Облікова політика - Давидов Г.М. - 1.3.4. Організація документування та узагальнення облікової інформації як елемент облікової політики підприємств малого бізнесу

Ведення обліку відповідно до спрощеного Плану рахунків суб'єктами малого підприємництва дає змогу використовувати спрощені облікові регістри. Після реформування бухгалтерського обліку, змін порядку формування доходів, витрат, фінансових результатів і структури фінансової звітності суб'єктів малого підприємництва, запровадження спрощеного Плану рахунків бухгалтерського обліку виникла потреба у перегляді регістрів, в яких систематизувалася й узагальнювалася інформація про господарські операції таких суб'єктів.

Необхідно зазначити, що спрощені регістри бухгалтерського обліку в Україні було запропоновано до реформування обліку. Так, ще у 1996 р. були затверджені Вказівки про склад та порядок заповнення облікових регістрів малими підприємствами. Недієздатність цього документа, навіть на той момент, коли він був чинним, полягала у тому, що, по-перше, його розроблено відповідно до старого Плану рахунків, а по-друге - для суб'єктів малого підприємництва.

Нові Методичні рекомендації застосування регістрів бухгалтерського обліку малими підприємствами, затверджені наказом Міністерства фінансів України від 25 червня 2003 р. № 422, призначені для ведення регістрів бухгалтерського обліку юридичними особами - суб'єктами підприємницької діяльності будь-якої організаційно-правової форми та форми власності (крім банків) з ознаками малих підприємств, а також юридичними особами (крім бюджетних установ), які не займаються підприємницькою (комерційною) діяльністю. Ці рекомендації спрямовані на систематизацію в регістрах бухгалтерського обліку методом подвійного запису інформації про наявність і рух активів, капіталу, зобов'язань і факти фінансово-господарської діяльності малих підприємств для накопичення даних і складання фінансової звітності.

Регістри бухгалтерського обліку складаються щомісяця та підписуються головним бухгалтером або особою, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку. Формування даних для записів у регістрах бухгалтерського обліку здійснюється групуванням однакової за економічним змістом інформації первинних документів у допоміжних відомостях, аркушах-роз-шифровках та інших зведених документах. Розріз (деталізація) інформації у регістрах бухгалтерського обліку може поглиблюватися.

Документування господарських операцій, складання і зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку та виправлення в них помилок малі підприємства здійснюють відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. № 88. Для виправлення помилок у регістрах бухгалтерського обліку за минулий період складається бухгалтерська довідка, форма якої наведена у Методичних рекомендаціях по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 29 грудня 2000 р. Хе 356.

Первинні документи поточного місяця комплектуються до кожного регістру бухгалтерського обліку в хронологічному і систематичному (стосовно регістру) порядку, нумеруються і переплітаються (зшиваються) із зазначенням належності до регістру і періоду.

Господарські операції відображаються у регістрах бухгалтерського обліку в гривнях і копійках, а регістри, в яких систематизовані операції в іноземних валютах, - у відповідних вимірниках іноземної валюти.

Ведення регістрів бухгалтерського обліку та контування документів первинного обліку здійснюються із застосуванням коду синтетичного рахунку.

Після контування первинних документів їх дані включаються до регістрів бухгалтерського обліку із зазначенням на первинному документі номера відповідного облікового регістру і порядкового номера записів у ньому (номер рядка). За документами, дані яких відображені в регістрах бухгалтерського обліку загальним підсумком, номер регістру і номер запису вказують на окремому аркуші, який складається у потрібному аналітичному розрізі з наступним перенесенням підсумкових оборотів до зазначеного регістру бухгалтерського обліку та додається до зброшурованих документів.

Господарські операції відображаються в регістрах бухгалтерського обліку за той звітний період, в якому операції відбулися. Інформація про господарські операції з регістрів бухгалтерського обліку використовується для складання фінансової звітності, інвентаризаційної й аналітичної роботи.

Узагальнення інформації про господарські операції малі підприємства можуть здійснювати за простою і спрощекою формами бухгалтерського обліку, регістри яких побудовані на застосуванні Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій суб'єктів малого підприємництва, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 19 квітня 2001 р. № 186.

Проста форма бухгалтерського обліку передбачає використання Журналу обліку господарських операцій. Вона застосовується малими підприємствами з незначним документообігом (кількістю господарських операцій), які здійснюють діяльність із виконання нематеріаломістких робіт і послуг, тобто такі, предметом діяльності яких не є виробництво готової продукції. Незначний документообіг на таких підприємствах - наслідок обмеженої кількості господарських операцій, невеликої чисельності працюючих (до 10 осіб), який може бути розписаним на 1-3 сторінках Журналу, що робить його зручним у користуванні і роботі.

