Науково-практичний коментар Закону України "Про нотаріат" - Коротюк О. В. - Стаття 45. Підписання нотаріально посвідчуваних правочинів, заяв та інших документів

При посвідченні правочинів і вчиненні інших нотаріальних дій У випадках, передбачених законодавством, нотаріусом перевіряється справжність підписів учасників правочинів та інших осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальної дії.

Нотаріально посвідчувані правочини, а також заяви та інші документи підписуються у присутності нотаріуса. Якщо заява чи інший документ підписані за відсутності нотаріуса, особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, повинна особисто підтвердити, що документ підписаний нею.

Якщо фізична особа внаслідок фізичної вади або хвороби не може власноручно підписати документ, то за її дорученням у її присутності та в присутності нотаріуса цей документ може підписати інша особа.

Про причини, з яких фізична особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, не могла підписати документ, зазначається у посвідчувальному написі. Правочин за особу, яка не може підписати його, не може підписувати особа, на користь або за участю якої його посвідчено.

Розглядувана стаття розкриває питання підписання нотаріальних документів. Дієслово "підписати" означає поставити підпис для підтвердження, посвідчення чого-небудь, прийняти які-небудь зобов'язання, умови і т.п., скріплюючи їх підписом (підписами)1. Тобто підписання будь-якого документа - це особисте проставлення на ньому підпису конкретною особою. Процес підписання документа під час вчинення нотаріальної дії має свої особливості, що зумовлені необхідністю його підписання особою, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, а також нотаріусом. Слід зазначити, що не всі нотаріальні дії передбачають проставлення на документі підпису особи, яка звертається за їх вчиненням. Наприклад, у разі видачі свідоцтва про право на спадщину на документі ставить підпис тільки нотаріус, а спадкоємець, що отримує свідоцтво, проставляє підпис тільки у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій.

Відповідно до ч. 2 ст. 207 Цивільного кодексу України правочин, який вчиняє юридична особа, підписується особами, уповноваженими на це її установчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства, та скріплюється печаткою. Важливо також враховувати положення п. 5.11 Правил ведення нотаріального діловодства, згідно з яким усі службові документи підписуються завідувачем або особою, яка виконує його обов'язки. Приватний нотаріус підписує документи особисто.

До складу підпису входять: найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку, і скорочене-на документі, складеному на бланку), особистий підпис та його розшифровка, наприклад:

Приватний нотаріус Київського міського

нотаріального округу (підпис) В. П. Кривенко

Завідувач державної

нотаріальної контори (підпис) 3. П. Крилова

При підписанні документів, складених комісією, зазначаються не посади осіб, які склали документ, а їх статус у складі комісії, наприклад:

Голова комісії (підпис) С. К. Лебедєва

Члени комісії: (підпис) Г. X. Савченко

(підпис) Н. Л. Блінова

Отже, вимоги законодавства до підписання документа різняться залежно від особи, яка підписує документ. Як випливає з наведеного, у разі підписання документа представником юридичної особи до складу підпису входить найменування посади представника (наприклад, генеральний директор), безпосередньо підпис, розшифровка підпису (наприклад, Іваненко П. П.), а також печатка юридичної особи, яку особа уповноважена представляти. Згідно з листом Міністерства юстиції України від 11.02.2004 року № 31-38-35 правомірним визнається вчинення правочинів від імені юридичних осіб їх філіями чи представництвами і скріплення документів відповідно печатками цих філій чи представництв. Підписання документа нотаріусом передбачає зазначення посади нотаріуса, його особистий підпис, розшифровку підпису та проставлення печатки нотаріуса. Це підтверджується також п. 6.7 Правил ведення нотаріального діловодства, де зазначається, що оформлення документа включає Його підписання, свій підпис на документі нотаріус скріплює печаткою. Щодо підписання документа фізичною особою вбачається правомірним проставлення нею особистого підпису та його розшифровки.

Згідно з ч. 1 ст. 45 Закону України "Про нотаріат" при посвідченні правочинів і вчиненні інших нотаріальних дій у випадках, передбачених законодавством, нотаріусом перевіряється справжність підписів учасників правочинів та інших осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальної дії. Здійснення перевірки справжності підпису означає, що нотаріус повинен упевнитись у факті проставляння підпису на документі конкретною особою. Така перевірка здійснюється тільки під час вчинення нотаріальних дій та стосується тільки учасників нотаріальної дії, що вчиняється, коло яких різниться залежно від виду вчинюваної дії (див. коментар до ст. 43 Закону України "Про нотаріат").

Відповідно до ч. 2 розглядуваної статті нотаріально посвідчувачі правочини, а також заяви та інші документи підписуються у присутності нотаріуса. Якщо заява чи інший документ підписані за відсутності нотаріуса, особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, повинна особисто підтвердити, що документ підписаний нею. Таким чином, законом вимагається особиста присутність особи при вчиненні нотаріальної дії, але в окремих випадках допускається можливість проставлення підпису до звернення за ЇЇ вчиненням. Така ситуація можлива лише відносно нотаріальних дій, вчинюваних без використання бланків нотаріальних документів, оскільки останні використовуються безпосередньо нотаріусом під час вчинення нотаріальної дії, що виключає відсутність учасника вчинюваної нотаріальної дії. Так само неможливим є підписання особою документа після підписання його нотаріусом.

Важливо, що процес підписання під час вчинений нотаріальної дії відбувається у певній послідовності:

1. Здійснюється підписання документа особою, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії.

2. Відбувається підписання документа нотаріусом.

3. Здійснюється проставлення підпису особою, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій.

