Облік у зарубіжних країнах - Воронко Р.М. - 3.2. Облік та контроль грошових коштів у касі

3.1 Склад грошових коштів та відображення їх у звітності

Грошові кошти відносяться до найбільш ліквідної частини активів і характеризуються тим, що можуть бути негайно використані для оплати поточних зобов'язань. Вони складаються із наявної готівки в касі, чеків та грошових переказів, отриманих від клієнтів, і вкладів на рахунках в банку.

Згідно із загальноприйняті і ми принципами обліку США до складу грошових коштів включається також сума компенсаційного залишку, яку підприємство не може вільно використовувати. Компенсаційний залишок є мінімальною сумою готівки, яка зберігається підприємством на його рахунку на викоту банку в якості забезпечення кредитного договору. Через обмеження у використанні ця сума готівки не має такої ліквідності, як решта грошових активів, тому підприємства повинні розкривати інформацію про суму компенсаційного залишку у примітках до фінансових звітів.

Еквівалентами грошових коштів є високоліквідні короткострокові інвестиції, які вільно конвертуються у відомі суми грошових коштів і мають незначний ризик зміни вартості. Прикладом таких еквівалентів є депозитні сертифікати, які можуть бути конвертовані у грошові кошти в термін до трьох місяців.

Як правило, в економічно розвинутих зарубіжних країнах розрахунки з партнерами здійснюються у безготівковому порядку (чеками, векселями, пластиковими картками, електронними платежами тощо). А готівка використовується для здійснення різних дрібних платежів (поштові, телеграфні, представницькі та інші подібні виграти). Цю готівку називають фондом дрібних сум або малою касою.

Облік грошових коштів у країнах британо-американської облікової моделі (зокрема в США) ведеться на фінансовому рахунку "Грошові кошти"" ("Готівка"). У західноєвропейських країнах (континентальна облікова модель) грошові кошти обліковуються на двох фінансових рахунках: "Каса" і "Рахунки в банках" - в національній та іноземній валюті.

Надходження і вибуття грошових коштів та їх еквівалентів відбувається внаслідок операційної, інвестиційної та фінансової діяльності і відображається за звітний період у звіті про рух грошових коштів.

Згідно з міжнародними принципами оцінка грошових коштів та відображення їх у звітності здійснюється за оголошеною або фактичною номінальною вартістю. У балансі грошові кошти відображаються або по одній статті "Грошові кошти" (США), або по двох статтях - "Каса" і "Рахунки в банках" (західноєвропейські країни). Фонд дрібних сум у балансі додається до загальної суми грошових коштів або показується у складі інших залишків грошових коштів.

3.2. Облік та контроль грошових коштів у касі

Величина залишку готівки в касі підприємства залежить від специфіки його діяльності. На промислових підприємствах цей залишок зводять до мінімуму, а у касі торговельного підприємства можуть знаходитися значні суми. Тому підприємства (в першу чергу торговельні) розробляють системи внутрішнього контролю надходжень і витрачань готівки, які передбачають різні організаційні заходи та розподіл обов'язків. Вони запобігають зловживанням й спрямовані на збереження грошових коштів.

З метою захисту готівки слід дотримуватись таких чотирьох принципів:

облік готівки потрібно здійснюватися в момент її надходження;

усю готівку, що надійшла, необхідно здавати в банк в той самий день або не пізніше наступного дня;

працівник, який одержує готівку, не повинен займатися її обліком у бухгалтерії;

працівник, який відповідає за одержання готівки, не повинен займатися її розподілом.

Конкретні контрольні заходи за виплатою готівки кожне підприємство розробляє самостійно. Вони можуть передбачати наступне:

санкціонування операцій - для виплати грошей необхідно одержати попередній дозвіл;

належне документальне оформлення - усі чеки повинні мати серійний номер і обмежений доступ до них;

розподіл обов'язків - бажано, щоб кожен чек підписували дві особи, а працівник, якого уповноважено оплачувати рахунки, не мав права підписувати чеки. У свою чергу, особи, які підписують чеки, не повинні мати доступу до них або займатися вивірянням рахунків;

визначення відповідальності - під час оплати зобов'язань на первинних документах необхідно проставляти дату, номер чека і штамп "Оплачено";

фактичний контроль - інвентаризацію грошових коштів у касі та на банківських рахунках доцільно проводити не рідше одного разу на місяць.

Рух готівки в торговельних підприємствах контролюється двома способами:

шляхом використання касових апаратів;

через систему м'яких чеків.

