Менеджмент туризму - Кіптенко В.К. - 4.3.3. Проектування організаційних структур управління туризмом

Проектування організаційних структур управління туристичним підприємством ґрунтується на тому, що ця структура в сучасних умовах повинна забезпечувати:

— надійну, достовірну інформацію про стан ринку, структуру і динаміку туристичного попиту, смаки і побажання клієнтів;

— вибір і виробництво такого турпродукту, який відповідає вимогам ринку;

— раціональний підбір і розподіл кадрів;

— збут продукції і фінансовий добробут.

Проектування організаційної структури управління має забезпечити дотримання вимог:

— оптимальності — структура управління визнається оптимальною, якщо між ланками і щаблями управління на всіх рівнях встановлюються раціональні зв'язки за найменшої кількості щаблів;

— оперативності — сутність цієї вимоги полягає в тому, щоб за період від прийняття рішення до його виконання в системі не встигли відбутися незворотні негативні зміни, за яких реалізація прийнятого рішення стає непотрібною;

— надійності — структура апарату управління повинна гарантувати достовірність передачі інформації, не допускати викривлення керівних команд та інших даних, забезпечувати безперебійність зв'язку в системі управління;

— економічності — завдання полягає в тому, щоб необхідний ефект управління досягався за мінімальних витрат на управлінський апарат. Критерієм у такому випадку може бути співвідношення між затратами ресурсів і корисним результатом;

— гнучкості — здатності змінюватися відповідно до змін у зовнішньому середовищі;

— стійкості структури управління — незмінності її основних властивостей за різних зовнішніх впливів і цілісності функціонування системи управління та її елементів.

У процесі проектування структури управління підприємством вирішуються такі завдання: визначення типу структури; уточнення складу і кількості підрозділів за рівнями управління; встановлення кількості адміністративно-управлінського персоналу; визначення характеру взаємного підпорядкування ланок підприємства; проведення розрахунків щодо витрат на утримання апарату управління. В результаті для кожного структурного підрозділу встановлюються управлінські функції, рух інформації і документів, взаємозв'язки, повноваження і відповідальність керівників, права та обов'язки працівників.

При виборі структури управління туризмом враховуються фактори, які впливають на підходи до її проектування або перебудови. Найважливішим з них є зовнішнє навколишнє середовище організації, яке визначається характеристиками:

— ринок збуту, аналіз якого включає середні показники зростання туристичної галузі; короткострокові зміни пріоритетів і різноманітність структури попиту, інтенсивність конкуренції на туристичних ринках. Посилення конкуренції на ринку туристичних послуг може викликати перетворення ринку продавців на ринок покупців. Це пов'язало з тим, що у разі появи на ринку великої кількості організацій, які пропонують однакові умови для реалізації туризму, покупці стають активними учасниками конкурентної боротьби і можуть диктувати свої умови туристичним організаціям, примушуючи їх знижувати ціни, надавати додаткові пільги тощо;

— ринок зайнятості, вивчення якого враховує рівень безробіття спеціалістів у сфері туризму і готельного бізнесу;

— потреба у спеціалістах особливої кваліфікації: маркетологах туризму, агентах туроператорської мережі тощо.

Об'єктом аналізу стає і сама туристична організація, адже деякі організаційні фактори можуть впливати на формування організаційної структури управління: обсяги робіт, асортимент послуг, виробничо-обслуговуючі технології і нові засоби обробки інформації, правова основа, форма власності, географічне положення філій тощо. Так, зміна організаційно-правової форми організації, її входження до складу іншої організації неодмінно приводять до реорганізації структури управління. Навіть якщо організація є самостійною юридичною особою, але стає частиною мережевої структури, котра тимчасово об'єднує декілька взаємопов'язаних організацій (найчастіше для спільних дій у сприятливих ситуаціях), їй доводиться вносити у свою управлінську структуру низку змін з метою посилення функції координації та адаптації до систем менеджменту інших організацій, які теж входять у мережу.

Запровадження в управлінські структури досягнень науково- технічного прогресу, наприклад інформаційних технологій, сприяє підвищенню їхньої ефективності. Вдосконалення технологій виробництва і загальна тенденція до децентралізації "електронного інтелекту", тобто до зростання кількості персональних комп'ютерів при одночасному розширенні використання локальних мереж, приводить на середньому і низовому рівнях до ліквідації одних робіт, скорочення других і виникнення третіх. Це вимагає координації роботи підлеглих ланок, передачі інформації, узагальнення результатів діяльності окремих працівників. Прямим результатом використання локальних мереж може бути розширення сфери контролю керівників при скороченні кількості рівнів управління в організації.