У будь-якому разі підписання документа здійснюється особисто, використання факсимільного підпису виключається, у тому числі в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій. Останнє випливає також з п. 7.14 Правил ведення нотаріального діловодства. Важливо, що проставлення підпису в реєстрі відбувається вже після вчинення нотаріальної дії, тобто після скріплення документа підписом особи, яка є ЇЇ учасником, а також нотаріуса (п. 7.17 Правил ведення нотаріального діловодства). Запис у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій є доказом вчинення нотаріальної дії (п. З гл. 11 розд. І Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України).

У буквальному розумінні п. 7.17 Правил ведення нотаріального діловодства нотаріальна дія вважається вчиненою з моменту підписання нотаріусом оформлюваного документа і проставлення на ньому печатки. Але, виходячи зі змісту п. З гл. 11 розд. І Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, доказ її вчинення- це запис у реєстрі. Поняття "доказ" означає неспростовний аргумент або факт, що підтверджує істинність чого-небудь; підтвердження чого-небудь. Отже, запис у реєстрі є підтвердженням факту вчинення нотаріальної дії, що містить відомості про особу, яка звернулася за вчиненням дії, вид нотаріальної дії тощо. Враховуючи це, запис у реєстрі здійснюється вже після оформлення документа (тобто підписання його особою, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, та нотаріусом), після чого у реєстрі проставляється підпис учасника нотаріальної дії. Важливо, що запис у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій включає заповнення всіх його граф, у тому числі проставлення підпису особи, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії (графа 7). З огляду на це проставлення підпису у реєстрі не належить до вчинення нотаріальної дії, а покликане підтвердити факт її вчинення. При цьому доцільно відокремлювати такі поняття, як "вчинення нотаріальної дії" та "реєстрація нотаріальної дії", що відбувається після її вчинення (див. коментар до ст. 52 Закону України "Про нотаріат").

Отже, послідовність вчинення нотаріальної дії є такою:

1. Підписання документа особою, яка звернулася за її вчиненням.

2. Підписання документа нотаріусом.

3. Реєстрація нотаріальної дії у реєстрі.

4. Проставлення на документі реєстрового номеру.

Вбачається правомірним висновок, що не зареєстрована нотаріальна дія не є чинною. Це випливає з того, що в разі відсутності запису у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій на посвідчуваному документі відсутній і реєстровий номер вчинюваної нотаріальної дії, без наявності якого фактично вчинена нотаріальна дія не набирає законної сили (див. коментар до ст. 52 Закону України "Про нотаріат").

Згідно з ч. З ст. 45 Закону України "Про нотаріат", якщо фізична особа внаслідок фізичної вади або хвороби не може власноручно підписати документ, то за її дорученням в її присутності та в присутності нотаріуса цей документ може підписати інша особа. Причини, з яких фізична особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, не могла підписати документ, зазначаються у посвідчувальному написі. Зазначена норма передбачає можливість підписання документа третьою особою, якщо в особи, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, наявна певна фізична вада або хвороба, що унеможливлює самостійне підписання документа.

У такому випадку вчинення нотаріальної має певні особливості:

- особа, яка не може власноручно підписати документ, повинна особисто висловити волю щодо підписання документа іншою особою і головне - доручити останній здійснити таке підписання;

- підписання документа повинно відбуватися у присутності особи, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, у присутності нотаріуса, а також особи, яка підписує документ.

Важливо, що наявна фізична вада або хвороба повинна саме унеможливлювати самостійне підписання документа. Тобто у разі якщо особа має певну ваду чи хворобу, але фізично має можливість скріпити документ власним підписом, залучення до вчинення нотаріальної дії будь-якої іншої особи слід вважати порушенням порядку її вчинення, що також має наслідком порушення нотаріальної таємниці (див. коментар до ст. 8 Закону України "Про нотаріат"). Слід вказати на доцільність поширення цього положення також на осіб, які є неписьменними, хоча і не мають фізичних вад або хвороб.

У вказаній нормі також передбачено обов'язок нотаріуса зазначити в посвідчувальному написі причини, з яких особа не може власноручно підписатись. У цьому положенні закону не уточнюється, як саме такі причини повинні бути відображені в тексті напису, зокрема, чи є необхідність конкретизації назви хвороби, яка унеможливлює власноручне підписання, тощо. На нашу думку, важливим для нотаріуса є встановлення факту неможливості підписання особою документа і пов'язаності його або з певною фізичною вадою, або з хворобою. Установлення вказаних фактів можна здійснювати навіть візуально (наприклад, якщо в особи, яка звертається за вчиненням нотаріальної дії, відсутні верхні кінцівки) або шляхом вивчення медичної документації. При цьому в посвідчувальному написі обов'язковим є зазначення посилання на факт наявності хвороби чи фізичної вади. Разом з тим обов'язок нотаріуса конкретизувати хворобливий стан особи законом не передбачений. Це зумовлено тим, що право на звернення особи до нотаріуса і вчинення нотаріальної дії не може залежати від звернення особи за медичною допомогою і від наявності документальних підтверджень поганого самопочуття (див. коментар до ст. 41 Закону України "Про нотаріат").

У частині 3 ст. 45 Закону України "Про нотаріат" зазначається, що правочин за особу, яка не може підписати його, не може підписувати особа, на користь або за участю якої його посвідчено. Це положення також впливає на чинність документа, що посвідчується нотаріусом.

Слід звернути увагу на те, що законом забороняється підписання документа особою:

- на користь якої посвідчується документ;

- за участю якої посвідчується документ.

Таким чином, не можна залучати до здійснення такого підписання учасника цієї ж нотаріальної дії, а також будь-якої іншої особи, на користь якої вчиняється нотаріальна дія (наприклад, відказоодержувач за заповітом).