Науково-практичний коментар Закону України "Про нотаріат" - Коротюк О. В. - Стаття 84. Передача заяв громадян, підприємств, установ та організацій

Нотаріус посвідчує час пред'явлення йому документа. На підтвердження цієї обставини нотаріус робить посвідчувальний напис на документі з зазначенням особи, що його пред'явила.

Посвідчення часу пред'явлення документів полягає у підтвердженні факту пред'явлення відповідного документа нотаріусу, а також закріплення часу здійснення такого пред'явлення. Тому в законі стаття щодо вчинення цієї нотаріальної дії розміщена законодавцем саме в гл. 12 розд. III Закону України "Про нотаріат" - "Посвідчення фактів".

Вчинення цієї нотаріальної дії може відігравати важливу роль для захисту і охорони прав та інтересів особи, яка звернулась до нотаріуса, наприклад, у разі ухилення однієї зі сторін за договором від його нотаріального посвідчення. Так, факт наявності в особи всіх документів, необхідних для нотаріального посвідчення договору, а також посвідчення факту перебування однієї зі сторін за договором у певному місці - у нотаріуса (див. коментар до ст. 81 Закону України "Про нотаріат") можуть бути доказами того, що одна зі сторін ухилялася від нотаріального посвідчення договору, а отже - підставою для визнання судом договору дійсним згідно з ч. 2 ст. 220 Цивільного кодексу України.

Відповідно до під п. 2.1 п. 2 гл. 6 розд. II Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України нотаріус посвідчує час пред'явлення документа за усним зверненням заінтересованої особи.

Згідно з під п. 2.2 п. 2 гл. 6 розд. II Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України нотаріус особисто ознайомлюється зі змістом пред'явленого документа. Важливо звернути увагу на те, що документи нотаріусу має право пред'явити будь-яка особа. При цьому основоположним питанням для нотаріуса є визначення, що йому пред'являють саме документи (див. коментар до ст. 75 Закону України "Про нотаріат"). Ознайомлення зі змістом документів є важливим для встановлення, що нотаріусу подається саме документ, що останній складений відповідно до чинного законодавства, не містить відомостей, які порочать честь і гідність будь-яких осіб, тощо.

Крім того, подані документи не повинні містити незастережних виправлень, підчисток, дописок тощо (див. коментар до ст. 47 Закону України "Про нотаріат").

Стаття 84. Передача заяв громадян, підприємств, установ та організацій

Нотаріус передає заяви громадян, підприємств, установ та організацій іншим громадянам, підприємствам, установам і організаціям, якщо вони не суперечать закону та не містять відомостей, що порочать честь і гідність людини. Заяви передаються поштою зі зворотним повідомленням або особисто адресатам під розписку. Заяви можуть передаватися також з використанням технічних засобів.

На прохання особи, що подала заяву, їй видається свідоцтво про передачу заяви.

Передача заяви є нотаріальною дією, що підтверджує факт передання зазначеного документа адресату. Вона спрямовується на повідомлення останнього про що-небудь.

Слід зазначити, що нотаріус може здійснювати передачу тільки заяв, а не будь-яких інших документів. Поняття "заява" розкривається як вислів, повідомлення; прохання про що-небудь, викладене письмово в офіційній формі1. Чинним законодавством не передбачено будь-яких обмежень щодо можливого змісту заяв. Поряд із цим згідно з ч. 1 ст. 84 Закону України "Про нотаріат" нотаріус не може вчинити нотаріальну дію, якщо зміст заяви суперечить закону або містить відомості, що порочать честь і гідність людини. Це пояснюється існуванням інституту нотаріату і здійсненням нотаріусом професійної діяльності виключно в рамках вимог закону (див. коментар до ст. 1 Закону України "Про нотаріат"), У випадку засвідчення справжності підпису на заяві не допускається викладення в ній фактів, право посвідчення яких належить лише відповідному державному органу (час народження, шлюбу, смерті, наявність хвороби, інвалідності, права власності на майно тощо) (див. коментар до ст. 78 Закону України "Про нотаріат").

