Облік у зарубіжних країнах - Губачова О.М. - Повний цикл фінансового обліку

Навчальний приклад

Для знайомства з повним циклом опрацювання облікової інформації - від її отримання до складання фінансових звітів - обрано форму малого підприємства. З метою спрощення матеріалу наводиться лише 10 основних господарських операцій. Для прикладу дається аналіз першої операції:

Таблиця 1.14

Робоча таблиця

за рік, що закінчується 31 грудня 20ХХр.

Таблиця 1.17

Таблиця 1.18

МАЙСТЕРНЯ З РЕМОНТУ АВТОМОБІЛІВ М-РА АДАМСА

Баланс

на 31 грудня 20ХХр.

Таблиця 1.19

Спеціальні журнали

У попередньому підрозділі ми з'ясували порядок побудови облікової системи на прикладі малого підприємства. Спрощений приклад полегшує розуміння і засвоєння навчального матеріалу. Але організація обліку дещо змінюється залежно від розмірів фірми. На великому підприємстві стає недоцільним реєструвати в одному Журналі весь безперервний потік інформації з додатковими персональними даними. Раціоналізація побудови облікової системи на великому підприємстві привела не тільки до виділення допоміжних реєстрів, а й до застосування спеціальних журналів для реєстрації однорідних операцій. Крім того, зростання обсягу бухгалтерської роботи приводить до збільшення штату і вимагає розподілу облікових функцій, що також вирішується введенням спеціальних журналів.

Використання спеціальних реєстрів не потребує залучення нових облікових принципів чи концепцій, воно лите спрямоване на вирішення проблем:

1) перевантаження Головного журналу чи Головної книги;

2) розподілу ведення бухгалтерського обліку між декількома працівниками.

Практика свідчить, що 90 % господарських операцій великих фірм пов'язано з придбанням та реалізацією товарно-матеріальних цінностей або послуг. Ці операції потребують організації обліку заборгованості кожного окремого клієнта та заборгованості фірми кожному окремому постачальнику, а також погашення цих боргів і їх залишків. Виходячи з цього, на практиці найчастіше застосовуються чотири типи спеціальних журналів:

o Журнал продажу;

o Журнал придбань;

o Журнал грошових надходжень;

o Журнал грошових виплат.

Журнал продажу (Sales journal) призначений тільки для реєстрації операцій продажу з відстрочкою платежу (в кредит). Операції продажу за готівку відображаються в Журналі грошових надходжень. Після підготовки товарів до відвантаження кожному покупцю виписується декілька примірників рахунка-фактури, з якого бухгалтер переносить у Журнал продажу дату, ім'я покупця, номер рахунка-фактури, суму (табл. 1.20).

Таблиця 1.20

ЖУРНАЛ ПРОДАЖУ

стор. № 10

У цьому Журналі доцільно також використовувати колонку із зазначенням терміну кредиту, як показано в табл. 1.20, крім того, може вводитись колонка для відображення податку з продажу. Оскільки в Журналі продажу накопичуються лише операції з реалізації товарів (чи послуг), за які ще не надійшов платіж, то проводка до цієї сукупності операцій (цього типу журналу) буде одна;

Дебет рахунка (35) Рахунки до отримання (в розрізі покупців) Кредит рахунка (80) Виручка від реалізації Інколи ця проводка вказується в колонці "Сума" або у підсумку по колонці "Фоліо", але немає необхідності повторювати її після кожного запису, як це робиться у Головному журналі, де реєструються різноманітні операції. Колонка "Фоліо" (F) заповнюється після перенесення даних у допоміжний реєстр "Книга продажу" - на індивідуальні рахунки покупців (клієнтів). Записи на персональні рахунки повинні здійснюватися щоденно (табл. 1.21).

Таблиця 1.21

допоміжний РЕЄСТР

Книга продажу

(Покупець "А") № 351

Ведення персональних рахунків дозволяє контролювати процес погашення боргів, дотримання термінів наданого кредиту, дає можливість в будь-який момент надати клієнту довідку про залишок заборгованості. Поширеною є практика повідомлення клієнтів наприкінці кожного місяця про суму їх заборгованості фірмі. Кількість персональних рахунків Книги продажу відповідає кількості покупців. Включення цих рахунків до Головної книги перевантажило б її. За такою системою побудови обліку у Головній книзі ведеться один контрольний рахунок "Рахунки до отримання" для обліку загальної заборгованості всіх покупців. Записи на цей рахунок здійснюються, як правило, один раз на місяць (табл. 1.22).

