Менеджмент організацій - Шморгун Л.Г. - 1.2. Організація як складна відкрита система та об'єкт управління

Під організацією в теорії управління розуміють соціальне утворення, об'єднання груп людей, які вступають у певні соціально-економічні та організаційно-економічні відносини і взаємодіють.

Після заснування організації необхідно чітко сформулювати головну мету управління. Визначення мети управління — це початковий принцип функціонування і розвитку системи управління. Конкретизацією цього принципу є оптимальне визначення засобів досягнення мети. Хтось повинен вирішити: що, як, коли та ким має бути виконано. Керівництво організації повинно знати, де воно перебуває в цей час, куди хоче рухатися, як збирається це робити. Важливий принцип управління — принцип відповідальності. За невиконання взятих зобов'язань потрібно застосовувати різні санкції з метою відшкодування заподіяних збитків суб'єктам, які зазнали втрат. Для здійснення плану необхідно забезпечити організацію його виконання.

Найскладнішими з усіх функцій є організація і координація. Вони передбачають формування структури об'єкта управління, упорядкування всіх елементів у системі управління і форм їх зв'язку, а також надання активним елементам необхідних прав і ресурсів. До активних елементів належать господарські керівники, трудові колективи, окремі працівники, а також організації, підпорядковані системі управління.

Координація — це встановлення і підтримання зв'язків між елементами системи.

Організація процесу управління передбачає розподіл і закріплення робіт за етапами, регламентування і нормування їхньої послідовності та термінів, добір та розміщення відповідних робітників, установлення міри дисциплінарних стягнень, введення обов'язкових вимог здійснення процесу управління. Організація і координація поєднують окремі елементи системи управління в одне ціле. Так утворюється організаційна структура управління.

Мотивація — це визначення і регулювання спонукальних мотивів людини, за яких виникає бажання працювати з метою забезпечення максимальної віддачі для досягнення цілей організації. Щоб зробити якісно роботу чужими руками і досягти найвищої продуктивності, необхідні знання, талант і наявність матеріальних, економічних і правових умов. Організація, що виникла, живе і діє самостійно, не залежить від людей, які її створили, але використовує можливості людей, що об'єднуються для власного розвитку, вимагаючи від своїх членів певного досвіду, знань, кваліфікації, відповідальності, дисципліни, дотримання норм поведінки тощо. У свою чергу люди, які її створили, теж використовують організацію для досягнення своїх цілей. Насамперед вони займаються цікавою для них діяльністю, отримують певні гарантії та соціальний захист.

Організація — це складне соціально-економічне утворення. Суспільство складається з безлічі організацій, з ними пов'язане його життя в цілому. Тому важливо знати, що таке організація, які її ознаки, різновиди, навіщо потрібні організації, як вони створюються, функціонують, чому члени організації діють так, а не інакше. Менеджмент організацій дає відповіді на ці запитання.

Сучасна теорія управління виокремлює такі основні ознаки організації: наявність загальної мети, самостійність, здійснення діяльності на основі принципу саморегулювання, яке забезпечується за допомогою внутрішнього організаційного центру, наявність певної організаційної культури.

Діяльність людей, які перебувають у певних взаємовідносинах для досягнення спільної мети, утворює організаційну структуру. Дії, спрямовані на створення такої структури та передумов її функціонування, називаються організаційним процесом, який має свої фази та особливості розвитку.

На сучасному етапі всі організації розглядаються як відкриті системи — системи, внутрішні елементи яких взаємодіють не лише між собою, а й із зовнішнім середовищем. Відкритій системі притаманні такі елементи:

— цілісність (взаємозв'язок і взаємодія всіх складових та певна системна якість, що характеризує цю цілісність):

— перспективність (розвиток у напрямі вдосконалення);

— незалежність (можливе відокремлення підприємств);

— спеціалізованість (здатність виконувати окремі функції);

— перетворення вхідних елементів на вихідні;

— централізація (одна зі складових стає домінуючою);

— зростання (тенденція до розширення);

— циклічність розвитку;

— рівновага;

— непередбачуваність порушення рівноваги.

Сучасна відкрита система має вхід і вихід. Входом для організації як системи є всі види ресурсів (капітал, робоча сила, природні ресурси, інформація тощо), виходом — продукція, послуги, прибуток, соціальна відповідальність, освоєння ринку, забезпечення працівників.

Будь-яка організація як система складається з керуючої та керованої підсистем. Нарис. 1.1 показано функціонування організації як відкритої системи.

Суспільство — це складно-організована упорядкована система, яка включає окремих індивідів, організації та соціальні спільноти, об'єднані в ціле різноманітними суспільними зв'язками і взаємовідносинами. До його складу входить велика кількість формальних і неформальних організацій, кожна з яких не існує сама по собі, а пов'язана з іншими компонентами соціальної системи та, у свою чергу, також є системним утворенням. Для свого функціонування формальні організації використовують: людські ресурси, капітал, сировину, технологію, інформацію тощо.