Передача заяви може здійснюватися щодо заяв, справжність підпису на яких засвідчено в установленому законом порядку або без такого засвідчення. Разом з тим нотаріус зобов'язаний перевірити факт складання заяви конкретною особою. Останнє можливе: у разі особистого з'явлення особи до нотаріуса; подання нотаріусу вже складеної особою заяви її представником (у такому разі необхідне засвідчення справжності підпису на заяві, нотаріус також зобов'язаний перевірити повноваження представника); складання заяви у нотаріуса від імені особи її представником (у цьому випадку нотаріус зобов'язаний перевірити повноваження представника (див. коментар до ст. 44 Закону України "Про нотаріат")).

Згідно з під п. 3.1 п. З гл. 20 розд. II Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України заяви подаються нотаріусу належним чином оформлені і не менше ніж у двох примірниках, один з яких пересилається поштою зі зворотним повідомленням або особисто передається адресатам під розписку. При цьому другий примірник переданої заяви залишається у справах нотаріуса. У випадку особистої передачі заяви особі під розписку нотаріус здійснює запис про передачу заяви в розносній книзі для місцевої кореспонденції, а особа, якій передано заяву, розписується у цій книзі.

Відповідно до підпунктів 3.2 та 3.3 п. З гл. 20 розд. II вказаного Порядку заяви можуть передаватися також з використанням технічних засобів. У цьому випадку другий примірник заяви повертається особі, що її подала. Прикладом використання технічних засобів може бути передача заяви в електронній формі. Згідно з під п. 1.3 розд. І Порядку подання та обігу електронних документів державному реєстратору, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19.08.2011 року № 2010/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 23.08.2011 року за № 997/19735, електронні документи (заяви) для проведення державної реєстрації юридичної особи або фізичної особи - підприємця подаються державному реєстратору заявником особисто або передаються нотаріусом.

Згідно зі статтями 24 та 42 Закону України "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців" державному реєстратору для проведення державної реєстрації юридичних осіб або фізичних осіб-підприємців подаються такі документи:

- заповнена реєстраційна картка на проведення державної реєстрації юридичної особи;

- примірник оригіналу (ксерокопія, нотаріально засвідчена копія) рішення засновників або уповноваженого ними органу про створення юридичної особи у випадках, передбачених законом;

- два примірники установчих документів (у разі подання електронних документів - один примірник);

- документ, що засвідчує внесення реєстраційного збору за проведення державної реєстрації юридичної особи. У разі подання електронних документів для проведення державної реєстрації юридичної особи підтвердженням внесення плати за проведення державної реєстрації юридичної особи є примірник електронного розрахункового документа, засвідченого електронним цифровим підписом;

- інформація з документами, що підтверджують структуру власності засновників - юридичних осіб, яка дає змогу встановити фізичних осіб - власників істотної участі цих юридичних осіб;

- заповнена реєстраційна картка на проведення державної реєстрації фізичної особи - підприємця;

- копія документа, що засвідчує реєстрацію у Державному реєстрі фізичних осіб - платників податків;

- документ, що підтверджує внесення реєстраційного збору за проведення державної реєстрації фізичної особи - підприємця;

- нотаріально посвідчена письмова згода батьків (усиновлювачів) або піклувальника, або органу опіки та піклування, якщо заявником є фізична особа, яка досягла шістнадцяти років і має бажання займатися підприємницькою діяльністю.

Згідно з підпунктами 2.1-2.5 розд. II Порядку подання та обігу електронних документів державному реєстратору заповнення реєстраційної картки здійснюється за допомогою програми формування та подання документів, необхідних суб'єкту підприємницької діяльності для проведення державної реєстрації, передбаченої Законом України "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців", розміщеної на веб-сайті. Інші електронні документи, які відповідно до Закону України "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців" подаються державному реєстратору для проведення державної реєстрації юридичної особи або фізичної особи - підприємця, створюються за допомогою програми формування та подання документів у вигляді файлів, які містять відскановані з паперових носіїв образи документів. Сканування паперових носіїв документів здійснюється з урахуванням таких вимог:

- формат зображення: чорно-біле;

- роздільна здатність: 150 х 150 точок на дюйм;

- глибина кольору: 4 біт;

