Науково-практичний коментар Закону України "Про нотаріат" - Коротюк О. В. - Стаття 47. Вимоги до документів, що подаються для вчинення нотаріальної дії

Нотаріуси або посадова особа, яка вчиняє нотаріальні дії, мас право витребовувати від фізичних та юридичних осіб відомості та документи, необхідні для вчинення нотаріальної дії.

Відомості та документи, необхідні для вчинення нотаріальних дій, повинні бути подані в строк, визначений нотаріусам. Цей строк не може перевищувати одного місяця.

Неподання відомостей та документів на вимогу нотаріуса є підставою для відкладення, зупинення вчинення нотаріальної дії або відмови у її вчиненні.

Право на витребування відомостей та документів надано нотаріусам та іншим посадовим особам, уповноваженим вчиняти нотаріальні дії. Поряд із цим важливо виділити особливості вказаного права:

- витребування відомостей і документів можливе тільки з метою вчинення нотаріальної дії;

- відомості і документи повинні бути необхідними для вчинення нотаріальної дії.

Як випливає з положень вказаної норми, витребування відомостей і документів можливе не лише в осіб, які безпосередньо звернулися за вчиненням нотаріальної дії, але і в будь-яких інших фізичних та юридичних осіб. Наприклад, після заведення спадкової справи нотаріус має право надсилати запити до банківських установ для отримання відомостей відносно факту наявності відкритих на ім'я померлого рахунків та сум грошових коштів на цих рахунках. Така інформація використовується нотаріусом для видачі свідоцтва про право на спадщину через шість місяців з дня смерті спадкодавця. При цьому використовувати зазначені відомості з іншою метою нотаріус не має права.

Відповідно до ч. 2 ст. 46 Закону України "Про нотаріат" відомості та документи, необхідні для вчинення нотаріальних дій, повинні бути подані в строк, визначений нотаріусом. Цей строк не може перевищувати одного місяця. Таким чином, нотаріус чи посадова особа, яка вчиняє нотаріальні дії, має право самостійно визначити строк подачі відповідних відомостей. Разом з тим це право обмежується обов'язком встановлення строку в межах одного місяця.

Слід зазначити, що право на витребування певних відомостей і документів дозволяє нотаріусу та іншій особі, що вчиняє нотаріальну дію, не обмежуватися переліком документів, визначених законом, а вимагати подання також додаткових відомостей чи документів, визначаючи їх на власний розсуд. Поряд із цим згідно з ч. З ст. 46 Закону України "Про нотаріат" неподання відомостей та документів на вимогу нотаріуса є підставою для відкладення, зупинення вчинення нотаріальної дії або відмови в її вчиненні. Таким чином, юридичним наслідком ненадання вказаних документів або відомостей є відкладення, зупинення вчинення нотаріальної дії (див. коментар до ст. 42 Закону України "Про нотаріат") або відмови в її вчиненні (див. коментар до ст. 49 Закону України "Про нотаріат"). Це випливає з особливого правового статусу нотаріуса, який хоча і є представником держави, проте не наділений владними повноваженнями (див. коментар до ст. З Закону України "Про нотаріат"). Останнє зумовлює неможливість застосування будь-яких заходів впливу на осіб, що не виковують вимоги нотаріуса.

Необхідно зауважити, що в окремих випадках витребування відомостей та документів виступає не як права, а як обов'язки нотаріуса (під п. 1.4 п. І гл. 10 розд. II Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України (див. коментар до ст. 67 Закону України "Про нотаріат")).

Стаття 47. Вимоги до документів, що подаються для вчинення нотаріальної дії

Документи, викладені на двох і більше аркушах, що подаються для вчинення нотаріальної дії, повинні бути прошиті у спосіб, що унеможливлює їх роз'єднання без порушення цілісності, а аркуші пронумеровані і скріплені печаткою юридичної особи, яка видала документ.

Тексти нотаріально посвідчуваних правочинів, заяв, засвідчуваних копій (фотокопій) документів і витягів з них, тексти перекладів та заяв повинні бути написані зрозуміло і чітко, дати, що стосуються змісту посвідчуваних правочинів, повинні бути позначені хоча б один раз словами, а назви юридичних осіб та їх ідентифікаційний код за даними Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців - без скорочень із зазначенням їх місцезнаходження. Прізвища, імена та по батькові фізичних осіб, їх місце проживання та ідентифікаційний номер за даними Державного реєстру фізичних осіб платників податків, крім уповноважених представників юридичних осіб, повинні бути написані повністю, а у випадках, передбачених законами, - із зазначенням дати їх народження.

Для вчинення нотаріальних дій не приймаються документи, які не відповідають вимогам законодавства або містять відомості, що принижують честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи або ділову репутацію юридичної особи, які мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережні виправлення, документи, тексти яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також документи, написані олівцем.

У наведеній статті викладено вимоги до документів, які подаються для вчинення нотаріальної дії. Таким чином, закон закріплює вимоги до оформлення не лише нотаріальних документів, але й тих, що необхідні для вчинення нотаріальної дії. Це необхідно для забезпечення принципу законності вчинення нотаріальної дії, який означає існування її в межах законодавчих норм. Тому документи, що подаються нотаріусу, повинні бути оформлені належним чином.