Касовий апарат одночасно з видачею чека покупцеві, фіксує надходження готівки на контрольній касовій стрічці. V кінці кожного дня касир підраховує суму виторгу і передає її старшому касирові. Одночасно бухгалтер записує цю суму в журналі грошових надходжень. При цьому сума виторгу, здана касиром, повинна збігатись із сумою зафіксованою на контрольній касовій стрічці. У багатьох випадках касові апарати приєднують прямо до комп'ютерної мережі, що значно спрощує систему обліку, оскільки дає змогу операції з надходження виторг}' зразу реєструвати в обліку.

Система м'яких чеків полягає в тому, що продавці мають завчасно пронумеровані чеки і в момент продажу заповнюють їх в двох примірниках - один видають покупцеві, другий - залишають собі. У кінці дня суми м'яких чеків підраховуються і звіряються із сумами відображеними у касовому апараті. Ці суми повинні бути однаковими.

Проте як при використанні касових апаратів, так і системи м'яких чеків можуть виникати нестачі або надлишки грошей. У випадку виявлення розходжень (нестачі або надлишки) вони відображаються на рахунку "Нестачі або надлишки грошей по касі": по дебету - на величину нестачі і по кредиту - на величину надлишку. Сальдо цього рахунка відображається у звіті про прибутки і збитки як операційні витрати (дебетове сальдо) або інші доходи (кредитове сальдо).

Наприклад, згідно з показниками касового апарату виторг магазину за день становив $6,323, а фактична сума виторгу, яка здана касиром в касу - $6,315. Нестача складає $8. Оприбуткування готівки з врахуванням нестачі грошей та відображення доходу від реалізації здійснюється такими записами:

Грошові кошти 6,315

Нестачі або надлишки грошей по касі 8

Доходи від реалізації 6,323

Рух грошей в касі відображається в обліку відповідними бухгалтерськими проведеннями залежно від виду операцій.

Надходження грошових коштів показується по дебету рахунка "Каса" ("Грошові кошти") і кредиту різних рахунків, зокрема:

Каса (Грошові кошти)

Доходи від реалізації

Рахунки до отримання (Дебітори)

Рахунки в банках

Аванси отримані

Нестачі або надлишки грошей по касі та ін.

Вибуття грошових коштів відображається по кредиту рахунка "Каса" Грошові кошти") і дебету різних рахунків, зокрема:

Рахунки до оплати (Постачальники)

Розрахунки з персоналом (Зарплата до виплати)

Рахунки в банках

Фонд дрібних сум (Мала каса)

Нестачі або надлишки грошей по касі

Рахунки витрат за елементами та ін.

Каса (Грошові кошти)

Операції, пов'язані з рухом грошових коштів, групуються в спеціальних журналах грошових надходжень та грошових виплат.

Формою ведення аналітичного обліку грошових коштів, відображених на синтетичному рахунку "Грошові кошти", е використання допоміжного реєстру - касової книги з двома або трьома колонками.

Касова книга з двома колонками ("Каса" І "Банк") передбачена для контролю за здійсненням операцій за готівку та через банківські установи (табл. 3.1). Ця книга складається з дебетової і кредитової частин, у яких записується дата і зміст операції, пов'язаної з рухом грошей. В колонці "Фоліо" ("Посилання") вказується джерело інформації, що є підставою зробленого запису:

п/п - після переносу (відображається залишок, який переноситься з кінцевого сальдо попереднього місяця);

ЖР - журнал реалізації (відображаються суми після завершення подвійного запису операцій з реалізації);

ЖЗ - журнал закупівель (відображаються суми після завершення подвійного запису операцій, пов'язаних із закупівлями);

К - контра-статті, які пов'язані між собою подвійним записом у касовій книзі та не відображаються в Інших регістрах.

В касовій книзі відображаються тільки фактично отримані та сплачені грошові кошти. У практиці підприємств зарубіжних країн для стимулювання прискорення розрахунків використовується система знижок, яка діє, як правило, протягом місяця з дати здійснення операції і визначається у відсотках до договірної вартості товарів. Для відображення таких одержаних від кредиторів та наданих дебіторам знижок використовується касова книга з трьома колонками. Приклад такої книги наведене" у табл. 3.2. На відміну від двохколончатої книги, тут після колонки "Фоліо"

Таблиця 3.1. Юридична фірма "Консул" Касова книга за вересень 20ххр. (касова книга з двома колонками) %

у дебетовій і кредитовій частині введено додаткову колонку "Знижка", де реєструються надані та отримані знижки за дострокову оплату.