Науково-практичний коментар Закону України "Про нотаріат" - Коротюк О. В. - Стаття 52. Реєстрація нотаріальних дій

Про всі нотаріальні дії, вчинені нотаріусами або посадовими особами органів місцевого самоврядування, робиться запис у реєстрах для реєстрації нотаріальних дій після того, як нотаріус зробить посвідчу вальний напис на документі або підпише документ, що ним видається.

Кожна нотаріальна дія реєструється під окремим порядковим номером. Номер, під яким нотаріальна дія зареєстрована, зазначається на документі, що видається нотаріусом, чи в посвідчувальному написі.

Реєстр для реєстрації нотаріальних дій повинен бути прошнурований, аркуші пронумеровані. Кількість аркушів у реєстрі повинна бути засвідчена підписом посадової особи відповідного органу юстиції та печаткою Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі. Кожний нотаріус веде окремий реєстр.

Запису реєстрі робиться чітко, розбірливо, із заповненням усіх граф, передбачених за встановленою формою. Не допускаються підчистки, дописки, інші незастережні виправлення та запис олівцем.

Запис у реєстрі є доказом вчинення нотаріальної дії.

Порядок ведення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій та їх форма встановлюються Міністерством юстиції України.

У зазначеній статті закону врегульовано питання реєстрації нотаріальних дій. Згідно з ч. 1 вказаної норми реєстрації підлягають всі без винятку нотаріальні дії. Реєстрація нотаріальної дії означає здійснення запису про її вчинення у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій. Як вбачається зі змісту ч. 1 ст. 52 Закону України "Про нотаріат", запис у реєстрі стосується нотаріальної дії, яка є вже вчиненою.

Це підтверджується і положенням п. 7.17 Правил ведення нотаріального діловодства, де зазначається, що у реєстр вноситься запис про вже вчинену нотаріальну дію, тобто після підписання нотаріусом оформлюваного документа та проставляння печатки. Таким чином, нотаріальна дія є вчиненою з моменту підписання нотаріусом нотаріально оформлюваного документа і проставляння на ньому печатки. З огляду на це, невірним видається формулювання п. 2 глави 11 Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, де вказується, що нотаріальна дія вважається вчиненою з моменту внесення про це запису до реєстру для реєстрації нотаріальних дій.

Правомірним є висновок, що реєстрація нотаріальної дії не належить до її вчинення, а є дією, спрямованою на підтвердження факту її вчинення (див. коментар до ст. 45 Закону України "Про нотаріат"). При цьому в разі вчинення нотаріальної дії, але не здійснений запису про неї у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій, вчинена дія не набуває законної сили.

Поняття "реєстр" визначається як список, письмовий перелік, опис, книга для запису справ і документів'. Термін "реєстровий" означає зареєстрований, внесений до списку, книги, той, що офіційно числиться2. Дієслово "реєструвати" означає записувати, зазначати з метою обліку, надання законної сили і т. п.; брати на облік3.3 огляду на це реєстр для реєстрації нотаріальних дій - це книга, призначена для обліку вчинених нотаріальних дій. Реєстрація нотаріальної дії означає наданий останній законної сили, а документ, позначений реєстровим номером, є таким, що складений офіційно. Тобто під незареєстрованими нотаріальними діями слід розуміти такі, що вчинені, але не набрали законної сили.

Згідно з ч. 2 ст. 52 Закону України "Про нотаріат" реєстрації підлягає кожна нотаріальна дія. Номер, під яким нотаріальна дія зареєстрована, зазначається на документі, що видається нотаріусом, чи в посвідчувальному написі. Відповідно до ч. 4 ст. 52 Закону України "Про нотаріат" здійснення запису про вчинену нотаріальну дію передбачає заповнення всіх граф реєстру. Це означає, що проставляння підпису учасника нотаріальної дії в реєстрі також входить до здійснення запису в реєстрі. Очевидно, що не можна говорити про належно вчинений запис у реєстрі в разі відсутності в ньому підпису учасника нотаріальної дії. В останньому випадку на нашу думку, запис у реєстрі не може бути доказом вчинення нотаріальної дії.