Зокрема, прошиття документа, що викладений на двох і більше аркушах, нумерація аркушів спрямовані на збереження його цілісності і неможливість зміни автентичного тексту. Прошитий документ повинен бути скріплений печаткою юридичної особи, яка його видала. Якщо йдеться про документ, який не видається, а підписується (наприклад, договір), на зворотному боці його останньої сторінки повинні бути підписи і печатки всіх осіб, що його підписали. У випадку підписання документа фізичними особами на звороті повинні бути їх підписи. Якщо документ посвідчений нотаріусом, на звороті мають бути підпис і печатка нотаріуса.

Згідно з ч. 3 ст. 47 Закону України "Про нотаріат" для вчинення нотаріальних дій не приймаються документи, які:

- не відповідають вимогам законодавства;

- містять відомості, що принижують честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи або ділову репутацію юридичної особи;

- мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережні виправлення;

- тексти яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження;

- написані олівцем.

Слід зазначити, що вказаний перелік стосується вчинення всіх без винятку нотаріальних дій і будь-яких документів, що подаються для їх вчинення. Невідповідність документа вимогам чинного законодавства може полягати, наприклад, у наявності порушень, допущених при його складанні (внесення записів, що не підлягають занесенню до даного документа), складення документа не за встановленою формою тощо. При вчиненні нотаріальної дії нотаріус повинен ознайомитися зі змістом документів, що йому подаються. Правова оцінка поданих документів здійснюється нотаріусом на власний розсуд. Це стосується і вирішення питання, чи містять подані документи відомості, що принижують честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи або ділову репутацію юридичної особи. Якщо поданий документ містить подібні відомості, нотаріус не може прийняти його для вчинення нотаріальної дії. Це правило стосується і випадків складання нотаріальних документів (наприклад, засвідчення справжності підпису на заяві), в яких також забороняється включати такі відомості. Крім цього, документ, який подається для вчинення нотаріальної дії, не повинен мати будь-яких ознак зовнішнього впливу на нього, що призвело до зміни його тексту або документа в цілому (порушення цілісності, здійснення неправомірного виправлення тексту документа, залиття його чорнилом тощо). У будь-якому випадку документ, на підставі якого вчиняється нотаріальна дія, повинен мати ознаки цілісності, його текст не повинен містити незастережних виправлень, а в окремих випадках - взагалі будь-яких виправлень (наприклад, державний акт про право власності на земельну ділянку), текст документа повинен мати такий вигляд, щоб його можна було повністю прочитати. Останнє стосується і відбитків печаток та підписів, наявних у документі. Якщо на документі є написи олівцем, вони повинні бути стерті, після чого, за наявності всіх перелічених умов, документ може бути прийнятий для вчинення нотаріальної дії.

Важливо зауважити, що в судовій практиці документ, який містить підчистки, дописки чи певні помилки, не завжди визнається недійсним. Наприклад, у рішенні апеляційного суду Донецької області від 22.02.2007 року у справі № 22-11506 вказується на виявлені помилки у свідоцтві про право на спадщину, а саме - неправильно вказану частку в спадщині та неправильно зазначене найменування органу бюро технічної інвентаризації. Поряд із цим суд дійшов висновку, що вказані описки і помилки не є підставою для визнання недійсним документа і зобов'язав нотаріуса видати спадкоємцю новий документ, складений відповідно до вимог всіх правових норм. При цьому прийняття нотаріусом документа, складеного з порушеннями, справедливо визнається порушенням і може тягнути за собою недійсність вчиненої нотаріальної дії. Зокрема, у заочному рішенні Новоайдарського районного суду Луганської області від 13.03.2008 року у справі № 2-17/2008 визнано незаконними дії нотаріуса щодо засвідчення вірності копії акта форми Н-1 про нещасний випадок.

Суд встановив такі порушення, що містилися в зазначеному акті:

- дата затвердження акта є незрозумілою, чітко не вказано словом місяць складання документа, вказано дату затвердження акта 29.07.1974 року, а нещасний випадок стався 26.08.1974 року;

- відсутні розшифровки підписів головного інженера, що затвердив акт, та членів комісії з розслідування факту нещасного випадку;

- відсутнє прикладення печатки роботодавця з відміткою про те, що оригінал акта складено саме ним.

Таким чином, суд дійшов висновку, що засвідчені нотаріусом документи не мають юридичного значення, а приватний нотаріус зобов'язана була відмовити у вчиненні нотаріальної дії, оскільки вчинення такої дії суперечить закону.