Аналіз підприємства передбачає також і врахування характеристик системи управління персоналом організації — рівня освіти, структури мотивації, кількості працівників, які пройшли підвищення кваліфікації тощо.

Проектування організаційної структури управління туристичних організацій здійснюється не тільки на етапі створення підприємства, але й тоді, коли діюча структура вже неефективна. Проектування організаційної структури реалізується в кілька етапів.

Початковий етап — постановка завдання створення такої структури управління, яка буде найбільш повно відображати цілі і завдання організації та дасть їй змогу якнайкраще взаємодіяти із зовнішнім середовищем, раціонально розподіляти ресурси і спрямовувати зусилля персоналу в потрібному напрямі.

Аналіз організаційних структур спрямований на встановлення відповідності наявної структури сучасним вимогам, які висуваються до організації. Завдання цього етапу полягає у визначенні раціональності структури з позицій встановлених оцінних критеріїв, які характеризують її якість. До оцінних критеріїв належать:

— принципи управління — співвідношення між централізацією і децентралізацією (Які рішення приймаються на нижньому рівні? Які їх наслідки? Який обсяг контрольних функцій передбачено для кожного рівня управління?);

— апарат управління — перегрупування підрозділів, зміни у взаємозв'язках між ними, розподіл повноважень і відповідальності, виокремлення у самостійні структури певних лапок, зміна характеру міжфірмових зв'язків, створення необхідних проміжних ланок тощо;

— функції управління — посилення стратегічного планування (корегування бізнес-плану), посилення контролю за якістю продукції, залучення працівників до управління шляхом реалізації різноманітних акцій, зміна підходів до мотивації праці тощо;

— господарська діяльність — зміни технологічного процесу, поглиблення міжфірмової співпраці, технічне переоснащення організації та ін.

У результаті аналізу раціональності та ефективності наявної структури виявляють слабкі місця у діяльності організації. Це може бути паралелізм у роботі, занадто велика кількість ланок, невідповідність змін в організаційній структурі змінам зовнішнього середовища.

Проектування організаційних структур керується принципами, серед яких провідне місце займають адекватність дій поставленій меті; доцільна кількість ланок управління і максимальне скорочення часу проходження інформації від вищого керівництва до безпосереднього виконавця; чітке відокремлення складників організаційної структури (склад підрозділів, потоки інформації тощо); забезпечення здатності до швидкої реакції на зміни в управлінській системі; падання повноважень на вирішення питань тому підрозділу, який найбільше поінформований щодо цього завдання; пристосування окремих підрозділів апарату управління до системи управління організацією в цілому і до зовнішнього середовища.

Їх реалізація забезпечується такими методами:

— метод аналогій (використання досвіду проектованих структур управління в аналогічних організаціях);

— експертний метод (вивчення пропозицій експертів-спеціалістів);

— метод структурування цілей (розробка системи цілей і її суміщення зі структурою, яка розробляється);

— організаційне моделювання (розробка формалізованих математичних, графічних або комп'ютерних моделей розподілу повноважень і відповідальності в організації.

Оцінка ефективності організаційних структур за рівнем реалізації завдань, надійності й організованості системи управління, швидкості й оптимальності рішень, які приймаються за кінцевими результатами її функціонування.

Таким чином, у процесі проектування організаційних структур розрізняють три стадії: аналітичну (вивчення вимог до їх побудови); проектну (проектування (моделювання) таких структур); організаційну (організація впровадження вже спроектованих структур).

Основними інструментами проектування і формування структури організації є:

— аналіз і розподіл управлінських та інноваційних процесів на окремі складові функції, завдання (опис процесів усіма структурними підрозділами туристичної організації, функцій управління: планування, організація, координація, контроль, аналіз, мотивація);

— синтез і групування досить стійких протягом періоду діяльності організації завдань в однорідні групи;

— створення спеціалізованих підрозділів і служб шляхом закріплення за ними однорідних груп завдань, об'єктів, функцій управління, складу працівників і обладнання. Наприклад, погіршення роботи відділу продажу у "високий" сезон доцільно подолати, створивши додаткову структуру — координаційний центр, завданням якого буде допомога в обслуговуванні туристів, оформленні необхідної документації тощо;

— розробка посадових інструкцій і положень про відділи, служби, підрозділи для документального фіксування прийнятої організаційної структури управління.

Контрольні запитання і завдання

1. Перерахуйте основні фактори, які впливають на вибір організаційної структури управління при її проектуванні.

2. Які завдання вирішуються у процесі проектування структури управління туристичним підприємством?

3. Назвіть принципи, які покладено в основу проектування організаційних структур.

4. У чому полягає сутність стадій і етапів проектування організаційних структур?

5. Які методи та інструменти використовують під час проектування організаційних структур?