У Журналі обліку господарських операцій записи здійснюються на підставі первинних та зведених облікових документів, відомостей нарахування заробітної плати й амортизації тощо з відображенням суми операції на рахунках бухгалтерського обліку. Записи до Журналу вносяться за даними про касові операції, операції на рахунках у банках, виконані роботи й послуги (доходи), нараховану заробітну плату, утримані та нараховані податки (платежі), амортизацію, витрати тощо. Побудова обліку витрат і матеріальних ресурсів може бути спрощена: придбані і передані у місця використання матеріальні ресурси можуть відображатися малими підприємствами за дебетом рахунку 84 "Витрати операційної діяльності" і кредитом рахунку 68 "Розрахунки за іншими операціями" (20 "Виробничі запаси"). У такому випадку тільки за результатами інвентаризації (вимога до її проведення - не менше одного разу на рік перед складанням річного звіту, якщо не сталися якісь незвичайні операційні події) виявлені у місцях використання непіддані обробленню матеріали і сировина оприбутковуються з відображенням за дебетом рахунку 20 "Виробничі запаси" і кредитом рахунку 79 "Фінансові результати". Одночасно для підготовки даних для складання "Звіту про фінансові результати" відомості про елементи матеріальних витрат (рядок 090 ф. № 2-м) у регістрі бухгал терського обліку коригуються способом "сторно" за дебетом і кредитом рахунку 84 "Витрати операційної діяльності".

За необхідності записи господарських операцій продовжуються у вкладних аркушах до Журналу. Журнал ведеться щомісяця. Дані рядка "Сальдо на кінець місяця" з Журналу за попередній місяць переносяться у рядок "Сальдо на початок місяця" Журналу за звітний місяць за кожним рахунком бухгалтерського обліку.

У графі 3 "Зміст операції" у хронологічній послідовності позиційним способом відображаються господарські операції звітного місяця із зазначенням суми операції у графі 4 та одночасно у графах "Дебет" і "Кредит" двох рахунків бухгалтерського обліку відповідних видів активів, власного капіталу, зобов'язань, доходів і витрат.

Підсумкові дані у Журналі визначають підрахунком суми оборотів за дебетом і кредитом усіх рахунків бухгалтерського обліку і виведенням сальдо на кінець місяця (графи 5-46). Суми дебетових і кредитових оборотів за місяць повинні бути однаковими і дорівнювати сумі з графи 4 "Сума господарської операції" у рядку "Усього оборотів за місяць".

Для аналітичного обліку розрахунків з оплати праці з дебіторами і кредиторами малі підприємства застосовують Відомість 3-м, підсумкові дані якої (без повторення записів, що здійснюються у Журналі безпосередньо з первинних документів) заносяться до Журналу обліку господарських операцій з позначенням у графі 3 "Відомість 3-м".

Спрощена форма бухгалтерського обліку, яка рекомендована для малих підприємств з більшим обсягом документообігу (а отже, і чисельністю працюючих, і обсягом реалізації), виробництвом готової продукції, виконанням матеріаломістких робіт і послуг, передбачає застосування п'яти відомостей та оборотно-сальдової відомості, що на третину менше від попереднього варіанта.

Спрощена форма бухгалтерського обліку передбачає узагальнення інформації про господарські операції у таких регістрах бухгалтерського обліку.

Відомість їм.

Розділ І. Облік готівки і грошових документів. Розділ II (зворотна сторона). Облік грошових коштів та їх еквівалентів. Відомість 2-м. Розділ І. Облік запасів. Відомість 3-м.

Розділ І. Облік розрахунків з дебіторами і кредиторами за податками й платежами, довгострокових зобов'язань і доходів майбутніх періодів.

Розділ II (зворотна сторона). Облік розрахунків з оплати праці.

Відомість 4-м.

Розділ І. Облік необоротних активів та амортизації (зносу).

Розділ II (зворотна сторона). Облік капітальних і фінансових інвестицій та інших необоротних активів.

Відомість 5-М.

Розділ І. Облік витрат.

Розділ II. Облік витрат на виробництво.

Розділ III. Облік доходів і фінансових результатів.

Розділ IV. Облік власного капіталу, витрат майбутніх періодів, забезпечень майбутніх витрат і платежів.

Оборотно-сальдова відомість.

Сума за кожною операцією відображається у відомостях обліку за рахунком, що кредитується, у графі рахунку, що дебетується, та одночасно (за сумою операції або загальним підсумком оборотів за місяць) у відомості обліку за рахунком, що дебетується, із зазначенням кореспондуючого рахунку.

Залишки коштів за відомостями мають бути зіставлені з відповідними даними первинних та зведених документів, на підставі яких були зроблені записи (звіт касира, банківські виписки тощо). У відомостях вказується місяць, за який вони складаються.

Така побудова регістрів відповідає застосуванню спрощеного Плану рахунків та формуванню звітності відповідно до П(С)БО 25. Отже, спрощені регістри ведуться під час використання спрощеного Плану рахунків та П(С)БО 25.