У частині 2 ст. 47 Закону України "Про нотаріат" містяться вимоги до складання нотаріальних документів. У першу чергу це стосується змісту тексту документів. Вимога щодо його зрозумілості і чіткості викликана сутністю превентивної функції інституту нотаріату (див. коментар до ст. 1 Закону України "Про нотаріат"). Так, наприклад, текст посвідченого правочину не повинен викликати суперечності відносно його тлумачення сторонами, а зміст кожного з його положень повинен бути однозначним і зрозумілим. Це є гарантією однакового розуміння вказаного правочину всіма учасниками цивільних правовідносин, що забезпечить і безперечне виконання його умов, а також суттєво знизить можливість виникнення судових спорів з цього приводу. Важливо, що в окремих випадках чіткість викладення умов правочину безпосередньо впливає на факт виконання волі сторони за правочином. Наприклад, у разі неточного складання тексту заповіту, внаслідок чого виявляється неможливим зрозуміти останню волю заповідача власне спадкоємцями, вирішення питання його тлумачення залишається на розсуд суду.

Закон приділяє значну увагу питанню точної ідентифікації учасників нотаріальної дії (правочину) у тексті документа. Для цього вимагається в тексті правочину вказувати повну назву юридичної особи, її ідентифікаційний код за даними Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб та місцезнаходження, а щодо фізичних осіб - прізвище, ім'я, по батькові, реєстраційний номер облікової картки платника податків та місце проживання.

Необхідним є також зазначення словами дат, що стосуються змісту посвідчуваного правочину. У даному випадку важливим є визначення, які саме дати можна віднести до тих, що стосуються змісту правочину. На нашу думку, до них належать: дата складення правочину, дата виконання зобов'язання за правочином, дати певних подій, посилання на які містяться в тексті правочину, дата, якою визначається строк дії правочину, тощо. При цьому вираз "хоча б один раз" дозволяє зробити висновок, що у разі зазначення вказаної інформації один раз дозволяється в подальшому в тексті документа використовувати відповідні скорочення.

У передбачених законом випадках обов'язково необхідним є також зазначення в тексті документа дати народження учасників нотаріальної дії (наприклад, у разі посвідчення заповіту). Слід зауважити, що текст нотаріального документа може не обмежуватися вказаними даними, а доповнюватися також іншими відомостями, якщо нотаріус або відповідна посадова особа, яка вчиняє нотаріальну дію, вважає це за необхідне. Наприклад, у тексті довіреності не забороняється вказувати крім прізвища, імені та по батькові особи, її реєстраційного номера облікової картки платника податків і місця проживання також відомості про паспортний документ, дату і місце народження тощо.

У разі якщо для вчинення нотаріальної дії подаються документи, які не відповідають вказаним вимогам, нотаріус зобов'язаний відмовити у вчиненні нотаріальної дії (див. коментар до ст. 49 Закону України "Про нотаріат").

Важливо також звернути увагу на випадки подання нотаріусу підроблених документів, що візуально є належно чином оформленими. Судова практика щодо розгляду справ, пов'язаних з питаннями визнання недійсними правочинів, посвідчених нотаріусами на підставі підроблених документів, і відшкодування завданої подібними правочинами шкоди, свідчить про те, що вина нотаріуса в таких випадках вбачається тоді, коли нотаріус мав змогу і повинен був виявити факт підробки, тобто в разі наявності на документі певних характерних ознак здійснення підроблення. Наприклад, рішенням Чортківського районного суду Тернопільської області від 20.02.2012 року у справі №1916/105/2012 відмовлено у задоволенні позову до приватного нотаріуса про відшкодування завданої ним шкоди внаслідок недбалих дій, оскільки встановлено, що подані нотаріусу документи візуально повністю відповідали вимогам чинного законодавства як за змістом, так і за формою, на них відсутні сліди підробок або будь-яких виправлень чи дописок. У рішенні Ковельського міськрайонного суду Волинської області від 21.12.2010 року у справі № 2-2100/10 зазначено, що "аналіз діючого законодавства України показує, що поняття "недбалість" притаманне лише кримінальному законодавству України і виражається як невиконання або неналежне виконання службовою особою своїх службових обов'язків через несумлінне ставлення до них. Виходячи з цього, можна зробити висновок, що прояв недбалості полягає в тому, що нотаріус при вчиненні нотаріальної дії не тільки повинен був, а й мав реальну можливість передбачити шкідливі наслідки свого діяння (чи бездіяльності). Однак посвідчення нотаріусом правочину за підробленим документом є наслідком, як правило, протиправних, умисних, шахрайських дій третіх осіб. Загальновідомо, що на сучасному рівні підробка документів настільки якісна, що без досвіду фахівців її неможливо виявити. Факт таких підробок може встановити лише досвідчений експерт або фахівець, який володіє спеціальними знаннями. Самостійно нотаріус установити факт підробки того чи іншого документа не може, оскільки, встановлюючи особу за паспортом або оглядаючи правовстановлюючі документи, нотаріус не володіє спеціальними знаннями, умінням, інформацією правоохоронних органів тощо. Суд вважає, що питання вини, визначення її форм та установлення причинного зв'язку із заподіяною шкодою виникає лише за умови здійснення протиправних дій, у даному випадку виключно внаслідок незаконних дій або недбалості приватного нотаріуса. Схожі висновки містяться і в рішенні Чортківського районного суду Тернопільської області від 20.02.2012 року у справі №1916/105/2012.