Необхідно зауважити, що питання доказу вчинення нотаріальної дії не обмежується тільки записом у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій. У цьому контексті цікавим є рішення Козелецького районного суду Чернігівської області від 01.04.2008 року у справі № 2-68/2008. Під час розгляду зазначеної справи судом вирішувалося питання відшкодування майнової та моральної шкоди, завданої особі, яка стверджувала, що отримала в державній нотаріальній конторі свідоцтво про право на спадщину. Останнє, за її словами, не було зареєстровано державним нотаріусом у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій, як і не була заведена спадкова справа, не була зареєстрована подана нею заява про прийняття спадщини. Встановлено, що нотаріус на час розгляду справи вже звільнився з посади і зв'язок з ним був відсутній. За матеріалами державної нотаріальної контори виявилося, що за номером, вказаним у свідоцтві про право на спадщину, заведено іншу спадкову справу, у книзі обліку спадкових справ відсутні дані щодо звернення після померлої, спадкова справа не зареєстрована, примірник оригіналу свідоцтва про право на спадщину у справах державної нотаріальної контори відсутній, у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій за реєстровим номером, зазначеним у свідоцтві, значиться запис про видачу свідоцтва про право на спадщину іншій особі з іншою датою вчинення нотаріальної дії. При цьому, як зазначив суд, у позивача відсутня також квитанція про сплату суми державного мита за видачу свідоцтва. Право власності на спадкове майно було визнано в судовому порядку. При цьому суд дійшов висновку, що майнова шкода відсутня, а докази, які б підтверджували, яким чином заподіяна позивачу моральна шкода, суду не надані.

Питання проставлення особою підпису у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій заслуговує на окрему увагу. Цей реєстр містить значну кількість записів про осіб, які звернулися до нотаріуса і вчинили нотаріальні дії, суму сплачених нотаріусу грошових коштів, зміст нотаріальної дії, особисті дані особи тощо. У цьому випадку йдеться також про питання дотримання нотаріальної таємниці (див. коментар до ст. 8 Закону України "Про нотаріат"). На практиці дуже часто виникає ситуація, коли при проставленні підпису у реєстрі особа, яка розписується, технічно може ознайомитися з іншими записами в ньому, отримуючи, таким чином, інформацію, яка становить предмет нотаріальної таємниці і стосується інших осіб. При цьому уникнути виникнення подібної ситуації на практиці здається фактично неможливим. Це вимагало б від нотаріуса щоразу закривати якимось чином всі попередні записи на відповідній сторінці реєстру, показуючи, таким чином, особі лише запис, який стосується особисто її. На нашу думку, необхідно роз'яснювати кожному учаснику нотаріальної дії обов'язок дотримуватися нотаріальної таємниці, зазначаючи, що поширення відповідних відомостей може мати негативні наслідки для інших осіб.

Крім того, підпис у реєстрі в судовій практиці іноді розцінюється як згода особи на вчинення нотаріальної дії (наприклад, рішення Подільського районного суду м. Києва від 05.04.2011 року у справі №2-490/11).

Порядок ведення реєстру, у тому числі здійснення нумерації нотаріальних дій і записів їх у реєстрі, визначено Правилами ведення нотаріального діловодства, затвердженими наказом Міністерства юстиції України 22.12.2010 року № 3253/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 23 грудня 2010 року за № 1318/18613. У пунктах 7.12 - 7.48,7.1,7.3,7.5,7.8,7.11 Правил встановлено, що записи, які здійснюються при реєстрації нотаріальних дій нотаріусом, складаються з однієї цифри, яка відповідає порядковому номеру нотаріальної дії (1, 2, 3, 10 тощо). Записи в реєстрі проводяться особисто нотаріусом чи в його присутності стажистом, працівником державної нотаріальної контори або особою, що перебуває у трудових відносинах з приватним нотаріусом. За відсутності нотаріуса на робочому місці реєстр зберігається у сейфі, використання його іншими особами та внесення записів до реєстру забороняється. Це зумовлюється особливою цінністю відомостей, які внесені до реєстру. Такі відомості входять до предмета нотаріальної таємниці (див. коментар до ст. 8 Закону України "Про нотаріат").

Записи в реєстрі повинні бути повними і скороченню не підлягають, крім загальноприйнятих скорочень. Наприклад, місто - м., район-р-н, селище міського типу-смт, вулиця - вул., будинок - буд., квартира- кв. Використання факсимільного підпису не допускається. Підпис учасника кожної нотаріальної дії повинен проставлятися особисто вказаним учасником. Ця вимога є обов'язковою не лише відносно реєстру, але й всіх нотаріальних документів (див. коментар до ст. 45 Закону України "Про нотаріат").

