Менеджмент организаций - Киржнер Л.А. - Проектное планирование

Систематическое, ориентированное на цель планирование на основе проектного заказа является основой успешной реализации проекта, оно должно проводиться уровнево, чтобы достичь поставленных целей. Можно выделить следующие уровни планирования (рис. 12.17 )

Планирование проектной работы дает возможность контролировать ход проведения работ, определить критические факторы для предотвращения угрозы проекту, осуществить ориентированное на цель применение проектных ресурсов.

Структурный план предполагает дробление необходимых работ на структурные единицы, или рабочие (проектные) пакеты. Для проверки правильности такого разделения целесообразно ответить на следующие вопросы. Ведет ли выполнение рабочих пакетов к готовому проекту? Однозначно ли определен каждый рабочий пакет в отношении выполняемой работы, сроков и затрат? Можно ли распределить рабочие пакеты по отдельным членам рабочей группы?

После того, как мы определились с тем, что необходимо сделать, необходимо определить последовательность выполнения работ или

составить план хода проекта. При этом выстраивается логическая последовательность выполнения пакетов работ, параллельность выполнения отдельных пакетов, состав, структура мощностей и время работы по отдельным пакетам.

На данном этапе необходима оценка затрат, т.е. количественное определение ресурсов, необходимых для обработки отдельных пакетов. Если возникает необходимость, можно вернуться к структурному плану и изменить его. На этом примерное планирование заканчивается и начинается детальное проектное планирование.

Временной план указывает на сроки выполнения отдельных рабочих пакетов и работ. Для этого на каждый пакет работ определяются начальные и конечные сроки, ответственность отдельных исполнителей. В зависимости от сложности проекта для представления его временного развития применяются различные инструменты. Так, может составляться простой перечень рабочих пакетов с указанием ответственного исполнителя, срока начала и окончания работ. Кроме того, может составляться календарный график выполнения работ. Для проведения планирования могут использоваться стандартные программные продукты, например, Microsoft Project. При этом необходимо выделить критические фазы и стадии работ и для них дополнительно построить детальный временной план.

Для любого проекта требуется несколько видов ресурсов: человеческие, технические или материальные и финансовые.

Результатом планирования мощностей является общий перечень всех необходимых для выполнения проекта мощностей с указанием сроков использования. Такая информация позволяет оптимизировать, сделать более равномерной загрузку разных видов ресурсов. Например, для человеческих ресурсов может быть построена гистограмма, показывающая их загрузку на протяжении определенного промежутка времени.

В зависимости от содержания проекта, могут потребоваться финансовые средства, а если речь идет об инновационных проектах, то необходимы большие финансовые ресурсы на протяжении длительного времени. Эти средства покрывают затраты на материалы, привлеченный персонал, другие услуги. Затраты определяются на каждый пакет работ и отражаются в общей сумме. Поскольку существует жесткая зависимость между планированием сроков, мощностей и затрат, то процесс планирования носит итеративный характер. Затраты времени по различным фазам жизненного цикла проекта распределяются следующим образом: концептуальная стадия — 3%, планирование — 5%, проектирование — 20%, рабочее проектирование и производство — 60%, завершение — 12%.

Следующим этапом планирования является определение общих затрат на проект, при котором в стоимостном выражении оцениваются следующие позиции, указанные в плане мощностей: кадры и производственные средства, которые определяются как общей суммой, так и в расчете на временную единицу.

При планировании качества проекта производится сертификация требований к выполняемым работам, каждая работа должна быть описана так, чтобы при приемке было возможно однозначное измерение результата.

Последним этапом планирования является анализ рисков, состоящий в исследовании возможных трудностей и рисков будущего проекта, при котором проводится также анализ негативных процессов в окружении проекта, особенно тех, которые непосредственно могут повлиять на результат.

В самом общем случае процесс планирования проекта может быть представлен на следующей схеме (рис. 12.18).

Для каждого проекта необходимо определить его внутреннюю организацию, которая служит выполнению указанных В проектном плане структурных задач, это позволяет регулировать работу участников, достигнуть договоренности по процессам принятия решений. Организация процесса внутри проекта охватывает все аспекты, касающиеся лиц и групп, включая образование проектных групп, организационное закрепление внутри предприятия, функции руководителя проекта, менеджера и образование специальных органов.