Отже, організація — це системне соціальне утворення, яке свідомо регулюється і функціонує для досягнення спільної мети.

Рис. 1.1. Процес функціонування організації як відкритої системи

Недіючих систем немає. Система — це цілісність, що складається з взаємозалежних частин, кожна з яких робить внесок у характеристики цілого. Функціонування системи як єдиного цілого забезпечується зв'язками між її елементами, тобто частинами системи, які мають специфічні риси, властивості й особливе значення. Управлінська теорія виокремлює три типи зв'язків:

— функціонально необхідні зв'язки, за якими формуються соціально-економічні відносини;

— синергетичні зв'язки спільної дії, які забезпечують збільшення загального ефекту;

— надлишкові — зайві для певної системи (організації). Глибшому розумінню особливостей системного характеру

організацій допомагає попереднє ознайомлення із загально-філософським тлумаченням сутності поняття системи взагалі. Відповідно до такого підходу система — це сукупність визначених елементів, між якими є закономірний зв'язок чи взаємодія. Якісні характеристики цих елементів становлять зміст системи, сукупність закономірних зв'язків між елементами — внутрішню форму, або структуру, системи. Світ, у якому ми живемо, складається з найрізноманітніших систем: окремі тіла, явища, процеси, що вступають між собою у взаємодію; людські думки, наукові теорії, абстрактні об'єкти, між якими склалися певні співвідношення і взаємозалежність.

За природою елементів і характером структури виокремлюють різні види систем. Найбільш загальними є поділ систем на матеріальні та ідеальні. Перші існують в об'єктивній реальності, другі є породженням людської свідомості, мислення та психіки. Матеріальні системи — явища і процеси неорганічної (фізичні, геологічні, хімічні) та органічної (клітини, організми, популяції, екосистеми) природи. Ідеальні системи — поняття, теорії, гіпотези, психічні утворення тощо.

Особливим класом систем, в яких органічно поєднуються матеріальні та ідеальні елементи, є соціальні, соціокультурні та інформаційні системи. За кількістю елементів розрізняють прості та складні системи, за характером зв'язку — динамічні та стохастичні (грец. stochasis — загадка; випадковий або вірогідний).

Серед багатьох спеціалізованих теорій систем сучасної науки, які вивчають різні типи й аспекти систем, саме вивчення системної природи організацій є прикладом побудови конкретно-наукового знання про соціальну систему у сфері менеджменту.

Управління організацією повинно спиратися насамперед на основні загальнометодологічні принципи системного підходу, який становить стратегію наукового пізнання і практичної діяльності в різних сферах дійсності, а також у сфері менеджменту.

Отже, системний підхід у менеджменті — це особливий спосіб мислення, методологія розгляду різних соціально-економічних утворень, яка дає змогу глибше і краще осмислити їх сутність (структуру, організацію, функціонування) і знайти оптимальні шляхи і методи впливу на розвиток таких комплексів і систем управління ними. Найбільш загальними принципами системного підходу є:

— принцип цілісності, згідно з яким досліджуваний об'єкт є інтегрованою в єдине ціле сукупністю окремих складових;

— принцип примату цілого над його складовими, за яким ціле визначає функції як окремих компонентів, так і системи взагалі;

— принцип ієрархічності, який передбачає відносність у розрізненні понять "система" та "елемент", оскільки кожен елемент може також бути складним об'єктом і системою нижчого рівня, тоді як кожна система — елементом системи вищого рівня, внаслідок чого таке співвідношення набуває вигляду певної ієрархії систем;

— принцип полісистемності, за яким кожен складний об'єкт може розглядатися як деяка сукупність систем, що входять одна в одну1.

В економічних, соціально-економічних та інших системах виокремлюють певні комплекси елементів — підсистеми. Як елемент системи підсистема, у свою чергу, є системою щодо її складових. Отже, підсистема — це частина системи, що має характерні риси і виокремлена за певними ознаками. Незважаючи на те, що вона взаємопов'язана з іншими частинами системи, її можна розглядати як самостійну систему.

Поняття підсистем використовується стосовно єдиної системи елементів, функціонування яких залежить один від одного, коли зміна одного з них неминуче зачіпає інші. Керівництво організацією здійснюється як вплив на єдине ціле. Менеджери повинні чітко усвідомлювати взаємозв'язок усіх систем компанії. Тому за впровадження певних рішень, спрямованих на поліпшення якості менеджменту, компаніям часто необхідно змінювати всю організаційну структуру, взаємозв'язок усіх елементів організації, робочі процеси і навіть культурні цінності. Внаслідок таких дій вертикальну ієрархію може замінити скоординована командна діяльність. Однак за умов взаємопов'язаності підсистем організації на реалізацію подібних змін може знадобитися досить багато часу.

Підсистеми впливають на досягнення кінцевих результатів системи, тому мають бути створені за певними ознаками, що чітко виявляють необхідний функціональний зв'язок між ними і з системою в цілому, прив'язуватися до цілого за допомогою визначених відношень кожної частини до будь-якої загальносистемної характеристики, що має функціональний зв'язок із виконанням загальносистемних завдань. Як зазначалося, підсистема є частиною системи і формується з елементів.