Дописки і виправлення, зроблені в реєстрі, повинні бути застережені нотаріусом і скріплені його підписом та печаткою. Інформація, внесена до реєстру, має особливу цінність як з точки зору її конфіденційного характеру, так і в контексті її важливості як доказу вчинення конкретної нотаріальної дії. З огляду на це внесення будь-яких змін чи виправлень відбувається тільки шляхом здійснення відповідних застережень нотаріусом. При цьому в реєстрі не допускається підчистки, коректування тексту за допомогою корегуючих речовин тощо.

Враховуючи, що реєстровий номер є відображенням факту реєстрації нотаріальної дії у реєстрі, а його відсутність означає ненабрання нотаріальною дією чинності, має місце чітке врегулювання питання здійснення нумерації нотаріальних дій у реєстрі. Так, потрібне складання акта про кожний виявлений факт неправильної нумерації нотаріальних дій. У разі виявлення помилки в нумерації нотаріальних дій у реєстрі складається акт, який підписується нотаріусом та скріплюється його печаткою. Акт може бути викладений на останній сторінці реєстру або за бажанням нотаріуса складений на окремому аркуші, який прикріплюється до реєстру таким чином, щоб унеможливити його втрату. При підготовці статистичного звіту мають бути враховані розбіжності в нумерації.

Номер за реєстром, що проставляється на нотаріально оформленому документі, повинен відповідати номеру, під яким нотаріальна дія записана в графі 1 реєстру. У разі запису кількох однакових (однотипних) нотаріальних дій (засвідчення вірності кількох копій одного й того самого документа, посвідчення кількох довіреностей тощо) для однієї і тієї самої особи запис порядкових номерів таких дій у реєстрі може здійснюватися у вигляді проставляння через дефіс першого та останнього номерів за реєстром. Наприклад, при засвідченні нотаріусом справжності підпису на трьох заявах запис номерів у реєстрі може мати вигляд: 28-30. При засвідченні справжності підпису декількох осіб на одному документі проставляється кількість реєстрових номерів, що відповідає кількості осіб, справжність підписів яких засвідчується. При засвідченні справжності підпису однієї і тієї самої особи на кількох примірниках статуту або банківських карток кожен з примірників матиме один і той самий реєстровий номер або ті самі реєстрові номери (якщо засвідчується справжність підпису декількох осіб). При засвідченні справжності підпису однієї і тієї самої особи на декількох однорідних документах кожному документу присвоюється окремий реєстровий номер. При одночасному вчиненні будь-яких нотаріальних дій з одночасним засвідченням справжності підпису перекладача та/або засвідчення вірності письмового перекладу документа нотаріусом вважається, що вчиняються дві нотаріальні дії і кожній з них присвоюється окремий реєстровий номер. Таким чином, окремий номер нотаріальної дії присвоюється за критерієм кількості учасників нотаріальної дії та кількості вчинених нотаріальних дій. Під час засвідчення справжності підпису на кількох примірниках статуту вважається, що підписання особою всіх його примірників є однією нотаріальною дією, оскільки примірники статуту є ідентичними і становлять єдиний документ юридичної особи.

Дата вчинення нотаріальної дії, указана в графі 2 реєстру, має збігатися з датою, зазначеною у посвідчу вальному написі нотаріально оформлюваного документа. Дата вчинення нотаріальної дії проставляється на початку робочого дня та щоразу повторюється на початку кожної сторінки реєстру протягом усього робочого дня. Важливо, що згідно з положеннями п 5.5 Правил ведення нотаріального діловодства датою документа є дата його підписання або затвердження. Дата на документі проставляється арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік, які розділяються крапками. Наприклад, 15 листопада 2010 року слід писати: 15.11.2010. Якщо початковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею ставиться нуль. Наприклад, 3 жовтня 2008 року слід писати: 03.10.2008. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: "24 вересня 2008 року". Враховуючи, що реєстр для реєстрації нотаріальних дій не може належати до документів фінансового характеру, написання дати у реєстрі слід здійснювати цифровим способом.