Таблиця 1.22

ГОЛОВНА КНИГА

Рахунки до отримання № 35

Сальдо контрольного рахунку у Головній книзі звіряється з підсумком залишків всіх покупців Журналу продажу.

Журнал придбань (Purchases journal) використовується тільки для відображення придбань з відстрочкою платежу. Придбання з негайною оплатою відображаються у Журналі обліку грошових виплат. Техніка ведення цього журналу майже аналогічна порядку заповнення Журналу продажу. Надходження товарів записуються у дебет "Придбання" або "Запаси" і кредит рахунка "Рахунки до сплати". Персональні рахунки на кожного постачальника відкриваються у Книзі придбань.

Журнал грошових надходжень (Cash receips journal) використовується для обліку надходжень грошових коштів. Форма цього журналу дещо складніша, ніж попередніх журналів (табл. 1.23), однак вона не є стандартною, кількість та назва рахунків, що дебетуються та кредитуються, залежить від характеру операцій конкретного підприємства.

Таблиця 1.23

Як правило, використовується розгорнута форма журналу - дебетова та кредитова частини поділяються на декілька необхідних колонок. Відображені у Журналі грошових надходжень операції мають різний характер і потребують пояснень, тому в ньому заповнюється колонка "Зміст".

За дебетом у колонці "Грошові кошти" відображаються всі операції, що реєструються в цьому Журналі, оскільки всі вони пов'язані з надходженням грошових коштів. Підсумок по цій колонці, підрахований наприкінці місяця, переноситься до Головної книги в дебет рахунка "Грошові кошти". За негайну або дострокову оплату та в інших випадках покупцям можуть надаватися знижки, які відображаються в окремій дебетовій колонці.

Кредитова частина також містить колонки для відображення різних видів надходжень. Так, в колонці "Рахунки до отримання" реєструються надходження платежів від окремих покупців в погашення боргу. Ці суми будуть перенесені до персональних рахунків покупців в допоміжний реєстр "Книга продажу", а підсумок по колонці - до Головної книги на кредит контрольного рахунка "Рахунки до отримання". У колонці "Виручка від реалізації" відображається отримана виручка від реалізації з негайною оплатою. Підсумок по цій колонці в кінці місяця переноситься до відповідного рахунка Головної книги. У колонці "Інші рахунки" може відображатися отримана банківська позика, фінансовий результат від реалізації основних засобів тощо. Назви конкретних рахунків, що кредитуються, вказуються у відповідній колонці, а здійснення переносу даних на них - у колонці "Фоліо".

Журнал грошових виплат (Cash payments journal) призначений для реєстрації облікових записів, пов'язаних з виплатою грошей (табл. 1.24). Його ще називають реєстром чеків. Основною колонкою цього журналу є колонка "Кредит рахунка, Грошові кошти". В ній відображається кожна операція, яка реєструється в Журналі грошових виплат. В кінці місяця підсумок по цій колонці переноситься на кредит рахунка "Грошові кошти" Головної книги.

Таблиця 1.24

Якщо по операціях з придбань мали місце знижки, вони наводяться в окремій кредитовій колонці. Грошові виплати відображаються у Журналі в кореспонденції з дебетом рахунка "Рахунки до сплати". В окремій колонці вказуються назви конкретних постачальників чи кредиторів, яким сплачено борг. Перенесення сум на дебети індивідуальних рахунків Журналу придбань (погашення кредиторської заборгованості) позначається в колонці "Фоліо", а підсумок за місяць - записується в дебет контрольного рахунка "Рахунки до сплати" Головної книги. До колонки "Інші рахунки" записуються інші виплати. Назви рахунків, що дебетуються, вказуються у відповідній колонці. За необхідності рахунок, записи по дебету якого зустрічаються часто, може бути виділений в окрему колонку.

Застосування розглянутих спеціальних журналів систематизує записи, створює умови для розподілу пращ, суттєво посилює внутрішній контроль.