Науково-практичний коментар Закону України "Про нотаріат" - Коротюк О. В. - Стаття 53. Видача дубліката нотаріально посвідченого документа

У разі втрати або зіпсування документа, посвідченого або виданого нотаріусом чи посадовою особою органу місцевого самоврядування, за письмовою заявою осіб, перелічених у першому реченні частини п'ятої статті 8 цього Закону, видається дублікат втраченого документа.

Видача дубліката втраченого або зіпсованого документа здійснюється державним нотаріальним архівом. До передачі в архів примірників документів, посвідчених або виданих нотаріусом чи посадовою особою органу місцевого самоврядування, дублікат втраченого або зіпсованого документа видається відповідно нотаріусом чи посадовою особою виконавчого комітету за місцем його зберігання.

Державний нотаріальний архів чи державна нотаріальна контора видають також дублікати заповітів, які надійшли на зберігання від посадових осіб, зазначених у ст. 40 цього Закону.

Поняття "дублікат" (лат.- подвоєний) визначається як другий примірник я кого-небудь документа, що має однакову з оригіналом юридичну силу2. Отже, дублікат документа являє собою додатковий примірник цього самого документа з рівнозначною останньому юридичною силою. Фактично видача дубліката полягає у відтворенні тексту документа, дублікат якого видається, що спрямоване на відновлення такого документа у випадку неможливості використання останнього з певних причин.

У нотаріальній практиці видача дубліката документа є окремою нотаріальною дією, що включена в перелік нотаріальних дій, вчинюваних нотаріусами (див. коментар до ст. 34 Закону України "Про нотаріат"). Слід звернути увагу на те, що вчинення цієї нотаріальної дії має свої особливості.

Встановлено, що видача дубліката документа включає одночасно два аспекти нотаріальної діяльності: вчинення нотаріальної дії та видачу інформації, яка становить предмет нотаріальної таємниці. Згідно з положеннями ст. 53 Закону України "Про нотаріат" право на отримання дубліката документа мають виключно фізичні та юридичні особи, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії. Посилання цієї норми на ст. 8 Закону свідчить про те, що законодавець пов'язує право на отримання зазначених відомостей з обмеженим колом суб'єктів з урахуванням необхідності дотримання нотаріальної таємниці. Варто звернути увагу на важливість визначення належного суб'єкта, який має право отримати дублікат, оскільки його видача неналежній особі має наслідком не тільки порушення правил вчинення нотаріальних дій, але й нотаріальної таємниці (див. коментар до ст. 8 Закону України "Про нотаріат"). Як випливає зі змісту ч. 1 ст. 53 Закону України "Про нотаріат", дублікат документа може бути виданий виключно фізичним та юридичним особам, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії. При цьому закон встановлює, що дублікат видається за письмовою заявою цих осіб. Варто звернути увагу на те, що таке формулювання часто породжує спірні думки відносно визначення суб'єкта звернення за отриманням дубліката. Зокрема, це стосується питання можливості отримання дубліката документа за заявою однієї зі сторін договору а не обох його сторін, враховуючи використання у Законі словосполучення "письмова заява осіб". На нашу думку, в основі вчинення цієї нотаріальної дії повинно бути положення ч. І ст. 53 Закону України "Про нотаріат" відносно того, що дублікат документа може бути виданий виключно у випадку його втрати або зіпсування. Таким чином, неправомірно вимагати подання заяви на отримання дубліката від тієї сторін и за договором, примірник якої не є втраченим чи пошкодженим.

Важливо, що у випадку видачі довіреності особою, щодо якої вчинена нотаріальна дія, є виключно довіритель, що випливає з положень ст. 239 Цивільного кодексу України, де зазначається, що правочин, вчинений представником, створює, змінює, припиняє цивільні права та обов'язки особи, яку він представляє. Отже, представник за довіреністю не має права на отримання н дубліката. Крім того, право на отримання дубліката документа має лише та особа, яка отримувала примірник документа при його посвідченні чи видачі. Наприклад, якщо продавець при посвідченні договору купівлі-продажу не отримував примірник договору, він не може звернутися за отриманням його дубліката. Важливо, що згідно з положеннями п. 1.2 Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України дублікати документів, посвідчених або виданих нотаріусом, можуть бути видані за письмовою заявою спадкоємців осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, а також виконавця заповіту та на запит нотаріуса, яким заведено спадкову справу. У цьому разі нотаріусу, крім свідоцтва про смерть таких осіб, подаються документи, які підтверджують їх родинні стосунки (свідоцтво виконавця заповіту). При цьому дублікат заповіту після смерті спадкодавця може бути виданий тільки тим спадкоємцям, що зазначені у заповіті, після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача. У разі смерті спадкоємців, які були вказані в заповіті, дублікат може бути виданий їх спадкоємцям після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача і померлого спадкоємця (п. 4.1 вказаного вище Порядку).