У графі 3 реєстру зазначаються прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання особи, для якої вчиняється нотаріальна дія. Якщо це передбачено вчинюваною нотаріальною дією, зазначається також її ідентифікаційний номер за Державним реєстром фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів (для осіб, які за релігійними та іншими переконаннями не мають ідентифікаційного номера, зазначається орган внутрішніх справ, яким проставлено в паспорті громадянина України відмітку про наявність права здійснювати будь-які платежі без ідентифікаційного номера, та дата її проставлення). Якщо нотаріальна дія вчиняється за участю іноземного громадянина або він є представником при вчиненні нотаріальної дії, зазначаються його громадянство та місце постійного проживання.

У разі засвідчення вірності копії документа, а також якщо нотаріальна дія вчиняється за участю іноземного громадянина чи громадянина України, постійним місцем проживання якого є іноземна держава, місце проживання особи, яка звернулась за вчиненням нотаріальної дії, може вказуватися з її слів, якщо особу громадянина встановлено за документом, який не містить цієї інформації. У разі вчинення нотаріальної дії за участю представника у графі 3 зазначаються прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання представника, ідентифікаційний номер представника за Державним реєстром фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів (крім представника юридичної особи), реквізити документів, на підставі яких здійснюється представництво. Якщо нотаріальна дія вчиняється за участю юридичної особи, указуються її повне найменування за документом, що підтверджує державну реєстрацію юридичної особи (свідоцтвом про державну реєстрацію), її місцезнаходження, ідентифікаційний код за Єдиним державним реєстром підприємств і організацій України (якщо це передбачено вчинюваною нотаріальною дією), прізвище, ім'я та по батькові представника, місце його проживання, посада, реквізити документів, що підтверджують його повноваження. Організаційно-правова форма юридичної особи може зазначатись скорочено. Наприклад: "TOB, ВАТ". При оформленні банківських карток нотаріус, засвідчуючи справжність підписів посадових осіб, у графі 3 реєстру записує посаду цих осіб із вказівкою повного найменування юридичної особи (при зазначенні наступних посад найменування юридичної особи вказувати не обов'язково), прізвища, імені та по батькові, її місця проживання, реквізитів документів, що підтверджують перебування на цій посаді. У цій самій графі додатково зазначаються прізвища, імена, по батькові, місце проживання громадян, що підписалися за осіб, які внаслідок хвороби, фізичної вади або з інших причин не можуть власноруч підписати правочин, заяву, інший документ чи розписатися в отриманні нотаріально оформленого документа, перекладача, а також свідків. Наприклад: "Мазур Петро Сидорович, місто Київ, за якого розписався Козак Микола Семенович, місто Київ, перекладач Козак Микола Семенович, місто Київ" (причина, з якої такий підпис було проставлено, зазначається в оформлюваному документі в посвідчувальному написі нотаріуса та у графі 3 реєстру). За засвідченням вірності копій документів може звернутись як особа, на ім'я чи щодо якої видано документ, так і інша особа. При цьому в реєстр записується та особа, яка фактично з'явилася до державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса. При послідовному вчиненні для однієї і тієї самої особи декількох нотаріальних дій (записи про які ведуться один за одним) нотаріус може не повторювати кожного разу в графі 3 раніше зроблений запис, а обмежитись записом "Він же, вона ж ...".