- формат готового файла: компресований багатосторінковий TIFF. Документи, які містять більше однієї сторінки, скануються в один файл. Відскановані документи повинні бути придатні для сприйняття їх змісту людиною. Кожен електронний документ, крім документа, що посвідчує повноваження уповноваженої особи, засвідчується електронним цифровим підписом заявника, сумісним з програмою формування та подання документів. У разі якщо заява в електронній формі про проведення державної реєстрації юридичної особи або фізичної особи - підприємця передається нотаріусом, така заява та електронні документи, що додаються до неї, крім документа, що посвідчує повноваження уповноваженої особи, засвідчуються електронним цифровим підписом нотаріуса, сумісним з програмою формування та подання документів. Посилений сертифікат відкритого ключа електронного цифрового підпису нотаріуса повинен містити відомості, що підписувач є нотаріусом. На кожний електронний документ формуються: файл, який містить документ; файл, який містить електронний цифровий підпис заявника або нотаріуса, крім документа, що посвідчує повноваження уповноваженої особи.

Згідно з підпунктами 3.1, 3.3 та 3.4 розд. II Порядку подання та обігу електронних документів державному реєстратору подання державному реєстратору електронних документів здійснюється шляхом направлення сформованого гір-архіву через веб-сайт. Якщо за результатами форматно-логічного контролю виявлено будь-які невідповідності даних заявнику або нотаріусу автоматично надсилається повідомлення про виявлені невідповідності. У такому випадку гір-архів у подальшу обробку не приймається. У разі позитивного проходження форматно-логічного контролю автоматично надсилаються: заявнику або нотаріусу - повідомлення в електронній формі, яке містить унікальний ідентифікатор; державному реєстратору за місцем проведення державної реєстрації електронні документи для проведення державної реєстрації юридичної особи або фізичної особи - підприємця.

Згідно з під п. 3.4 п. З гл. 20 розд. II Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України витрати, пов'язані з поштовою пересилкою заяви чи з використанням інших технічних засобів, оплачуються заявником. Це є додатковими витратами особи, що не відносяться до оплати вчинення нотаріальної дії, але без здійснення яких нотаріальна дія не може бути вчинена (див. коментар до ст. 31 Закону України "Про нотаріат").

Слід зазначити, що текст заяви, яка передається нотаріусом, може бути викладений на нотаріальному бланку або на аркуші паперу. Свідоцтво про передачу заяви видається тільки з використанням нотаріального бланку (див. коментар до ст. 34 Закону України "Про нотаріат").

При цьому передача може здійснюватися щодо будь-яких заяв, якщо тільки законодавством не передбачено вимоги особистого з'явлення особи чи її представника. Наприклад, згідно з ч. 1 ст. 14 Закону України "Про державну реєстрацію актів цивільного стану" для державної реєстрації шлюбу жінкою та чоловіком особисто подається заява до органу державної реєстрації актів цивільного стану за їх вибором. Якщо жінка та/або чоловік не можуть через поважну причину особисто подати заяву про реєстрацію шлюбу, таку заяву, нотаріально засвідчену, можуть подати їх представники. Повноваження представника повинні бути нотаріально засвідчені. Це положення виключає можливість подання заяви поштою, іншими технічними засобами або під розписку особою, яка не є представником заявника. Нотаріус же, здійснюючи передачу заяви, не виступає як представник.

Згідно з ч. 2 ст. 84 Закону України "Про нотаріат" на прохання особи, що подала заяву, їй видається свідоцтво про передачу заяви. Відповідно до підпунктів 4.2 та 4.3 п. 4 гл. 20 розд. II Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України у свідоцтві викладається зміст одержаної на заяву відповіді або зазначається, що відповідь у встановлений у заяві строк не надійшла. Передача заяви та видача свідоцтва про передачу заяви є самостійними нотаріальними діями і реєструються в реєстрі нотаріальних дій під окремими номерами. Таким чином, видача свідоцтва можлива тільки у разі проходження строку, встановленого для отримання відповіді на заяву або отримання такої відповіді. Важливо, що не кожна заява передбачає отримання відповіді на неї (наприклад, у разі передачі нотаріусом заяви довірителя представнику про скасування довіреності і припинення у зв'язку з цим повноважень останнього тощо). У такому разі, на нашу думку, видача свідоцтва може провадитись одразу після здійснення факту передачі заяви (тобто після доставлення її адресату).