Науково-практичний коментар Закону України "Про нотаріат" - Коротюк О. В. - Стаття 59. Кількість примірників документів, в яких викладено зміст угод

Документи, в яких викладено зміст угод, що посвідчуються в нотаріальному порядку, подаються нотаріусу або посадовій особі органу місцевого самоврядування, яка вчиняє нотаріальні дії, не менш ніжу двох примірниках, один з яких залишається у справах державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса, у виконавчому комітеті сільської, селищної, міської Ради народних депутатів.

У статті йдеться про кількість примірників посвідчуваних нотаріусом правочинів. Слід вказати на доцільність використання в Законі України "Про нотаріат" саме терміна "правочин", а не "угода", з огляду на застарілість останнього і незастосування його у цивільному законодавстві.

Виготовлення кількості примірників документів пов'язується з наявністю обов'язку зберігати посвідчуваний документ після вчинення нотаріальної дії.

Зокрема, згідно з номенклатурою справ, що використовується у діяльності нотаріусів, до таких документів належать:

- договори;

- заповіти;

- окремі види заяв (наприклад, про вжиття заходів про охорону спадкового майна, заяви батьків про згоду на виїзд дитини тощо);

- довіреності;

- виконавчі написи;

- свідоцтва;

- протести векселів;

- акти про морські протести тощо.

Якщо чинним законодавством не вимагається зберігання документа нотаріусом, останній виготовляється ним в одному примірнику. Наприклад, засвідчення справжності підпису на заяві про згоду на реєстрацію місця проживання особи передбачає виготовлення такої заяви в одному примірнику шляхом викладення її тексту на нотаріальному бланку. За бажанням особи нотаріус може засвідчити справжність підпису на декількох примірниках такої заяви. Поряд з цим для вчинення вказаної нотаріальної дії примірник, що зберігається в справах нотаріуса, не виготовляється, оскільки таке зберігання законодавством не визначено.

Зберігання ж перелічених посвідчуваних документів є обов'язковим. Згідно з під п. 2.1 п. 2 гл. 1 розд. II Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України письмові правочини, що посвідчуються нотаріально, виготовляються нотаріусом не менше ніж у двох примірниках, один з яких залишається у матеріалах нотаріальної справи. Відповідно до положень під п. 2.2 п. 2 гл. 1 розд. II цього ж Порядку всі примірники підписуються учасниками правочину та мають силу оригіналу, у тому числі примірник, який зберігається у справах нотаріуса. Наприклад, якщо посвідчується довіреність, нотаріус виготовляє документ у двох примірниках, один з яких викладається на нотаріальному бланку, а другий - на аркуші білого паперу. Перший - видається довірителю, другий - залишається у справах нотаріуса.

Слід зазначити, що питання кількості примірників посвідчуваного правочину регламентоване чинним законодавством, де, зокрема, визначаються випадки виготовлення додаткових примірників документа. Наприклад, у разі посвідчення договору за бажанням сторін кожній з них видається по одному примірнику складеного документа, про що зазначається в тексті договору (підпункт 2.4. п. 2 глави 1 розділу II Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України). У разі посвідчення договору про зміну або розірвання договору, посвідченого іншим нотаріусом, виготовляється додатковий примірник такого договору, який направляється нотаріусу, що посвідчив основний договір (під п. 7.3 п. 7 гл. 1 розд. II Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України).

Важливо, що кількість примірників правочину для його сторін не може бути більшою за кількість сторін. Зокрема, законодавством не передбачено отримання однією стороною декількох примірників одного правочину. При цьому виготовлення додаткових примірників правочину здійснюється виключно у встановлених законодавством випадках. У тексті договору завжди передбачається положення, де вказується на кількість виготовлених примірників цього правочину. Це дозволяє нотаріусу у майбутньому визначити наявність у особи права на отримання дубліката документа (див. коментар до ст. 53 Закону України "Про нотаріат").