У графі 4 зазначаються назва документа, за яким установлено особу громадянина, для якого вчиняється нотаріальна дія, чи його представника, серія, номер, дата його видачі, назва установи, яка видала документ, а також рік народження - на підтвердження дієздатності учасників при посвідченні правочинів і вчиненні інших нотаріальних дій, де перевірка цього факту є обов'язковою. Наприклад: "Паспорт МС 135777, вид. Шевченківським РУ ГУ МВС України в місті Києві 22.06.2002, 1957 р. нар." Число і місяць народження записуються до реєстру, якщо за роком народження неможливо точно встановити, чи досягла особа 18-річного або 14- річного віку. Якщо нотаріальна дія вчиняється для чи за участю іноземного громадянина, перевіряється законність його перебування в Україні. На підтвердження цього нотаріус у графі 4 після запису документа, за яким установлено особу, записує також реквізити візи, строк її дії. У разі коли чинним законодавством України передбачено реєстрацію в паспорті та/або імміграційній картці іноземця чи особи без громадянства, у реєстрі зазначається строк реєстрації. У разі якщо між Україною та країною, звідки прибув іноземець, установлено безвізовий режим пересування, нотаріус записує тільки строк реєстрації іноземця на території України. Якщо вчинювана нотаріальна дія потребує перевірки правоздатності та дієздатності юридичної особи, у цій графі записуються реквізити статуту (положення), свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи чи іншого документа, яким підтверджується така правоздатність та дієздатність. У випадках, передбачених законодавством, у цій графі зазначаються реквізити свідоцтва про державну реєстрацію фізичної особи - підприємця. Якщо документи, що встановлюють особу громадянина чи правоздатність та дієздатність юридичної особи, уже записувалися в даному реєстрі, нотаріус, оглянувши такі документи, може посилатися на відповідний запис, указавши номер за реєстром та дату запису. Наприклад: "Див. реєстровий № 1678 від 01.08.2010". При вчиненні для однієї і тієї самої особи одночасно декількох нотаріальних дій запис про документ, за яким установлено особу, робиться один раз при реєстрації першого з них. Далі нотаріус може обмежитись позначкою: "Те саме...".

У графі 5 записується зміст оформлюваного документа. При засвідченні вірності копії чи виписки з документа, справжності підпису перекладача зазначаються назва документа, ким, коли, на чиє ім'я видано документ та його короткий зміст, а при засвідченні справжності підпису заявника - кому адресується заява та її короткий зміст. Якщо нотаріусу для вчинення нотаріальної дії подано документ, що пройшов процедуру легалізації або проставлення апостиля, у реєстрі зазначається факт легалізації або проставлення апостиля, а також записуються назва консульської установи або іншої установи, яка здійснила цю функцію, дата легалізації або проставлення апостиля та реєстраційний номер. У випадках вчинення нотаріальних дій у порядку заміщення в цій графі робиться відмітка з посиланням на порядковий номер журналу реєстрації фактів заміщення. Запис до реєстру має бути зроблений таким чином, щоб він давав змогу ідентифікувати документ без перекручень викладених у ньому відомостей. Наприклад: "Засвідчено вірність 3-х копій на 2-х сторінках витягу за № 11/5/4 із судового реєстру, засвідченого 07.07.2007 Земельним судом міста Берлін, Німеччина, про реєстрацію 12.02.2007 у книзі № 2-37 Компанії "Третє тисячоліття", легалізованої Посольством України в Німеччині (Генеральним консульством) 08.08.2007 за № 543; засвідчено вірність копії свідоцтва ІУСВ № 238451, вид. Печерським від/рацс м. Києва 22.04.2007 про народження 23.02.2007 Комарницького М Д.; Засвідчено справжність його підпису на заяві до Третьої київської державної нотаріальної контори про відмову від переважного права купівлі у Петрова Д. А. належної йому 1/2 частини будинку, що розташований за адресою: м. Київ, вул. Милославська, 45, за ціною 20 000 гривень". При посвідченні правочинів чи видачі свідоцтв у цій графі вказується вид правочину чи свідоцтва. Наприклад: "Договір дарування", "Довіреність", "Заповіт", "Свідоцтво про право на спадщину за законом (за заповітом)" тощо.