Слід звернути увагу на те, що видача дубліката документа можлива лише відносно тих документів, які знаходяться на зберіганні у посадової особи, нотаріуса або відповідної установи. Як видно зі змісту ст. 53 Закону України "Про нотаріат", це стосується виключно документів, що посвідчуються або видаються. У такому разі, якщо документ не посвідчується і не видається, але зберігається у справах нотаріуса (наприклад, заяви батьків про згоду на виїзд дитини за кордон), видача його дубліката забороняється. Крім того, видача дублікатів окремих документів, які посвідчуються нотаріусом, прямо забороняється законом (наприклад, секретного заповіту).

З формулювання ч. 1 ст. 53 Закону України "Про нотаріат" також випливає, що законодавець відносить випадки зіпсування документа до його втрати. У такому випадку втрата означає фактичну неможливість його подальшого використання за призначенням (наприклад, у разі залиття чорнилом чи розірвання тощо).

У частинах 2 та 3 вказаної статті передбачено перелік осіб, які повноважні видавати дублікати документів:

-державний нотаріальний архів;

- нотаріус чи посадова особа органу місцевого самоврядування;

- державна нотаріальна контора.

Таким чином, видача дубліката документа завжди відбувається за місцем його зберігання.

Порядок видачі дубліката документа врегульовано главою 22 Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України. Згідно з п. 6 Порядку дублікат документа повинен містити весь текст посвідченого або виданого документа, оригінал якого вважається таким, що втратив чинність. На дублікаті документа робиться відмітка про те, що він має силу оригіналу, і вчиняється посвідчувальний напис. Крім того, про видачу дубліката нотаріус робить відмітку на примірнику документа, який зберігається у справах державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса.

Отже, видача дубліката документа має такі юридичні наслідки:

- створення додаткового примірника документа;

- втрата чинності документом, дублікат якого виданий.

Варто також зазначити, що згідно з п. 4.1 Інструкції про ведення державного реєстру правочинів, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 18.08.2004 року № 86/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 18.08.2004 року за № 1022/9621, видача дубліката правочину, що зберігається у справах державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса, є підставою внесення запису до Державного реєстру правочинів. Відповідно до п. 4.3 Інструкції у випадку, коли запис про правочин, дублікат якого видає нотаріус, відсутній у реєстрі, реєстратор вносить запис про цей правочин. Після цього реєстратор реєструє дублікат правочину. Таким чином, чинне законодавство вимагає обов'язкового внесення нотаріусом інформації щодо виданого дубліката будь-якого договору до Державного реєстру правочинів. Схожі вимоги встановлені також відносно реєстрації дублікатів довіреностей. Так, відповідно до п. 5 Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України нотаріус при видачі дубліката втраченої довіреності перевіряє дійсність цієї довіреності за даними Єдиного реєстру довіреностей. Дублікати втрачених довіреностей підлягають обов'язковій реєстрації в Єдиному реєстрі довіреностей відповідно до Положення про Єдиний реєстр довіреностей, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 28.12.2006 року №111 /5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 28.12.2006 року за № 1378/13252. Перевірка дійсності довіреності в даному випадку є обов'язковою з огляду на можливість видачі дубліката лише дійсного документа. Це обґрунтовується тим, що дублікат документа має юридичну силу його оригінального примірника. Якщо ж довіреність втратила чинність, то виданий дублікат також не зможе набрати юридичної сили. Крім того, видача дубліката тягне за собою втрату чинності документа, дублікат якого видається, що є неможливим у випадку видачі дубліката недійсного документа. Логічно, що видача дубліката завжди спрямовується на відновлення юридичної сили втраченого або пошкодженого документа, тому дублікат недійсного документа не може бути виданий.

Важливо, що видача дубліката є особливою нотаріальною дією, що полягає у відтворенні тексту втраченого чи пошкодженого документа, відновлення примірника вказаного документа.