої звітності. На підставі цих накладних ведуть Прибутково-видаткову книгу обліку бланків суворої звітності (форма № СЗ-2). Вона має бути пронумерована, прошнурована, скріплена сургучевою печаткою і завірена підписами керівника підприємства та головного бухгалтера. В книзі відображають надходження і вибуття бланків суворої звітності за їх видами, серіями та номерами.

Списання використаних бланків суворої звітності оформляють актом (форма № СЗ-3), який складає комісія. Перевірка наявності бланків суворої звітності підтверджується актом (форма № СЗ-4). Якщо при перевірці виявлені недостачі, то складають окремий акт. Аналітичний облік виданих і використаних бланків суворої звітності ведуть у картці-довідці (форма № СЗ-5).

У строки, встановлені керівником підприємства, на кожному підприємстві проводиться раптова ревізія каси з повним перерахунком грошей і перевіркою інших цінностей, що знаходяться в касі. Для здійснення ревізії каси наказом керівника підприємства призначається комісія, яка за результатами ревізії складає акт у двох примірниках. Один із них передається в бухгалтерію підприємства, а другий - матеріально відповідальній особі. У випадку заміни касира акт складають у трьох примірниках (звільненому касиру, прийнятому касиру, бухгалтерії).

Вищестоячі організації при документальних ревізіях на підприємствах проводять ревізію каси і перевіряють дотримання касової дисципліни. В акціонерних, кооперативних, громадських та інших підприємствах, де це передбачено їх статутом, такі ревізії здійснюють ревізійні комісії.

Перевірки касової дисципліни здійснюють органи Державної податкової адміністрації України, Державної контрольно-ревізійної служби України, Міністерства внутрішніх справ

України, аудиторські служби, фінансові органи та установи банків. Перед початком ревізії від касира береться розписка такого змісту: "Цим засвідчую, щодо початку проведення ревізії всі видаткові та прибуткові документи на кошти, здані до бухгалтерії, і всі кошти, що надійшли під мою відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули, списані за видатками".

Комісія перевіряє наявність коштів шляхом перерахування всіх грошей, що знаходяться в касі, цінних паперів, чекових книжок.

При ревізії каси звертається увага на повноту оприбуткування грошей в касу від реалізації, готівки з банку шляхом звірки касових документів з виписками банку. Списання грошей по касі контролюється зіставленням з даними платіжних відомостей та інших видаткових документів.

Контролюючими органами за результатами перевірки підприємства у разі виявлення порушень складається акт перевірки дотримання порядку ведення операцій з готівкою у трьох примірниках, у якому викладається зміст порушення з відповідним обґрунтуванням. Акт містить висновки про результати перевірки, а також рекомендації керівнику підприємства щодо усунення виявлених недоліків. Акт підписується службовими особами, які проводили перевірку, а також керівником та головним бухгалтером підприємства (підприємцем). Перший примірник надсилається органам державної податкової служби за місцем державної реєстрації підприємства (підприємця) для вжиття заходів, передбачених чинним законодавством, другий - передається безпосередньо відповідному підприємству (підприємцю), третій примірник залишається в документах контролюючого органу. Якщо порушень не виявлено, то службовими особами, які проводили перевірку, складається довідка, що підписується службовими особами, які проводили перевірку, а також керівником та головним бухгалтером підприємства (підприємцем). Керівник підприємства або особа, що його заміщує, підприємець, має право під час складання акта перевірки не погодитися з результатами перевірки і надати щодо цього відповідні обґрунтовані зауваження (пояснення) у письмовій формі, які додаються до акта. Результати перевірки дотримання порядку ведення касових операцій розглядаються керівництвом підприємства (підприємцем), як правило, у триденний строк після її закінчення.

Особлива увага під час перевірки має приділятися встановленню повноти та своєчасності оприбуткування касами підприємств готівкових надходжень. Установи банків під час здійснення вищезазначеного контролю перевіряють правильність оприбуткування готівки, одержаної лише з банківських рахунків. Повнота і своєчасність оприбуткування готівкових коштів, одержаних у результаті здійснення підприємством господарської діяльності (за реалізовану продукцію, продані товари, виконані роботи, надані послуги і від позареалізаційних операцій), перевіряється іншими контролюючими органами.

Перевіркою встановлюють цільове використання готівки, яку підприємство (підприємець) одержує в установі банку. Цільове призначення цих коштів зазначається конкретним підприємством (підприємцем) при заповненні грошового чека встановленої форми і не повинне суперечити чинному законодавству України.

Опечатування кас, касових приміщень, складів та архівів здійснюється у разі відмови керівника підконтрольної установи виконати письмову вимогу посадової особи органу контрольно-ревізійної служби, що проводить ревізію, провести інвентаризацію основних засобів, товарно-матеріальних цінностей, коштів і розрахунків. У цьому разі посадова особа складає акт про відмову від інвентаризації та письмово інформує про це керівника контрольної служби, який приймає рішення про необхідність звернення до суду з метою спонукання до проведення інвентаризації. Безпосереднє опечатування здійснюється посадовою особою у присутності не менш як двох понятих та представника підконтрольної установи.