Якщо копія документа викладена на двох і більше сторінках, зазначається кількість сторінок копії. Проте коли засвідчується одна копія на одній сторінці, кількість копій і кількість сторінок може не вказуватися. При оформленні ряду однорідних за характером документів (наприклад, засвідчення декількох копій одного й того самого документа, засвідчення справжності підпису перекладача на декількох примірниках перекладу одного документа, посвідчення декількох довіреностей одного й того самого змісту, але на різних представників) у реєстрі робиться один запис, але із зазначенням кількості оформлених документів чи їх примірників. Наприклад: "Дві довіреності", "Засвідчено вірність 5 копій на 4 стор. кожна..." (далі - реквізити і зміст документа). При вчиненні виконавчих написів у графі 5 зазначаються найменування, реквізити боржника, період, за який стягується заборгованість, сума стягнутого боргу, а при вчиненні протесту векселя вказуються його назва, номер, сума за векселем, строк платежу, вид протесту, боржник за векселем. У цій самій графі робиться відмітка, якщо нотаріальна дія вчинялася за межами державної нотаріальної контори чи робочого місця приватного нотаріуса. Наприклад: "У зв'язку з похилим віком та станом здоров'я довірителя довіреність посвідчено в лікарні № 7 за адресою: м. Київ, вул. Солом'янська, 22"; У зв'язку з особливістю посвідчення договору договір посвідчено у приміщенні "УкрЕксімбанку" за адресою: м. Київ, вул. Горького, 144". Документи, що не належать до встановлення особи громадянина чи перевірки правоздатності та дієздатності юридичних осіб, але які були подані нотаріусу для огляду на підтвердження повноважень представників (у тому числі при посвідченні правочинів і оформленні банківських карток), кваліфікації перекладача тощо, можуть записуватися в реєстрі у графах 3-5. У графі 5 записуються серія та номер спеціального бланка нотаріальних документів, що використаний нотаріусом для вчинення цієї нотаріальної дії, дата та номер витягу та/чи інформаційної довідки про перевірку спеціального бланка нотаріального документа. При скасуванні довіреності, скасуванні чи зміні заповіту, розірванні нотаріально посвідченого договору чи внесенні змін до нього, визнанні в судовому порядку недійсними правочину чи іншої нотаріальної дії в реєстрі проти запису про вчинення такої нотаріальної дії нотаріусом робиться відповідна відмітка з посиланням на заяву, договір про розірвання договору, рішення суду тощо. Така відмітка може розміщуватися у графах 1-5 реєстру та скріплюється підписом і печаткою нотаріуса. Наприклад: "Заповіт скасовано новим заповітом, посвідченим мною 05.04.2007 за реєстровим № 1423"; "Договір розірвано договором, посвідченим приватним нотаріусом Чернігівського міського нотаріального округу Зубовою В. Т. 22.02.2007 за реєстровим № 856"; "Довіреність скасовано заявою, справжність підпису на якій засвідчено 01.09.2007 за реєстровим № 7259"; "Свідоцтво визнано недійсним рішенням Калуського міськрайонного суду Івано-Франківської області від 11.06.2007".

У графі 6 зазначається сума стягнутого державного мита (при вчиненні нотаріальної дії державним нотаріусом) чи отриманої плати (при вчиненні нотаріальної дії приватним нотаріусом). Ця графа заповнюється нотаріусом після надання особою, для якої вчиняється нотаріальна дія, квитанції про сплату державного мита або після внесення оплати за вчинення нотаріальної дії і до проставлення цією особою підпису в графі 7. У разі якщо оплата вчинюваної нотаріальної дії здійснювалась у безготівковому порядку, а примірник нотаріально оформлюваного документа не залишається у справах нотаріуса, квитанція банківської установи або платіжне доручення після проставлення відмітки про погашення із зазначенням реєстрового номера підклеюється у реєстр до запису про вчинену нотаріальну дію. При цьому у реєстрі вказуються дата, номер банківського документа і назва банківської установи, якою проведено банківську операцію. Наприклад: "Плах доручення № 7-687 від 21.08.2007, АППБ "Райффайзенбанк Аваль"; квит. № 4675/122 від 08.09.2007, АКБ "Морський" у м. Києві". Про оплату кількох нотаріальних дій за одним і тим самим платіжним документом нотаріусом зазначається: "До реєстрів №... від ... та № ... від ... (підпис нотаріуса)". При цьому у реєстрі здійснюється відмітка про те, де знаходиться платіжний документ та оплата яких нотаріальних дій здійснена за таким платіжним документом. Наприклад (при одночасній сплаті державного мита за копії документів юридичної особи та банківських карток, які оформлювались у різні дні), запис у графі 6 реєстру може мати такий вигляд: "Плат, доручення № 11-132 від 13.09.2007, АППБ "Райффайзенбанк Аваль" - див. також реєстр № 1267 від 13.08.2007". При звільненні платників від сплати державного мита в графі 6 реєстру робиться посилання на законодавчі акти чи рішення відповідного органу влади про звільнення від сплати державного мита із зазначенням номера і дати такого акта (рішення) та реквізитів документів, на підставі яких платників звільнено від сплати державного мита. Наприклад: "Від сплати державного мита звільнено на підставі пункту 14 статті 4 Декрету Кабінету Міністрів України "Про державне мито". Якщо одночасно вчиняється декілька нотаріальних дій за участю одних і тих самих осіб, нотаріус може посилатися на такий запис із зазначенням реєстрового номера та дати вчиненої нотаріальної дії. У разі звільнення осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальних дій, від сплати державного мита, у графі 7 реєстру ними зазначається, що документ отримано без сплати державного мита ("Отримано без сплати державного мита (підпис)"). Якщо громадянин у зв'язку з фізичною вадою чи хворобою не здатний заповнити вказану графу, нотаріус має право зазначити особисто, що документ отримано без сплати державного мита. У цьому випадку підпис особа проставляє особисто. Усі особи та/чи їх представники, які записані в графі 3 (у тому числі перекладачі), особи, що підписувалися на документі на прохання громадян, які у зв'язку з хворобою або фізичною вадою не могли підписатися власноруч, підписуються у графі 7 реєстру із зазначенням прізвищ. Наприкінці кожного робочого дня після останньої нотаріальної дії через графи 1 -7 проводиться риска та підсумковим записом у реєстрі зазначаються кількість вчинених нотаріальних дій, сума державного мита, стягнутого державним нотаріусом, або розмір отриманої приватним нотаріусом плати та кількість використаних спеціальних бланків нотаріальних документів. Такий запис може розміщуватися в графах 1-7 і скріплюється підписом нотаріуса. Наприклад: "Вчинено 13 нотаріальних дій. Стягнуто (отримано) державного мита (плати) 256 гри 28 коп. Використано 10 бланків".