Елемент є підсистемою з певними властивостями, кожна з яких може бути умовою для входження його в систему. Властивості елементів визначають їх місце у внутрішній організації системи, розвиваються і функціонують у межах системи, тобто є структуроутворюючою частиною системи. Так, підприємство є елементом певної галузі та водночас складною сукупністю різних цехів і служб. На підприємствах виокремлюють такі провідні підсистеми: виробничу, технологічну, технічну, інформаційну, соціальну (кадрову), просторову, управлінську.

Системний підхід є загальною методологією пізнання і практичного перетворення системних об'єктів. Тому в галузі теорії менеджменту організацій принципи системного підходу необхідно застосовувати як методологічні засоби в таких аспектах:

— по-перше, для адекватного пізнання конкретних складних функціонуючих систем (підприємств, фірм), що становлять єдність різних підсистем та елементів;

— по-друге, з метою виконання системи дій, спрямованих на практичну організацію й управління виробництвом, проектування і забезпечення функціонування цих систем;

— по-третє, всебічне вивчення зв'язків елементів (підсистем) на основі цих принципів необхідне для побудови моделі об'єкта управління — фірми чи підприємства, оскільки пошуки та експерименти з моделями дають можливість удосконалювати управлінські рішення, тобто знаходити шляхи найефективнішого досягнення загальних цілей.

Так, на етапі пізнання особливостей діяльності конкретного підприємства як системи важливого значення набуває врахування, зокрема, таких принципів (частина з них розглянута вище);

— цілісності;

— примату цілого над його складовими;

— ієрархічності;

— структурованості (передбачає встановлення структури системи, виділення основних підсистем та їх елементів, комплексу внутрішніх сталих зв'язків між ними, що визначають властивості й закони її функціонування);

— взаємозв'язку структури і середовища (підсистеми й елементи системи перебувають у відносинах і зв'язках не лише одне з одним, а й із середовищем, що зумовлює якісно нову інтегративну цілісність)1;

— множинності опису кожної системи (множина, багатоманітність) ознак, властивостей кожної системи вимагає великої кількості визначень, характеристик — побудови різних моделей2.

Вивчення функціонування організації як єдиного цілого і різних його підсистем, а також розв'язання практичних проблем управління, пов'язаних із побудовою узагальнених моделей, що відображають усі фактори і взаємозв'язки реальної ситуації в її діяльності, вимагають також дотримання таких найважливіших принципів системного аналізу (системного підходу):

— процес прийняття рішень повинен починатися з виявлення і чіткого формулювання кінцевих цілей;

— слід розглядати всю проблему як ціле, як єдину систему і виявляти всі наслідки і взаємозв'язки кожного конкретного рішення;

— необхідні виявлення та аналіз можливих альтернативних шляхів досягнення цілі;

— цілі окремих систем не повинні вступати в конфлікт із цілями всієї системи (програми).

Однак завдання адекватного відтворення у знанні складних соціальних об'єктів (класичним зразком такого системного дослідження є "Капітал" К. Маркса) повинно вирішуватися за допомогою, крім розглянутих вище, таких принципів (методів):

— сходження від абстрактного до конкретного (метод наукового дослідження, який полягає в русі теоретичної думки до повнішого, всебічнішого і ціліснішого відтворення предмета; абстрактне в діалектичній традиції розуміється у широкому значенні як "бідність", однобічність знання, а конкретне — як його повнота, змістовність; у цьому розумінні принцип сходження від абстрактного до конкретного характеризує спрямованість науково-пізнавального процесу в цілому — рух від менш змістовного до більш змістовного знання3;

- аналіз і синтез (методи, які становлять єдність протилежних підходів — розкладання цілого на частини та з'єднання частин у ціле в процесі предметно-практичної або пізнавальної діяльності; для пізнання цілісного економічного об'єкта необхідно за допомогою методу аналізу подумки розчленувати його на складові, або елементи і компоненти, з'ясувати сутність кожного з них, а потім за допомогою синтезу і методу сходження від абстрактного до конкретного поєднати у процесі мислення всі здобуті раніше знання)1;

— єдність історичного і логічного — двох методів осягнення реальної історії (історичне і логічне — філософські категорії та методи пізнання, які характеризують відношення між об'єктивною дійсністю, що розвивається, та її відображенням у теоретичному пізнанні): перший відтворює об'єкти в їх історичній послідовності в просторі й часі, специфічних обставинах, у необхідних та випадкових зв'язках; другий теоретично відображає розвинутий об'єкт у всіх його істотних закономірних зв'язках і відношеннях сталого, готового цілого2. Тому дослідження функціонування, відтворення і розвитку соціально-економічного об'єкта (організації певного типу), що історично склався, за допомогою логічного методу передбачає виявлення його історичної перспективи, розкриття його в єдності теперішнього, минулого і майбутнього.