Відповідно до ч. З ст. 52 Закону України "Про нотаріат" реєстр для реєстрації нотаріальних дій повинен бути прошнурований, аркуші пронумеровані. Кількість аркушів у реєстрі повинна бути засвідчена підписом посадової особи відповідного органу юстиції та печаткою Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі. Кожний нотаріус веде окремий реєстр. Це питання також врегульоване у Правилах ведення нотаріального діловодства (пункти 7.1,7.3, 7.5, 7.8, 7.11). У Правилах встановлено, що кожний нотаріус веде один реєстр для реєстрації нотаріальних дій, нумерація в якому починається в перший робочий день нового року і закінчується в останній робочий день цього року. Заведення та ведення нотаріусом одночасно більше ніж одного реєстру забороняється. Реєстри, не закінчені в попередньому році, не можуть використовуватися нотаріусом у наступному році. У разі закінчення реєстру нотаріус може використовувати новий реєстр, зареєстрований в управлінні юстиції в установленому порядку. Титульна сторінка реєстру (якщо титульна сторінка ламінована, то наступна за нею) оформлюється з дотриманням вимог цих Правил. Реєстр, який ведеться державним нотаріусом при заміщенні, може використовуватись протягом одного діловодного року. Після закінчення строку виконання нотаріусом обов'язків по заміщенню реєстр закривається підсумковим записом, про що робиться запис у графах 1-7 та проставляється відмітка в графі 10 журналу обліку реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, який ведеться управліннями юстиції. Реєстри мають бути прошнуровані, аркуші пронумеровані. Кількість аркушів у реєстрі засвідчується підписом начальника управління юстиції або уповноваженої посадової особи. Підпис начальника управління юстиції або уповноваженої посадової особи скріплюється печаткою відповідного управління юстиції. На початку нотаріальної діяльності або на початку діловодного року кожний нотаріус має право на отримання одночасно двох реєстрів, зареєстрованих у журналі. Реєстри використовуються нотаріусом у суворій послідовності відповідно до реєстраційних номерів. У багатоскладовій державній нотаріальній конторі кожний нотаріус веде окремий реєстр. Кожному реєстру присвоюється свій індекс, який має збігатися з номером печатки державного нотаріуса (див. коментар до ст. 22 Закону України "Про нотаріат"). При цьому запис на оформленому нотаріусом документі здійснюється у вигляді такого набору цифр: 1-2,3-4,12-1 тощо, де перша цифра означає індекс реєстру державного нотаріуса, а друга цифра - порядковий номер запису нотаріальної дії у реєстрі.

Таким чином, питання реєстрації нотаріальних дій є чітко врегульованим у чинному законодавстві. Важливо, що порушення нотаріусом вимог законодавства щодо здійснення записів у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій значно виходить за рамки внутрішнього порушення правил діловодства, і може впливати на чинність вчиненої нотаріальної дії.